Фонд задерживает больничные: когда платить ЕСВ и НДФЛ

Фонд задерживает больничные: когда платить ЕСВ и НДФЛ

Ситуация. Работник предпринимателя болел с 8 по 15 января 2014 года. Больничный лист он принес 16.01.2014 г. На следующий день — 17.01.2014 г. уполномоченный по соцстрахованию принял решение о его оплате: за счет работодателя — за 3 рабочих дня (8, 9, 10 января) и за счет Фонда «временной нетрудоспособности» (далее — Фонд) — за 3 рабочих дня (13, 14, 15 января), общая сумма 600,00 грн.

В этот же день предприниматель составил заявление-расчет и отнес его в Фонд. Больничные за свой счет он выплатил в аванс — 22.01.2014 г.

По правилам выплаты пособий Фонду отводится 10 дней, чтобы прислать пособие на спец­счет работодателя. Но к сожалению, этого не произошло — в январе деньги не поступили. Фонд не прислал вовремя пособие и не разъяснил, когда это произойдет. Кроме того, в отделении намекнули, что деньги могут поступить только в марте. Должен ли работодатель в этом случае выплатить всю сумму пособия за свой счет, как быть с уплатой ЕСВ и НДФЛ?

Оксана ХМЕЛЕВСКАЯ, консультант газеты «Собственное Дело»

«Вспомнить все»

Ситуация действительно непростая. Почему, поинтересуетесь вы? Да потому, что в законодательстве нет отдельных правил, как в этом случае поступить. Но не стоит опускать руки. Будем действовать согласно действующим нормам.

Итак, для начала не помешает вспомнить, как выплачивают больничные работникам. Правила мы найдем в статье 21 Закона № 2240 и Порядке № 26.

Больничные за счет работодателя. С больничными за счет работодателя, а точнее с оплатой первых пяти дней временной нетрудоспособности, все предельно просто. Их выплачивают в ближайший после назначения день выплаты заработной платы, т. е. вместе с авансом или зарплатой за вторую половину месяца (статья 52 Закона № 2240). В нашей ситуации предприниматель так и сделал. Он выплатил их 22.01.2014 г.

Заметим, что при выплате нужно было заплатить ЕСВ «сверху» — 33,2 %, а также удержать из суммы НДФЛ (15 %; 17 %) и ЕСВ «снизу» (2 %)*.

* ЕСВ «снизу» можно не удерживать в аванс, а удержать и перечислить, когда будет выплачена зарплата за вторую половину месяца. Если предприниматель выплачивает больничные вместе с зарплатой за вторую половину месяца, то с суммы больничных он удерживает и перечисляет ЕСВ «снизу».

Больничные за счет Фонда. Теперь перейдем к больничным за счет Фонда. После того, как уполномоченный назначит выплату, работодатель заполняет 2 экземпляра заявления-расчета, один из которых подает в Фонд. Его форму вы найдете в приложении к Порядку № 26. Оно может подаваться как в бумажном виде, так и в электронной форме (письмо от 04.03.2011 г. № 01-16-387).

Обратите внимание

Что делают в Фонде, получив заявление-расчет? Обрабатывают приведенную в нем информацию, проверяют правильность заполнения, данные о праве работника на пособие, а также данные об уплате ЕСВ (работодателя могут попросить предоставить платежные документы). После этого Фонд принимает решение о возможности предоставления пособия за счет средств Фонда.

Важно

После получения заявления-расчета от работодателя Фонд обязан в течение 10 рабочих дней перечислить средства на спецсчет (статья 52 Закона № 2240). После поступления этой суммы предприниматель выплачивает пособие.

Больничные перечисляются в начисленной «грязной» сумме. Поэтому со специального счета предприниматель-работодатель перечисляет ЕСВ в части удержаний (2 %) и НДФЛ (15 %; 17 %). И конечно же, ему нельзя забывать об ЕСВ «сверху» (33,2 %), который перечисляют в день выплаты больничных работнику.

Такой порядок перечисления обязательных платежей актуален, когда Фонд «не затянул» с перечислением средств. А в нашей форс-мажорной ситуации сроки уплаты будут другие. О них вы узнаете ниже.

В схематическом виде порядок назначения и выплаты больничных выглядит так.

* ЕСВ «снизу» можно не удерживать в аванс, а удержать и перечислить, когда будет выплачена зарплата за вторую половину месяца. Если предприниматель выплачивает больничные вместе с зарплатой за вторую половину месяца, то с суммы больничных он удерживает и перечисляет ЕСВ «снизу».

Итак, в рассматриваемой ситуации деньги от Фонда должны были прийти максимум 31 января. Но, к сожалению, этого не случилось, и у предпринимателя возникли два вопроса.

Первый — нужно ли выплачивать пособие за собственные средства?

Второй — как быть с ЕСВ и НДФЛ, ведь существуют сроки их уплаты для начисленного, но не выплаченного пособия?

Выплачивать ли пособие из своего кармана

Итак, 10 дней, отведенных Фонду на перечисление средств, прошли, но деньги не поступили. Задумаемся: надо ли оплатить работнику дни болезни начиная с 6-го за свой счет?

Нет, работникам мы выплачиваем эти суммы только после поступления денег из Фонда. До этого момента выплачивать данные суммы за счет собственных средств работодатель не обязан. Более того, даже если он выплатит больничные за свой счет, потом вернуть себе средства, которые придут на спецсчет, он не сможет.

Почему же, поинтересуетесь вы? Дело вот в чем. Поступления от Фонда на спецсчет могут быть использованы исключительно на предоставление материального обеспечения и соц­услуг застрахованным лицам, т. е. на выплату работникам причитающихся «чистых» сумм пособий и уплату удержанных НДФЛ и ЕВС «снизу» (абзац четвертый части 2 статьи 21 Закона № 2240). Поэтому работодатель не может снимать средства с этого счета для использования на другие цели, кроме выплаты пособия. Если он средства снял, то в этот же день пособие должно быть выплачено или перечислено на счет работника. Иначе предпринимателя ждет админштраф от 136 до 255 грн. (от 8 до 15 ннмдг) за нарушение порядка использования страховых средств Фонда (статья 165⁵ КУоАП).

Важно

Таким образом, если работодатель выплатит пособие из своих средств в надежде сделать взаимозачет со средствами Фонда, то пострадает сам. Получится, как и говорил персонаж известного мультфильма: «Кто людям помогает, тот тратит время зря». Поэтому ему остается только ждать поступления средств от Фонда. Учтите: предпринимателю никакие санкции за это не страшны, так как в задержке виноват Фонд.

Неужели работодателю можно расслабиться и ждать прихода денег на спецсчет — пусть голова болит у Фонда и работника? Оказывается, нет. Ведь с того момента, как уполномоченный принял решение о выплате больничных, отсчитывается срок для уплаты ЕСВ и НДФЛ. Подробнее об этом поговорим ниже.

Когда платить НДФЛ и ЕСВ

Вы уже знаете, что с больничных, как за счет работодателя, так и за счет Фонда, нужно заплатить НДФЛ и ЕСВ «сверху» и «снизу». Так, при оплате первых пяти дней болезни за счет работодателя предприниматель это и сделал. Но если пособие было начислено (принято решение уполномоченным), но не выплачено, вы все равно должны уплатить суммы ЕСВ и НДФЛ с этой суммы. Это касается и неполученного пособия за счет Фонда. В данном случае действуют такие сроки:

— для ЕСВ «сверху» и «снизу» — не позднее 20-го числа следующего месяца (подпункт 6 пункта 4.3 Инструкции № 455);

— для НДФЛ — в течение 30 календарных дней начиная с 1-го числа месяца, следующего за месяцем начисления (подпункт 168.1.5 НКУ).

Поэтому если предприниматель начислил больничные в январе 2014 года, значит, ЕСВ «сверху» и «снизу» нужно заплатить не позднее 20.02.2014 г., а НДФЛ — не позднее 28.02.2014 г. (30-й день — это воскресенье 2 марта, а «празднично-выходной» перенос для уплаты налогов не предусмотрен).

Как видим, если средства не придут до 20 февраля, то предпринимателю придется не позднее этой даты перечислить ЕСВ «сверху» и «снизу», а если и до 28 февраля — то и НДФЛ.

Обратите внимание

Конечно же, многим работодателям это не понравится. Бесспорно, ЕСВ «сверху» все равно придется заплатить за свой счет. Но почему нужно опустошить карман еще и на сумму НДФЛ и ЕСВ «снизу»?

Дело в том, что здесь мы наблюдаем неприятную несостыковку норм законодательства. Нормативно-правовыми актами установлены сроки уплаты. Их пропуск грозит штрафными санкциями. И, как ни грустно, нет оговорок о случае с опоздавшими больничными.

Но тут у предпринимателя появится еще один вопрос: можно ли вернуть себе сумму уплаченного ЕСВ «снизу» и НДФЛ из средств, которые поступят на спецсчет? Сожалеем, но нет. И причина вам известна — запрет на нецелевое использование средств.

Как же выйти из создавшейся ситуации? Предлагаем действовать следующим образом. После поступления денег от Фонда повторно заплатить ЕСВ и НДФЛ, а возникшую переплату вы можете учесть в счет дальнейших платежей.

Например, если в нашей ситуации Фонд так и не перечислит в феврале средства на спецсчет, то работодатель из своего кармана заплатит:

— 20 февраля ЕСВ «сверху» — 99,60 грн.; «снизу» — 6,00 грн.;

— 28 февраля НДФЛ в сумме 44,10 грн.

Затем, когда в марте он получит средства, то опять же перечислит удержания в бюджет, но уже со спецсчета, и у него появится переплата.

Допустим, далее за март предприниматель начислит работникам зарплату в общей сумме 6000,00 грн. (у него 3 работника с окладом 2000,00 грн.) При выплате зарплаты за вторую половину марта, кроме ЕСВ «сверху», он должен перечислить:

— ЕСВ «снизу» в сумме 216,00 грн.;

— НДФЛ в сумме 417,60 грн. (3 х (289, 20 - 150,00), уточним, что 150,00 грн. — это сумма НДФЛ, уплаченного в аванс с зарплаты каждого работника).

Но с учетом переплаты предприниматель перечислит ЕСВ в сумме 210,00 грн. и НДФЛ в сумме 373,50 грн.

Таким образом, предприниматель может законным путем вернуть свои средства, пусть и с некоторой задержкой.

Декретные. Сумма декретных, как правило, в несколько раз превышает сумму больничных и вся перечисляется за счет средств Фонда. Поэтому, очевидно, что задержка с их выплатой еще больше ударит по карману предпринимателя.

Напомним, что с 01.07.2013 г. декретные облагаются ЕСВ «сверху» по ставке 33,2 % и «снизу» по ставке 2 %. А вот НДФЛ с декретных удерживать не нужно. О сроках перечисления ЕСВ в обычном режиме, когда Фонд без задержки перечислил средства, вы узнали выше.

Если же Фонд не перечислит до 20-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором начислены декретные, их сумму, то предприниматель должен действовать по предложенной нами схеме. Вначале, не позднее 20-го числа, заплатить ЕСВ «сверху» и «снизу» за свой счет. Затем, когда средства будут получены, удержать из них ЕСВ «снизу» по ставке 2 % и еще раз перечислить в бюджет. Воспользоваться переплатой по ЕСВ можно будет при будущих перечислениях, в том числе при удержаниях из зарплат других работников.

Выводы

Документы консультации