Фонд затримує лікарняні: коли сплачувати ЄСВ і ПДФО
Ситуація. Працівник підприємця хворів з 8 по 15 січня 2014 року. Лікарняний листок він надав 16.01.2014 р. Наступного дня — 17.01.2014 р. уповноважений із соцстрахування прийняв рішення про його оплату: за рахунок роботодавця — за 3 робочих дні (8, 9 і10 січня) і за рахунок Фонду «тимчасової непрацездатності» (далі — Фонд) — за 3 робочих дні (13, 14 і 15 січня), загальна сума 600,00 грн.
Цього ж дня підприємець склав заяву-розрахунок і подав її до Фонду. Лікарняні за свій рахунок він виплатив в аванс — 22.01.2014 р.
За правилами для виплати допомог Фонду надається 10 днів, щоб переказати допомогу на спецрахунок роботодавця. Однак, на жаль, цього не відбулося, у січні гроші не надійшли. Фонд не переказав своєчасно допомогу і не роз’яснив, коли це відбудеться. Крім того, у відділенні «натякнули», що гроші можуть надійти лише в березні. Чи повинен роботодавець у цьому випадку виплатити всю суму допомоги за свій рахунок, що робити зі сплатою ЄСВ і ПДФО?
Оксана ХМЕЛЕВСЬКА, консультант газети «Власне Діло»
«Пригадати все»
Ситуація дійсно непроста. Чому, поцікавитеся ви? Та тому, що в законодавстві немає окремих правил, як у цьому випадку діяти. Однак не слід впадати у відчай. Діятимемо згідно з чинними нормами.
Отже, насамперед не зашкодить пригадати, як виплачують лікарняні працівникам. Правила ми знайдемо у статті 21 Закону № 2240 і Порядку № 26.
Лікарняні за рахунок роботодавця. З лікарняними за рахунок роботодавця, а точніше з оплатою перших п’яти днів тимчасової непрацездатності, усе доволі просто. Їх виплачують у найближчий після призначення день виплати заробітної плати, тобто разом з авансом або зарплатою за другу половину місяця (стаття 52 Закону № 2240). У нашій ситуації підприємець так і зробив. Він виплатив їх 22.01.2014 р.
Зауважимо, що при виплаті потрібно було сплатити ЄСВ «зверху» — 33,2 %, а також утримати із суми ПДФО (15 %; 17 %) та ЄСВ «знизу» (2 %)*.
* ЄСВ «знизу» можна не утримувати в аванс, а утримати та перерахувати, коли буде виплачена зарплата за другу половину місяця. Якщо підприємець виплачує лікарняні разом із зарплатою за другу половину місяця, то із суми лікарняних він утримує та перераховує ЄСВ «знизу».
Лікарняні за рахунок Фонду. Тепер перейдемо до лікарняних за рахунок Фонду. Після того як уповноважений призначить виплату, роботодавець заповнює 2 примірники заяви-розрахунку, один з яких подає до Фонду. Її форму ви знайдете в додатку до Порядку № 26. Вона може подаватися як у паперовому вигляді, так і в електронній формі (лист від 04.03.2011 р. № 01-16-387).
Зверніть увагу
Строків подання заяви-розрахунку не встановлено. Водночас дотримання інтересів працівників вимагає, щоб це відбувалося якомога швидше.
Що роблять у Фонді, отримавши заяву-розрахунок? Опрацьовують наведену в ній інформацію, перевіряють правильність заповнення, дані про право працівника на допомогу, а також дані про сплату ЄСВ (роботодавця можуть попросити надати платіжні документи). Після цього Фонд приймає рішення про можливість надання допомоги за рахунок коштів Фонду.
Важливо
Для того щоб отримати кошти від Фонду, підприємець відкриває спеціальний рахунок у банку. Як використовувати кошти такого рахунка, визначає Закон № 2240, їх обумовлюють у договорі з банком (лист НБУ від 14.12.2010 р. № 25-111/2972-22535).
Після отримання заяви-розрахунку від роботодавця Фонд зобов’язаний протягом 10 робочих днів перерахувати кошти на спецрахунок (стаття 52 Закону № 2240). Після надходження цієї суми підприємець виплачує допомогу.
Лікарняні перераховуються в нарахованій «грязній» сумі. Тому зі спеціального рахунка підприємець-роботодавець перераховує ЄСВ у частині утримань (2 %) і ПДФО (15 %; 17 %). І, звичайно ж, йому не можна забувати про ЄСВ «зверху» (33,2 %), який перераховують у день виплати працівнику.
Такий порядок перерахування обов’язкових платежів є актуальним, коли Фонд «не затягнув» з перерахуванням коштів. А в нашій форс-мажорній ситуації строки сплати будуть інші. Про них ітиметься далі.
У схематичному вигляді порядок призначення та виплати лікарняних виглядає так:
* ЄСВ «знизу» можна не утримувати в аванс, а утримати та перерахувати, коли буде виплачена зарплата за другу половину місяця. Якщо підприємець виплачує лікарняні разом із зарплатою за другу половину місяця, то із суми лікарняних він обов’язково утримує та перераховує ЄСВ «знизу».
Отже, у цій ситуації гроші від Фонду повинні були надійти максимум 31 січня. Але, на жаль, цього не відбулося, і в підприємця виникли два запитання:
1) чи потрібно виплачувати допомогу за власні кошти;
2) як бути з ЄСВ і ПДФО, адже існують строки їх сплати для нарахованої, але не виплаченої допомоги.
Чи виплачувати допомогу зі своєї кишені
Отже, 10 днів, відведених Фонду на перерахування коштів, минули, але гроші не надійшли. Чи потрібно оплатити працівнику дні хвороби, починаючи з шостого, за свій рахунок?
Ні, працівникам ми виплачуємо ці суми лише після надходження грошей з Фонду. До цього моменту виплачувати ці суми за рахунок власних коштів роботодавець не зобов’язаний. Більше того, навіть якщо він виплатить лікарняні за свій рахунок, потім повернути собі кошти, які надійдуть на спецрахунок, він не зможе.
Чому ж, поцікавитеся ви? Справа ось у чому. Надходження від Фонду на спецрахунок можуть бути використані виключно на надання матеріального забезпечення та соцпослуг застрахованим особам, тобто на виплату працівникам належних «чистих» сум допомог і сплату утриманих ПДФО та ЄСВ «знизу» (абзац 4 частини 2 статті 21 Закону № 2240). Тому роботодавець не може використовувати кошти з цього рахунка на інші цілі, крім виплати допомоги. Якщо він кошти зняв з рахунка, то цього ж дня допомогу має бути виплачено або перераховано на рахунок працівника. Інакше на підприємця чекає адмінштраф від 136 до 255 грн. (від 8 до 15 нмдг) за порушення порядку використання страхових коштів Фонду (стаття 1655 КУпАП).
Важливо
Також не виключено, що представники Фонду вважатимуть таку «позику коштів» порушенням порядку використання страхових коштів, що загрожує відповідальністю згідно з частиною 1 статті 30 Закону № 2240. Це означає, що підприємцю накажуть відшкодувати в повному обсязі ці кошти та сплатити штраф у розмірі 50 % від такої суми.
Таким чином, якщо роботодавець виплатить допомогу зі своїх коштів, сподіваючись здійснити взаємозалік з коштами Фонду, то постраждає сам. Вийде так, як зазначав персонаж відомого мультфільму: «Хто людям допомагає, той витрачає час даремно». Тому йому залишається лише чекати надходження коштів від Фонду. Майте на увазі, що підприємцю жодні санкції за це не загрожують, оскільки в затримці винен Фонд.
Невже роботодавцю можна розслабитися та чекати на надходження грошей на спецрахунок, а голова нехай болить у Фонду та працівника? Виявляється, ні, оскільки з того моменту, як уповноважений прийняв рішення про виплату лікарняних, відлічується строк для сплати ЄСВ і ПДФО. Детальніше про це поговоримо далі.
Коли сплачувати ПДФО та ЄСВ
Ви вже знаєте, що з лікарняних, як за рахунок роботодавця, так і за рахунок Фонду, потрібно сплатити ПДФО та ЄСВ «зверху» і «знизу». Так, при виплаті оплати перших п’яти днів хвороби за рахунок роботодавця підприємець це і зробив. Однак, якщо допомогу було нараховано (прийнято рішення уповноваженим), але не виплачено, ви все одно повинні сплатити суми ЄСВ і ПДФО з цієї суми. І це стосується й неотриманої допомоги за рахунок Фонду. У цьому випадку діють такі строки:
— для ЄСВ «зверху» і «знизу» — не пізніше 20-го числа наступного місяця (пункт 6 пункту 4.3 Інструкції № 455);
— для ПДФО — протягом 30 календарних днів, починаючи з першого числа місяця, наступного за місяцем нарахування (підпункт 168.1.5 ПКУ).
Тому якщо підприємець нарахував лікарняні в січні 2014 року, то ЄСВ «зверху» і «знизу» потрібно сплатити не пізніше 20.02.2014 р., а ПДФО — не пізніше 28.02.2014 р. (30-й день — це неділя 2 березня, а святково-вихідне перенесення для сплати податків не передбачене).
Як бачимо, якщо кошти не надійдуть до 20 лютого, то підприємцю доведеться не пізніше цієї дати перерахувати ЄСВ «зверху» і «знизу», а якщо і до 28 лютого, то й ПДФО.
Зверніть увагу
Здійснити всі платежі доведеться за свій рахунок. Настало 20-те число — перерахуйте ЄСВ зі свого поточного рахунка. Зі сплатою ПДФО можна буде почекати, однак не довго, лише до 28 лютого.
Звичайно ж, багатьом роботодавцям це не сподобається. Безперечно, ЄСВ «зверху» все одно доведеться сплатити за свій рахунок. Однак чому потрібно спустошувати кишеню ще й на суму ПДФО та ЄСВ «знизу»?
Річ у тім, що тут ми спостерігаємо неприємне нестикування норм законодавства. Законодавством установлено строки сплати. Їх пропуск загрожує штрафними санкціями. І, як не сумно, немає застережень щодо випадку з лікарняними, які запізнилися.
Однак тут у підприємця виникне ще одне запитання: чи можна повернути собі суму сплаченого ЄСВ «знизу» і ПДФО із коштів, які надійдуть на спецрахунок? На жаль, не можна. І причина вам відома — заборона на нецільове використання коштів.
Як же розв’язати ситуацію, що склалася? Пропонуємо діяти так. Після надходження грошей від Фонду повторно сплатити ЄСВ і ПДФО. А переплату, що виникла, ви можете зарахувати в рахунок подальших платежів.
Наприклад, якщо в нашій ситуації Фонд так і не перерахує в лютому кошти на спецрахунок, то роботодавець зі своєї кишені сплатить:
— 20 лютого ЄСВ «зверху» — 99,60 грн.; «знизу» — 6,00 грн.;
— 28 лютого ПДФО в сумі 44,10 грн.
Потім, коли в березні він отримає кошти, то знову ж таки перерахує утримання до бюджету, однак уже зі спецрахунка, і у нього з’явиться переплата.
Припустимо, далі за березень підприємець нарахує працівникам зарплату в загальній сумі 6000,00 грн. (у нього 3 працівники з окладом 2000,00 грн.) При виплаті зарплати за другу половину березня, крім ЄСВ «зверху», він повинен перерахувати:
— ЄСВ «знизу» в сумі 216,00 грн.;
— ПДФО в сумі 417,60 грн. (3 х (289,20 - 150,00), уточнимо, що 150,00 грн. — це сума ПДФО, сплаченого в аванс із зарплати кожного працівника).
Однак з урахуванням переплати підприємець перерахує ЄСВ у сумі 210,00 грн. і ПДФО в сумі 373,50 грн.
Таким чином, підприємець може законним шляхом повернути свої кошти, нехай і із затримкою.
Декретні. Сума декретних, як правило, у декілька разів перевищує суму лікарняних і вся перераховується за рахунок коштів Фонду. Тому, очевидно, що затримка з їх виплатою ще більше вдарить по кишені підприємця.
Нагадаємо, що з 01.07.2013 р. декретні обкладаються ЄСВ «зверху» за ставкою 33,2 % і «знизу» за ставкою 2 %. А ось ПДФО з декретних утримувати не потрібно. Про строки перерахування ЄСВ у звичайному режимі, коли Фонд без затримки перерахував кошти, йшлося вище.
Якщо ж Фонд не перерахує до 20-го числа місяця, наступного за місяцем, в якому нараховані декретні, їх суму, то підприємець повинен діяти за запропонованою нами схемою. Спочатку не пізніше 20-го числа сплатити ЄСВ «зверху» і «знизу» за свій рахунок. Потім, коли кошти будуть отримані, утримати з них ЄСВ «знизу» за ставкою 2 % і ще раз перерахувати до бюджету. Скористатися переплатою з ЄСВ можна буде під час майбутніх перерахувань, у тому числі при утриманні із зарплати інших працівників.
Висновки
Якщо Фонд затримує перерахування суми допомоги, то виплачувати кошти працівнику за свій рахунок не можна.
Однак, щоб уникнути штрафів за несплату ПДФО та ЄСВ «знизу», підприємцю доведеться їх перерахувати до бюджету за свій рахунок у строки, встановлені законодавством. Потім, коли кошти все ж таки надійдуть, він сплатить ПДФО та ЄСВ «знизу» повторно, але вже зі спецрахунка.
Переплату з ПДФО та ЄСВ «знизу» він може врахувати при чергових платежах.
Документи консультації
ПКУ — Податковий кодекс України від 02.12.2010 р. № 2755-VI.
КУпАП — Кодекс України про адміністративні правопорушення від 07.12.84 р. № 8073-X.
Закон № 2240 — Закон України «Про загальнообов’язкове державне соціальне страхування у зв’язку з тимчасовою втратою працездатності та витратами, зумовленими похованням» від 18.01.2001 р. № 2240-III.
Інструкція № 455 — Інструкція про порядок нарахування і сплати єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування, затверджена наказом Міндоходів від 09.09.2013 р. № 455.
Порядок № 26 — Порядок фінансування страхувальників для надання застрахованим особам матеріального забезпечення за рахунок коштів Фонду соціального страхування з тимчасової втрати працездатності, затверджений постановою правління Фонду «тимчасової непрацездатності» від 22.12.2010 р. № 26.
