Несвоевременно зарегистрировали новую Книгу УДР общесистемщика: что будет?
Предприниматель на общей системе налогообложения не выполнил требование налоговиков о ведении новой формы Книги УДР с 01.01.2014 г. Фактически он подал новую Книгу УДР на регистрацию в феврале 2014 года.
Какие его ожидают последствия и что нужно делать в сложившейся ситуации?
Ситуация не критичная, хотя незамеченной такая забывчивость вряд ли останется.
Напомним, что с 18.10.2013 г. вступил в силу приказ № 481. Им утверждены новая форма Книги учета доходов и расходов, которую ведут физические лица — предприниматели, кроме лиц, избравших упрощенную систему налогообложения, и физические лица, осуществляющие независимую профессиональную деятельность (далее — Книга УДР), и Порядок ее ведения.
По правилам завести новую Книгу УДР нужно было еще с указанной даты. Но налоговики разрешили вести до конца 2013 года старую Книгу УДР, утвержденную приказом № 1025. Соответственно уже с 01.01.2014 г. необходимо зарегистрировать и вести новую Книгу УДР. Так отмечается в письме Миндоходов от 18.11.2013 г. № 24469/7/99-99-17-02-02-17 и в консультации из раздела 104.08 «ЗІР» Миндоходов.
Заметьте: каких-либо предельных сроков для регистрации Книги УДР не установлено, есть только «дата отсчета» — с 01.01.2014 г. Таким образом, в идеале зарегистрировать новую Книгу УДР желательно было в первых числах января.
Но что делать, если о «пересменке» книг УДР вспомнили с опозданием, при этом в 2014 году уже было «движение» денег и товаров?
Считаем, что в этом случае предприниматель должен поступить так:
1) как можно быстрее зарегистрировать новую Книгу УДР;
2) до даты регистрации (обычно, ее налоговики указывают на титуле) записи вносить в старую Книгу УДР. Причем по правилам, установленным Порядком № 1025. Кроме того, наемные работники предпринимателя, если они получают от покупателей или заказчиков оплату наличными, должны также продолжать вести книги УДР, утвержденные приказом № 1025, в этот период;
3) в день, предшествующий регистрации новой Книги УДР, «закрыть» старую Книгу УДР предпринимателя и книги УДР работников, если такие велись. Итоги на дату закрытия подводить не нужно, достаточно сделать последнюю запись и прочеркнуть остаток страницы символом «Z»;
4) записи в новой Книге УДР продолжать нарастающим итогом. Иными словами, переносить данные из старой Книги в новую не нужно (об этом говорят налоговики и в свежей консультации в Вестнике Министерства доходов и сборов Украины, 2014, № 1, с. 25). Просто со дня регистрации Книги УДР вносим записи в обычном порядке (по правилам, прописанным в Порядке № 481).
Что касается ответственности, то должны предупредить: вполне возможно, что налоговики будут настаивать на штрафах (см. консультации в разделе 104.14 «ЗІР» Миндоходов). В частности, речь идет о штрафах по статье 121 НКУ (в размере 510 грн., а за повторное нарушение — 1020 грн.) и по статье 1641 КУоАП (в размере от 51 до 136 грн., а за повторное нарушение от 85 до 136 грн.).
На наш взгляд, админответственности избежать, действительно, будет сложно и штраф (к счастью, он небольшой) уплатить, скорее всего, придется. А вот штраф по статье 121 НКУ к данной ситуации не относится. Ведь, по сути, он применяется, если Книга УДР, к примеру, была утеряна.
Кстати, из консультаций в разделе 104.14 «ЗІР» Миндоходов также следует, что такая финсанкция применяется, если:
— вообще не ведется Книга УДР. А в нашем случае записи вносятся в Книгу УДР по форме, утвержденной приказом № 1025;
— ведется Книга УДР, не зарегистрированная в налоговой. Опять же, в ситуации, описанной в вопросе, регистрацию старой Книги УДР никто не отменял.
Таким образом, если общесистемщик зарегистрировал новую Книгу УДР с опозданием, но при этом вел учет в зарегистрированной старой Книге, то к нему имеют право применить только админштраф: от навязываемых финсанкций стоит отбиваться.
Нельзя применить к описанной ситуации и штраф за неполное и/или несвоевременное оприходование наличных в Книге УДР согласно Указу № 436/95 — в 5-кратном размере выручки, не записанной в Книгу УДР. Напомним, что налоговики* под оприходованием наличной выручки подразумевают не только ее проведение через РРО и отражение в КУРО, но еще и запись о ней в Книге УДР. Стало быть, по их мнению, если такой записи нет, наличность не может считаться полностью оприходованной (письмо ГНАУ от 05.05.2010 г. № 8795/7/23-7017/538).
* Наша позиция расходится с мнением налоговиков. Аргументированное мнение вы найдете в «СД», 2013, № 7, с. 16.
Соответственно, если предприниматель вносил данные о полученной выручке в старую Книгу УДР (причем с действующей регистрацией), то придирки налоговиков беспочвенны.
И все же хотелось бы добавить, что затягивать с регистрацией новой Книги УДР не стоит. Ведь задержку в январе еще можно объяснить загруженностью самих налоговых, продолжительными праздничными днями и т. д. А вот регистрация Книги УДР спустя пару месяцев — это уже перебор. Не стоит «будить лихо…».
Документы консультации
НКУ — Налоговый кодекс Украины от 02.12.2010 г. № 2755-VI.
КУоАП — Кодекс Украины об административных правонарушениях от 07.12.84 г. № 8073-Х.
Указ № 436/95 — Указ Президента Украины «О применении штрафных санкций за нарушение норм по регулированию обращения наличности» от 12.06.95 г. № 436/95.
Приказ № 481 / Порядок № 481 — приказ Миндоходов «Об утверждении формы Книги учета доходов и расходов, которую ведут физические лица — предприниматели, кроме лиц, избравших упрощенную систему налогообложения, и физические лица, осуществляющие независимую профессиональную деятельность, и Порядка ее ведения» от 16.09.2013 г. № 481.
Приказ № 1025 / Порядок № 1025 — приказ ГНАУ «Об утверждении формы Книги учета доходов и расходов, которую ведут физические лица — предприниматели, кроме лиц, избравших упрощенную систему налогообложения, и физические лица, осуществляющие независимую профессиональную деятельность, и Порядка ее ведения» от 24.12.2010 г. № 1025 (утратил силу).
