Несвоєчасно зареєстрували нову Книгу ОДВ загальносистемника: що буде?
Підприємець на загальній системі оподаткування не виконав вимогу податківців щодо ведення нової форми Книги ОДВ з 01.01.2014 р. Фактично він подав нову Книгу ОДВ на реєстрацію у лютому 2014 року.
Які наслідки на нього чекають і що потрібно робити в ситуації, яка склалася?
Ситуація не є критичною, хоча непоміченою така забудькуватість навряд чи залишиться.
Нагадаємо, що з 18.10.2013 р. набув чинності наказ № 481. Ним затверджені нова форма Книги обліку доходів і витрат, яку ведуть фізичні особи — підприємці, крім осіб, що обрали спрощену систему оподаткування, і фізичні особи, які провадять незалежну професійну діяльність (далі — Книга ОДВ), і Порядок її ведення.
За правилами завести нову Книгу ОДВ потрібно було ще із зазначеної дати. Але податківці дозволили вести до кінця 2013 року стару Книгу ОДВ, затверджену наказом № 1025. Відповідно, уже з 01.01.2014 р. потрібно було зареєструвати та вести нову Книгу ОДВ. Так зазначено в листі Міндоходів від 18.11.2013 р. № 24469/7/99-99-17-02-02-17 і в консультації з розділу 104.08 ЗІР Міндоходів.
Зауважте: будь-яких граничних строків для реєстрації Книги ОДВ не встановлено, є лише «дата відліку» — з 01.01.2014 р. Таким чином, в ідеалі зареєструвати нову Книгу ОДВ бажано було в перших числах січня.
Однак що робити, якщо про заміну книг ОДВ пригадали із запізненням, при цьому у 2014 році вже відбувався «рух» грошей і товарів?
Вважаємо, що в цьому випадку підприємець повинен діяти так:
1) якомога швидше зареєструвати нову Книгу ОДВ;
2) до дати реєстрації (зазвичай її податківці зазначають на титульному аркуші) записи вносити до старої Книги ОДВ. Причому за правилами, установленими Порядком № 1025. Крім того, наймані працівники підприємця, якщо вони отримують від покупців або замовників оплату готівкою, повинні в цей період також продовжувати вести книги ОДВ, затверджені наказом № 1025;
3) у день, що передує реєстрації нової Книги ОДВ, «закрити» стару Книгу ОДВ підприємця та книги ОДВ працівників, якщо такі велися. Підсумки на дату закриття підбивати не потрібно, достатньо зробити останній запис та прокреслити залишок сторінки символом «Z»;
4) записи в новій Книзі продовжувати наростаючим підсумком. Інакше кажучи, переносити дані зі старої Книги до нової не потрібно (про це говорять податківці й у свіжій консультації у Віснику Міністерства доходів і зборів України, 2014, № 1, с. 25). Просто з дня реєстрації Книги вносимо записи у звичайному порядку (за правилами, прописаними в Порядку № 481).
Що стосується відповідальності, то попереджаємо: цілком можливо, що податківці наполягатимуть на штрафах (див. консультації в розділі 104.14 ЗІР Міндоходів). Зокрема, ідеться про штрафи за статтею 121 ПКУ (у розмірі 510 грн., а за повторне порушення — 1020 грн.) і за статтею 1641 КУпАП (у розмірі від 51 до 136 грн., а за повторне порушення — від 85 до 136 грн.).
На нашу думку, адмінвідповідальності уникнути дійсно буде важко, і штраф (на щастя, він незначний) сплатити, найімовірніше, доведеться. А ось штраф за статтею 121 ПКУ на цю ситуацію не поширюється. Адже, по суті, він застосовується, якщо Книгу, наприклад, було втрачено.
До речі, з консультацій в розділі 104.14 ЗІР Міндоходів також випливає, що така фінсанкція застосовується, якщо:
— узагалі не ведеться Книга ОДВ. А в нашому випадку записи вносяться до Книги ОДВ за формою, затвердженою наказом № 1025;
— ведеться Книга ОДВ, не зареєстрована в податковій. Знову ж таки, у ситуації, описаній у запитанні, реєстрацію старої Книги ОДВ ніхто не скасовував.
Таким чином, якщо загальносистемник зареєстрував нову Книгу ОДВ із запізненням, але при цьому вів облік у зареєстрованій старій Книзі ОДВ, то до нього мають право застосувати лише адмінштраф: від фінсанкцій, що приписуються, слід відбиватися.
Не можна застосувати до описаної ситуації і штраф за неповне та/або несвоєчасне оприбуткування готівки у Книзі ОДВ за Указом № 436/95 — у 5-кратному розмірі виручки, не записаної до Книги ОДВ. Нагадаємо, що податківці* під оприбуткуванням готівкової виручки мають на увазі не лише її проведення через РРО та відображення в КОРО, а ще й запис про неї у Книзі ОДВ. Отже, на їх думку, якщо такого запису немає, готівка не може вважатися повністю оприбуткованою (лист ДПАУ від 05.05.2010 р. № 8795/7/23-7017/538).
* Наша позиція не збігається з думкою податківців. Аргументовану думку ви знайдете у «ВД», 2013, № 7, с. 16.
Відповідно, якщо підприємець відображав дані про отриману виручку у старій Книзі ОДВ (причому з діючою реєстрацією), то прискіпування податківців є безпідставними.
Та все ж додамо, що зволікати з реєстрацією нової Книги ОДВ не варто. Адже затримку в січні ще можна пояснити завантаженістю самих податкових, тривалими святковими днями тощо, а ось реєстрація Книги через пару місяців — це вже перебір. Не варто «будити лиха…».
Документи консультації
ПКУ — Податковий кодекс України від 02.12.2010 р. № 2755-VI.
КУпАП — Кодекс України про адміністративні правопорушення від 07.12.84 р. № 8073-Х.
Указ № 436/95 — Указ Президента України «Про застосування штрафних санкцій за порушення норм з регулювання обігу готівки» від 12.06.95 р. № 436/95.
Наказ № 481/Порядок № 481 — наказ Міндоходів «Про затвердження форми Книги обліку доходів і витрат, яку ведуть фізичні особи — підприємці, крім осіб, що обрали спрощену систему оподаткування, і фізичні особи, які провадять незалежну професійну діяльність, та Порядку її ведення» від 16.09.2013 р. № 481.
Наказ № 1025/Порядок № 1025 — наказ ДПАУ «Про затвердження форми Книги обліку доходів і витрат, яку ведуть фізичні особи — підприємці, крім осіб, що обрали спрощену систему оподаткування, і фізичні особи, які провадять незалежну професійну діяльність, та Порядку її ведення» від 24.12.2010 р. № 1025 (втратив чинність).
