Темы
Выбрать темы статей
Сортировать по темам

Как заполнить Отчет о командировочных расходах

ЯРОШЕНКО ИРИНА
Собственное Дело Июль, 2014/№ 13
Печать
Мы продолжаем изучать командировочные правила. Финальный этап командировки — Отчет о командировочных расходах. Это очень важный документ: без него и прилагаемых документов предприниматель не сможет отразить расходы и не облагать НДФЛ суточные. Работнику нужно его предоставить строго в установленный срок. Подробнее об этом вы узнаете из данной статьи.

Основное об Отчете

После завершения командировки работник обязан предоставить Отчет об использовании средств, предоставленных на командировку или под отчет (далее — Отчет).

С 04.02.2014 г. его составляют по форме, утвержденной приказом № 845. Этим же приказом утвержден и Порядок его заполнения.

Подотчетное лицо (работник) заполняет все графы Отчета, кроме:

— «Звіт перевірено», «Залишок унесений (перевитрата видана) у сумі за касовим ордером», бухгалтерских проводок, расчета суммы удержанного налога за несвоевременно возвращенные израсходованные средства на командировку или под отчет. Эти графы заполняет предприниматель или бухгалтер (если есть), указывая дату и ставя подпись;

— «Звіт затверждено». Отчет утверждает предприниматель: он указывает сумму прописью и дату утверждения, ставит подпись.

Важно, чтобы работник расшифровал в Отчете даты, суммы, кому и за что заплачено. Если работник в командировке (кроме заграничной) потратил собственные средства на покупку товаров (услуг) для хозяйственных нужд, то по таким средствам он также должен отчитаться. На основании такого Отчета, а также подтверждающих документов работнику возместят понесенные им расходы.

Пример. Для переговоров и заключения договора на поставку товара предприниматель направил в командировку из г. Харькова в г. Киев менеджера Иваненко И. И. Срок командировки 5 дней (с 26.05.2014 г. по 30.05.2014 г.). Согласно Положению о служебных командировках суточные установлены в размере 200,00 грн. в день.

Аванс на командировку в сумме 4500,00 грн. выдан работнику 22.05.2014 г. Отчет о средствах предоставлен предпринимателю 02.06.2014 г. К нему приложены следующие документы:

1) счет гостиницы (с индивидуальным налоговым номером плательщика НДС) и чек РРО на оплату услуг проживания на сумму 2100,00 грн.;

2) железнодорожные билеты на проезд в г. Киев и обратно стоимостью 246,78 грн. за каждый.

Кроме того, работнику возмещаются суточные расходы в сумме 1000,00 грн. (200,00 грн. х 5 дн.).

Общая сумма командировочных расходов составила 3593,56 грн.

Неиспользованные в командировке средства возвращены в день предоставления Отчета (02.06.2014 г.).

Представим заполненный Отчет на с. 18.

Все верно? Тогда выдаем работнику заполненную отрывную часть Отчета («РОЗПИ­СКА»). Для работника она является документом, подтверждающим своевременность предоставления Отчета.

 

img 1
img 2

Важно

Общесистемщикам удобнее заполнять Книгу УДР, если работник в Отчете отдельно выделит стоимость приобретенных ТМЦ из общей суммы утвержденных расходов. Такой нюанс можно прописать в Положении о служебных командировках.

Сроки предоставления Отчета

Сроки предоставления Отчета установлены подпунктами 170.9.2 и 170.9.3 НКУ и зависят от формы предоставления денежных средств на командировку (в наличной или в безналичной форме) (см. ниже).

 

Цель выдачи аванса

Форма выдачи аванса

в наличной форме

в безналичной форме для использования с применением корпоративных платежных карточек и платежных документов*

расчеты наличными, снятыми с применением платежных карточек

расчеты в безналичной форме

Для покрытия командировочных расходов

До окончания 5-го банковского дня, следующего за днем, в котором работник завершает командировку

(подпункт 170.9.2 НКУ)

До окончания 3-го банковского дня после окончания командировки

(подпункт «а» подпункта 170.9.3 НКУ)

Не позднее 10 банковских дней после окончания командировки

(до 20 банковских дней** при наличии уважительных причин)

(подпункт «б» подпункта 170.9.3 НКУ)

Для решения производственных (хозяйственных) вопросов в командировке

* Под платежными документами следует понимать перечисленные в подпункте 170.9.3 НКУ дорожные, банковские или именные чеки, другие платежные документы.

** Срок предоставления Отчета может быть продлен работодателем для выяснения вопросов относительно выявленных расхождений между соответствующими отчетными документами.

 

Кроме того, работник обязан вернуть оставшиеся не потраченными в командировке суммы или суммы, расход которых не подтвержден соответствующими документами (кроме суточных). Их в НКУ называют излишне израсходованные средства.

Такие суммы работник должен вернуть до или во время подачи Отчета (подпункт 170.9.2 НКУ).

Если же работник в командировке вынужден был тратить собственные средства, то погашать возникшую перед ним задолженность Инструкция № 59 рекомендует до окончания 3-го банковского дня после утверждения Отчета.

 

Финансовые санкции за несоблюдение сроков возврата излишне израсходованных денежных средств

Перечень финансовых санкций, которые могут быть наложены на предпринимателя и его работника, виновного в нарушении сроков возврата неизрасходованных в командировке средств, приведем в таблице ниже.

Вид нарушения

Мера ответственности

Основание

1

2

3

Санкции для работника

Работник не вернул в срок остаток аванса, указанный в Отчете

НДФЛ* с суммы неизрасходованных средств, не возвращенных работником в течение установленного подпунктами 170.9.2 и 170.9.3 НКУ срока

Подпункт 170.9.1 НКУ

* Базу налогообложения предварительно увеличивают на «натуральный» коэффициент (для ставки 15 % он равен 1,176471). В отличии от сверхнормативных суточных), налог удерживается из дохода работника. НДФЛ удерживается и в том случае, если он вовремя представил Отчет, а неизрасходованные средства в установленный срок не вернул.

При этом, если формально читать пункт 170.9 НКУ, то доход у работника возникает на следующий день после окончания предельного срока возврата излишне израсходованных денежных средств. А вот пункт 3 Порядка № 845 либеральнее и говорит, что налогооблагаемый доход возникает в месяце предельного срока подачи Отчета. Следуя данному варианту, если неизрасходованные денежные средства возвращены с нарушением предельных сроков, но до конца месяца, на который приходится такой предельный срок, то доход у работника не возникает (НДФЛ не удерживается). Определиться поможет индивидуальная налоговая консультация. Сумму налога удерживают за счет любого налогооблагаемого дохода работника (после его налогообложения) за соответствующий месяц, а в случае недостаточности суммы дохода — за счет налогооблагаемых доходов последующих отчетных месяцев до полной уплаты суммы такого налога. Перечислить такой НДФЛ, по нашему мнению, логично одновременно с суммой НДФЛ, удержанного с заработной платы работника, за счет которой производилось его удержание. Суммы такого дохода и НДФЛ работодатель отражает в форме № 1ДФ с признаком дохода «118». Напоминаем, что с 01.04.2014 г. действует новая форма такого расчета (подробности в «СД», 2014, № 5, с. 4).

Санкции к субъекту хозяйствования

Превышение установленных пунктом 2.11 Положения № 637 сроков использования выданной под отчет наличности

Штраф в размере 25 % от выданных под отчет и невозвращенных сумм

Абзац пятый статьи 1 Указа № 436

Выдача наличности под отчет без полного отчета за ранее выданные средства

 

Выводы

Вернувшись из командировки, работник обязан предоставить предпринимателю Отчет о расходах с подтверждающими документами и остаток аванса.

Если он этого не сделает, то и ему, и предпринимателю грозят штрафные санкции.

Работник перечисляет в Отчете, на что были потрачены средства, приводит названия документов. Затем подает его на утверждение предпринимателю.

Подтверждением того, что Отчет предоставлен, служит переданная работнику отрывная часть — расписка.

Документы консультации

НКУ  Налоговый кодекс Украины от 02.12.2010 г. № 2755-VI.

Указ № 436  Указ Президента Украины «О применении штрафных санкций за нарушение норм по регулированию обращения наличности» от 12.06.95 г. № 436/95.

Порядок № 845 / приказ № 845 — Порядок составления Отчета об использовании средств, выданных на командировку или под отчет, утвержденный приказом Миндоходов от 24.12.2013 г. № 845.

Положение № 637 — Положение о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденное постановлением Правления Национального банка Украины от 15.12.2004 г. № 637.

Инструкция № 59 — Инструкция о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденная приказом Минфина от 13.03.98 г. № 59.

Оформи подписку и читай все Подписаться на журнал
stop

Похоже, что вы используете блокировщик рекламы :(

Чтобы пользоваться всеми функциями сайта, добавьте нас в исключения!

Как отключить
App
Скачайте наше мобильное приложение Factor

© Factor.Media, 1995 -
Все права защищены

Использование материалов без согласования с редакцией запрещено

Ознакомиться с договором-офертой

Присоединяйтесь
Адрес
г. Харьков, 61002, ул. Сумская, 106а
Мы принимаем
ic-privat ic-visa ic-visa
Powered by
Factor Web Solutions
Мы используем cookie-файлы, чтобы сделать сайт максимально удобным для вас и анализировать использование наших продуктов и услуг, чтобы увеличить качество рекламных и маркетинговых активностей. Узнать больше о том, как мы используем эти файлы можно здесь.
Войдите, чтобы читать больше! Авторизованные пользователи получают бесплатно 5 статей в месяц