Теми
Вибрати теми статей
Сортувати за темами

Як заповнити Звіт про витрати на відрядження

ЯРОШЕНКО ІРИНА
Власне Діло Липень, 2014/№ 13
В обраному У обране
Друк
Ми продовжуємо вивчати правила, які стосуються відряджень. Фінальний етап відрядження — Звіт про витрати на відрядження. Це дуже важливий документ, без нього і документів, що додаються, підприємець не зможе відобразити витрати та не обкладати ПДФО добові. Працівнику потрібно його подати у суворо встановлений строк. Детальніше про це ви дізнаєтеся з цієї статті.

Основне про Звіт

Після завершення відрядження працівник зобов’язаний подати Звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт (далі — Звіт).

З 04.02.2014 р. його складають за формою, затвердженою наказом № 845. Цим же наказом затверджено й Порядок його заповнення.

Підзвітна особа (працівник) заповнює всі графи Звіту, крім:

— «Звіт перевірено», «Залишок унесений (перевитрата видана) у сумі за касовим ордером», бухгалтерських проводок, розрахунку суми утриманого податку за несвоєчасно повернені витрачені кошти на відрядження або під звіт. Ці графи заповнює підприємець або бухгалтер (якщо він є), вказуючи дату та ставлячи підпис;

— «Звіт затверджено». Звіт затверджує підприємець: він вказує суму прописом і дату затвердження, ставить підпис.

Важливо, щоб працівник розшифрував у Звіті дати, суми, кому та за що сплачено. Якщо працівник у відрядженні (крім закордонного) витратив власні кошти на купівлю товарів (послуг) для господарських потреб, то щодо таких коштів він також повинен відзвітувати. На підставі такого Звіту, а також підтвердних документів працівнику відшкодують понесені ним витрати.

Приклад. Для переговорів і укладення договору на постачання товару підприємець від­рядив з м. Харкова до м. Києва менеджера Іваненка І. І. Строк відрядження — 5 днів (з 26.05.2014 р. по 30.05.2014 р.). Згідно з Положенням про службові відрядження добові встановлено у розмірі 200,00 грн. на день.

Аванс на відрядження в сумі 4500,00 грн. виданий працівнику 22.05.2014 р. Звіт про витрачання коштів надано підприємцю 02.06.2014 р. До нього додані такі документи:

1) рахунок готелю (з індивідуальним податковим номером платника ПДВ) і чек РРО на оплату послуг проживання на суму 2100,00 грн.;

2) залізничні квитки на проїзд до м. Києва та у зворотному напрямку вартістю 246,78 грн. за кожний.

Крім того, працівнику відшкодовуються добові витрати в сумі 1000,00 грн. (200,00 грн. х х 5 дн.).

Загальна сума витрат на відрядження становила 3593,56 грн.

Не використані у відрядженні кошти повернено в день подання Звіту (02.06.2014 р.).

Наведемо заповнений Звіт на с. 18.

Усе правильно? Тоді видаємо працівнику заповнену відривну частину Звіту («РОЗПИСКА»). Для працівника вона є документом, що підтверджує своєчасність подання Звіту.

 

img 1
img 2

Важливо

Загальносистемникам зручніше заповнювати Книгу ОДВ, якщо працівник у Звіті окремо виділить вартість придбаних ТМЦ із загальної суми затверджених витрат. Такий нюанс можна застерегти в Положенні про службові відрядження.

Строки подання Звіту

Строки подання Звіту встановлено підпунктами 170.9.2 і 170.9.3 ПКУ та залежать від форми подання грошових коштів на відрядження (у готівковій чи безготівковій формі) (див. нижче).

 

Мета видачі авансу

Форма видачі авансу

у готівковій формі

у безготівковій формі для використання із застосуванням корпоративних платіжних карток і платіжних документів*

розрахунки готівкою, знятою із застосуванням платіжних карток

розрахунки в безготівковій формі

Для покриття витрат на відрядження

До закінчення 5-го банківського дня, наступного за днем, в якому працівник завершує відрядження (підпункт 170.9.2 ПКУ)

До закінчення 3-го банківського дня після завершення відрядження (підпункт «а» підпункту 170.9.3 ПКУ)

Не пізніше 10 банківських днів після закінчення відрядження

(до 20 банківських днів** за наявності поважних причин) (підпункт «б» підпункту 170.9.3 ПКУ)

Для вирішення виробничих (господарських) питань у відрядженні

* Під платіжними документами слід розуміти зазначені в підпункті 170.9.3 ПКУ дорожні, банківські або іменні чеки, інші платіжні документи.

** Строк подання Звіту може бути продовжений роботодавцем для з’ясування питань щодо виявлених розбіжностей між відповідними звітними документами.

 

Крім того, працівник зобов’язаний повернути суми, що залишилися не витраченими у відрядженні, або суми, витрата яких не підтверджена відповідними документами (крім добових). Їх у ПКУ називають надміру витраченими коштами.

Такі суми працівник повинен повернути до або під час подання Звіту (підпункт 170.9.2 ПКУ).

Якщо ж працівник у відрядженні вимушений був витрачати власні кошти, то погашати заборгованість, що виникла перед ним, Інструкція № 59 рекомендує до закінчення 3-го банківського дня після затвердження Звіту.

 

Фінансові санкції за недотримання строків повернення надміру витрачених грошових коштів

Перелік фінансових санкцій, які можуть бути накладені на підприємця та його працівника, винного в порушенні строків повернення не витрачених у відрядженні коштів, наведемо в таблиці.

 

Вид порушення

Міра відповідальності

Підстава

1

2

3

Санкції до працівника

Працівник не повернув у строк залишок авансу, зазначений у Звіті

ПДФО* із суми невитрачених коштів, не повернених працівником протягом установленого підпунктами 170.9.2 і 170.9.3 ПКУ строку

Підпункт 170.9.1 ПКУ

* Базу оподаткування попередньо збільшують на «натуральний» коефіцієнт (для ставки 15 % він дорівнює 1,176471). На відміну від наднормативних добових, податок справляється з доходу працівника. ПДФО стягується і в тому випадку, якщо він своєчасно подав Звіт, а невитрачені кошти у встановлений строк не повернув. При цьому якщо формально читати пункт 170.9 ПКУ, то дохід у працівника виникає наступного дня після закінчення граничного строку повернення надміру витрачених грошових коштів. А ось пункт 3 Порядку № 845 є ліберальнішим і говорить, що оподатковуваний дохід виникає в місяці граничного строку подання Звіту. Дотримуючись цього варіанта, якщо невитрачені грошові кошти повернені з порушенням граничних строків, але до кінця місяця, на який припадає такий граничний строк, то дохід у працівника не виникає (ПДФО не справляється). Визначитися допоможе індивідуальна податкова консультація. Суму податку утримують за рахунок будь-якого оподатковуваного доходу працівника (після його оподаткування) за відповідний місяць, а в разі недостатності суми доходу — за рахунок оподатковуваних доходів подальших звітних місяців до повної сплати суми такого податку. Перерахувати такий ПДФО, на нашу думку, логічно одночасно з сумою ПДФО, утриманого із заробітної плати працівника, за рахунок якої здійснювалося його утримання. Суми такого доходу та ПДФО роботодавець відображає у формі № 1ДФ з ознакою доходу «118». Нагадаємо, що з 01.04.2014 р. діє нова форма такого розрахунку (подробиці у «ВД», 2014, № 5, с. 4).

Санкції до суб’єкта господарювання

Перевищення встановлених пунктом 2.11 Положення № 637 строків використання виданої під звіт готівки

Штраф у розмірі 25 % від виданих під звіт і неповернених сум

Абзац п’ятий статті 1 Указу № 436

Видача готівки під звіт без повного звіту за раніше видані кошти

Висновки

Повернувшись із відрядження, працівник зобов’язаний подати підприємцю Звіт про витрати разом з підтвердними документами та залишок авансу.

Якщо він цього не зробить, то і йому, і підприємцю загрожують штрафні санкції.

Працівник зазначає у Звіті, на що було витрачено кошти, наводить назви документів. Потім подає його на затвердження підприємцю.

Підтвердженням того, що Звіт прийнято, є передана працівнику відривна частина — розписка.

Документи консультації

ПКУ — Податковий кодекс України від 02.12.2010 р. № 2755-VI.

Указ № 436 — Указ Президента України «Про застосування штрафних санкцій за порушення норм з регулювання обігу готівки» від 12.06.95 р. № 436/95.

Порядок № 845 / наказ № 845 — Порядок складання Звіту про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, затверджений наказом Міндоходів від 24.12.2013 р. № 845.

Положення № 637 — Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затверджене постановою Правління НБУ від 15.12.2004 р. № 637.

Інструкція № 59 — Інструкція про службові відрядження в межах України та за кордон, затверджена наказом Мінфіну від 13.03.98 р. № 59.

Оформи передплату та читай все Передплатити журнал
stop

Схоже, що ви використовуєте блокувальник реклами :(

Щоб користуватися всіма функціями сайту, додайте нас у винятку!

Як відключити
App
Завантажуйте наш мобільний додаток Factor

© Factor.Media, 1995 -
Всі права захищені

Використання матеріалів без узгодження з редакцією заборонено

Ознайомитись з договором-офертою

Приєднуйтесь
Адреса
м. Харків, 61002, вул. Сумська, 106а
Ми приймаємо
ic-privat ic-visa ic-visa
Powered by
Factor Web Solutions
Ми використовуємо cookie-файли, щоб зробити сайт максимально зручним для вас та аналізувати використання наших продуктів та послуг, щоб збільшити якість рекламних та маркетингових активностей. Дізнатися більше про те, як ми використовуємо ці файли можна тут.
Увійдіть, щоб читати більше! Авторизовані користувачі одержують безкоштовно 5 статей на місяць