Как отправить работника в командировку: оформляем документы, выдаем аванс, устанавливаем размер суточных
Направляете работника в командировку? Если это рядовая ситуация, то процесс наверняка отработан до автоматизма. Если же нет — тогда этот материал для вас. Только самая свежая и полезная информация в наглядной форме и без лишней «воды».
Яна КЛЫЖЕНКО, Оксана ХМЕЛЕВСКАЯ, консультанты газеты «Собственное Дело»
Положение о командировках
Отправляя работника в командировку, предприниматели соблюдают только требования КЗоТ и НКУ. А вот требования Инструкции № 59 и постановления № 98 обязательны лишь для бюджетных предприятий, учреждений и организаций (подтверждают это и специалисты Госфининспекции в письме от 25.12.2013 г. № 02-14/1548).
На основании правил упомянутых документов предпринимателю желательно (но не обязательно) подготовить собственное Положения о служебных командировках.
В нем следует оговорить порядок:
— направления работников в командировку в пределах Украины и за границу;
— возмещения командировочных расходов;
— подачи Отчета об использовании средств, предоставленных на командировку или под отчет (далее — Отчет). Не забудьте прописать штрафные санкции за нарушение сроков предоставления Отчета;
— документального подтверждения расходов, понесенных в командировке, и т. д.
При разработке этого документа за основу можно взять нормы Инструкции № 59 и подпункт 140.1.7 НКУ.
Работников стоит ознакомить с Положением под подпись.
Оформляем командировку
Первым делом предприниматель издает приказ (распоряжение) о направлении в командировку (письма ГНСУ от 18.06.2011 г. № 11327/6/15-0516, Минфина от 04.05.2011 г. № 31-07230-16-25/11433). В нем указывают пункт назначения, наименование места пребывания (предприятия и т. д.), куда откомандирован работник, срок и цели командировки. Фактически это основание для выдачи аванса на командировку и принятия отчетов о выполнении задания и потраченных средствах после возвращения из нее.
Отметим, что в распоряжении может быть отражена и другая информация (ограничения по расходам, используемые виды транспорта и т. д.).
После оформления приказа содержащаяся в нем информация доводится до сведения работника под подпись.
Как правило, работнику выдают:
— копию приказа о командировке. Пригодится, чтобы, например, не уплачивать турсбор за проживание в гостинице (письмо ГНСУ от 20.08.2012 г. № 1091/0/71-12/15-2217м);
— смету расходов на командировку (справку-расчет на выданный аванс в произвольной форме). Такую смету предприниматели составляют по желанию. Как правило, в нее закладывают суточные, расходы на проживание и проезд, другие расходы. С готовым документом работник должен быть ознакомлен под подпись;
— Отчет.
Кроме того, работодатель может принять решение об оформлении дополнительных документов, необходимых для контроля за использованием средств в командировке (например, задание на командировку и отчет о выполненной в командировке работе).
Заметим, что ранее обязательным атрибутом командировок было командировочное удостоверение: по нему определяли даты отъезда и приезда, а соответственно и количество дней командировки. В настоящее время оно не используется. Сумма суточных теперь рассчитывается не по отметкам в командировочном удостоверении, а на основании приказа о командировке и соответствующих первичных документов, которые подтверждают дату отправления в командировку и прибытия из нее (подпункт 140.1.7 НКУ). При отсутствии приказа суточные не выплачиваются.
Продолжительность командировки определяется с учетом:
— дня выбытия в командировку и дня прибытия к месту постоянной работы, которые засчитываются как два дня (пункт 4 раздела II Инструкции № 59);
— выходных, праздничных и нерабочих дней, которые приходятся на период командировки.
Аванс на командировку
Перед командировкой работодатель обязан выдать работнику средства в виде аванса для осуществления текущих расходов (пункт 5 постановления № 98).
Важно
Не выдать аванс — значит нарушить законодательство о труде. За это работодателю может грозить штраф согласно части 1 статьи 41 КУоАП в размере от 510 до 1700 грн. (от 30 до 100 ннмдг). Такой суровый вывод озвучен в письмах Минфина от 05.03.2007 г. № 31-18030-07-29/4504 и от 23.07.2009 г. № 31-26030-13-25/20122. Штраф налагают районные, районные в городе, городские суды на основании админпротоколов, составленных инспекциями по вопросам труда.
Сумму аванса удобно рассчитать на основе сметы расходов на командировку. При этом авансом как минимум должны покрываться (статья 121 КЗоТ):
— суточные за время пребывания в командировке (предельные нормы суточных расходов, установленных законодательством, приведены далее);
— стоимость проезда до места назначения и обратно*;
— расходы на наем жилого помещения*.
* Размер компенсации расходов на проезд и проживание утверждает работодатель. К примеру, можно установить, что возмещается только стоимость проезда в плацкартном вагоне, а не в купе.
В случае командировки по Украине аванс выдают в гривне, а при командировке за рубеж — в национальной валюте страны, в которую командируется работник, или в любой свободно конвертируемой валюте.
Конкретные сроки выдачи аванса на командировку не установлены, поэтому рекомендуется выдать аванс в любое время до отъезда работника в командировку, но после издания приказа (распоряжения) о направлении его в командировку.
Выдачу аванса на командировку предприниматель оформляет расходными документами в произвольной форме. Эти документы должны быть подписаны предпринимателем.
Что касается расходов, не покрытых авансом, то их предприниматель должен компенсировать работнику по возвращении из командировки (при условии, что они не ограничены приказом). Для этого работник предоставляет Отчет и оригиналы документов, подтверждающих расходы. Если же в командировке потрачено меньше, то остаток неизрасходованных средств возвращается работодателю.
Размер суточных
Размер суточных на каждый день предприниматель определяет самостоятельно во внутренних документах, регулирующих вопросы командирования работников. Причем он может даже установить их «плавающий» размер, например, в зависимости от населенного пункта, куда направляется работник.
Отчитываться, на что потрачены суточные, работнику не нужно. Есть ли ограничения для размера суточных? Они не должны быть меньше, чем это предусмотрено «бюджетным» постановлением № 98 — 30 грн. в день, а для командировок в другие государства — согласно утвержденной шкале.
Верхнего предела для суточных нет, но подпунктом 140.1.7 НКУ установлен лимит для включения суточных в расходы (без документального подтверждения). В 2014 году он составляет не более:
— 243,60 грн. х количество дней командировки при командировках в пределах Украины;
— 913,50 грн. — при загранкомандировках.
Устанавливать суточные в большем размере не запрещено (письмо Министерства социальной политики Украины от 05.08.2013 г. № 844/13/84-13). Но часть суточных, которая превысит указанные суммы (243,60 грн. и 913,50 грн.), не войдет в расходы предпринимателя на общей системе. Кроме того, ее придется включить в налогооблагаемый доход работника, умножив на «натуральный» коэффициент, и обложить НДФЛ (подробнее см. на с. 36).
При подсчете дней командировки учтите, что днем выбытия в командировку является день отправления транспортного средства с места постоянной работы, а днем прибытия из командировки — день прибытия транспортного средства к месту постоянной работы командированного работника.
Пример. На основании приказа предпринимателя работник направлен в командировку с 16.06.2014 г. по 19.06.2014 г. Согласно железнодорожным билетам дата отправления поезда — 16.06.2014 г. в 00:05, а дата прибытия — 19.06.2014 г. в 23:50.
В данном случае датой выбытия работника в командировку будет 16.06.2014 г., а датой прибытия — 19.06.2014 г. Продолжительность командировки определяется согласно приказу о командировке и транспортным билетам и составляет 4 дня. Следовательно, работнику выплачиваются суточные за 4 дня.
Гарантии работникам
Во время командировки за работниками сохраняются все трудовые гарантии, обусловленные КЗоТ, в том числе и заработная плата. Это означает, что командировка приравнивается к трудовому процессу, поэтому ее дни оплачиваются.
Но, как вы догадываетесь, тут действует специальное правило. Нужно сравнить две суммы: заработок работника согласно трудовому договору за каждый рабочий день, который приходится на командировку, и среднедневную зарплату, рассчитанную согласно Порядку № 100. В случае, если:
— обычная заработная плата выше среднего заработка, дни командировки оплачиваются как и остальные рабочие дни месяца;
— средний заработок превышает дневную заработную плату, выплатить среднюю заработную плату, умноженную на рабочие дни.
Добавим, что среднедневная заработная плата определяется делением заработной платы, полученной на протяжении двух месяцев, на число отработанных рабочих дней (пункт 8 Порядка № 100). Для расчета берут месяцы, предшествующие месяцу, в котором работник направлен в командировку.
Кеш-ограничения
Предпринимателю не нужно беспокоиться о сумме наличности при использовании средств, выданных на командировки (для оплаты проезда, проживания, питания и т. п.). В этих операциях наличные могут использоваться без ограничений (пункт 2.3 Положения № 637). Однако, если в командировке планируется приобретение товаров для предпринимательской деятельности, то «наличное» ограничение применяется в общем порядке.
Напомним: обычные физлица могут расплатиться наличными не более, чем на 150 тыс. грн., а хозсубъекты между собой на сумму не более, чем на 10 тыс. грн. (см. «СД», 2013, № 19, с. 6; № 21, с. 45). В командировке работник делает закупки от лица предпринимателя. Соответственно ориентироваться в наличных расчетах с другим субъектом хозяйствования (юрлицом или предпринимателем) нужно на ограничение в сумме 10 тыс. грн. Это касается случаев, когда работник расплачивается как наличными, полученными под отчет (снятыми с карточки предпринимателя), так и собственными средствами (см. консультацию из раздела 109.13 «ЗІР» Миндоходов).
Выводы
Прежде чем отправить работника в командировку, предприниматель должен издать приказ (распоряжение) и выдать ему аванс на текущие расходы.
Сумму аванса должна покрыть расходы на проезд, проживание и суточные, размер которых устанавливает предприниматель.
За время командировки за работником сохраняется его заработная плата, так как фактически он выполняет свои трудовые обязанности.
Документы консультации
КЗоТ — Кодекс законов о труде Украины от 10.12.71 г.
НКУ — Налоговый кодекс Украины от 02.12.2010 г. № 2755-VI.
КУоАП — Кодекс Украины об административных правонарушениях от 07.12.84 г. № 8073-X.
Постановление № 98 — постановление КМУ «О суммах и составе расходов на командировку государственных служащих, а также других лиц, направляемых в командировку предприятиями, учреждениями и организациями, полностью или частично содержащимися (финансируемыми) за счет бюджетных средств» от 02.02.2011 г. № 98.
Порядок № 100 — Порядок исчисления средней заработной платы, утвержденный постановлением КМУ от 08.02.95 г. № 100.
Положение № 637 — Положение о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденное постановлением правления НБУ от 15.12.2004 г. № 637.
Инструкция № 59 — Инструкция о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденная приказом Минфина от 13.03.98 г. № 59.
