Як відрядити працівника: оформляємо документи, видаємо аванс, установлюємо розмір добових
Направляєте працівника у відрядження? Якщо це типова ситуація, то процес, напевно, відпрацьовано до автоматизму. Якщо ж нетипова, тоді цей матеріал для вас. Лише найсвіжіша та найкорисніша інформація в наочній формі та без зайвої «води».
Яна КЛИЖЕНКО, Оксана ХМЕЛЕВСЬКА, консультанти газети «Власне Діло»
Положення про відрядження
Відряджаючи працівника, підприємці дотримуються лише вимог КЗпП і ПКУ. А ось вимоги Інструкції № 59 і постанови № 98 обов’язкові лише для бюджетних підприємств, установ та організацій (підтверджують це й фахівці Держфінінспекції в листі від 25.12.2013 р. № 02-14/1548).
На підставі положень зазначених документів підприємцю бажано (але не обов’язково) підготувати власне Положення про службові відрядження.
У ньому слід застерегти порядок:
— направлення працівників у відрядження в межах України та за кордон;
— відшкодування витрат на відрядження;
— подання Звіту про використання коштів, наданих на відрядження або під звіт (далі — Звіт). Не забудьте прописати штрафні санкції за порушення строків подання Звіту;
— документального підтвердження витрат, понесених у відрядженні, тощо.
При розробці цього документа за основу можна взяти норми Інструкції № 59 і підпункт 140.1.7 ПКУ.
Працівників варто ознайомити з Положенням під підпис.
Оформляємо відрядження
Насамперед підприємець видає наказ (розпорядження) про направлення у відрядження (листи ДПСУ від 18.06.2011 р. № 11327/6/15-0516, Мінфіну від 04.05.2011 р. № 31-07230-16-25/11433). У ньому вказують пункт призначення, найменування місця перебування (підприємства тощо), куди відряджено працівника, строк і цілі відрядження. Фактично наказ (розпорядження) є підставою для видачі авансу на відрядження та прийняття звітів про виконання завдання та витрачені кошти після повернення з нього.
Зауважимо, що в розпорядженні може бути відображена й інша інформація (обмеження щодо витрат, види транспорту, які використовуються, тощо).
Після оформлення наказу інформація, що міститься в ньому, доводиться до відома працівника під підпис.
Як правило, працівнику видають:
— копію наказу про відрядження. Вона знадобиться, щоб, наприклад, не сплачувати турзбір за проживання в готелі (лист ДПСУ від 20.08.2012 р. № 1091/0/71-12/15-2217м);
— кошторис витрат на відрядження (довідку-розрахунок на виданий аванс у довільній формі). Такий кошторис підприємці складають за бажанням. Як правило, у ньому закладають добові, витрати на проживання та проїзд, інші витрати. З готовим документом працівник має бути ознайомлений під підпис;
— Звіт.
Крім того, роботодавець може прийняти рішення про оформлення додаткових документів, необхідних для контролю за використанням коштів у відрядженні (наприклад, завдання на відрядження та звіт про виконану у відрядженні роботу).
Зауважимо, що раніше обов’язковим атрибутом відряджень було посвідчення про відрядження, за ним визначали дати вибуття та прибуття, відповідно і кількість днів відрядження. На сьогодні воно не використовується. Сума добових тепер розраховується не за позначками у посвідченні про відрядження, а на підставі наказу про відрядження та відповідних первинних документів, які підтверджують дату направлення у відрядження та прибуття з нього (підпункт 140.1.7 ПКУ). За відсутності наказу добові не виплачуються.
Тривалість відрядження визначається з урахуванням:
— дня вибуття у відрядження та дня прибуття до місця постійної роботи, які зараховуються як два дні (пункт 4 розділу II Інструкції № 59);
— вихідних, святкових і неробочих днів, які припадають на період відрядження.
Аванс на відрядження
Перед відрядженням роботодавець зобов’язаний видати працівнику кошти у вигляді авансу для здійснення поточних витрат (пункт 5 постанови № 98).
Важливо
Не видати аванс — означає порушити законодавство про працю. За це роботодавцю може загрожувати штраф згідно з частиною 1 статті 41 КУпАП у розмірі від 510 до 1700 грн. (від 30 до 100 нмдг). Такий жорсткий висновок озвучено в листах Мінфіну від 05.03.2007 р. № 31-18030-07-29/4504 і від 23.07.2009 р. № 31-26030-13-25/20122. Штраф накладають районні, районні в місті, міські суди на підставі адмінпротоколів, складених інспекціями з питань праці.
Суму авансу зручно розрахувати на підставі кошторису витрат на відрядження. При цьому авансом, як мінімум, мають покриватися (стаття 121 КЗпП):
— добові за час перебування у відрядженні (граничні норми добових витрат, установлені законодавством, наведені далі );
— вартість проїзду до місця призначення та у зворотному напрямку*;
— витрати на наймання житлового приміщення*.
* Розмір компенсації витрат на проїзд і проживання затверджує роботодавець. Наприклад, можна встановити, що відшкодовується лише вартість проїзду у плацкартному вагоні, а не в купе.
У разі відрядження по Україні аванс видають у гривнях, а при відрядженні за кордон — у національній валюті країни, до якої відряджається працівник, або в будь-якій вільно конвертованій валюті.
Конкретні строки видачі авансу на відрядження не встановлені, тому рекомендується видати аванс у будь-який час до від’їзду працівника у відрядження, але після видання наказу (розпорядження) про направлення його у відрядження.
Видачу авансу на відрядження підприємець оформляє витратними документами в довільній формі. Ці документи мають бути підписані підприємцем.
Що стосується витрат, не покритих авансом, то їх підприємець повинен компенсувати працівнику після повернення з відрядження (за умови, що вони не обмежені наказом). Для цього працівник подає Звіт та оригінали документів, що підтверджують витрати. Якщо ж у відрядженні витрачено менше, то залишок невитрачених коштів повертається роботодавцю.
Розмір добових
Розмір добових на кожний день підприємець визначає самостійно у внутрішніх документах, що регулюють питання відряджання працівників. Причому він може навіть установити їх «плаваючий» розмір, наприклад, залежно від населеного пункту, куди відряджається працівник.
Звітувати, на що витрачено добові, працівнику не потрібно. Чи є обмеження для розміру добових? Вони не мають бути менше, ніж це передбачено «бюджетною» постановою № 98 — 30 грн. на день, а для відряджень до інших держав — згідно із затвердженою шкалою.
Верхньої межі для добових немає, однак підпунктом 140.1.7 ПКУ встановлений ліміт для включення добових до витрат (без документального підтвердження). У 2014 році він становить не більше:
— 243,60 грн. х кількість днів відрядження при відрядженнях у межах України;
— 913,50 грн. — у разі відряджень за кордон.
Установлювати добові в більшому розмірі не заборонено (лист Мінсоцполітики від 05.08.2013 р. № 844/13/84-13). Але частина добових, яка перевищить зазначені суми (243,60 грн. і 913,50 грн.), не включатиметься до витрат підприємця на загальній системі. Крім того, її доведеться включити до оподатковуваного доходу працівника, помноживши на «натуральний» коефіцієнт, і обкласти ПДФО (детальніше див. на с. 36).
При обчисленні днів відрядження майте на увазі, що день вибуття у відрядження є днем відправлення транспортного засобу з місця постійної роботи, а днем прибуття з відрядження — день прибуття транспортного засобу до місця постійної роботи відрядженого працівника.
Приклад. На підставі наказу підприємця працівника направлено у відрядження з 16.06.2014 р. по 19.06.2014 р. Згідно із залізничним квитком дата відправлення поїзда — 16.06.2014 р. о 00:05, а дата прибуття — 19.06.2014 р. о 23:50.
У цьому випадку датою вибуття працівника у відрядження буде 16.06.2014 р., а датою прибуття — 19.06.2014 р. Тривалість відрядження визначається згідно з наказом про відрядження та транспортним квитком і становить 4 дні. Отже, працівнику виплачуються добові за 4 дні.
Гарантії працівникам
Під час відрядження за працівниками зберігаються всі трудові гарантії, застережені КЗпП, у тому числі й заробітна плата. Це означає, що відрядження прирівнюється до трудового процесу, тому його дні оплачуються.
Однак, як не важко здогадатися, тут діє спеціальне правило. Потрібно порівняти дві суми. Заробіток працівника згідно з трудовою угодою за кожний робочий день, що припадає на відрядження та середньоденну зарплату, розраховану згідно з Порядком № 100. У разі якщо:
— звичайна заробітна плата перевищує середній заробіток, дні відрядження оплачуються, як і решта робочих днів місяця;
— середній заробіток перевищує денну заробітну плату, слід виплатити середню заробітну плату, помножену на робочі дні.
Додамо, що середньоденна заробітна плата визначається діленням заробітної плати, отриманої протягом двох місяців, на кількість відпрацьованих робочих днів (пункт 8 Порядку № 100). Для розрахунку беруть місяці, що передують місяцю, в якому працівника відряджено.
Кеш-обмеження
Підприємцю не слід перейматися сумою готівки при використанні коштів, виданих на відрядження (для оплати проїзду, проживання, харчування тощо). У цих операціях готівка може використовуватися без обмежень (пункт 2.3 Положення № 637). Проте якщо у відрядженні планується придбання товарів для підприємницької діяльності, то «готівкове» обмеження застосовується в загальному порядку.
Нагадаємо: звичайні фізичні особи можуть розплатитися готівкою не більш ніж на 150 тис. грн., а госпсуб’єкти між собою — на суму не більше ніж 10 тис. грн. (див. «ВД», 2013, № 19, с. 6; № 21, с. 45). У відрядженні працівник провадить закупівлі від імені підприємця. Відповідно орієнтуватися в готівкових розрахунках з іншим суб’єктом господарювання (юридичною особою або підприємцем) потрібно на обмеження в сумі 10 тис. грн. Це стосується випадків, коли працівник розплачується як готівкою, отриманою під звіт (знятою з картки підприємця), так і власними коштами (див. консультацію з розділу 109.13 «ЗІР» Міндоходів).
Висновки
Перш ніж відрядити працівника, підприємець повинен видати наказ (розпорядження) і видати йому аванс на поточні витрати.
Сума авансу має покрити витрати на проїзд, проживання та добові, розмір яких установлює підприємець.
За час відрядження за працівником зберігається його заробітна плата, оскільки фактично він виконує свої трудові обов’язки.
Документи консультації
КЗпП — Кодекс законів про працю України від 10.12.71 р.
ПКУ — Податковий кодекс України від 02.12.2010 р. № 2755-VI.
КУпАП — Кодекс України про адміністративні правопорушення від 07.12.84 р. № 8073-X.
Постанова № 98 — постанова КМУ «Про суми та склад витрат на відрядження державних службовців, а також інших осіб, що направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів» від 02.02.2011 р. № 98.
Порядок № 100 — Порядок обчислення середньої заробітної плати, затверджений постановою КМУ від 08.02.95 р. № 100.
Положення № 637 — Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затверджене постановою Правління НБУ від 15.12.2004 р. № 637.
Інструкція № 59 — Інструкція про службові відрядження в межах України та за кордон, затверджена наказом Мінфіну від 13.03.98 р. № 59.
