Расходы на командировку в учете предпринимателя
Предпринимателям-общесистемщикам важно знать о том, на какие командировочные расходы у них есть право. А всем работодателям в некоторых случаях нужно помнить об удержании НДФЛ. Подробнее об этом далее.
Ольга ДИДЕНКО, консультант газеты «Собственное Дело»
«Зеленый свет» расходам общесистемщиков
Расходы на командировку работников предприниматели-общесистемщики могут включить в состав предпринимательских расходов (подпункт 140.1.7 НКУ, а также консультация из раздела 104.02 «ЗІР» Миндоходов). Однако, по мнению Миндоходов, в расходы могут попасть только те суммы суточных, которые выплачены работникам, непосредственно занятым сбытом товара, выполнением работ или предоставлением услуг, т. е. расходы, указанные в подпункте «г» подпункта 138.10.3 НКУ.
Командировочные затраты других работников возмещаются предпринимателем за собственный счет и не включаются в состав его расходов.
Расходы, которые можно компенсировать работнику, указаны в подпункте 140.1.7 НКУ. Но более детально о них говорится в Инструкции № 59, на которую рекомендуем ориентироваться в этом вопросе. Для того чтобы командировочные затраты попали в расходы предпринимателя, они должны быть подтверждены документально.
Без подтверждающих документов в 2014 году можно учесть в расходах суточные в сумме не более 243,60 грн. х количество дней командировки при командировках в пределах Украины, 913,50 грн. х количество дней командировки — при загранкомандировках.
В Книге УДР расходы на командировки отражают в графе 8. Считаем, что для отражения таких расходов не обязательно ждать «доходный день», ведь они прямо не привязаны к получению выручки. Следовательно, запись нужно делать в день предоставления Отчета об использовании средств, предоставленных на командировку или под отчет (далее — Отчет), работником. Причем одновременно заполняем и графу 5 Книги УДР — тут стоит указать номер и дату Отчета.
Если в командировке приобретались ТМЦ на хознужды, то такие расходы следует отразить в графе 6 Книги УДР в момент получения дохода от продажи таких товаров. В графе 5 также указываем реквизиты Отчета и расчетного документа.
Расходы на проезд
Работодатель может отнести в расходы оплату:
— проезда к месту командировки и обратно воздушным, железнодорожным, водным и автомобильным транспортом общего пользования (кроме такси) с учетом всех расходов, связанных с приобретением проездных билетов;
— проезда транспортом общего пользования (кроме такси) до станции, пристани, аэропорта, если они расположены за пределами населенного пункта, где постоянно работает командированный работник, или к месту пребывания в командировке;
— расходов на перевозку багажа;
— пользования постельными принадлежностями в поездах;
— бронирования транспортных билетов;
— страховых платежей на транспорте.
Кроме того, командированному работнику возмещаются расходы на проезд городским транспортом общего пользования (кроме такси) и на арендованном транспорте по месту командировки (согласно подтверждающим документам). Но маршрут передвижения работника по месту командировки должен быть согласован с предпринимателем.
Обязательным условием возмещения расходов на проезд является их документальное подтверждение. Без документов нельзя отнести эти суммы и в расходы.
Расходы на проезд, не подтвержденные документально, либо вообще не возмещаются, либо компенсируют, не отражая в расходах, и включают в налогооблагаемый доход командированного работника (см. с. 36).
Так, документами, подтверждающими перемещения как до места командировки и назад, так и по месту командировки (в том числе на арендованном транспорте), могут быть (подпункт 140.1.7 НКУ):
— транспортные билеты;
— транспортные счета (багажные квитанции);
— электронные билеты при наличии посадочного талона и документа об уплате.
Обратите внимание
Если проездной документ не является расчетным с точки зрения Закона об РРО, то работник должен получить у перевозчика кассовый чек, товарный чек, расчетную квитанцию или квитанцию приходного ордера.
Например, при перемещении железнодорожным и авиационным транспортом достаточно оригиналов транспортных билетов, а автомобильным — подойдут талоны, квитанции, билеты с нанесенными печатным способом серией, номером, номинальной стоимостью.
Если на автомобильном транспорте (в салонах автобусов, маршрутных такси) не выдаются такие документы, то необходим расчетный документ.
Расходы на проживание
Для того чтобы представить перечень расходов, которые компенсируются и отражаются в учете предпринимателя, обратимся к Инструкции № 59.
Так, возмещению подлежат фактические расходы на:
— наем жилого помещения из расчета стоимости одного места в гостинице (мотеле), другом жилом помещении за каждые сутки такого проживания, в том числе за время вынужденной остановки в пути;
— бронирование места в гостинице (мотеле) в размере, не превышающем 50 % стоимости такого места за одни сутки;
— бытовые услуги, включенные в счета на оплату стоимости проживания (стирка, чистка, ремонт и глажение одежды, белья или обуви), но не более 10 % сумм суточных расходов за все дни проживания;
— пользование телефоном, холодильником, телевизором и другие расходы (при условии, что они включены в счета на оплату стоимости проживания).
При возмещении расходов на проживание следует помнить, что не включаются в расходы на питание и не возмещаются стоимость алкогольных напитков и табачных изделий, «чаевые», за исключением случаев, когда суммы таких «чаевых» включаются в счета согласно законам страны пребывания, а также плата за зрелищные мероприятия (абзац третий подпункта 140.1.7 НКУ).
Как и командировочные расходы на проезд, расходы на проживание подлежат возмещению и отражению в учете только при наличии оригиналов подтверждающих документов.
О каких документах идет речь? На территории Украины таковыми являются документы, перечисленные в подпункте 140.1.7 НКУ, в паре с расчетным документом.
Это могут быть счета, полученные из гостиниц (мотелей) или от других лиц, предоставляющих услуги по размещению и проживанию, но вместе с расчетным документом в понимании Закона об РРО (фискальным или произвольным от единоналожников).
То есть расходы на проживание в гостинице нужно подтверждать двумя документами — и счетом гостиницы (с отметкой «оплачено»), и чеком РРО (квитанцией к приходному кассовому ордеру, расчетной квитанцией и т. п.).
Добавим также, что при загранкомандировке предприниматель может включить в расходы также стоимость оформления визы и загранпаспорта работника (подпункт 140.1.7 НКУ).
НДФЛ и ЕСВ с сумм суточных и компенсации расходов
Стоимость проживания работников, проезда и прочие расходы, которые компенсирует (оплачивает) работодатель командированному работнику, не включаются в его доход и не облагаются НДФЛ.
То же самое касается и суточных, которые не превышают предельные суммы для включения в расходы согласно подпункту 140.1.7 НКУ: 243,60 грн. по Украине и 913,50 грн. для загранкомандировок за каждый день. Они не облагаются НДФЛ не зависимо от того, на какие цели их тратил работник (подпункт 165.1.11 НКУ).
Вместе с тем с суммы сверхнормативных суточных все-таки придется удержать НДФЛ.
Как правило, в приказе работодатель указывает «чистую» сумму суточных, которую следует выплатить работнику на руки. Поэтому база обложения НДФЛ должна определяться с учетом «натурального» коэффициента, при ставке НДФЛ 15 % его величина составляет 1,176471. Иными словами, предпринимателю придется увеличить базу и заплатить НДФЛ из своего кармана.
Сверхнормативные суточные не являются заработной платой работника, соответственно, они не учитываются при определении предельного размера заработной платы, дающего право на налоговую социальную льготу (далее — НСЛ), и НСЛ к ним не применяется.
В форме № 1ДФ сумма сверхнормативных суточных отражается с признаком дохода «126» (как дополнительное благо согласно подпункту 164.2.17 НКУ).
Пример. Предприниматель направил менеджера в командировку в г. Киев. Срок командировки в соответствии с приказом — 5 дней. Согласно Положению о служебных командировках суточные при направлении в командировку в г. Киев выплачиваются в размере 300,00 грн. в день.
После возвращения из командировки работник составил Отчет и предоставил документы, подтверждающие понесенные им расходы, в том числе о сумме неподтвержденных суточных расходов в размере 1500,00 грн. (5 дн. х 300,00 грн.)
Сумма сверхнормативных суточных составила: (300,00 грн. - 243,60 грн.) х 5 дн. = 282,00 грн.
Начислен доход работника в сумме сверхнормативных суточных с учетом «натурального» коэффициента: 282,00 грн. х 1,176471 = 331,76 грн.
Рассчитана сумма НДФЛ: 331,76 грн. х 15 % = 49,76 грн.
Заметим, что такие же правила налогообложения действуют тогда, когда работник не предоставил оригиналы документов, подтверждающих расходы, или осуществил расходы, которые не подлежат возмещению, но предприниматель их компесирует (консультация из раздела 104.02 «ЗІР» Миндоходов).
Кстати, если работник несвоевременно возвращает остаток неизрасходованных в командировке средств, то, исходя из их суммы, придется удержать НДФЛ (подпункт 164.2.11 НКУ), подробнее об этом — в следующем номере.
Уплачивать ЕСВ ни «сверху», ни «снизу» с суммы компенсации и суточных в любом размере не нужно (пункт 6 раздела I Перечня № 1170).
Выводы
Предприниматель на общей системе может учесть расходы на командировку работника (проезд, проживание и т. д.), если они документально подтверждены.
Без документов в 2014 году можно относить в расходы суточные в сумме не более 243,60 грн. х количество дней командировки при командировках в пределах Украины, 913,50 грн. — при загранкомандировках.
Суточные в указанных пределах также не облагаются НДФЛ, если предприниматель выплатит суточные в большем размере, то сумма превышения станет облагаемым доходом работника.
ЕСВ не облагаются как обычные, так и сверхнормативные суточные.
Документы консультации
НКУ — Налоговый кодекс Украины от 02.12.2010 г. № 2755-VI.
Закон об РРО — Закон Украины «О применении регистраторов расчетных операций в сфере торговли, общественного питания и услуг» от 06.07.95 г. № 265/95-ВР.
Перечень № 1170 — Перечень видов выплат, осуществляемых за счет средств работодателей, на которые не начисляется единый взнос на общеобязательное государственное социальное страхование, утвержденный постановлением КМУ от 22.12.2010 г. № 1170.
Инструкция № 59 — Инструкция о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденная приказом Минфина от 13.03.98 г. № 59.
