Витрати на відрядження в обліку підприємця
Підприємцям-загальносистемникам важливо знати про те, на які витрати на відрядження вони мають право. А всім роботодавцям у деяких випадках потрібно пам’ятати про утримання ПДФО. Детальніше про це далі.
Ольга ДІДЕНКО, консультант газети «Власне Діло»
«Зелене світло» витратам загальносистемників
Витрати на відрядження працівників підприємці-загальносистемники можуть включити до складу підприємницьких витрат (підпункт 140.1.7 ПКУ, а також консультація з розділу 104.02 «ЗІР» Міндоходів). Однак, на думку Міндоходів, до витрат можуть потрапити лише ті суми добових, які виплачені працівникам, безпосередньо зайнятим у збуті товару, виконанні робіт або наданні послуг, тобто витрати, зазначені в підпункті «г» підпункту 138.10.3 ПКУ.
Витрати на відрядження решти працівників відшкодовуються підприємцем за власний рахунок і не включаються до складу його витрат.
Витрати, які можна компенсувати працівнику, зазначені в підпункті 140.1.7 ПКУ. А детальніше про них ідеться в Інструкції № 59, на яку рекомендуємо орієнтуватися в цьому питанні. Для того щоб витрати на відрядження потрапили у витрати підприємця, вони мають бути підтверджені документально.
Без підтвердних документів у 2014 році можна врахувати у витратах добові в сумі не більше 243,60 грн. х кількість днів відрядження в разі відряджень у межах України, 913,50 грн. х кількість днів відрядження — у разі відряджень за кордон.
У Книзі ОДВ витрати на відрядження відображають у графі 8. Вважаємо, що для відображення таких витрат не обов’язково чекати на «прибутковий день», адже вони прямо не прив’язані до отримання виручки. Отже, запис потрібно робити в день подання Звіту про використання коштів, наданих на відрядження або під звіт (далі — Звіт) працівником. Причому одночасно заповнюємо і графу 5 Книги ОДВ, тут варто вказати номер і дату Звіту.
Якщо у відрядженні отримувалися ТМЦ на госппотреби, то такі витрати потрібно відобразити у графі 6 Книги ОДВ у момент отримання доходу від продажу таких товарів. У графі 5 також зазначаємо реквізити Звіту та розрахункового документа.
Витрати на проїзд
Роботодавець може включити до витрат оплату:
— проїзду до місця відрядження та у зворотному напрямку повітряним, залізничним, водним та автомобільним транспортом загального користування (крім таксі) з урахуванням усіх витрат, пов’язаних з придбанням проїзних квитків;
— проїзду транспортом загального користування (крім таксі) до станції, пристані, аеропорту, якщо вони розташовані за межами населеного пункту, де постійно працює працівник, який відряджається, або до місця перебування у відрядженні;
— витрат на перевезення багажу;
— користування постільними речами в поїздах;
— бронювання транспортних квитків;
— страхових платежів на транспорті.
Крім того, відрядженому працівнику відшкодовуються витрати на проїзд міським транспортом загального користування (крім таксі) і на орендованому транспорті за місцем відрядження (згідно з підтвердними документами). Але маршрут пересування працівника за місцем відрядження має бути погоджений з підприємцем.
Обов’язковою умовою відшкодування витрат на проїзд є їх документальне підтвердження. Без документів не можна віднести ці суми й до витрат.
Витрати на проїзд, не підтверджені документально, або взагалі не відшкодовують, або компенсують, не відображаючи у витратах, і включають до оподатковуваного доходу відрядженого працівника (див. с. 36).
Так, підтвердними документами переміщення як до місця відрядження та у зворотному напрямку, так і за місцем відрядження (у тому числі на орендованому транспорті), можуть бути (підпункт 140.1.7 ПКУ):
— транспортні квитки;
— транспортні рахунки (багажні квитанції);
— електронні квитки за наявності посадочного талона та документа про сплату.
Зверніть увагу
Якщо проїзний документ не є розрахунковим з точки зору Закону про РРО, то працівник повинен отримати у перевізника касовий чек, товарний чек, розрахункову квитанцію або квитанцію прибуткового ордера.
Наприклад, при переміщенні у залізничному та авіаційному транспорті достатньо оригіналів транспортних квитків. В автомобільному транспорті підійдуть талони, квитанції, квитки з нанесеними друкарським способом серією, номером, номінальною вартістю.
Якщо на автомобільному транспорті (у салонах автобусів, маршрутних таксі) не видаються такі документи, то необхідний розрахунковий документ.
Витрати на проживання
Для того щоб навести перелік витрат, які компенсуються та відображаються в обліку підприємця, звернемося до Інструкції № 59.
Так, відшкодуванню підлягають фактичні витрати на:
— наймання житлового приміщення з розрахунку вартості одного місця в готелі (мотелі), іншому житловому приміщенні за кожну добу такого проживання, у тому числі за час вимушеної зупинки в дорозі;
— бронювання місця в готелі (мотелі) у розмірі, що не перевищує 50 % вартості такого місця за одну добу;
— побутові послуги, уключені до рахунків на оплату вартості проживання (прання, чищення, ремонт і прасування одягу, білизни або взуття), але не більше 10 % сум добових витрат за всі дні проживання;
— користування телефоном, холодильником, телевізором та інші витрати (за умови, що вони включені до рахунків на оплату вартості проживання).
При відшкодуванні витрат на проживання слід пам’ятати, що не включаються до витрат на харчування та не відшкодовуються вартість алкогольних напоїв і тютюнових виробів, «чайові», за винятком випадків, коли суми таких «чайових» включаються в рахунки згідно із законами країни перебування, а також плата за видовищні заходи (абзац третій підпункту 140.1.7 ПКУ).
Як і витрати на відрядження, витрати на проїзд, витрати на проживання підлягають відшкодуванню та відображенню в обліку лише за наявності оригіналів підтвердних документів.
Про які документи йдеться? На території України такими є документи, зазначені в підпункті 140.1.7 ПКУ, разом із розрахунковим документом.
Це можуть бути рахунки, отримані з готелів (мотелів) або від інших осіб, які надають послуги з розміщення та проживання, однак разом із розрахунковим документом у розумінні Закону про РРО (фіскальним або довільним від єдиноподатників).
Отже, витрати на проживання в готелі потрібно підтверджувати двома документами — і рахунком готелю (з позначкою «оплачено»), і чеком РРО (квитанцією до прибуткового касового ордера, розрахунковою квитанцією тощо).
Додамо також, що в разі відряджень за кордон підприємець може включити до витрат і вартість оформлення візи та закордонного паспорта працівника (підпункт 140.1.7 ПКУ).
ПДФО та ЄСВ із сум добових і компенсації витрат
Вартість проживання працівників, проїзду та інші витрати, які компенсує (оплачує) роботодавець відрядженому працівнику, не включаються до його доходу та не обкладаються ПДФО.
Це стосується і добових, які не перевищують граничні суми для включення до витрат згідно з підпунктом 140.1.7 ПКУ: 243,60 грн. — по Україні і 913,50 грн. — для відряджень за кордон за кожний день. Вони не обкладаються ПДФО незалежно від того, на які цілі їх витрачав працівник (підпункт 165.1.11 ПКУ).
Водночас із суми наднормативних добових усе ж таки доведеться утримати ПДФО.
Як правило, в наказі роботодавець вказує «чисту» суму добових, яку слід виплатити працівнику на руки. Тому база обкладення ПДФО повинна визначатися з урахуванням «натурального» коефіцієнта, при ставці ПДФО 15 % його величина складає 1,176471. Інакше кажучи, підприємцю доведеться збільшити базу та сплатити ПДФО зі своєї кишені.
Наднормативні добові не є заробітною платою працівника, відповідно, вони не враховуються при визначенні граничного розміру заробітної плати, що надає право на податкову соціальну пільгу (далі — ПСП), і ПСП до них не застосовується.
У формі № 1ДФ сума наднормативних добових відображається з ознакою доходу «126» (як додаткове благо згідно з підпунктом 164.2.17 ПКУ).
Приклад. Підприємець направив менеджера у відрядження до м. Києва. Строк відрядження відповідно до наказу — 5 днів. Згідно з Положенням про службові відрядження добові при направленні у відрядження до м. Києва виплачуються в розмірі 300,00 грн. на день.
Після повернення з відрядження працівник склав Звіт і подав документи, що підтверджують понесені ним витрати, у тому числі суму непідтверджених добових витрат у розмірі 1500,00 грн. (5 дн. х 300,00 грн.).
Сума наднормативних добових становила: (300,00 грн. - 243,60 грн.) х 5 дн. = 282,00 грн.
Нарахований дохід працівника в сумі наднормативних добових з урахуванням «натурального» коефіцієнта: 282,00 грн. х 1,176471 = 331,76 грн.
Розрахована сума ПДФО: 331,76 грн. х 15 % = 49,76 грн.
Зауважимо, що такі самі правила оподаткування діють тоді, коли працівник не надав оригінали документів, що підтверджують витрати, або здійснив витрати, які не підлягають відшкодуванню, але підприємець їх компенсує (консультація з розділу 104.02 «ЗІР» Міндоходів).
До речі, якщо працівник несвоєчасно повертає залишок невитрачених у відрядженні коштів, то, виходячи з їх суми, доведеться утримати ПДФО (підпункт 164.2.11 ПКУ), детальніше про це в наступному номері.
Сплачувати ЄСВ ні «зверху», ні «знизу» із суми компенсації та добових у будь-якому розмірі не потрібно (пункт 6 розділу I Переліку № 1170).
Висновки
Підприємець на загальній системі може врахувати витрати на відрядження працівника (проїзд, проживання тощо), якщо вони документально підтверджені.
Без документів у 2014 році можна відносити до витрат добові в сумі не більше 243,60 грн. х кількість днів відрядження при відрядженнях у межах України, 913,50 грн. — при відрядженні за кордон.
Добові у зазначених межах також не обкладаються ПДФО, якщо підприємець виплатить добові в більшому розмірі, то сума перевищення стане оподатковуваним доходом працівника.
ЄСВ не обкладаються як звичайні, так і наднормативні добові.
Документи консультації
ПКУ — Податковий кодекс України від 02.12.2010 р. № 2755-VI.
Закон про РРО — Закон України «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг» від 06.07.95 р. № 265/95-ВР.
Перелік № 1170 — Перелік видів виплат, що здійснюються за рахунок коштів роботодавців, на які не нараховується єдиний внесок на загальнообов’язкове державне соціальне страхування, затверджений постановою КМУ від 22.12.2010 р. № 1170.
Інструкція № 59 — Інструкція про службові відрядження в межах України та за кордон, затверджена наказом Мінфіну від 13.03.98 р. № 59.
