Подборка вопросов по заполнению Книги УДР общесистемщиков: торговля, работы (услуги), аренда, возврат товаров и другое
Не так давно была утверждена новая форма Книги УДР для общесистемщиков (подробнее об этом мы писали в «СД», 2013, № 21, с. 8).
На сегодняшний день в редакцию продолжают поступать вопросы от читателей, связанные с заполнением новой формы Книги. Это ожидаемо, ведь на практике всплывает множество нюансов, которые миндоходовцы в очередной раз не учли при разработке формы Книги УДР и Порядка ее ведения.
Вопросы по заполнению Книги УДР в торговле: скидки, перемещение товаров, наценки, возврат товаров
Предприниматель осуществляет розничную торговлю за наличные (на торговой точке установлен РРО). Отдельные группы товаров реализуются со скидкой. Как в Книге УДР отразить скидку, предоставленную покупателю?
Отдельный учет скидок или дисконтов, предоставляемых покупателям (заказчиками), Порядком № 481 не предусмотрен. Поэтому Книгу УДР общесистемщики заполняют стандартным образом.
Напомним, что записи в Книгу УДР вносят по итогам рабочего дня, в котором получен доход (пункт 5 Порядка № 481). При этом сумму дохода, полученного от осуществления хозяйственной деятельности, отражают в графе 2 Книги УДР (подпункт 2 пункта 6 Порядка № 481).
Иными словами, в графу 2 Книги УДР общесистемщик вносит запись о выручке, полученной за день, без расшифровки о предоставленных скидках.
Полную информацию о полученной выручке и предоставленных покупателям скидках можно получить из ленты РРО.
Предприниматель передает товар со склада на торговые точки. Как в Книге УДР отразить перемещение товара и установленную торговую наценку?
Для начала напомним, что новую Книгу УДР (утвержденную приказом № 481), ведет только предприниматель. Отдельные книги на наемных работников заводить не нужно (даже если они принимают наличку от покупателей).
Кроме того, в новой Книге УДР нет граф для отражения перемещения товара, как это было в Книге, утвержденной приказом № 1025.
Не предусмотрено и отражение в Книге УДР торговой наценки. Точнее, она «спрятана» в сумме общей выручки, которую общесистемщик отражает в графе 2 этого учетного регистра.
Таким образом, перемещение товара со склада на торговую точку, а также установление торговой наценки в Книге УДР не отражается.
Как отразить в Книге УДР возврат товара покупателем?
В Книге УДР, утвержденной приказом № 481, есть специальная графа 3. В ней отражаются сумма средств, которую предприниматель возвращает за товары (работы и услуги), и/или сумма возвращаемой предоплаты (подпункт 3 пункта 6 Порядка № 481).
Таким образом, в этой графе корректируем ранее отраженный доход. Заметьте: сумма в Книгу УДР записывается без знака «минус».
Одновременно необходимо уменьшить ранее отраженные расходы. Такая запись отражается в графе 6 Книги УДР. Причем в этом случае — со знаком «минус». Считаем, что одновременно стоит сделать запись в графе 5, куда необходимо внести реквизиты акта возврата между покупателем и предпринимателем-продавцом.
Вместе с тем, если предприниматель продал товар, который еще не был оплачен поставщику, то расходы не корректируются — ведь их фактически еще нет.
Выручка получена с использованием терминала, соединенного с РРО, и отражена в КУРО. Однако на расчетный счет она поступила через день. На какую дату необходимо заполнить Книгу УДР в этом случае?
Доход отражается в графе 2 Книги УДР (подпункт 2 пункта 6 Порядка № 481). При ее заполнении предприниматели используют кассовый метод, т. е. ориентируются на дату поступления денежных средств. Следовательно, если производится платеж наличными, то запись осуществляется на дату получения средств в кассу предпринимателя. Если предприниматель проводит наличность с помощью РРО, то выручка записывается в день проведения через РРО расчетной операции.
Если же осуществляются безналичные расчеты, то запись в Книге УДР о поступлении выручки делается по дате поступления суммы на текущий счет.
В нашей ситуации предприниматель принимает от заказчиков оплату с помощью POS-терминала, т. е. берет к оплате банковские карточки. Такие расчеты относятся к безналичным — сумма средств с карточного счета (карточки) покупателя списывается на текущий счет предпринимателя. Это, в частности, подтверждается и определением пункта 1.27 статьи 1 Закона о платежных системах.
Поскольку в данном случае осуществляются безналичные расчеты, то ориентироваться нужно на дату поступления средств по банковской выписке. То есть записи в графе 2 Книге УДР нужно делать в день поступления средств на текущий счет.
Вместе с тем в консультации из раздела 104.08 «ЗІР» Миндоходов налоговики отмечают следующее:
«При осуществлении расчетов в безналичной форме с применением платежных карточек (с использованием платежного терминала, соединенного с РРО) общесистемщик отражает в графе 2 Книги УДР общую сумму полученного дохода по итогам рабочего дня, в течение которого получен доход на основании расчетных документов установленной формы.»
По всей видимости, специалисты главного налогового ведомства не до конца разобрались с сутью операции. С одной стороны, они признают такой способ расчетов безналичным. С другой — говорят о дате признания доходов, которая больше соответствует наличной выручке.
Полагаем, что такая консультация не соответствует истинному положению вещей. Следовательно, отражать доход по безналичным платежам без фактического поступления денег на текущий счет — неправильно.
Как отражать в Книге УДР малоценные необоротные материальные активы
Сделаем небольшое отступление. Многие уже смирились, что материальные активы сроком службы более 1 года и стоимостью свыше 2500 грн. предприниматель не может ни включать в расходы, ни амортизировать. А вот если стоимость материальных активов до 2500 грн., а срок службы меньше года, их можно включить в расходы, поскольку они не являются основными средствами и не подлежат амортизации.
Но есть и третий вариант. Допустим, срок службы актива больше 1 года, а его цена меньше 2500 грн. Юридические лица считают такие активы малоценными необоротными материальными активами (МНМА) и амортизируют их согласно подпункту 145.1.6 НКУ. А как же быть общесистемщику?
Налоговики в консультации из раздела 104.05 «ЗІР» Миндоходов отмечают, что расходы на приобретение МНМА не относятся к расходам операционной деятельности, а подлежат амортизации. Следовательно, общесистемщики не имеют права включать их стоимость в состав расходов.
Но! По нашему мнению, побороться за такие расходы все же можно. Дело в том, что определение понятию МНМА дано в чисто бухгалтерском документе — в Инструкции № 291. А поскольку физлица-предприниматели не обязаны вести бухучет (статья 2 Закона о бухучете), Инструкция № 291 на них не распространяется.
Выходит, понятие «МНМА» к предпринимателям не имеет никакого отношения. Соответственно как-то особенно их учитывать не нужно.
Тем же, кто хочет подстраховаться, рекомендуем попробовать получить индивидуальную налоговую консультацию, касающуюся учета расходов на приобретение материальных активов стоимостью менее 2500 грн., но сроком использования более года. Причем в запросе обязательно отметьте, что ни Инструкция № 291, ни Методрекомендации № 274 на физлиц-предпринимателей не распространяются, поэтому понятие МНМА для них неприменимо как таковое.
С учетом нашей позиции рассмотрим следующие вопросы.
В марте 2014 года предприниматель на общей системе налогообложения приобрел кассовый аппарат стоимостью 2400 грн. В эксплуатацию аппарат будет введен в июне 2014 года. На какую дату отражать расходы в Книге УДР?
Поскольку стоимость кассового аппарата меньше 2500 грн., а срок его эксплуатации превышает 1 год, налоговики, скорее всего, признают его МНМА и запретят включать стоимость такого актива в расходы (см. консультацию из раздела 104.05 «ЗІР» Миндоходов).
Но для предпринимателей такое понятие, как МНМА, не введено, поэтому отстоять расходы вполне реально (наши аргументы приведены выше).
Соответственно затраты на приобретение кассового аппарата включаются в расходы того периода, в котором они осуществлены (подробно об этом также можно почитать в «СД», 2013, № 16, с. 17).
Заметим, что общесистемщики учитывают такие расходы «по второму событию» (должны быть и оплачены, и фактически получены) (пункт 138.5 НКУ). Следовательно, в Книге УДР стоимость кассового аппарата необходимо отразить на дату уплаты денег. Срок ввода в эксплуатацию на отражение расходов не влияет.
Такие расходы следует отразить в графе 8 Книги УДР.
Предприниматель приобрел копировальную технику: принтер стоимостью 2180 грн. и два картриджа по 270 грн. каждый. При этом в накладной наименования товаров отдельно не выделены, а указана общая сумма — 2720 грн. Можно ли отразить соответствующие расходы в Книге УДР?
Ситуация проблемная.
Во-первых, существенная загвоздка — это накладная, оформленная на общую сумму покупки (2720 грн.). Если не выделить стоимость каждого приобретенного актива, есть большая вероятность, что налоговики такие расходы признавать вообще не захотят. Поэтому рекомендуем обратиться к продавцу с просьбой переписать документ.
Во-вторых, даже выделив все наименования купленных товаров, есть риск, что расходы по принтеру все равно не признают. Виной тому упомянутая выше консультация из раздела 104.05 «ЗІР» Миндоходов.
Хотя, как мы уже отметили выше, попытаться отстоять такие расходы можно.
Вместе с тем стоимость картриджей в полном объеме можно отнести на расходы.
Считаем, что таким расходам место в графе 8 Книги УДР.
Напомним: в перечень расходов, непосредственно связанных с получением доходов, относятся расходы, которые включаются в расходы операционной деятельности согласно разделу ІІІ НКУ (пункт 177.4 НКУ).
При этом:
— расходы, которые формируют себестоимость товаров (работ, услуг), признаются расходами того отчетного периода, в котором признаны доходы от реализации таких товаров (работ, услуг) (пункт 138.4 НКУ);
— прочие операционные расходы (аренда, коммунальные платежи, расходы на оплату труда, уплату ЕСВ и т. п.) признаются расходами того отчетного периода, в котором они осуществлены с учетом установленных НКУ особенностей (пункт 138.5 НКУ).
Иными словами, расходы на приобретение копировальной техники отражаем «по второму событию» (должны быть и оплачены, и фактически получены) без привязки к дате возникновения доходов (пункт 138.5 НКУ).
Работы (услуги), аренда: доход за выполненную работу поэтапно, аренда за счет собственных средств
Предприниматель получил предоплату от заказчика в январе 2014 года. В течение I квартала 2014 года он выполняет работу поэтапно. Ежемесячно подписываются акты на сумму выполненных работ. Можно ли учитывать доход пропорционально объему выполненных работ?
Нет, это нарушение. Общесистемщики отражают доход по кассовому методу, т. е. на дату получения выручки в наличной или безналичной форме (пункт 177.2 НКУ). Во всех остальных случаях (отгрузка товара, подписание акта работ/услуг) дохода нет.
Таким образом, в Книге УДР необходимо сделать соответствующую «доходную» запись на дату получения предоплаты.
Напоминаем, что общесистемщики, зарегистрированные плательщиками НДС, в Книге УДР суммы доходов и расходов отражают без НДС (пункт 7 Порядка № 481).
Предприниматель оплатил арендную плату за счет собственных средств. Как отразить такую операцию в Книге УДР?
Предприниматель имеет полное право использовать свои личные средства для финансирования бизнеса. Причем товары или услуги, приобретенные за такие деньги, попадают в расходы предпринимателя. Об этом мы подробно писали в «СД», 2013, № 16, с. 35.
Что касается записи в Книге УДР, то фактически понесенные расходы на уплату арендных платежей отражают в графе 8 (подпункт 8 пункта 6 Порядка № 481).
Как видите, иных условий для отражения расходов в Книге УДР действующее законодательство не выдвигает. В частности, не сказано, что источником происхождения денег, за которые приобретен товар, должна быть исключительно предпринимательская деятельность.
Как отразить зарплату в Книге УДР, если имеет место приостановка деятельности
В связи с кризисом предприниматель приостановил деятельность. Однако заработная плата работнику начислялась и выплачивалась в соответствии с действующим законодательством. Можно ли отразить расходы на оплату труда в графе 7 Книги УДР?
Поводом для беспокойства является консультация из раздела 104.08 «ЗІР» Миндоходов. В ней налоговики пришли к такому выводу: если предприниматель-общесистемщик не получал доход в отчетном месяце, то графа 7 Книги УДР не заполняется.
Однако логика налоговиков не выдерживает никакой критики.
Во-первых, в пункте 6 Порядка № 481 четко указано, что в графе 7 «Сума витрат на оплату праці найманих осіб» отражается сумма расходов на оплату труда и начисления на оплату труда наемных работников, понесенные в отчетном месяце.
Как видите, в Порядке № 481 о привязке к получению дохода речь не идет. Напротив, есть подсказка, что такие расходы нужно учитывать в том месяце, в котором они осуществлены.
Иными словами, зарплатные расходы отражают в Книге УДР на дату выплаты зарплаты работникам и на дату фактической уплаты ЕСВ в части начислений с зарплаты работников.
Во-вторых, подход налоговиков «не работает» в ситуации, когда предприниматель получает предоплату. К примеру, в январе заказчик оплатил услуги по уборке офиса за три месяца вперед. Согласно правилам предприниматель отразит доход в январе на общую сумму предоплаты. Получается, что зарплату работникам за февраль и март вообще нельзя отразить, ведь дохода в этих месяцах не было.
Поэтому рекомендуем следовать правилам, предусмотренным в Порядке № 481, и отражать расходы по оплате труда на момент выплаты зарплаты (даже если дохода в этом месяце не было).
Документы консультации
НКУ — Налоговый кодекс Украины от 02.12.2010 г. № 2755-VI.
Закон о бухучете — Закон Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» от 16.07.99 г. № 996-XIV.
Закон о платежных системах — Закон Украины «О платежных системах и переводе средств в Украине» от 05.04.2001 г. № 2346-III.
Приказ № 481 / Порядок № 481 — приказ Миндоходов «Об утверждении формы Книги учета доходов и расходов, которую ведут физические лица — предприниматели, кроме лиц, избравших упрощенную систему налогообложения, и физические лица, осуществляющие независимую профессиональную деятельность, и Порядка ее ведения» от 16.09.2013 г. № 481.
Приказ № 1025 — приказ ГНАУ «Об утверждении формы Книги учета доходов и расходов, которую ведут физические лица — предприниматели, кроме лиц, избравших упрощенную систему налогообложения, и физические лица, осуществляющие независимую профессиональную деятельность, и Порядка ее ведения» от 24.12.2010 г. № 1025 (утратил силу).
Инструкция № 291 — Инструкция о применении Плана счетов бухгалтерского учета активов, капитала, обязательств и хозяйственных операций предприятий и организаций, утвержденная приказом Министерства финансов Украины от 30.11.99 г. № 291.
Методрекомендации № 274 — Методические рекомендации Минпромполитики Украины о порядке получения согласия Министерства промышленной политики Украины на отчуждение, ликвидацию, передачу основных средств, утвержденные приказом Минпромполитики от 09.06.2004 г. № 274 (утратили силу с 15.06.2007 г.).
Материал подготовила Яна Клыженко — консультант газеты «Собственное Дело»
