Добірка запитань щодо заповнення Книги ОДВ загальносистемників: торгівля, роботи (послуги), оренда, повернення товарів тощо
Не так давно було затверджено нову форму Книги ОДВ для загальносистемників (детальніше про це ми писали у «ВД», 2013, № 21, с. 8).
На сьогодні до редакції продовжують надходити запитання від читачів, пов’язані із заповненням нової форми Книги. Це очікувано, адже на практиці спливає безліч нюансів, які міндоходівці вкотре не врахували при розробці форми Книги ОДВ та Порядку її ведення.
Питання щодо заповнення Книги ОДВ у торгівлі: знижки, переміщення товарів, націнки, повернення товарів
Підприємець здійснює роздрібну торгівлю за готівку (на торговельній точці встановлено РРО). Окремі групи товарів реалізуються зі знижкою. Як у Книзі ОДВ відобразити знижку, надану покупцю?
Окремий облік знижок або дисконту, що надаються покупцям (замовникам), Порядком № 481 не передбачено. Тому Книгу ОДВ загальносистемники заповнюють як завжди.
Нагадаємо, що записи до Книги ОДВ вносять за підсумками робочого дня, в якому отримано дохід (пункт 5 Порядку № 481). При цьому суму доходу, отриманого від здійснення господарської діяльності, відображають у графі 2 Книги ОДВ (підпункт 2 пункту 6 Порядку № 481).
Інакше кажучи, до графи 2 Книги ОДВ загальносистемник вносить запис про виручку, отриману за день, без розшифровки про надані знижки.
Повну інформацію про отриману виручку та надані покупцям знижки можна отримати зі стрічки РРО.
Підприємець передає товар зі складу на торговельні точки. Як у Книзі ОДВ відобразити переміщення товару та встановлену торговельну націнку?
Спершу нагадаємо, що нову Книгу ОДВ (затверджену наказом № 481) веде тільки підприємець. Окремі книги на найманих працівників заводити не потрібно (навіть якщо вони приймають готівку від покупців).
Крім того, у новій Книзі ОДВ немає граф для відображення переміщення товару, як це було в Книзі, затвердженій наказом № 1025.
Не передбачено й відображення у Книзі ОДВ торговельної націнки. Точніше вона «захована» у сумі загальної виручки, яку загальносистемник відображає у графі 2 цього облікового регістру.
Таким чином, переміщення товару зі складу на торговельну точку, а також установлення торговельної націнки у Книзі ОДВ не відображається.
Як відобразити у Книзі ОДВ повернення товару покупцем?
У Книзі ОДВ, затвердженій наказом № 481, є спеціальна графа 3. У ній відображається сума коштів, яку підприємець повертає за товари (роботи та послуги), та/або сума передоплати, що повертається (підпункт 3 пункту 6 Порядку № 481).
Таким чином, у цій графі коригуємо раніше відображений дохід. Зауважте: сума до Книги ОДВ записується без знака «мінус».
Одночасно необхідно зменшити раніше відображені витрати. Такий запис здійснюється у графі 6 Книги ОДВ. Причому в цьому випадку — зі знаком «мінус». Вважаємо, що одночасно варто зробити запис у графі 5, куди внести реквізити акта повернення між покупцем і підприємцем-продавцем.
Водночас, якщо підприємець продав товар, який ще не був оплачений постачальнику, то витрати не коригуються — адже їх фактично ще немає.
Виручку отримано з використанням термінала, з’єднаного з РРО, і відображено в КОРО. Проте на розрахунковий рахунок вона надійшла через день. На яку дату необхідно заповнити Книгу ОДВ у цьому випадку?
Дохід відображається у графі 2 Книги ОДВ (підпункт 2 пункту 6 Порядку № 481). При її заповненні підприємці використовують касовий метод, тобто орієнтуються на дату надходження грошових коштів. Отже, якщо відбувається платіж готівкою, то запис здійснюється на дату отримання коштів до каси підприємця. Якщо підприємець проводить готівку за допомогою РРО, то виручка записується в день проведення через РРО розрахункової операції.
Якщо ж здійснюються безготівкові розрахунки, то запис у Книзі ОДВ про надходження виручки робиться за датою надходження суми на поточний рахунок.
У нашій ситуації підприємець приймає від замовників оплату за допомогою POS-термінала, тобто бере до оплати банківські картки. Такі розрахунки належать до безготівкових — сума коштів з карткового рахунка (картки) покупця списується на поточний рахунок підприємця. Це, зокрема, підтверджується й визначенням з пункту 1.27 статті 1 Закону про платіжні системи.
Оскільки в цьому випадку здійснюються безготівкові розрахунки, то орієнтуватися потрібно на дату надходження коштів за банківською випискою. Тобто записи у графі 2 Книги ОДВ потрібно робити в день надходження коштів на поточний рахунок.
Водночас у консультації з розділу 104.08 «ЗІР» Міндоходів податківці зазначають таке:
«При здійсненні розрахунків у безготівковій формі із застосуванням платіжних карток (з використанням платіжного термінала, з’єднаного з РРО) загальносистемник відображає у графі 2 Книги ОДВ загальну суму отриманого доходу за підсумком робочого дня, протягом якого отримано дохід, на підставі розрахункових документів встановленої форми.»
Очевидно, фахівці головного податкового відомства не до кінця розібралися з суттю операції. З одного боку, вони визнають такий спосіб розрахунків безготівковим. З іншого — говорять про дату визнання доходів, яка більше відповідає готівковим розрахункам.
Вважаємо, що така консультація не відповідає дійсному стану речей. Отже, відображати дохід за безготівковими платежами без фактичного надходження грошей на поточний рахунок неправильно.
Як відображати у Книзі ОДВ малоцінні необоротні матеріальні активи
Зробимо невеликий відступ. Багато хто вже змирився, що матеріальні активи строком служби більше 1 року і вартістю понад 2500 грн. підприємець не може ані включати до витрат, ані амортизувати. Якщо вартість матеріальних активів до 2500 грн., а строк служби менше року, їх можна включити до витрат, оскільки вони не є основними засобами і не підлягають амортизації.
Але є і третій варіант. Припустимо, строк служби активу більше 1 року, а його ціна менше 2500 грн. Юридичні особи вважають такі активи малоцінними необоротними матеріальними активами (МНМА) та амортизують їх згідно з підпунктом 145.1.6 ПКУ. А як же бути загальносистемнику?
Податківці в консультації з розділу 104.05 «ЗІР» Міндоходів зазначають, що витрати на придбання МНМА не належать до витрат операційної діяльності, а підлягають амортизації. Отже, загальносистемники не мають права включати їх вартість до складу витрат.
Але! На нашу думку, поборотися за такі витрати все ж можна. Річ у тім, що визначення поняття «МНМА» наведено в суто бухгалтерському документі — в Інструкції № 291. А оскільки фізособи-підприємці не зобов’язані вести бухоблік (стаття 2 Закону про бухоблік), Інструкція № 291 на них не поширюється.
Виходить, поняття «МНМА» до підприємців не має жодного відношення. Відповідно якось особливо їх обліковувати не потрібно.
Тим же, хто хоче підстрахуватися, рекомендуємо спробувати отримати індивідуальну податкову консультацію, що стосується обліку витрат на придбання матеріальних активів вартістю менше 2500 грн., але строком використання більше року. Причому в запиті обов’язково зазначте, що ні Інструкція № 291, ні Методрекомендації № 274 на фізосіб-підприємців не поширюються, тому поняття «МНМА» для них непридатне як таке.
З урахуванням нашої позиції розглянемо такі запитання.
У березні 2014 підприємець на загальній системі оподаткування придбав касовий апарат вартістю 2400 грн. В експлуатацію апарат буде введено в червні 2014 року. На яку дату відображати витрати у Книзі ОДВ?
Оскільки вартість касового апарату менше 2500 грн., а строк його експлуатації перевищує 1 рік, податківці, скоріше за все, визнають його МНМА і заборонять уключати вартість такого активу до витрат (див. консультацію з розділу 104.05 «ЗІР» Міндоходів).
Але для підприємців таке поняття, як МНМА, не введено, тому відстояти витрати цілком реально (наші аргументи наведено вище).
Відповідно витрати на придбання касового апарату включаються до витрат того періоду, в якому вони здійснені (детально про це також можна прочитати у «ВД», 2013, № 16, с. 17).
Зауважимо, що загальносистемники обліковують такі витрати «за другою подією» (мають бути і оплачені, і фактично отримані) (пункт 138.5 ПКУ). Отже, у Книзі ОДВ вартість касового апарату необхідно відобразити на дату сплати грошей. Строк введення в експлуатацію на відображення витрат не впливає.
Такі витрати слід вказати у графі 8 Книги ОДВ.
Підприємець придбав копіювальну техніку: принтер вартістю 2180 грн. і два картриджі по 270 грн. кожен. При цьому в накладній найменування товару окремо не виділені, а зазначено загальну суму — 2720 грн. Чи можна відобразити відповідні витрати у Книзі ОДВ?
Ситуація проблемна.
По-перше, істотна перепона — це накладна, оформлена на загальну суму покупки (2720 грн.). Якщо не виділити вартість кожного придбаного активу, є велика ймовірність, що податківці такі витрати визнавати взагалі не захочуть. Тому рекомендуємо звернутися до продавця з проханням переписати документ.
По-друге, навіть виділивши всі найменування куплених товарів, ви ризикуєте, що витрати на принтер все одно не визнають. Виною тому зазначена консультація з розділу 104.05 «ЗІР» Міндоходів.
Хоча, як ми вже зауважили, спробувати відстояти такі витрати можна.
Водночас вартість картриджів у повному обсязі можна віднести на витрати.
Вважаємо, що таким витратам місце у графі 8 Книги ОДВ.
Нагадаємо: до переліку витрат, безпосередньо пов’язаних з отриманням доходів, належать витрати, що включаються до витрат операційної діяльності згідно з розділом ІІІ ПКУ (пункт 177.4).
При цьому:
— витрати, що формують собівартість товарів (робіт, послуг), визнаються витратами того звітного періоду, в якому визнано доходи від реалізації таких товарів (робіт, послуг) (пункт 138.4 ПКУ);
— інші операційні витрати (оренда, комунальні платежі, витрати на оплату праці, сплату ЄСВ тощо) визнаються витратами того звітного періоду, в якому вони здійснені з урахуванням установлених особливостей ПКУ (пункт 138.5).
Інакше кажучи, витрати на придбання копіювальної техніки відображаємо «за другою подією» (мають бути і оплачені, і фактично отримані) без прив’язки до дати виникнення доходів (пункт 138.5 ПКУ).
Роботи (послуги), оренда: дохід за виконану роботу поетапно, оренда за рахунок власних коштів
Підприємець отримав передоплату від замовника в січні 2014 року. Протягом I кварталу 2014 року він виконує роботу поетапно. Щомісячно підписуються акти на суму виконаних робіт. Чи можна обліковувати дохід пропорційно обсягу виконаних робіт?
Ні, це порушення. Загальносистемники відображають дохід за касовим методом, тобто на дату отримання виручки в готівковій чи безготівковій формі (пункт 177.2 ПКУ). У всіх інших випадках (відвантаження товару, підписання акта робіт/послуг) доходу немає.
Таким чином, у Книзі ОДВ необхідно зробити відповідний запис на дату отримання передоплати.
Нагадуємо, що загальносистемники, зареєстровані платниками ПДВ, у Книзі ОДВ суми доходів і витрат відображають без ПДВ (пункт 7 Порядку № 481).
Підприємець сплатив орендну плату за рахунок власних коштів. Як відобразити таку операцію у Книзі ОДВ?
Підприємець має повне право використовувати свої особисті кошти для фінансування бізнесу. Причому товари або послуги, придбані за такі кошти, потрапляють до витрат підприємця. Про це ми детально писали у «ВД», 2013, № 16, с. 35.
Що стосується запису у Книзі ОДВ, то фактично понесені витрати на сплату орендних платежів відображають у графі 8 (підпункт 8 пункту 6 Порядку № 481).
Як бачите, інших умов для відображення витрат у Книзі ОДВ чинне законодавство не висуває. Зокрема, не зазначено, що джерелом походження грошей, за які придбано товар, має бути виключно підприємницька діяльність.
Як відобразити зарплату у Книзі ОДВ, якщо має місце призупинення діяльності
У зв’язку з кризою підприємець призупинив діяльність. Проте заробітна плата працівнику нараховувалася і виплачувалася відповідно до чинного законодавства. Чи можна відобразити витрати на оплату праці у графі 7 Книги ОДВ?
Приводом для занепокоєння є консультація з розділу 104.08 «ЗІР» Міндоходів. У ній податківці дійшли такого висновку: якщо підприємець-загальносистемник не отримував дохід у звітному місяці, то графа 7 Книги ОДВ не заповнюється.
Проте логіка податківців не витримує жодної критики.
По-перше, у пункті 6 Порядку № 481 чітко зазначено, що у графі 7 «Сума витрат на оплату праці найманих осіб» відображаються сума витрат на оплату праці та нарахування на оплату праці найманих працівників, понесені у звітному місяці.
Як бачите, у Порядку № 481 про прив’язку до отримання доходу не йдеться. Навпаки, є підказка, що такі витрати потрібно обліковувати в тому місяці, в якому вони здійснені.
Інакше кажучи, зарплатні витрати відображають у Книзі ОДВ на дату виплати зарплати працівникам і на дату фактичної сплати ЄСВ у частині нарахувань із зарплати працівників.
По-друге, підхід податківців «не працює» у ситуації, коли підприємець отримує передоплату. Наприклад, у січні замовник оплатив послуги з прибирання офісу за три місяці вперед. Згідно з правилами підприємець відобразить дохід у січні на загальну суму передоплати. Виходить, що зарплату працівникам за лютий і березень взагалі не можна відобразити, адже доходу в цих місяцях не було.
Тому рекомендуємо дотримуватися правил, передбачених у Порядку № 481, і відображати витрати з оплати праці на момент виплати зарплати (навіть якщо доходу цього місяця не було).
Документи консультації
ПКУ — Податковий кодекс України від 02.12.2010 р. № 2755-VI.
Закон про бухоблік — Закон України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.99 р. № 996-XIV.
Закон про платіжні системи — Закон України «Про платіжні системи та переказ коштів в Україні» від 05.04.2001 р. № 2346-III.
Наказ № 481/Порядок № 481 — наказ Міндоходів «Про затвердження форми Книги обліку доходів і витрат, яку ведуть фізичні особи — підприємці, крім осіб, що обрали спрощену систему оподаткування, і фізичні особи, які провадять незалежну професійну діяльність, та Порядку її ведення» від 16.09.2013 р. № 481.
Наказ № 1025 — наказ ДПАУ «Про затвердження форми Книги обліку доходів і витрат, яку ведуть фізичні особи — підприємці, крім осіб, що обрали спрощену систему оподаткування, і фізичні особи, які провадять незалежну професійну діяльність, та Порядку її ведення» від 24.12.2010 р. № 1025 (втратив чинність).
Інструкція № 291 — Інструкція про застосування Плану рахунків бухгалтерського обліку активів, капіталу, зобов’язань і господарських операцій підприємств і організацій, затверджена наказом Міністерства фінансів України від 30.11.99 р. № 291.
Методрекомендації № 274 — Методичні рекомендації Мінпромполітики про порядок отримання згоди Міністерства промислової політики України на відчуження, ліквідацію, передачу основних засобів, затверджені наказом Мінпромполітики від 09.06.2004 р. № 274 (втратили чинність з 15.06.2007 р.).
Матеріал підготувала Яна Клиженко, консультант газети «Власне Діло»
