Кадровая документация предпринимателя без излишеств

Кадровая документация предпринимателя без излишеств

Перед нами стоит задача — «отфильтровать» в массе документов, связанных с трудовыми отношениями, те, которые действительно необходимы предпринимателю-работодателю.

Под кадровой документацией будем иметь в виду те документы, которые устанавливают режим работы, фиксируют учет рабочего времени, факты приема и увольнения работников, предоставления отпуска, направления в командировку и т. д.

Можно ли без них вообще обойтись предпринимателям? Нет, так как многие нюансы трудовых отношений нужно фиксировать «на бумаге».

В то же время к кадровой документации относится множество специально утвержденных форм, от которых не отвертеться юрлицам, но которые можно не использовать предпринимателям. Подробнее об этом далее.

Маргарита СМИРНОВА, консультант газеты «Собственное Дело»

Штатное расписание

Штатное расписание призвано «упорядочить» работников по занимаемым должностям и зарплате. Это документ, в котором приведен перечень необходимых должностей с указанием количества работников, которые их занимают, и размеров должностных окладов. Именно на основании штатного расписания руководитель предприятия принимает решения о приеме граждан на работу, переводе на другую работу, установлении должностного оклада, тарифной ставки (оклада) конкретного работника в соответствии с его должностью (квалификацией).

По мнению Минтруда, изложенному в письмах от 27.06.2007 г. № 162/06/187-07 и от 17.06.2008 г. № 165/06/186-08, наличие штатного расписания обязательно для предприятий. Причем в своих разъяснениях специалисты этого ведомства ссылаются на статью 64 ХКУ, где сказано, что предприятия вправе самостоятельно определять свою организационную структуру, устанавливать численность работников и штатное расписание.

Что касается предпринимателей, то они могут самостоятельно контролировать количество работников, их должности, зарплаты, не утверждая такого документа, либо для своего удобства утвердить список должностей и окладов в произвольной форме (если посчитают это целесообразным).

Приказы, распоряжения, заявления

Однозначно определиться с тем, нужно ли предпринимателям оформлять (издавать) приказы, распоряжения, нельзя. Здесь все зависит от ситуации.

1. Прием и увольнение работников. Напомним, что предприниматели обязаны заключить с работником трудовой договор в письменной форме (статья 24 КЗоТ). В письмах Минтруда от 09.10.2001 г. № 06/2-4/133 и Гос­компредпринимательства от 25.04.2002 г. № 1-311/2337 сказано, что Форма договора является образцом, поэтому стороны, заключающие трудовой договор, могут вносить в нее изменения и дополнения, при условии, что такие изменения и дополнения не будут ухудшать положение работников.

Также обязательна регистрация трудового договора предпринимателя-работодателя с каждым наемным работником (статья 24¹ КЗоТ). Она проводится согласно нормам Порядка № 260.

Регистрация договора осуществляется независимо от того, как будет оформлен работник: по основному месту работы или по совместительству (например, на полставки).

Причем, если работник принимается на работу с испытательным сроком, то регистрация трудового договора на период испытательного срока обязательна.

В тексте трудового договора с работником обязательно указывают:

Заметим, что юрлица, как правило, не заключают трудовых договоров в письменной форме. Поэтому в приказах они как раз и указывают, кто на какую должность принимается, а также заводят личные карточки с данными работников и т. д.

Важно

Это еще один довод в пользу того, что предпринимателям не нужно издавать приказы (распоряжения) о приеме на работу, а следовательно, работникам не обязательно писать заявления. Однако предприниматель (если ему это удобно) вполне может ввести у себя такую практику.

Напомним, что при регистрации в центре занятости трудового договора и работник, и предприниматель должны предоставить паспорт и копию учетной карточки налогоплательщика (справки с ИНН).

Кроме того, при поступлении на работу работодатель вправе потребовать:

Помимо этого, по собственной инициативе гражданин может предоставить при приеме на работу другие документы: автобиографию, характеристику, рекомендации, документы, свидетельствующие о получении специальных знаний, опыте работы и т. п.

Что касается приказов (распоряжений) об увольнении работников, то, как ни трудно догадаться, они тоже не понадобятся. Подтверждением этого послужат те же аргументы, которые приводились выше. Главный из них в том, что информация об основании увольнения и его дате указывается в трудовом договоре.

2. Отпуск, перевод на неполное рабочее время, командировка и другие производственные изменения. Любые нестандартные рабочие или нерабочие периоды, будь то отпуск, переход в режим неполного рабочего времени, командировка, простой или другие «нестандартные» случаи, должны найти отражение в приказе (распоряжении).

Поэтому в таких случаях предпринимателю не обойтись без их утверждения. Очень часто приказы и распоряжения издают после того, как будет получено заявление работника, докладная записка или составлен акт о каком-то происшествии.

Кроме того, не помешает оформлять приказы, если работодатель собирается наградить работника премией или наоборот подвергнуть дисциплинарному взысканию (выговору и т. д.).

Личные карточки и трудовые книжки

Предприниматель не обязан заводить на каждого работника личную карточку (дело) и создавать из них картотеку. В то же время ему ничего не мешает делать это по собственному желанию.

Какая от этого польза? У работодателя под рукой будут данные о работнике, в частности экземпляр трудового договора, номер учетной карточки налогоплательщика (ИНН), копия документа об образовании, о праве на НСЛ и т. д.

«Следить» за бланками трудовых книжек основных работников предпринимателям не нужно. Объясняется это очень просто: они хранятся у самих работников. Это соответствует и пунк­ту 7.1 Инструкции № 58.

Акты, объяснительные записки

Любой форс-мажор в ходе рабочего дня нужно зафиксировать. О чем речь? Например, о ситуации, когда работники нарушают дисциплину: прогуливают, приходят в нетрезвом состоянии, не выполняют поставленные задачи и т. д.

За такие проступки у предпринимателя есть законное право вынести выговор работнику и даже уволить его. Но вначале такой случай нужно зафиксировать в акте и потребовать от нерадивого труженика объяснение.

Акт составляют и в случаях, когда продолжать работу невозможно из-за аварии или других форс-мажорных обстоятельств, т. е. оформляют простой.

Табель учета рабочего времени

Без табеля учета рабочего времени предпринимателю уж точно не обойтись.

В нем работодатель отмечает, сколько дней и часов работал работник в каждом месяце. Ведь очень важно учитывать дни, когда работники болели или были в отпуске. За эти дни им начисляют не зарплату, а больничные или отпускные.

Кроме того, данными табеля подтверждают, что работник трудится в режиме неполного рабочего времени и соответственно законно получает «урезанную» зарплату.

Отметим, что предприниматель может вести табель в произвольной форме и сам придумать, как обозначать количество рабочих часов, а также рабочих, выходных дней, дней отпуска и т. д.

Как образец он может взять утвержденную форму табеля учета использования рабочего времени (ф. № П-5) (приказ № 489). При необходимости эту форму можно дополнить, изменить или заменить другими показателями.

Зарплатные ведомости

Ведомости по зарплате необходимы предпринимателю для подтверждения:

— факта выплаты зарплаты (не реже двух раз в месяц), ее суммы и удержаний с нее;

— расходов на оплату труда у общесистемщиков и единоналожников — плательщиков НДС.

Также Закон о ЕСВ требует, чтобы у каждого работодателя были документы, касающиеся выплаты зарплаты и начисления (расчета) ЕСВ.

Зарплатные ведомости предприниматель может вести в произвольной форме. Но в ней должны присутствовать: название документа, данные предпринимателя, дата составления, графы с начисленными и рассчитанными к выплате суммами зарплаты, ЕСВ, НДФЛ, графы для подписи работников и другие необходимые работодателю реквизиты.

Для соблюдения указанных требований идеально подходит расчетно-платежная ведомость: в ней одновременно отражается и начисление зарплаты, и ее выдача.

Правила трудового распорядка

Обычно правилами внутреннего трудового распорядка:

— определяется продолжительность ежедневной работы (смены) с соблюдением установленной продолжительности рабочей недели;

— предусматривается время начала и окончания ежедневной работы (смены);

— устанавливается время начала и окончания перерыва.

К работникам могут применяться любые поощрения, содержащиеся в утвержденных правилах внутреннего трудового распорядка (статья 143 КЗоТ).

Обязательность наличия правил трудового распорядка для юрлиц определяется статьей 142 КЗоТ.

Что касается предпринимателей, то правила внутреннего трудового распорядка им вводить не обязательно. Это вполне объяснимо: режим работы и отдыха работников установлен в трудовых договорах. В то же время по желанию предприниматель может составить такой документ, обобщить в нем разные правила, не противоречащие трудовым договорам с работниками.

Должностные инструкции

Должностная инструкция — это документ, в котором работодатель указывает конкретные задания, обязанности, права и ответственность работника. Их перечисляют в отдельных разделах.

Предприниматели не обязаны составлять должностные инструкции, хотя они будут им полезны.

Работники будут четко знать объем работ, который им необходимо выполнять, а работодатель сможет оценить, насколько эффективно они трудятся.

Ответственность

Как видим, перечень кадровых документов предпринимателя намного меньше, чем у юрлица. Однако если он не будет составлять обязательные документы, то ему грозит админштраф за нарушение требований законодательства о труде по статье 41 КУоАП — от 510 до 1700 грн. (от 30 до 100 нмдг).

Выводы

Документы консультации