Кадрова документація підприємця: нічого зайвого

Кадрова документація підприємця: нічого зайвого

Перед нами стоїть задача — «відфільтрувати» у купі документів, пов’язаних з трудовими відносинами, ті, які дійсно необхідні підприємцю-роботодавцю.

Під кадровою документацією матимемо на увазі ті документи, що встановлюють режим роботи, фіксують облік робочого часу, факти прийому та звільнення працівників, надання відпустки, направлення у відрядження тощо.

Чи можна без них взагалі обійтися підприємцям? Ні, оскільки багато нюансів трудових відносин потрібно фіксувати на папері.

Водночас до кадрової документації належить безліч спеціально затверджених форм, від яких не відкрутитися юрособам, але можна не використовувати підприємцям. Детальніше про це далі.

Маргарита СМИРНОВА, консультант газети «Власне Діло»

Штатний розпис

Штатний розпис покликаний «упорядкувати» працівників за посадами та зарплатою. Це документ, в якому наведено перелік необхідних посад із зазначенням кількості працівників, що їх займають, і розмірів посадових окладів. Саме на підставі штатного розпису керівник підприємства приймає рішення про прийняття громадян на роботу, переведення на іншу роботу, установлення посадового окладу, тарифної ставки (окладу) конкретного працівника відповідно до його посади (кваліфікації).

На думку Мінпраці, що викладена в лис­тах від 27.06.2007 р. № 162/06/187-07 і від 17.06.2008 р. № 165/06/186-08, наявність штатного розпису обов’язкова для підприємств. Причому у своїх роз’ясненнях фахівці цього відомства посилаються на статтю 64 ГКУ, де сказано, що підприємства мають право самостійно визначати свою організаційну структуру, встановлювати чисельність працівників і штатний розпис.

Щодо підприємців, то вони можуть самостійно контролювати кількість працівників, їх посади, зарплати, не затверджуючи такого документа, або для своєї зручності затвердити список посад та окладів у довільній формі (якщо вважатимуть це доцільним).

Накази, розпорядження, заяви

Однозначно визначитися з тим, чи потрібно підприємцям оформляти (видавати) накази, розпорядження, не можна. Тут усе залежить від ситуації.

1. Прийняття та звільнення працівників. Нагадаємо, що підприємці зобов’язані укласти з працівником трудовий договір у  письмовій формі (стаття 24 КЗпП). У лис­тах Мінпраці від 09.10.2001 р. № 06/2-4/133 і Держкомпідприємництва від 25.04.2002 р. № 1-311/2337 зазначено, що Форма договору є зразком, тому сторони, які укладають трудовий договір, можуть вносити до неї зміни та доповнення, за умови, що такі зміни та доповнення не погіршуватимуть становище працівників.

Також обов’язкова реєстрація трудового договору підприємця-роботодавця з кожним найманим працівником (стаття 24¹ КЗпП). Вона проводиться згідно з нормами Порядку № 260.

Реєстрація договору здійснюється незалежно від того, як буде оформлений працівник: за основним місцем роботи або за сумісництвом (наприклад, на півставки).

Причому якщо працівник приймається на роботу зі строком випробування, то реєстрація трудового договору на період строку випробування обов’язкова.

У тексті трудового договору з працівником обов’язково зазначають:

Зауважимо, що юрособи, як правило, не укладають трудових договорів у письмовій формі. Тому в наказах вони якраз і зазначають, хто на яку посаду приймається, а також заводять особисті картки з даними працівників тощо.

Важливо

Це ще один аргумент на користь того, що підприємцям не потрібно видавати накази (розпорядження) про прийняття на роботу, а отже, працівникам не обов’язково писати заяву. Проте підприємець (якщо йому це зручно) цілком може запровадити в себе таку практику.

Нагадаємо, що під час реєстрації в центрі зайнятості трудового договору і працівник, і підприємець повинні надати паспорт та копію облікової картки платника податків (довідки з ІПН).

Крім того, під час влаштування на роботу роботодавець має право затребувати:

Крім цього, з власної ініціативи громадянин може надати при прийнятті на роботу інші документи: автобіографію, характеристику, рекомендації, документи, що свідчать про здобуття спеціальних знань, досвід роботи тощо.

Щодо наказів (розпоряджень) про звільнення працівників, то, як не важко здогадатися, вони теж не знадобляться. Підтвердженням цього слугуватимуть ті самі аргументи, що наводилися вище. Головний з них у тому, що інформація про підставу звільнення та його дату зазначається у трудовому договорі.

2. Відпустка, переведення на неповний робочий час, відрядження та інші виробничі зміни. Будь-які нестандартні робочі чи неробочі періо­ди, чи то відпустка, перехід у режим неповного робочого часу, відрядження, простій, чи то інші «нестандартні» випадки, повинні відобразитися в наказі (розпорядженні).

Тому в таких випадках підприємцю не обійтися без їх затвердження. Дуже часто накази та розпорядження видають після того, як буде отримано заяву працівника, доповідну записку або складено акт про якийсь випадок.

Крім того, не завадить оформляти накази, якщо роботодавець збирається нагородити працівника премією чи, навпаки, піддати дисциплінарному стягненню (догані тощо).

Особисті картки та трудові книжки

Підприємець не зобов’язаний заводити на  кожного працівника особисту картку (справу) і створювати з них картотеку. Водночас йому нічого не заважає робити це за власним бажанням.

Яка від цього користь? У роботодавця під рукою будуть дані про працівника, зокрема примірник трудового договору, номер облікової картки платника (ІПН) податків, копії документів про освіту, про право на ПСП тощо.

«Стежити» за бланками трудових книжок основних працівників підприємцям не потрібно. Пояснюється це дуже просто: вони зберігаються в самих працівників. Це відповідає і пункту 7.1 Інструкції № 58.

Акти, пояснювальні записки

Будь-який форс-мажор під час робочого дня потрібно зафіксувати. Про що йдеться? Наприклад, про ситуацію, коли працівники порушують дисципліну: прогулюють, приходять у нетверезому стані, не виконують поставлені завдання тощо.

За такі проступки в підприємця є законне право винести догану працівнику й навіть звільнити. Але спочатку такий випадок потрібно зафіксувати в акті та затребувати від несумлінного трудівника пояснення.

Акт складають і у випадках, коли продовжувати роботу неможливо через аварію чи інші форс-мажорні обставини, тобто оформляють простій.

Табель обліку робочого часу

Без табеля обліку робочого часу підприємцю вже точно не обійтися.

У ньому роботодавець зазначає, скільки днів і годин працював працівник у кожному місяці. Адже дуже важливо враховувати дні, коли працівники хворіли чи були у відпустці. За ці дні їм нараховують не зарплату, а лікарняні або від­пускні.

Крім того, даними табеля підтверджують, що працівник працює в режимі неповного робочого часу і відповідно законно отримує «урізану» зарплату.

Зазначимо, що підприємець може вести табель у довільній формі й сам придумати, як позначати кількість робочих годин, а також робочих, вихідних, відпускних днів тощо.

Як зразок він може взяти затверджену форму табеля обліку використання робочого часу (ф. № П-5) (наказ № 489). За необхідності цю форму можна доповнити, змінити або замінити іншими показниками.

Зарплатні відомості

Відомості за зарплатою необхідні підприємцю для підтвердження:

— факту виплати зарплати (не рідше двох разів на місяць), її суми та утримань з неї;

— витрат на оплату праці в загальносистемників та єдиноподатників — платників ПДВ.

Також Закон про ЄСВ вимагає, щоб у кожного роботодавця були документи щодо виплати зарплати та нарахування (розрахунку) ЄСВ.

Зарплатні відомості підприємець може вес­ти в довільній формі. Але в ній мають бути зазначені: назва документа, дані підприємця, дата складання, графи з нарахованими та розрахованими до виплати сумами зарплати, ЄСВ, ПДФО, графи для підпису працівників та інші необхідні роботодавцю реквізити.

Для дотримання зазначених вимог ідеально підходить розрахунково-платіжна відомість: у ній одночасно відображається і нарахування зарплати, і її видача.

Правила трудового розпорядку

Зазвичай правилами внутрішнього трудового розпорядку:

— визначається тривалість щоденної роботи (зміни) з дотриманням установленої тривалості робочого тижня;

— передбачається час початку та закінчення щоденної роботи (зміни);

— установлюється час початку та закінчення перерви.

До працівників можуть застосовуватися будь-які заохочення, що містяться в затверджених правилах внутрішнього трудового розпорядку (стаття 143 КЗпП).

Обов’язковість наявності правил трудового розпорядку для юросіб визначається статтею 142 КЗпП.

Що стосується підприємців, то правила внут­рішнього трудового розпорядку їм запроваджувати не обов’язково. Це пояснюється тим, що режим роботи і відпочинку працівників установлено у трудових договорах. Водночас за бажанням підприємець може скласти такий документ, узагальнити в ньому різні правила, що не суперечать трудовим договорам з працівниками.

Посадові інструкції

Посадова інструкція — це документ, в якому роботодавець зазначає конкретні завдання, обов’язки, права та відповідальність працівника. Їх перераховують в окремих розділах.

Підприємці не зобов’язані складати посадові інструкції, хоча вони будуть їм корисні.

Працівники будуть чітко знати обсяг робіт, який їм потрібно виконувати, а роботодавець зможе оцінити, наскільки ефективно вони працюють.

Відповідальність

Як бачимо, перелік кадрових документів підприємця набагато менший, ніж у юрособи. Проте, якщо він не складатиме обов’язкові документи, йому загрожує адмінштраф за порушення вимог законодавства про працю за статтею 41 КУпАП від 510 до 1700 грн. (від 30 до 100 нмдг).

Висновки

Документи консультації