Первичная документация:
обязательны ли к применению типовые формы?
Зураб Натиев, адвокат
Рассмотрим достаточно распространенную ситуацию.
Во время проверки налоговики требуют применения только тех типовых форм документов, которые имеют соответствующие государственные коды.
В то же время многие разнообразные операции предприятия оформлены первичными документами нетиповых форм. Операции, подтвержденные документами, составленными не по типовым формам, ставятся налоговиками под сомнение.
В частности, подвергается сомнению оправданность отнесения в состав расходов предприятия расходов, подтвержденных нетиповыми первичными документами.
Должно ли предприятие для подтверждения расходов использовать исключительно типовые формы первичных документов, имеющие официальную кодировку?
ДОКУМЕНТЫ СТАТЬИ
Закон о налоге на прибыль
— Закон Украины «О налогообложении прибыли предприятий» от 22.05.97 г. № 283/97-ВР.Закон о бухучете
— Закон Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» от 16.07.99 г. № 996-XIV.Положение № 88
— Положение о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденное приказом Министерства финансов Украины от 24.05.95 г. № 88.Методрекомендации № 30
— Методические рекомендации по формированию себестоимости строительно-монтажных работ, утвержденные приказом Госстроя от 16.02.2004 г. № 30.
Неиспользование типовых форм предприятиями может быть обусловлено или отсутствием типовой формы, предназначенной для оформления определенной операции (для некоторых операций типовые формы вообще не существуют), или неудобством существующих форм в применении.
В соответствии с
п.п. 5.3.9 Закона о налоге на прибыль не входят в состав валовых расходов какие-либо расходы, не подтвержденные соответствующими расчетными, платежными и другими документами, обязательность ведения и хранения которых предусмотрена правилами ведения налогового учета.Согласно разъяснению, предоставленному
письмом ГНАУ от 31.03.2006 г. № 1931/х/15-0314, документами, указанными в п.п. 5.3.9 Закона о налоге на прибыль, являются первичные бухгалтерские документы.В соответствии с
п. 2.4 Положения № 88 первичные документы (на бумажных и машиносчитываемых носителях информации) для предоставления им юридической силы и доказательности должны иметь такие обязательные реквизиты, как:— название предприятия, учреждения, от имени которых составлен документ;
— название документа (формы);
—
код формы;— дата и место составления (формы);
— содержание хозяйственной операции и ее измерители (в натуральном и стоимостном выражении);
— должности, фамилии и подписи лиц, ответственных за разрешение и осуществление хозяйственной операции и составление первичного документа.
В соответствии с
п. 2.7 Положения № 88 первичные документы составляются на бланках типовых форм, утвержденных Министерством статистики Украины, а также на бланках специализированных форм, утвержденных министерствами и ведомствами Украины. Документирование хозяйственных операций может осуществляться с использованием изготовленных самостоятельно бланков, которые должны обязательно содержать реквизиты типовых или специализированных форм.Вместе с тем согласно
п. 2 ст. 9 Закона о бухучете первичные учетные документы могут быть составлены на бумажных или машинных носителях и должны иметь следующие обязательные реквизиты:— название документа (формы);
— дату и место составления;
— название предприятия, от имени которого составлен документ;
— содержание и объем хозяйственной операции;
— единицу измерения хозяйственной операции;
— должности лиц, ответственных за осуществление хозяйственной операции и правильность ее оформления;
— личную подпись или другие данные, которые дают возможность идентифицировать лицо, принимавшее участие в осуществлении хозяйственной операции.
Закон о бухучете
не содержит требования об использовании предприятиями исключительно типовых форм первичных документов.Таким образом, в отличие от
Положения № 88, которое утверждено приказом Министерства финансов в 1995 году, Закон о бухучете, принятый Верховной Радой Украины в 1999 году, не включает код формы в обязательные реквизиты первичного документа.Исходя из изложенного,
можно прийти к выводу, что со вступлением в силу Закона о бухучете предприятия могут использовать в своей деятельности первичные документы не только типовых форм с кодами.Госстрой Украины также не настаивает на кодировке первичной документации.
В
пп. 2 и 7 раздела VII Методрекомендаций № 30 упоминается о кодировке первичных документов, подтверждающих расходы. Однако в письме Госстроя от 25.10.2004 г. № 8/1-1053 было признано, что такая кодировка документов не является обязательной.Более того, даже
Госкомстат признает, что в некоторых случаях применение типовых форм является неэффективным. Например, в письме Госкомстата от 04.12.2002 г. № 03-04-05/99 речь идет о типовой форме № М-23:«
Утвержденная приказом Минстата Украины от 21.06.96 № 193 типовая форма первичного учета № М-23 «Акт о расходе давальческих материалов» предназначена для учета материалов заказчика. Составление этой формы для списания материалов с материально ответственных лиц предприятий всех форм собственности является необязательным. Кроме того, следует отметить, что использование формы № М-23, не содержащей нормативных показателей, является нецелесообразным при осуществлении строительства с привлечением бюджетных средств или средств предприятий, учреждений и организаций государственной формы собственности, когда списание материалов с материально ответственных лиц производится на основании Государственных строительных норм Украины (ДБН)».Таким образом, орган, уполномоченный утверждать типовые документы и являющийся главным источником документального форматирования, не настаивает на их обязательности.
Это значит, что и в тех случаях, когда соответствующая типовая форма под определенную операцию существует, предприятия имеют право использовать другие документы, которые будут подтверждать такую операцию. И в таком случае реквизиты, перечисленные в
Законе о бухучете, следует рассматривать как минимально необходимые для того, чтобы признать легитимность этого документа.Следовательно, расходы предприятия могут подтверждаться такими документами, которые полностью соответствуют только требованиям, установленным п. 2 ст. 9 Закона о бухучете. Установление дополнительных требований к первичным документам считаем безосновательным
.
