Потеря документов
Как известно, даже пожар или затопление не освобождает строительную организацию от обязанности уплачивать налоги и сдавать отчетность. В результате этого крайне неприятного события могут пострадать не только материальные ценности предприятия, но и первичные документы бухгалтерии. Как действовать руководству предприятия в случае непреднамеренной порчи или утери первичной бухгалтерской документации, чтобы снизить негативные последствия?
Ответственность за организацию бухучета
и обеспечение фиксирования фактов осуществления всех хозяйственных операций в первичных документах, сохранение обработанных документов, регистров и отчетности в течение установленного срока, но не меньше трех лет, возлагается на руководителей предприятий (п. 3 ст. 8 Закона Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» от 16.07.99 г. № 996-XIV, далее — Закон о бухучете). Что касается штрафных санкций, то отсутствие первичных документов является нарушением порядка ведения бухгалтерского учета. Более того, утрата первичной документации может грозить лицу административной , финансовой, а в некоторых случаях и уголовной ответственностью. Итак, рассмотрим все по порядку.Прежде всего предприятию следует
установить причины и перечень утерянной документации, а после этого оно может приступать к восстановлению учетных данных. Действия субъекта хозяйствования в случае пропажи первичной документации оговорены п. 6.10 Положения о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденного приказом Министерства финансов Украины от 24.05.95 г. № 88 (далее — Положение № 88). Процедура восстановления документов состоит из следующих пошаговых этапов.1.
В случае пропажи или уничтожения первичных документов, учетных регистров и отчетов руководитель предприятия:— письменно
уведомляет об этом правоохранительные органы;— приказом назначает
комиссию для установления перечня отсутствующих документов и расследования причин их пропажи или уничтожения.В состав комиссии обычно входят работники бухгалтерии и специалисты, которые могут определить причины и последствия происшедшего: юрист, главный инженер, инженер по технике безопасности и др. Для участия в работе комиссии приглашаются работники следственных органов, охраны, государственного пожарного надзора и независимые эксперты (аудиторы, оценщики). Если должностные лица соответствующих государственных органов не будут привлечены к работе комиссии, то впоследствии может быть достаточно трудно документально подтвердить обстоятельства, исключающие вину предприятия и его должностных лиц в происшедшем.
Результаты работы комиссии оформляются
актом, который утверждается руководителем предприятия. В акте приводится перечень отсутствующих документов, описывается место происшествия, а также характер внешних повреждений. Кроме того, в акте необходимо указать лиц, ответственных за сохранность документов (это может быть главный бухгалтер, делопроизводитель и т. п.), и получить от них письменные объяснения. Копия акта в 10-дневный срок направляется органу, в сфере управления которого находится предприятие, а также государственной налоговой инспекции (п. 6.10 Положения № 88).Также о мерах, которые необходимо принять в случае утраты документации, шла речь в
письме Государственного комитета архивов Украины от 11.03.2002 г. № 01-197. В нем разъяснялось, что в случае неумышленного уничтожения документов или утери документов на предприятии следует принять меры, предусмотренные п.п. 4.5.4 Правил работы архивных подразделений органов государственной власти, местного самоуправления, предприятий, учреждений, организаций, утвержденных приказом Госкомархива Украины от 16.03.2001 г. № 16 (далее — Правила № 16). А в случае неумышленного уничтожения или утери документов физическим лицом — субъектом предпринимательской деятельности, не имеющим наемных работников, следует уведомить соответствующие контролирующие органы.В то же время нормы
п.п. 4.5.4 Правил № 16 касаются только случаев, когда на предприятии есть архивное подразделение. А создание такого подразделения является правом, но не обязанностью предприятия (ст. 32 Закона Украины «О Национальном архивном фонде и архивных учреждениях» от 24.12.93 г. № 3814-ХII). И все же к мнению Государственного комитета архивов лучше прислушаться и оформить соответствующие документы.2.
Предприятию нужно обратиться в обслуживающий банк. По запросу клиента банк предоставит выписку-реестр о проведенных операциях по расчетному счету (по поступлению и списанию средств) и копии платежных поручений. На основе полученных документов можно полностью восстановить бухгалтерский учет движения средств по расчетному счету, а также составить список контрагентов, расчеты с которыми осуществлялись через банк.3
. Кроме того, предприятие может обратиться ко всем своим покупателям и поставщикам с просьбой предоставить копии утраченных договоров, накладных, счетов, счетов-фактур, актов и т. п. Постоянные партнеры вряд ли откажут в помощи в подобной ситуации. Сложнее получить необходимые копии от разовых контрагентов. В некоторых случаях руководителю и главному бухгалтеру целесообразно съездить и лично договориться с руководством таких организаций о предоставлении копий требуемых документов.4.
Если контрагента найти не удается (например, его адрес изменился), то получить сведения о бывшем партнере можно, обратившись с запросом в статистические органы. Сведения, содержащиеся в Едином государственном реестре предприятий и организаций Украины (ЕГРПОУ), являются открытыми и общедоступными. В результате по письменному запросу можно получить выписку из ЕГРПОУ и узнать местонахождение своего бывшего партнера.5.
Предприятие также может обратиться в свою налоговую инспекцию с просьбой предоставить копии всех утерянных отчетов и налоговых деклараций. Но обязать инспекцию предоставить соответствующие копии нельзя, так как подобная обязанность для налоговых органов не установлена. Однако все же рекомендуем обратиться непосредственно к руководителю налоговой инспекции с письменным заявлением. При этом к заявлению целесообразно приложить подтверждающие документы и акт комиссии с перечнем утраченных документов и указанием причин их утраты.На основании полученных копий документов
предприятие восстанавливает оригиналы собственных исходящих первичных документов. Затем формируются журнал хозяйственных операций и регистры бухгалтерского и налогового учета. Если итоговые обороты в восстановленных регистрах совпадут с данными, отраженными в бухгалтерской отчетности и налоговых декларациях за соответствующие отчетные периоды, значит, бухгалтерский и налоговый учет полностью восстановлен. Если какие-то показатели не сходятся, работа по восстановлению недостающих документов подлежит продолжению. В конечном итоге предприятие должно попытаться полностью восстановить утраченную документацию, иначе ему может грозить ответственность за допущенное правонарушение.Заметим, что в сфере налогообложения
специальных нормативных документов, которые бы определяли действия налогоплательщиков в случае утраты подтверждающей документации, на сегодняшний день нет. Отдельные нормы на этот счет, в частности, содержатся в Законе Украины «О налогообложении прибыли предприятий» от 22.05.97 г. № 283/97-ВР (далее — Закон о налоге на прибыль).Так, при утрате первичной документации
в налоговом учете в целях сохранения права на валовые расходы налогоплательщику следует руководствоваться п.п. 5.3.9 Закона о налоге на прибыль. Согласно этому подпункту в случае утраты, уничтожения или порчи подтверждающих документов налогоплательщик имеет право письменно заявить об этом налоговому органу и предпринять меры, необходимые для восстановления таких документов. Письменное заявление должно быть направлено до/или вместе с декларацией по налогу на прибыль за отчетный период. При этом право на валовые расходы будет сохранено, если налогоплательщик восстановит подтверждающие документы до окончания следующего отчетного периода.В случае если
письменное заявление не подается налогоплательщиком в установленный срок и подтверждающие документы не восстановлены до окончания налогового периода, следующего за отчетным, не подтвержденные соответствующими документами расходы не признаются валовыми расходами и на сумму недоплаченного налога начисляется пеня в размере учетной ставки НБУ, увеличенной в 1,2 раза (п.п. 5.3.9 Закона о налоге на прибыль).О том, какие последствия утраты первичной документации, см. в таблице.
Последствия утраты первичной документации
| Вид нарушения | Размер штрафа | Нормативно-правовой акт | Кто штрафует |
| Административная ответственность | |||
| Отсутствие первичных документов | Штраф в размере от 8 до 15 ннмдг* (от 136 до 255 грн.) | Ст. 164-2 КоАП** | Органы государственной контрольно-ревизионной службы рассматривают дела и налагают штрафы ( ст. 234-1 КоАП) |
| Необеспечение надлежащего состояния первичного учета | Штраф в размере от 10 до 15 ннмдг (т. е. от 170 до 255 грн.) | Ст. 186-3 КоАП | Органы государственной статистики |
| Отсутствие налогового учета, нарушение руководителями или другими должностными лицами порядка ведения налогового учета | Штраф в размере от 5 до 10 ннмдг (т. е. от 85 до 170 грн.) | Ст. 163-1 КоАП | Протокол о нарушении составляют работники налоговых органов ( п. 1 ст. 255 КоАП). Штраф налагает суд (ст. 221 КоАП) |
| Небрежное хранение, порча, уничтожение, сокрытие, незаконная передача другому лицу документов Национального архивного фонда или документов, подлежащих внесению в него | Предупреждение или наложение штрафа на граждан от 3 до 7 ннмдг (т. е. от 51 до 119 грн.), при повторном и предупреждение или наложение штрафа на должностных лиц от 5 до 10 ннмдг (т. е. от 85 до 170 грн.) | Ст. 92-1 КоАП | Штраф налагает суд ( ст. 221 КоАП) |
| Финансовые (налоговые) санкции | |||
| Утрата первичной документации, подтверждающей правомерность отнесения затрат в состав валовых расходов, что в результате является занижением объекта налогообложения | На сумму недоплаченного налога начисляется пеня в размере учетной ставки НБУ, увеличенной в 1,2 раза | П.п. 5.3.9 Закона о налоге на прибыль | Налоговые органы |
| Включение в налоговый кредит сумм НДС, не подтвержденных соответствующими налоговыми накладными (таможенными декларациями, кассовыми чеками) | П.п. 7.4.5 Закона об НДС | ||
| Уголовная ответственность | |||
| Умышленное уничтожение, повреждение или укрывательство документов, совершенные из корыстных побуждений или в других личных интересах | Штраф от 50 ннмдг или ограничение свободы сроком до 3-х лет | Ст. 357 УК*** |
|
| * Не облагаемый налогом минимум доходов граждан, который равен 17 грн. ** Кодекс Украины об административных правонарушениях от 07.12.84 г. № 8073-Х. *** УК — Уголовный кодекс Украины от 05.04.2001 г. № 2341-III. | |||
Ирина Гладцинова, консультант-бухгалтер
