Теми статей
Обрати теми

Втрата документів

Редакція ББ
Відповідь на запитання

втрата документів

 

Як відомо, навіть пожежа або затоплення не звільняє будівельну організацію від обов'язку сплачувати податки та здавати звітність. У результаті цієї вкрай неприємної події можуть постраждати не тільки матеріальні цінності підприємства, а й первинні документи бухгалтерії. Як діяти керівництву підприємства в разі ненавмисного псування або втрати первинної бухгалтерської документації, щоб зменшити негативні наслідки?

 

Відповідальність за організацію бухобліку та

забезпечення фіксування фактів здійснення всіх господарських операцій у первинних документах, збереження оброблених документів, регістрів та звітності протягом установленого строку, але не менше трьох років, покладається на керівників підприємств (п. 3 ст. 8 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.99 р. № 996-XIV, далі — Закон про бухоблік). Щодо штрафних санкцій, то відсутність первинних документів є порушенням порядку ведення бухгалтерського обліку. Більше того, утрата первинної документації може загрожувати особі адміністративною, фінансовою, а в деяких випадках і кримінальною відповідальністю. Отже, розглянемо все за порядком.

Насамперед підприємству слід

установити причини та перелік загубленої документації, а після цього воно може приступати до відновлення облікових даних. Дії суб'єкта господарювання в разі зникнення первинної документації застережено п. 6.10 Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 24.05.95 р. № 88 (далі — Положення № 88). Процедура відновлення документів складається з таких покрокових етапів.

1.

У разі пропажі або знищення первинних документів, облікових регістрів та звітів керівник підприємства:

— письмово

повідомляє про це правоохоронні органи;

— наказом призначає

комісію для встановлення переліку відсутніх документів та розслідування причин їх пропажі або знищення.

До складу комісії зазвичай входять працівники бухгалтерії та фахівці, які можуть визначити причини та наслідки того, що сталося: юрист, головний інженер, інженер з техніки безпеки та ін. Для участі в роботі комісії запрошуються працівники слідчих органів, охорони, державного пожежного нагляду та незалежні експерти (аудитори, оцінювачі). Якщо посадових осіб відповідних державних органів не буде залучено до роботи комісії, то згодом може бути досить важко документально підтвердити обставини, що виключають провину підприємства та його посадових осіб у тому, що сталося.

Результати роботи комісії оформляються

актом, який затверджується керівником підприємства. В акті наводиться перелік відсутніх документів, описується місце події, а також характер зовнішніх пошкоджень. Крім того, в акті необхідно зазначити осіб, відповідальних за збереження документів (це може бути головний бухгалтер, діловод тощо), та отримати від них письмові пояснення. Копія акта в 10-денний строк направляється органу, у сфері управління якого знаходиться підприємство, а також державній податковій інспекції (п. 6.10 Положення № 88).

Також про заходи, яких необхідно вжити в разі втрати документації, ішлося в

листі Державного комітету архівів України від 11.03.2002 р. № 01-197. У ньому роз'яснювалося, що в разі ненавмисного знищення документів або втрати документів на підприємстві слід ужити заходів, передбачених п.п. 4.5.4 Правил роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ, організацій, затверджених наказом Держкомархіву України від 16.03.2001 р. № 16 (далі — Правила № 16). А в разі ненавмисного знищення або втрати документів фізичною особою — суб'єктом підприємницької діяльності, що не має найманих працівників, слід повідомити відповідні контролюючі органи.

Водночас норми

п.п. 4.5.4 Правил № 16 стосуються тільки випадків, коли на підприємстві є архівний підрозділ. А створення такого підрозділу є правом, а не обов'язком підприємства (ст. 32 Закону України «Про Національний архівний фонд та архівні установи» від 24.12.93 р. № 3814-ХII). Та все ж до думки Державного комітету архівів краще прислухатися та оформити відповідні документи.

2.

Підприємству потрібно звернутися до обслуговуючого банку. На запит клієнта банк надасть виписку-реєстр про проведені операції за розрахунковим рахунком (щодо надходження та списання коштів) та копії платіжних доручень. На основі отриманих документів можна повністю відновити бухгалтерський облік руху коштів за розрахунковим рахунком, а також скласти список контрагентів, розрахунки з якими здійснювалися через банк.

3

. Крім того, підприємство може звернутися до всіх своїх покупців та постачальників з проханням надати копії втрачених договорів, накладних, рахунків, рахунків-фактур, актів тощо. Постійні партнери навряд чи відмовлять у допомозі в подібній ситуації. Складніше отримати необхідні копії від разових контрагентів. У деяких випадках керівнику та головному бухгалтеру доцільно з'їздити та особисто домовитися з керівництвом таких організацій про надання копій необхідних документів.

4.

Якщо контрагента знайти не вдається (наприклад, його адреса змінилася), то отримати відомості про колишнього партнера можна, звернувшись із запитом до статистичних органів. Відомості, що містяться в Єдиному державному реєстрі підприємств та організацій України (ЄДРПОУ), є відкритими і загальнодоступними. У результаті на письмовий запит можна отримати виписку з ЄДРПОУ та дізнатися місцезнаходження свого колишнього партнера.

5.

Підприємство також може звернутися до своєї податкової інспекції з проханням надати копії всіх загублених звітів та податкових декларацій. Але зобов'язати інспекцію надати відповідні копії не можна, оскільки подібний обов'язок для податкових органів не встановлено. Однак усе ж таки рекомендуємо звернутися безпосередньо до керівника податкової інспекції з письмовою заявою. При цьому до заяви доцільно додати підтверджуючі документи та акт комісії з переліком утрачених документів та зазначенням причин їх втрати.

На підставі отриманих копій документів підприємство відновлює оригінали власних вихідних первинних документів

. Потім формуються журнал господарських операцій і регістри бухгалтерського та податкового обліку. Якщо підсумкові обороти у відновлених регістрах збігатимуться з даними, відображеними в бухгалтерській звітності та податкових деклараціях за відповідні звітні періоди, це означатиме, що бухгалтерський та податковий облік повністю відновлено. Якщо якісь показники не збігаються, робота з відновлення документів, яких не вистачає, підлягає продовженню. Зрештою підприємство повинне спробувати повністю відновити втрачену документацію, інакше йому може загрожувати відповідальність за допущене правопорушення.

Зауважимо: у сфері оподаткування

спеціальних нормативних документів, які б визначали дії платників податків у разі втрати підтверджуючої документації, на сьогодні немає. Окремі норми щодо цього, зокрема, містяться в Законі України «Про оподаткування прибутку підприємств» від 22.05.97 р. № 283/97-ВР (далі Закон про податок на прибуток).

Так, при втраті первинної документації

в податковому обліку з метою збереження права на валові витрати платнику податків слід керуватися п.п. 5.3.9 Закону про податок на прибуток. Згідно з цим підпунктом у разі втрати, знищення або псування підтверджуючих документів платник податків має право письмово заявити про це податковому органу та вжити заходів, необхідних для відновлення таких документів. Письмову заяву має бути направлено до/або разом із декларацією з податку на прибуток за звітний період. При цьому право на валові витрати буде збережено, якщо платник податків відновить підтверджуючі документи до закінчення наступного звітного періоду.

Якщо

письмова заява не подається платником податків у встановлений строк та підтверджуючі документи не відновлено до закінчення податкового періоду, наступного за звітним, не підтверджені відповідними документами витрати не визнаються валовими витратами і на суму недоплаченого податку нараховується пеня в розмірі облікової ставки НБУ, збільшеної в 1,2 раза (п.п. 5.3.9 Закону про податок на прибуток).

Наслідки втрати первинної документації див. у таблиці.

 

Наслідки втрати первинної документації

Вид порушення

Розмір штрафу

Нормативно-правовий акт

Хто накладає штраф

Адміністративна відповідальність

Відсутність первинних документів

Штраф у розмірі від 8 до 15 нмдг* (від 136 до 255 грн.)

Ст. 1642 КпАП**

Органи державної контрольно-ревізійної служби розглядають справи та накладають штрафи (ст. 2341 КпАП)

Незабезпечення належного стану первинного обліку

Штраф у розмірі від 10 до 15 нмдг (тобто від 170 до 255 грн.)

Ст. 1863 КпАП

Органи державної статистики

Відсутність податкового обліку, порушення керівниками чи іншими посадовими особами порядку ведення податкового обліку

Штраф у розмірі від 5 до 10 нмдг (тобто від 85 до 170 грн.)

Ст. 1631 КпАП

Протокол про порушення складають працівники податкових органів (п. 1 ст. 255 КпАП). Штраф накладає суд (ст. 221 КпАП)

Недбале зберігання, псування, знищення, приховування, незаконна передача іншій особі документів Національного архівного фонду або документів, що підлягають внесенню до нього

Попередження або накладення штрафу на громадян від 3 до 7 нмдг (тобто від 51 до 119 грн.), чи попередження або накладення штрафу на посадових осіб від 5 до 10 нмдг (тобто від 85 до 170 грн.)

Ст. 921 КпАП

Штраф накладає суд (ст. 221 КпАП)

Фінансові (податкові) санкції

Втрата первинної документації, яка підтверджує правомірність віднесення витрат до складу валових, що в результаті є заниженням об'єкта оподаткування

На суму недоплаченого податку нараховується пеня в розмірі облікової ставки НБУ, збільшеної в 1,2 раза

П.п. 5.3.9 Закону про податок на прибуток

Податкові органи

Включення до податкового кредиту сум ПДВ, які не підтверджено відповідними податковими накладними (митними деклараціями, касовими чеками)

П.п. 7.4.5 Закону про ПДВ

Кримінальна відповідальність

Умисне знищення, пошкодження або приховування документів, учинені з корисливих мотивів або в інших особистих інтересах

Штраф від 50 нмдг або обмеження волі строком до 3 років

Ст. 357 КК***

 

* Неоподатковуваний мінімум доходів громадян, що дорівнює 17 грн.

** Кодекс України про адміністративні правопорушення від 07.12.84 р. № 8073-Х.

*** КК — Кримінальний кодекс України від 05.04.2001 р. № 2341-III.

 

App
Завантажуйте наш мобільний додаток Factor

© Factor.Media, 1995 -
Всі права захищені

Використання матеріалів без узгодження з редакцією заборонено

Ознайомитись з договором-офертою

Приєднуйтесь
Адреса
м. Харків, 61002, вул. Сумська, 106а
Ми приймаємо
ic-privat ic-visa ic-visa

Ми використовуємо cookie-файли, щоб зробити сайт максимально зручним для вас та аналізувати використання наших продуктів та послуг, щоб збільшити якість рекламних та маркетингових активностей. Дізнатися більше про те, як ми використовуємо ці файли можна тут.

Дякуємо, що читаєте нас Увійдіть і читайте далі