Командировочные, или надбавки за разъездной характер работы
Олег Дьяконов, бухгалтер-эксперт
Одна из специфических черт строительной отрасли состоит в том, что работникам длительное время приходится находиться вне места основной работы, а это сопряжено с дополнительными расходами для предприятия. Как же лучше оформить в учете такие допвыплаты? Об этом пойдет речь в сегодняшней статье.
ДОКУМЕНТЫ СТАТЬИ
КЗоТ
— Кодекс законов о труде Украины от 10.12.71 г.КоАП
— Кодекс Украины об административных правонарушениях от 07.12.84 г. № 8073-X.Закон об оплате труда
— Закон Украины «Об оплате труда» от 24.03.95 г. № 108/95-ВР.Закон о налоге на прибыль
— Закон Украины «О налогообложении прибыли предприятий» в редакции от 22.05.97 г. № 283/97-ВР.Закон о бухучете
— Закон Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» от 16.07.99 г. № 996-XIV.Закон об НДФЛ
— Закон Украины «О налоге с доходов физических лиц» от 22.05.2003 г. № 889-IV.Закон № 1058
— Закон Украины «Об общеобязательном государственном пенсионном страховании» от 09.07.2003 г. № 1058-IV.Закон о колдоговорах
— Закон Украины «О коллективных договорах и соглашениях» от 01.07.99 г. № 3356-XII.Закон № 1545
— Закон Украины «О порядке временного действия на территории Украины отдельных актов законодательства Союза ССР» от 12.09.91 г. № 1545-XII.Указ № 436
— Указ Президента Украины «О применении штрафных санкций за нарушение норм по регулированию обращения наличности» от 12.06.95 г. № 436/95.Постановление № 663
— постановление КМУ «О нормах возмещения командировочных расходов в пределах Украины и за границу» от 23.04.99 г. № 663.Положение № 637
— Положение о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденное постановлением Правления НБУ от 15.12.2004 г. № 637.Инструкция № 59
— Инструкция о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденная приказом МФУ от 13.03.98 г. № 59.Инструкция № 5
— Инструкция по статистике заработной платы, утвержденная приказом Госкомстата от 13.01.2004 г. № 5.Постановление № 490
— постановление КМУ «О надбавках (полевом обеспечении) к тарифным ставкам и должностным окладам работников, направленных для выполнения монтажных, наладочных, ремонтных и строительных работ, и работников, работа которых выполняется вахтовым методом, постоянно проводится в пути или имеет разъездной (передвижной) характер» от 31.03.99 г. № 490.Основные положения о вахтовом методе
— Основные положения о вахтовом методе организации работ, утвержденные постановлением Госкомитета СССР по труду и социальным вопросам от 31.12.87 г. № 794/33-82.Положение о надбавках за разъездной характер работ в строительстве
— постановление Госкомтруда и Секретариата ВЦСПС «Об утверждении положения о выплате надбавок, связанных с передвижным и разъездным характером работ в строительстве» от 01.06.89 г. № 169/10-87.
Когда применяются надбавки за разъездной характер труда
Основным нормативным документом, регламентирующим особенности применения надбавок за разъездной характер труда (полевого обеспечения), на сегодняшний день является
постановление № 490. Исходя из п. 1 указанного документа такие надбавки могут быть установлены к должностным окладам следующих категорий работников:1) направленных для выполнения монтажных, наладочных, ремонтных и строительных работ;
2) работа которых выполняется вахтовым методом;
3) работа которых постоянно проводится в пути или имеет разъездной (передвижной) характер.
С составом первой группы лиц вопросов, как правило, не возникает, а вот остальные категории работников нуждаются в пояснениях, поскольку в
постановлении № 490 они не детализируются. Этот пробел постарались восполнить официальные органы. Так, ГНАУ в письме от 30.07.2004 г. № 6415/6/17-3116 высказала мнение, что понятие «вахтовый метод» организации работ, порядок его применения и перечень предприятий, на которых он может применяться, определены Основными положениями о вахтовом методе, которые в соответствии с Законом № 1545 действуют до сих пор.Вместе с тем надо признать, что терминология этого документа заметно устарела, так как разрабатывался он еще во времена «развитого социализма», поэтому его остается воспринимать сквозь призму современных реалий.
В
Основных положениях о вахтовом методе он определен как: «особая форма организации работ, основанная на использовании трудовых ресурсов вне места их постоянного жительства при условии, когда не может быть обеспечено ежедневное возвращение работников к месту постоянного проживания. Работа организуется по специальному режиму труда, как правило, при суммированном учете рабочего времени, а межвахтовый отдых предоставляется в местах постоянного жительства».Согласно
Основным положениям о вахтовом методе запись о вахтовом методе вносится в графу «Сведения о работе» трудовой книжки работника.Что относится к работам, имеющим разъездной (передвижной) характер, разъяснило
Минтруда в своих письмах1, с чем согласились и представители налогового ведомства2.1 Письма Минтруда Украины от 13.09.2006 г. № 905/13/84-06, от 17.11.2006 г. № 307/13/133-06, от 27.01.2008 г. № 5/13/116-08.
2 Работникам ремонтно-строительного цеха можно устанавливать надбавку за разъездной характер работ // «Вестник налоговой службы Украины», 2008, № 18-19.
По мнению этих органов, в данной части необходимо руководствоваться
Положением о надбавках за разъездной характер работ в строительстве, при этом МФУ отмечает, что: «разъездной характер работ предусматривает выполнение работ на объектах, расположенных на значительном расстоянии от места размещения организации, в связи с поездками в нерабочее время от места нахождения организации (сборного пункта), до места работы на объекте и обратно, что составляет не менее двух-трех часов в день». И если лицо постоянно находится вне места работы в рабочее время, надбавки за разъездной характер труда ему не полагаются (письмо Минтруда от 27.01.2008 г. № 5/13/116-08).Строительные предприятия в вышеприведенных документах упомянуты в числе лиц, которые могут устанавливать надбавки как за вахтовый метод работы, так и за передвижной характер труда. Впрочем, эти надбавки могли бы быть применены в любом случае, поскольку согласно
ст. 15 Закона об оплате труда и ст. 97 КЗоТ предприятия самостоятельно устанавливают формы и системы оплаты труда, нормы труда, расценки, тарифные сетки, ставки, схемы должностных окладов, а также условия введения и размеры надбавок, доплат, премий, вознаграждений и прочих поощрительных, компенсационных и гарантийных выплат в коллективных договорах с обязательным соблюдением норм и гарантий, предусмотренных законодательством, генеральным и отраслевым соглашениями.То есть данный вопрос оставлен на усмотрение предприятия, которое вправе самостоятельно установить, применять ему надбавки за разъездной характер труда при соблюдении соответствующих условий или нет. Это подтверждает Минтруда1 и налоговики2.
1 Письма Минтруда Украины от 13.09.2006 г. № 905/13/84-06, от 17.11.2006 г. № 307/13/133-06, от 27.01.2008 г. № 5/13/116-08.
2 Работникам ремонтно-строительного цеха можно устанавливать надбавку за разъездной характер работ // «Вестник налоговой службы Украины», 2008, № 18-19.
Надбавки за разъездной характер и суточные при командировках — можно ли применять одновременно?
Мы считаем, что одновременное использование надбавок за разъездной характер и командировочных вряд ли возможно.
В отношении работы вахтовым методом в
Основных положениях о вахтовом методе прямо указывается на то, что она не является командировкой.Применительно к работе, которая постоянно проводится в пути или имеет разъездной (передвижной) характер, в
Инструкции № 59 говорится следующее: «служебные поездки работников, постоянная работа которых проводится в пути или имеет разъездной (передвижной) характер, не считаются командировками, если иное не предусмотрено законодательством, коллективным договором, трудовым договором (контрактом) между работником и собственником (или уполномоченным им лицом)». То есть по Инструкции № 59 в общем случае «передвижная» работа не является командировкой, однако если она таковой определена в колдоговоре или трудовом договоре (контракте), она может считаться командировкой.Между тем это не означает, что лицо может одновременно получить и надбавку за разъездной характер труда, и суточные. Если исходить из сути выплаты такой надбавки, то, как справедливо заметило
Минтруда в письмах от 13.09.2006 г. № 905/13/84-06, от 17.11.2006 г. № 307/13/133-06, она устанавливается работникам в целях компенсации повышенных расходов, связанных с частой передислокацией организации или оторванностью от постоянного места жительства.С этой же целью выплачиваются и суточные (
ст. 121 КЗоТ), в связи с чем в постановлении № 490 предельные размеры надбавок установлены в привязке к нормам расходов для суточных. И поскольку двойной компенсации работнику понесенных расходов законодательство не предусматривает, предприятие может поступить с вышеуказанными расходами так:— либо установить соответствующему кругу лиц надбавку за разъездной характер труда, но тогда не считать их поездки командировками и не выплачивать суточные;
— либо считать поездки командировками, но тогда не выплачивать лицам надбавки за разъездной характер труда.
На то, что при выплате надбавок за разъездной характер труда служебные поездки работников не считаются командировкой и работникам выплачивается только один вид компенсации, неоднократно обращал внимание Минфин3. С этим соглашаются и налоговые органы4.
3 См письма МФУ от 19.04.2004 г. № 31-03173-07-7/6515, от 29.04.2005 г. № 31-03173-03-29/8103, от 10.08.2006 г. № 31-26030-13-10/16898, от 03.10.2007 г. № 31-18030-07-10/20122.
4 Особенности командировки в пределах Украины // «Вестник налоговой службы Украины», 2007, № 27.
А как быть, если предприятие все же выплатило работнику двойную компенсацию? В этом случае развитие событий будет зависеть от волеизъявления собственника предприятия. В частности, он может излишне выплаченную сумму либо удержать из зарплаты работника, либо представить ее как-то иначе, например, как премию, подарок, материальную помощь и т. п. И поскольку от этого напрямую будет зависеть налогообложение, соответствующее решение собственника лучше оформить документально, например приказом по предприятию. Если же из документов не будет видно, как именно следует интерпретировать «лишнюю» компенсацию, контролирующие органы, по всей видимости, причислят ее для целей налогообложения к подарку.
Заметим также, что в отличие от суточных расходы на проезд к месту назначения и обратно, а также на наем жилого помещения компенсируются работникам в порядке, определенном для командировок и в тех случаях, когда им выплачиваются надбавки за разъездной характер работы (
п. 3 постановления № 490).
Надбавки за разъездной характер — порядок оформления и выплаты
Где фиксируется условие о введении надбавок за разъездной характер?
Исходя из требований ст. 15 Закона об оплате труда, ст. 97 КЗоТ и постановления № 490 в оптимальном варианте перечень должностей работников, которым полагается выплата надбавок за разъездной характер, должен быть указан в коллективном договоре предприятия, на что неоднократно обращали внимание официальные органы5. Эти сведения желательно указать в разделе «Оплата труда» колдоговора. Заметим, что такие действия важно провести и для целей налогообложения.5 См. письма Минтруда Украины от 17.11.2006 г. № 307/13/133-06, от 13.09.2006 г. № 905/13/84-06, письма МФУ от 19.04.2004 г. № 31-03173-07-7/6515, от 29.04.2005 г. № 31-03173-03-29/8103.
Однако если в силу каких-то причин коллективный договор на предприятии не заключался6, этот вопрос можно согласовать с избранным органом первичной профсоюзной организации, а при его отсутствии — с другим уполномоченным на представительство органом (
ст. 97 КЗоТ, ст. 15 Закона об оплате труда). Тогда составляются другие документы, в которых фиксируется волеизъявление сторон по поводу введения на предприятии надбавок за разъездной характер, в частности соглашения, положения о выплате надбавок за разъездной характер труда (полевого обеспечения).6 Обращаем внимание на то, что за уклонение от заключения коллективного договора предусмотрена ответственность по ст. 17 Закона о колдоговорах в размере до 10 не облагаемых налогом минимумов доходов граждан (до 170 грн.), по ст. 41 (1) КоАП от 3 до 10 ннмдг (от 51 до 170 грн.). Коллективный договор подлежит уведомительной регистрации в райгосадминистрации (Положение о порядке уведомительной регистрации отраслевых и региональных соглашений, коллективных договоров, утвержденное постановлением КМУ от 05.04.94 г. № 225), однако отсутствие регистрации не влияет на его легитимность (ст. 9 Закона о колдоговорах). Поэтому лучше иметь незарегистрированный колдоговор, чем не иметь его вообще.
Инструкцией № 59
также предусмотрен вариант, при котором запись о введении надбавок за разъездной характер труда указывается в трудовом договоре (соглашении, контракте) с работником. Но в этом случае желательно зафиксировать перечень должностей дополнительно в каком-нибудь распорядительном документе по предприятию, например, в приказе о введении таких надбавок.Если же ни одно из вышеуказанных действий проведено не будет, поездки работников будут расцениваться как командировки7.
7 См. письмо МФУ от 29.04.2005 г. № 31-03173-03-29/8103, консультацию в газете «Налоговый, банковский, таможенный консультант», 2006, № 21.
В каком размере выплачиваются надбавки за разъездной характер?
Этот вопрос регламентируется постановлением № 490, согласно которому такие надбавки выплачиваются в размерах, предусмотренных:— коллективными договорами;
— по согласованию с заказчиком.
Последний вариант определения надбавки, очевидно, обусловлен тем, что они могут быть включены в инвесторскую сметную документацию (см.
письмо Минстроя от 24.05.2006 г. № 10/8-506).В то же время мы считаем, что в тех случаях, когда размер надбавок установлен в колдоговоре, независимо от
согласования с заказчиком они не должны выплачиваться в меньшем размере, чем указан в колдоговоре. Связано это с требованиями ст. 97 КЗоТ, в соответствии с которыми «собственник или уполномоченный им орган или физическое лицо не имеет права в одностороннем порядке принимать решения по вопросам оплаты труда, которые ухудшают условия, установленные законодательством, соглашениями, коллективными договорами».А вот в большую сторону по согласованию с заказчиком сумму надбавок при желании пересмотреть возможно.
Однако следует учесть, что в
постановлении № 490 указан предельный размер надбавок (полевого обеспечения), который за день не может превышать предельных размеров расходов, установленных для командировок в пределах Украины.При этом в тех случаях, когда работа постоянно проводится в пути или имеет разъездной характер за пределами Украины, предельные размеры надбавок не могут превышать 80 процентов предельных норм суточных расходов, установленных для командировок за границу (
п. 2 постановления № 490). Правда, эта норма сформулирована не совсем удачно. Так, в ней указана только одна группа лиц, которым могут быть установлены надбавки за разъездной характер, а лица, направленные для выполнения монтажных, наладочных, ремонтных и строительных работ, и лица, работа которых выполняется вахтовым методом, не приведены.В итоге возможны три варианта интерпретации этого «пробела» в отношении данных лиц:
1) по аналогии с лицами, работа которых постоянно проводится в пути или имеет разъездной характер, предельный размер надбавок для них также ограничен суммой 80 процентов суточных за границу;
2) на них распространяется общее ограничение предельного размера надбавок из
п. 1 постановления № 490 в отношении командировок в Украине, в том числе и при работе за границей;3) ограничения в размере надбавок при работе за границей для них не установлены.
Мы считаем, что исходя из системного прочтения законодательства наиболее приемлемым является первый вариант интерпретации.
По аналогии с суточными надбавки за разъездной характер труда должны выплачиваться только за те дни работы, при которых работник пребывал вне нахождения предприятия, что, собственно, следует из ограничений предельных размеров надбавок, предусмотренных
постановлением № 490. То есть фактически определяются те же суточные, но только в размере, установленном на предприятии.Особое внимание при этом следует уделить работе за границей, когда лицо до момента пересечения таможенной территории Украины некоторое время пребывает на территории Украины. Как и для суточных, для надбавок за разъездной характер труда их размер определяется по
Инструкции № 59 отдельно за время нахождения на территории Украины и за ее пределами.каких-либо отличительных сроков выплаты полевого обеспечения нормативные акты не предусматривают, поэтому, по нашему мнению, они могут выплачиваться одновременно с заработной платой работника.
Документы, предоставляемые работником для выплаты надбавок.
Отдельных документов, на основании которых начисляются и выплачиваются надбавки за разъездной характер труда, нормативными актами не предусмотрено. Поэтому в принципе предприятие может их начислить на основании колдоговора и без документации.Однако для правильного определения размера надбавок первичные документы все же необходимы, поскольку прежде всего нужно рассчитать, за сколько дней следует выплачивать надбавку. Но если при командировках необходимые сведения можно почерпнуть из авансового отчета работника, к которому прилагается командировочное удостоверение, то при выплате надбавок поездки работников не считаются командировками, в связи с чем командировочные удостоверения на них не оформляются.
Так как особой формы первичной документации для ситуаций с выплатой надбавок не предусмотрено, по нашему мнению, предприятия могут разработать ее по своему усмотрению. За образец можно принять ту же форму командировочного удостоверения, в которой предусмотреть все обязательные реквизиты первичного документа из
ст. 9 Закона о бухучете, а именно:— название документа;
— дату и место составления;
— название предприятия, от имени которого составлен документ;
— содержание и объем операции, единицу измерения хозяйственной операции;
— должности лиц, ответственных за осуществление хозяйственной операции и правильность ее оформления;
— личную подпись и другие данные, которые могут идентифицировать лицо, принимавшее участие в осуществлении хозяйственной операции.
В принципе можно использовать для этих целей и командировочное удостоверение, однако это бывает не всегда удобно, поскольку контролирующие органы предъявляют повышенные требования к его заполнению (подробнее это рассмотрено ниже).
Авансовый отчет работнику и при выплате надбавок, как правило, приходится предоставлять, так как на основании этого документа ему компенсируются расходы на проезд и проживание. Особый вопрос при этом возникает со сроками предоставления авансового отчета, которые применительно к расходам, связанным с нахождением работников вне места основной работы, установлены в
Законе об НДФЛ и Положении № 637 только для командировок. Мы считаем, что в этом случае также уместна аналогия со сроками для командировок. То есть при выплате надбавок авансовый отчет следует предоставить до окончания третьего банковского дня, следующего за днем, в котором работник прибыл на предприятие с объекта (п.п. 9.10.2 Закона об НДФЛ).
Налоговый учет надбавок за разъездной характер труда
В соответствии с
п. 3.16 Инструкции № 5 надбавки (полевое обеспечение) не включаются в фонд оплаты труда. Но при этом следует учесть, что суммы, выплаченные при выполнении работ вахтовым методом в размере тарифной ставки (оклада, должностного оклада) за дни пребывания в пути к местонахождению предприятия (пункта сбора) — места работы и обратно, предусмотренные графиком работы на вахте, а также за дни задержки работников в дороге из-за метеорологических условий и по вине транспортных средств включаются в фонд дополнительной заработной платы (п.п. 2.2.6 Инструкции № 5). То есть такие расходы необходимо учитывать отдельно.
Налог с доходов физических лиц.
Так как полевое обеспечение не является расходами на командировку, оно не подпадет под освобождение от налога с доходов по п.п. 4.3.2 Закона об НДФЛ, в соответствии с которым не облагается сумма средств, полученных плательщиком налога на командировку или под отчет с учетом норм п. 9.10 этого Закона.По этой причине, с нашей точки зрения, данные выплаты подлежат обложению налогом с доходов на общих основаниях по
п.п. 4.2.1 Закона об НДФЛ как прочие выплаты и вознаграждения, начисленные (выплаченные) плательщику налога в соответствии с условиями трудового договора.Между тем налоговые органы довольно длительное время придерживалась иной позиции по данному вопросу и предписывали надбавки за разъездной характер труда налогом с доходов не облагать на основании того, что эти выплаты не входят в фонд оплаты труда8. Однако такая аргументация не выдерживает критики, поскольку по
Закону об НДФЛ налогообложению подлежат и выплаты, не включаемые в понятие заработной платы.8 См. письма ГНАУ от 08.06.2004 г. № 4528/6/17-3116, от 25.05.2004 г. № 5131/5/17-3116, от 25.05.2004 г. № 9407/7/17-3117.
Впоследствии ГНАУ в своем
письме от 30.07.2004 г. № 6415/6/17-3116 указала на то, что освобождение от налога с доходов распространяется только на выплаты, связанные с работой по вахтовому методу, а надбавки за разъездной характер работ, выплачиваемые лицам при иных условиях, облагаются налогом с доходов физических лиц на общих основаниях как доходы, получаемые работниками в соответствии с условиями трудового договора в виде заработной платы.Последняя позиция контролирующих органов по этому вопросу состоит в том, что для неудержания налога с доходов должны соблюдаться такие условия9:
— надбавки за разъездной характер работ должны быть указаны в коллективном, трудовом договоре (контракте) как командировочные расходы;
— поездки работников должны оформляться как командировки.
9 См. письма ГНАУ от 04.03.2005 г. № 1925/6/17-3116, от 09.09.2006 г. № 10109/6/17-0716, № 16847/7/17-0717, от 14.05.2007 г. № 4639/6/17-0716, от 21.05.2007 г. № 4890/6/17-0716, № 10029/7/17-0717, от 10.09.2008 г. № 17-0718/2714, консультацию в журнале «Вестник налоговой службы Украины», 2008, № 40, «Сумма надбавок за разъездной характер работы облагается в составе месячной заработной платы на общих основаниях».
Однако, как отмечалось выше, в этом случае поездки работников и являются командировками, т. е. ГНАУ фактически отказала в освобождении от НДФЛ надбавок за разъездной характер труда.
Таким образом, сейчас каких-либо оснований для освобождения этих выплат нет.
Взносы в Пенсионный фонд и соцстрах
. Как известно, по Закону № 1058 страховые взносы начисляются на суммы фактических расходов на оплату труда работников, которые включают расходы на выплату основной, дополнительной заработной платы, прочих поощрительных и компенсационных выплат. Но поскольку надбавки за разъездной характер не включаются в фонд оплаты труда, пенсионные взносы на них не начисляются и не удерживаются, что подтверждает и ПФУ в письме от 02.04.2004 г. № 3196/04.По этой же причине они не облагаются и прочими соцстраховскими взносами.
Налог на прибыль.
Надбавки за разъездной характер труда включаются в состав валовых расходов предприятия на основании п.п. 5.6.1 Закона о налоге на прибыль как выплаты, установленные по договоренности сторон.
Бухгалтерский учет надбавок за разъездной характер труда
В соответствии с
Инструкцией № 291 выплаты, которые не включаются в фонд оплаты труда, отражаются на субсчете 663 «Расчеты по прочим выплатам», на котором, по нашему мнению, следует показывать и надбавки за разъездной характер труда.Между тем оплату прочих расходов, связанных с нахождением работника вне основного места работы (расходы на нfем жилья, проезд и т. д.), по аналогии с командировочными расходами следует учитывать на субсчете 372 «Расчеты с подотчетными лицами».
Суточные или надбавки за разъездной характер труда — на чем остановить выбор?
По итогам рассмотрения основных моментов, связанных с оформлением и учетом надбавок за разъездной характер труда, можно заключить, что с позиции налогообложения более выгоден вариант начисления суточных, которые как расходы на командировку не облагаются налогом с доходов физических лиц.
Однако ведение предпринимательской деятельности сопровождается различными нюансами, которые нужно учитывать при принятии решения о целесообразности введения таких надбавок.
Остановимся на основных моментах, которые могут оказать влияние на данную процедуру.
Размер расходов
. Как известно, сейчас строительная отрасль (и не только она) переживает не лучшие времена, поэтому стороны стараются сэкономить на расходах, в том числе и связанных с оплатой труда.В этом вопросе более выигрышным выглядит вариант с оформлением надбавок за разъездной характер, поскольку суточные жестко регламентированы и выплачивать их в размере меньшем, чем установлен в
постановлении № 663, нельзя. За данное нарушение могут наложить административный штраф по ст. 41 КоАП от 30 до 100 ннмдг (от 510 грн. до 1700 грн.).А вот надбавки по колдоговору могут устанавливаться в рамках предельного размера в любой сумме. Конечно, на очень низкие выплаты работники могут не согласиться, но с учетом тяжелого финансового состояния предприятия можно достичь договоренности о сниженном размере надбавок, что особенно актуально при командировании в страны ближнего зарубежья.
Кроме того нужно учесть, что согласно
Инструкции № 59 при оформлении командировок зарплата выплачивается исходя из среднего заработка и иного варианта выплаты, скажем, по сдельной форме, законодательство не предусматривает.В то же время при установлении режима выплаты надбавок за разъездной характер труда предприятие вправе начислять заработную плату данным лицам в общем порядке, в том числе сдельную, повременную и т. д. Да и срок, в течение которого выплачиваются надбавки за разъездной характер труда, ничем не ограничивается. Таким образом, за счет этого тоже можно варьировать размером расходов на оплату труда.
Порядок оформления выплат.
Многим бухгалтерам известны неприятности, которые связаны с компенсацией расходов на командировку.В частности, по
Инструкции № 59 предприятие обязано обеспечить работника авансом на командировку, в том числе оплатить и суточные, что неоднократно подчеркивали официальные органы (см. письма МФУ от 19.04.2004 г. № 31-03173-07-7/6515, от 20.08.2004 г. № 31-03173-07/15222, от 06.12.2005 г. № 31-18030-07-10/26217, от 05.03.2007 г. № 31-18030-07-29/4504). Несоблюдение этого условия может свидетельствовать о нарушении законодательства о труде (письма МФУ от 28.02.2003 г. № 041-407-97/11-15565/11-14191, от 05.03.2007 г. № 31-18030-07-29/4504), за что также может быть наложено административное взыскание по ст. 41 КоАП (письмо МФУ от 19.04.2004 г. № 31-03173-07-7/6515).Если в процессе командировки возникает необходимость проведения дополнительных выплат, возникает другая проблема — согласно
Положению № 637 предприятие не может выплатить денежные средства без подачи отчета по предварительно выданным средствам. В противном случае на предприятие может быть наложен штраф по Указу № 436 в размере в размере 25 % выданных под отчет сумм за выдачу наличных средств без полного отчета по ранее полученным суммам10. И хотя НБУ предписал в том случае, если лицо отчитается о всех полученных суммах в установленный срок после возвращения из командировки, этот штраф не применять (письмо НБУ от 15.03.2007 г. № 11-113/981-2658), все проблемы оно не исключило. Подтверждением тому может служить письмо НБУ от 06.02.2007 г. № 11-113/454-1255, в котором вначале было указано, что Инструкция № 59 не запрещает выдачу работнику денежных средств частями, а далее давалась ссылка на п. 2.11 Положения № 637, запрещающего выдачу наличных средств без отчета по ранее выданным средствам.10 См. «Документальное оформление служебных командировок в пределах Украины» // «Вестник налоговой службы Украины», 2004, № 10.
Случается также, что работник в силу каких-либо причин не возвращает своевременно выданный ему аванс на командировки и тогда над ним уже нависает угроза применения штрафа по
п.п. 9.10.3 Закона об НДФЛ.В связи с этим надбавки опять-таки оказываются в лучшем положении, поскольку они выплачиваются в общем порядке вместе с заработной платой. То есть при желании их можно включить в зарплатный аванс, а можно перечислить и при выплате зарплаты за 2-ю половину месяца. Если же аванс был переплачен, без дополнительных санкций надбавки можно удержать из заработной платы за следующий месяц.
Нередки у предприятий и проблемы, связанные с оформлением командировочного удостоверения, которое обязательно должно быть скреплено печатью принимающей стороны (см.
п. 1.3 Инструкции № 59, письмо МФУ от 31.12.2004 г. № 31-03170-07-10/24030, письмо ГНАУ от 17.01.2008 г. № 383/6/17-0716), причем, по мнению налоговых органов, с идентификационным кодом предприятия11. И хотя с подходом относительно наличия идентификационного номера можно поспорить, вариант с надбавками позволяет его разрешить меньшей кровью, поскольку командировочное удостоверение в этом случае оформлять необязательно (вместо него можно использовать любой другой документ, самостоятельно разработанный предприятием).11 См. «Командировочное удостоверение и печать» // «Вестник налоговой службы Украины», 2004, № 29.
В общем, как видим, преимущества в выплате надбавок в сравнении с командировочными суточными, имеются.
А теперь пример.
Пример.
В коллективном договоре предприятия установлено, что работникам, занятым на строительстве объектов, расположенных вне местонахождения предприятия на территории Украины, выплачиваются надбавки за разъездной характер труда в размере 50 % от суммы предельных расходов на командировки. Работник Сидоров А. А. отбыл на строительство объекта 01.04.2009 г. и находился там до 01.05.2009 г. По возвращении был представлен авансовый отчет, из которого следовало, что Сидоров А. А. проживал в гостинице и в счет гостиницы не включены расходы на питание. Общая сумма расходов на проживание составила 2400 грн. с НДС. За время нахождения на строительстве объекта Сидорову А. А. была начислена заработная плата в размере 3000 грн.Сумма надбавок за разъездной характер труда определяется так:
30 дней х 30 грн. х 50 % = 450 грн.
В учете предприятия операции отразятся следующим образом (см. таблицу).
Учет операций, связанных с начислением и выплатой надбавок за разъездной характер труда
| Содержание хозяйственной операции | Корреспондирующие счета | Сумма, грн. | |
| дебет | кредит | ||
| 1. Начислена заработная плата Сидорову А. А.* | 23 | 661 | 3000 |
| 2. Начислены надбавки за разъездной характер труда Сидорову А. А. | 23 | 663 | 450 |
| 3. Удержан НДФЛ с суммы надбавок за разъездной характер труда | 663 | 641/НДФЛ | 67,5 |
| 4. Отражены расходы на наем жилого помещения Сидорова А. А. | 23 | 372 | 2000 |
| 5. Отражен налоговый кредит по НДС | 641/НДС | 372 | 400 |
| 6. Выплачена Сидорову А. А. — заработная плата; | 661 | 301 | 3000 |
| — надбавки за разъездной характер труда; | 663 | 301 | 382,5 |
| — расходы на наем жилого помещения | 372 | 301 | 2400 |
| *С целью упрощения корреспонденции по удержаниям и начислениям на заработную плату не приводятся. | |||
Как видим, особых сложностей в оформлении и отражении надбавок за разъездной характер в учете предприятия нет. Поэтому, возможно, имеет смысл тщательно взвесить все «за» и «против» такого варианта оформления взаимоотношений и выбрать наиболее приемлемый для Вас.
