Відряджувальні чи надбавки за роз’їзний характер роботи
Олег Дьяконов, бухгалтер-експерт
Одна зі специфічних рис будівельної галузі полягає в тому, що працівникам тривалий час доводиться перебувати поза місцем основної роботи, а це пов’язано з додатковими витратами для підприємства. Як же краще оформити в обліку такі додаткові виплати? Про це йтиметься в сьогоднішній статті.
ДОКУМЕНТИ СТАТТІ
КЗпП
— Кодекс законів про працю України від 10.12.71 р.КУпАП
— Кодекс України про адміністративні правопорушення від 07.12.84 р. № 8073-X.Закон про оплату праці
— Закон України «Про оплату праці» від 24.03.95 р. № 108/95-ВР.Закон про податок на прибуток
— Закон України «Про оподаткування прибутку підприємств» у редакції від 22.05.97 р. № 283/97-ВР.Закон про бухоблік
— Закон України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.99 р. № 996-XIV.Закон про ПДФО
— Закон України «Про податок з доходів фізичних осіб» від 22.05.2003 р. № 889-IV.Закон № 1058
— Закон України «Про загальнообов’язкове державне пенсійне страхування» від 09.07.2003 р. № 1058-IV.Закон про колдоговори
— Закон України «Про колективні договори та угоди» від 01.07.99 р. № 3356-XII.Закон № 1545
— Закон України «Про порядок тимчасової дії на території України окремих актів законодавства Союзу РСР» від 12.09.91 р. № 1545-XII.Указ № 436
— Указ Президента України «Про застосування штрафних санкцій за порушення норм з регулювання обігу готівки» від 12.06.95 р. № 436/95.Постанова № 663
— постанова КМУ «Про норми відшкодування витрат на відрядження в межах України та за кордон» від 23.04.99 р. № 663.Положення № 637
— Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затверджене постановою Правління НБУ від 15.12.2004 р. № 637.Інструкція № 59
— Інструкція про службові відрядження в межах України та за кордон, затверджена наказом МФУ від 13.03.98 р. № 59.Інструкція № 5
— Інструкція зі статистики заробітної плати, затверджена наказом Держкомстату від 13.01.2004 р. № 5.Постанова № 490
— постанова КМУ «Про надбавки (польове забезпечення) до тарифних ставок та посадових окладів працівників, направлених для виконання монтажних, налагоджувальних, ремонтних і будівельних робіт, та працівників, робота яких виконується вахтовим методом, постійно проводиться в дорозі або має роз’їзний (пересувний) характер» від 31.03.99 р. № 490.Основні положення про вахтовий метод
— Основні положення про вахтовий метод організації робіт, затверджені постановою Держкомітету СРСР з праці та соціальних питань від 31.12.87 р. № 794/33-82.Положення про надбавки за роз’їзний характер робіт у будівництві
— постанова Держкомпраці та Секретаріату ВЦРПС «Про затвердження положення про виплату надбавок, пов’язаних з пересувним та роз’їзним характером робіт у будівництві» від 01.06.89 р. № 169/10-87.
Коли застосовуються надбавки за роз’їзний характер праці
Основним нормативним документом, що регламентує особливості застосування надбавок за роз’їзний характер праці (польового забезпечення), на сьогодні є
постанова № 490. Виходячи з п. 1 зазначеного документа такі надбавки може бути встановлено до посадових окладів таких категорій працівників:1) направлених для виконання монтажних, налагоджувальних, ремонтних і будівельних робіт;
2) робота яких виконується вахтовим методом;
3) робота яких постійно провадиться в дорозі або має роз’їзний (пересувний) характер.
Щодо складу першої групи осіб запитань, як правило, не виникає, а от останні категорії працівників потребують пояснень, оскільки в
постанові № 490 вони не деталізуються. Цю прогалину спробували заповнити офіційні органи. Так, ДПАУ в листі від 30.07.2004 р. № 6415/6/17-3116 висловила думку, що поняття «вахтовий метод» організації робіт, порядок його застосування та перелік підприємств, на яких він може застосовуватися, визначено Основними положеннями про вахтовий метод, які відповідно до Закону № 1545 є чинними і досі.Водночас потрібно визнати, що термінологія цього документа помітно застаріла, оскільки розроблявся він ще за часів «розвиненого соціалізму», тому його залишається сприймати крізь призму сучасних реалій.
В
Основних положеннях про вахтовий метод він визначений як «особлива форма організації робіт, заснована на використанні трудових ресурсів поза місцем їх постійного проживання за умови, коли не може бути забезпечено щоденне повернення працівників до місця постійного проживання. Робота організовується за спеціальним режимом праці, як правило, при підсумованому обліку робочого часу, а міжвахтовий відпочинок надається в місцях постійного проживання».Згідно з
Основними положеннями про вахтовий метод запис про вахтовий метод уноситься до графи «Відомості про роботу» трудової книжки працівника.Що ж саме належить до робіт, які мають роз’їзний (пересувний) характер, роз’яснило
Мінпраці у своїх листах 1, з чим погодилися і представники податкового відомства2.1 Листи Мінпраці України від 13.09.2006 р. № 905/13/84-06, від 17.11.2006 р. № 307/13/133-06, від 27.01.2008 р. № 5/13/116-08.
2 Працівникам ремонтно-будівельного цеху можна встановлювати надбавку за роз’їзний характер робіт // «Вісник податкової служби України», 2008, № 18 — 19.
На думку цих органів, у цій частині слід керуватися
Положенням про надбавки за роз’їзний характер робіт в будівництві, при цьому МФУ відзначає: «роз’їзний характер робіт передбачає виконання робіт на об’єктах, розташованих на значній відстані від місця розміщення організації, у зв’язку з поїздками в неробочий час від місця знаходження організації (збірного пункту) до місця роботи на об’єкті та назад, що становить не менше двох-трьох годин на день». І якщо особа постійно перебуває поза місцем роботи в робочий час, права на надбавки за роз’їзний характер праці вона не має (лист Мінпраці від 27.01.2008 р. № 5/13/116-08).Будівельні підприємства в зазначених вище документах згадано серед осіб, які можуть установлювати надбавки як за вахтовий метод роботи, так і за пересувний характер праці. Утім, ці надбавки застосовні в будь-якому разі, оскільки згідно зі
ст. 15 Закону про оплату праці та ст. 97 КЗпП підприємства самостійно встановлюють форми і системи оплати праці, норми праці, розцінки, тарифні сітки, ставки, схеми посадових окладів, а також умови введення та розміри надбавок, доплат, премій, винагород та інших заохочувальних, компенсаційних і гарантійних виплат у колективних договорах з обов’язковим дотриманням норм та гарантій, передбачених законодавством, генеральною і галузевою угодами.Отже, це питання залишено на відкуп підприємства, яке має право самостійно встановити, чи застосовувати йому надбавки за роз’їзний характер праці при дотриманні відповідних умов. Це підтверджують Мінпраці1 та податківці2.
1 Листи Мінпраці України від 13.09.2006 р. № 905/13/84-06, від 17.11.2006 р. № 307/13/133-06, від 27.01.2008 р. № 5/13/116-08.
2 Працівникам ремонтно-будівельного цеху можна встановлювати надбавку за роз’їзний характер робіт // «Вісник податкової служби України», 2008, № 18 — 19.
Надбавки за роз’їзний характер і добові при відрядженнях: чи можна застосовувати одночасно?
Ми вважаємо, що одночасне використання надбавок за роз’їзний характер та добових навряд чи можливе.
Щодо роботи вахтовим методом в
Основних положеннях про вахтовий метод прямо вказується на те, що вона не є відрядженням.Стосовно роботи, що постійно провадиться в дорозі або має роз’їзний (пересувний) характер, в
Інструкції № 59 зазначається: «службові поїздки працівників, постійна робота яких проводиться в дорозі або має роз’їзний (пересувний) характер, не вважаються відрядженнями, якщо інше не передбачено законодавством, колективним договором, трудовим договором (контрактом) між працівником та власником (або уповноваженою ним особою)». Отже, за Інструкцією № 59 у загальному випадку «пересувна» робота не є відрядженням, однак якщо її такою визначено в колдоговорі чи трудовому договорі (контракті), вона може вважатися відрядженням.Тим часом це не означає, що особа може одночасно отримати і надбавку за роз’їзний характер праці, і добові. Якщо виходити із сутності виплати такої надбавки, то, як справедливо зауважило Мінпраці в
листах від 13.09.2006 р. № 905/13/84-06, від 17.11.2006 р. № 307/13/133-06, вона встановлюється працівникам з метою компенсації підвищених витрат, пов’язаних з частою передислокацією організації чи відірваністю від постійного місця проживання.З цією ж метою виплачуються й добові (
ст. 121 КЗпП), у зв’язку з чим у постанові № 490 граничні розміри надбавок установлено у прив’язці до норм витрат для добових. І оскільки подвійної компенсації працівнику понесених витрат законодавство не передбачає, підприємство може вчинити зі згаданими витратами так:— або встановити відповідному колу осіб надбавку за роз’їзний характер праці, але тоді не вважати їх поїздки відрядженнями та не виплачувати добові;
— або вважати поїздки відрядженнями, але тоді не виплачувати особам надбавки за роз’їзний характер праці.
На те, що при виплаті надбавок за роз’їзний характер праці службові поїздки працівників не вважаються відрядженням і працівникам виплачується тільки один вид компенсації, неодноразово звертав увагу Мінфін3. З цим погоджуються і податкові органи4.
3 Див. листи МФУ від 19.04.2004 р. № 31-03173-07-7/6515, від 29.04.2005 р. № 31-03173-03-29/8103, від 10.08.2006 р. № 31-26030-13-10/16898, від 03.10.2007 р. № 31-18030-07-10/20122.
4 Особливості відрядження в межах України // «Вісник податкової служби України», 2007, № 27.
А як бути, якщо підприємство все-таки виплатило працівнику подвійну компенсацію? У цьому випадку розвиток подій залежатиме від волевиявлення власника підприємства. Зокрема, він може надміру виплачену суму або утримати із зарплати працівника, або інтерпретувати її якось інакше, наприклад, як премію, подарунок, матеріальну допомогу тощо. І оскільки від цього безпосередньо залежатиме оподаткування, відповідне рішення власника краще оформити документально, наприклад наказом по підприємству. Якщо ж із документів не буде вбачатися, як саме слід інтерпретувати «зайву» компенсацію, контролюючі органи, мабуть, зарахують її для цілей оподаткування до подарунків.
Зауважимо також: на відміну від добових, витрати на проїзд до місця призначення і назад, а також на наймання житлового приміщення компенсуються працівникам у порядку, визначеному для відряджень, і в тих випадках, коли їм виплачуються надбавки за роз’їзний характер роботи (
п. 3 постанови № 490).
Надбавки за роз’їзний характер — порядок оформлення та виплати
Де фіксується умова про введення надбавок за роз’їзний характер.
Виходячи з вимог ст. 15 Закону про оплату праці, ст. 97 КЗпП і постанови № 490 в оптимальному варіанті перелік посад працівників, які мають право на виплату надбавок за роз’їзний характер, має бути зазначено в колективному договорі підприємства, на що неодноразово звертали увагу офіційні органи5. Ці відомості бажано зазначити в розділі «Оплата праці» колдоговору. Зауважимо, що такі дії важливо виконати і для цілей оподаткування.5 Див. листи Мінпраці України від 17.11.2006 р. № 307/13/133-06, від 13.09.2006 р. № 905/13/84-06, листи МФУ від 19.04.2004 р. № 31-03173-07-7/6515, від 29.04.2005 р. № 31-03173-03-29/8103.
Однак якщо з певних причин колективний договір на підприємстві не укладався6, це питання можна погоджувати з вибраним органом первинної профспілкової організації, а за його відсутності — з іншим уповноваженим на представництво органом (
ст. 97 КЗпП, ст. 15 Закону про оплату праці). Тоді складаються інші документи, в яких фіксується волевиявлення сторін з приводу запровадження на підприємстві надбавок за роз’їзний характер, зокрема, угоди, положення про виплату надбавок за роз’їзний характер праці (польового забезпечення).6 Звертаємо увагу, що за ухилення від укладення колективного договору передбачено відповідальність за ст. 17 Закону про колдоговори в розмірі до 10 нмдг (до 170 грн.), за ст. 411 КУпАП — від 3 до 10 нмдг (від 51 до 170 грн.). Колективний договір підлягає повідомній реєстрації в райдержадміністрації (Положення про порядок повідомної реєстрації галузевих та регіональних угод, колективних договорів, затверджене постановою КМУ від 05.04.94 р. № 225), однак відсутність реєстрації не впливає на його легітимність (ст. 9 Закону про колдоговори). Тому краще мати незареєстрований колдоговір, ніж не мати його взагалі.
Інструкцією № 59
також передбачено варіант, коли запис про запровадження надбавок за роз’їзний характер праці вказується у трудовому договорі (угоді, контракті) з працівником. Але в цьому випадку бажано додатково зафіксувати перелік посад в якомусь розпорядчому документі по підприємству, наприклад у наказі про введення таких надбавок.Якщо ж жодну зі згаданих дій здійснено не буде, поїздки працівників розцінюватимуться як відрядження7.
7
Див. лист МФУ від 29.04.2005 р. № 31-03173-03-29/8103, консультацію в газеті «Податковий, банківський, митний консультант», 2006, № 21.В якому розмірі виплачуються надбавки за роз’їзний характер
. Це питання регламентується постановою № 490, згідно з якою такі надбавки виплачуються в розмірах, передбачених:— колективними договорами;
— за погодженням із замовником.
Останній варіант визначення надбавки, очевидно, зумовлений тим, що їх може бути включено до інвесторської кошторисної документації (див.
лист Мінбуду від 24.05.2006 р. № 10/8-506).Водночас ми вважаємо, що в тих випадках, коли розмір надбавок установлено в колдоговорі, незалежно від
погодження із замовником вони не повинні виплачуватися в меншому розмірі, ніж зазначено в колдоговорі. Це пов’язане з вимогами ст. 97 КЗпП, відповідно до яких: «власник чи уповноважений ним орган або фізична особа не має права в односторонньому порядку приймати рішення з питань оплати праці, які погіршують умови, установлені законодавством, угодами, колективними договорами».А от у бік збільшення за погодженням із замовником суму надбавок при бажанні переглянути можна.
Однак слід ураховувати, що в
постанові № 490 зазначено граничний розмір надбавок (польового забезпечення), який за день не може перевищувати граничних розмірів витрат, установлених для відряджень у межах України.При цьому в тих випадках, коли робота постійно провадиться в дорозі або має роз’їзний характер за межами України, граничні розміри надбавок не можуть перевищувати 80 відсотків граничних норм добових витрат, установлених для відряджень за кордон (
п. 2 постанови № 490). Щоправда, цю норму сформульовано не зовсім вдало. Так, у ній зазначено тільки одну групу осіб, яким може бути встановлено надбавки за роз’їзний характер, а осіб, направлених для виконання монтажних, налагоджувальних, ремонтних і будівельних робіт, та осіб, робота яких виконується вахтовим методом, не згадано.У результаті можливі три варіанти інтерпретації такої «прогалини» щодо цих осіб:
1) за аналогією з особами, робота яких постійно провадиться в дорозі або має роз’їзний характер, граничний розмір надбавок для них також обмежено сумою 80 відсотків добових за кордон;
2) на них поширюється загальне обмеження граничного розміру надбавок з
п. 1 постанови № 490 щодо відряджень в Україні, у тому числі і при роботі за кордоном;3) обмеження щодо розміру надбавок при роботі за кордоном для них не встановлено.
Ми вважаємо: виходячи із системного прочитання законодавства найприйнятнішим є перший варіант інтерпретації.
За аналогією з добовими надбавки за роз’їзний характер праці мають виплачуватися тільки за ті дні роботи, коли працівник перебував поза місцезнаходженням підприємства, що, власне, випливає з обмежень граничних розмірів надбавок, передбачених
постановою № 490 . Отже, фактично визначаються ті самі добові, але тільки в розмірі, установленому на підприємстві.Особливу увагу при цьому слід приділити роботі за кордоном, коли особа до моменту перетину митної території України деякий час перебуває на території України. Як і для добових, для надбавок за роз’їзний характер праці їх розмір визначається згідно з
Інструкцією № 59 окремо за час перебування на території України та за її межами.Особливих строків виплати польового забезпечення нормативні акти не передбачають, тому, на нашу думку, вони можуть виплачуватися одночасно із заробітною платою працівника.
Документи, що подаються працівником для виплати надбавок
. Окремих документів, на підставі яких нараховуються і виплачуються надбавки за роз’їзний характер праці, нормативними актами не передбачено. Тому, у принципі, підприємство може їх нарахувати на підставі колдоговору і без документації.Однак для правильного визначення розміру надбавок первинні документи все-таки необхідні, оскільки насамперед потрібно розрахувати, за скільки днів слід виплачувати надбавку. Але якщо при відрядженнях необхідні відомості можна отримати з авансового звіту працівника, до якого додається посвідчення про відрядження, то при виплаті надбавок поїздки працівників не вважаються відрядженнями, у зв’язку з чим посвідчення про відрядження на них не оформляються.
Оскільки особливої форми первинної документації для ситуацій із виплатою надбавок не передбачено, на нашу думку, підприємства можуть розробити її на свій розсуд. За зразок можна взяти ту ж форму посвідчення про відрядження, в якій передбачити всі обов’язкові реквізити первинного документа зі
ст. 9 Закону про бухоблік, а саме:— назву документа;
— дату і місце складання;
— назву підприємства, від імені якого складено документ;
— зміст і обсяг операції, одиницю виміру господарської операції;
— посади осіб, відповідальних за здійснення господарської операції та правильність її оформлення;
— особистий підпис та інші дані, що можуть ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.
У принципі, можна використовувати для цих цілей і посвідчення про відрядження, однак не завжди буває зручно, оскільки контролюючі органи висувають підвищені вимоги до його заповнення (докладніше це розглянуто нижче).
Авансовий звіт працівнику і при виплаті надбавок, як правило, доводиться подавати, оскільки на підставі цього документа йому компенсуються витрати на проїзд і проживання. Особливе питання при цьому виникає зі строками подання авансового звіту, які стосовно витрат, пов’язаних з перебуванням працівників поза місцем основної роботи, установлено в
Законі про ПДФО та Положенні № 637 тільки для відряджень. Ми вважаємо, що в цьому випадку також доречна аналогія з термінами для відряджень, тобто при виплаті надбавок авансовий звіт потрібно подати до закінчення третього банківського дня, наступного за днем, у якому працівник прибув на підприємство з об’єкта (п.п. 9.10.2 Закону про ПДФО).
Податковий облік надбавок за роз’їзний характер праці
Відповідно до
п. 3.16 Інструкції № 5 надбавки (польове забезпечення) не включаються до фонду оплати праці. Але при цьому слід ураховувати, що суми, виплачені при виконанні робіт вахтовим методом у розмірі тарифної ставки (окладу, посадового окладу) за дні перебування в дорозі до місцезнаходження підприємства (пункту збору), місця роботи і назад, передбачені графіком роботи на вахті, а також за дні затримки працівників у дорозі внаслідок метеорологічних умов та з вини транспортних засобів, уключаються до фонду додаткової заробітної плати (п. 2.2.6 Інструкції № 5), тобто такі витрати необхідно обліковувати окремо.
Податок з доходів фізичних осіб.
Оскільки польове забезпечення не є витратами на відрядження, воно не потрапить під звільнення від податку з доходів з п. 4.3.2 Закону про ПДФО, відповідно до якого не оподатковується сума коштів, отриманих платником податку на відрядження або під звіт, з урахуванням норм п. 9.10 цього Закону.З цієї причини, на наш погляд, ці виплати підлягають обкладенню податком з доходів на загальних підставах за
п.п. 4.2.1 Закону про ПДФО як інші виплати та винагороди, нараховані (виплачені) платнику податку відповідно до умов трудового договору.Тим часом податкові органи досить тривалий час дотримувалася іншої позиції з цього питання та приписували надбавки за роз’їзний характер праці податком з доходів не обкладати на підставі того, що ці виплати не входять до фонду оплати праці8. Однак така аргументація не витримує критики, оскільки відповідно до
Закону про ПДФО оподаткуванню підлягають і виплати, що не включаються до поняття заробітної плати.8 Див. листи ДПАУ від 08.06.2004 р. № 4528/6/17-3116, від 25.05.2004 р. № 5131/5/17-3116, від 25.05.2004 р. № 9407/7/17-3117.
Згодом ДПАУ в
листі від 30.07.2004 р. № 6415/ 6/17-3116 зауважила, що звільнення від податку з доходів поширюється тільки на виплати, пов’язані з роботою за вахтовим методом, а надбавки за роз’їзний характер робіт, що виплачуються особам за інших умов, обкладаються податком з доходів фізичних осіб на загальних підставах як доходи, що отримуються працівниками відповідно до умов трудового договору у вигляді заробітної плати.Остання позиція контролюючих органів з цього питання полягає в тому, що для неутримання податку з доходів мають додержуватися такі умови9:
9 Див. листи ДПАУ від 04.03.2005 р. № 1925/6/17-3116, від 09.09.2006 р. № 10109/6/17-0716 № 16847/7/17-0717, від 14.05.2007 р. № 4639/6/17-0716, від 21.05.2007 р. № 4890/6/17-0716 № 10029/7/17-0717, від 10.09.2008 р. № 17-0718/2714, консультацію «Сума надбавок за роз’їзний характер роботи обкладається у складі місячної заробітної плати на загальних підставах» у журналі «Вісник податкової служби України», 2008, № 40.
— надбавки за роз’їзний характер робіт має бути зазначено в колективному, трудовому договорі (контракті) як витрати на відрядження;
— поїздки працівників мабть оформлятися як відрядження.
Однак, як зазначалося вище, у цьому випадку поїздки працівників і є відрядженнями, тобто ДПАУ фактично відмовила у звільненні від ПДФО надбавок за роз’їзний характер праці.
Таким чином, на сьогодні будь-яких підстав для звільнення цих виплат немає.
Внески до Пенсійного фонду і соцстрах
. Як відомо, згідно із Законом № 1058 страхові внески нараховуються на суми фактичних витрат на оплату праці працівників, що включають витрати на виплату основної, додаткової заробітної плати, інших заохочувальних та компенсаційних виплат. Але оскільки надбавки за роз’їзний характер не включаються до фонду оплати праці, пенсійні внески на них не нараховуються і не утримуються, що підтверджує і ПФУ в листі від 02.04.2004 р. № 3196/04.З цієї ж причини вони не обкладаються й іншими соцстрахівськими внесками.
Податок на прибуток
. Надбавки за роз’їзний характер праці включаються до складу валових витрат підприємства на підставі п.п. 5.6.1 Закону про податок на прибуток як виплати, установлені за домовленістю сторін.
Бухгалтерський облік надбавок за роз’їзний характер праці
Відповідно до
Інструкції № 291 виплати, що не включаються до фонду оплати праці, відображаються на субрахунку 663 «Розрахунки за іншими виплатами», на якому, на нашу думку, слід показувати і надбавки за роз’їзний характер праці.Тим часом оплату інших витрат, пов’язаних з перебуванням працівника поза основним місцем роботи (витрати на наймання житла, проїзд тощо), за аналогією з витратами на відрядження, слід обліковувати на субрахунку 372 «Розрахунки з підзвітними особами».
Добові чи надбавки за роз’їзний характер праці: на чому зупинити вибір?
За підсумками розгляду основних моментів, пов’язаних з оформленням та обліком надбавок за роз’їзний характер праці, можна зробити висновок, що з позиції оподаткування вигідніший варіант нарахування добових, котрі як витрати на відрядження не обкладаються податком з доходів фізичних осіб.
Однак ведення підприємницької діяльності супроводжується різними нюансами, які потрібно враховувати під час прийняття рішення про доцільність запровадження таких надбавок.
Зупинимося на основних моментах, що можуть вплинути на цю процедуру.
Розмір витрат
. Як відомо, сьогодні будівельна галузь (і не тільки вона) переживає не найкращі часи, тому підприємства намагаються зекономити на витратах, у тому числі й пов’язаних з оплатою праці.У цьому питанні більш виграшним є варіант з оформленням надбавок за роз’їзний характер, оскільки добові жорстко регламентуються і виплачувати їх у розмірі меншому, ніж установлений у
постанові № 663, не можна. За це порушення можуть накласти адміністративний штраф за ст. 41 КУпАП від 30 до 100 нмдг (від 510 до 1700 грн.).А от надбавки за колдоговором можуть установлюватися в межах граничного розміру в будь-якій сумі. Звичайно, на дуже низькі виплати працівники можуть не погодитися, але з урахуванням важкого фінансового стану підприємства можна досягти домовленості про знижений розмір надбавок, що особливо актуально при відряджанні до країн близького зарубіжжя.
Крім того, потрібно врахувати, що згідно з
Інструкцією № 59 при оформленні відряджень зарплата виплачується виходячи із середнього заробітку, й іншого варіанта виплати, скажімо, за відрядною формою, законодавство не передбачає.Водночас при встановленні режиму виплати надбавок за роз’їзний характер праці підприємство має право нараховувати заробітну плату таким особам у загальному порядку, у тому числі відрядну, погодинну тощо. Та і строк, протягом якого виплачуються надбавки за роз’їзний характер праці, нічим не обмежується. Таким чином, за рахунок цього теж можна варіювати розміром витрат на оплату праці.
Порядок оформлення виплат
. Багатьом бухгалтерам відомі неприємності, пов’язані з компенсацією витрат на відрядження.Зокрема, згідно з
Інструкцією № 59 підприємство зобов’язане забезпечити працівника авансом на відрядження, у тому числі виплатити й добові, що неодноразово підкреслювали офіційні органи (див. листи МФУ від 19.04.2004 р. № 31-03173-07-7/6515, від 20.08.2004 р. № 31-03173-07/15222, від 06.12.2005 р. № 31-18030-07-10/26217, від 05.03.2007 р. № 31-18030-07-29/4504). Недотримання цієї умови може свідчити про порушення законодавства про працю (листи МФУ від 28.02.2003 р. № 041-407-97/11-15565/11-14191, від 05.03.2007 р. № 31-18030-07-29/4504), за що також може бути накладено адміністративне стягнення відповідно до ст. 41 КУпАП (лист МФУ від 19.04.2004 р. № 31-03173-07-7/6515).Якщо в процесі відрядження виникає необхідність проведення додаткових виплат, виникає інша проблема — згідно з
Положенням № 637 підприємство не може виплатити грошові кошти без подання звіту щодо попередньо виданих коштів. Інакше на підприємство може бути накладено штраф відповідно до Указу № 436 у розмірі 25 % виданих під звіт сум за видачу готівкових коштів без повного звітування щодо раніше отриманих сум10. І хоча НБУ приписав у випадку, якщо особа відзвітує про всі отримані суми в установлений термін після повернення з відрядження, цей штраф не застосовувати (лист НБУ від 15.03.2007 р. № 11-113/981-2658), усі проблеми це не усунуло. Підтвердженням цього може бути лист НБУ від 06.02.2007 р. № 11-113/454-1255, в якому спочатку було зазначено, що Інструкція № 59 не забороняє видачу працівнику грошових коштів частинами, а далі згадувався п. 2.11 Положення № 637, що забороняє видачу готівкових коштів без звітування щодо раніше виданих коштів.10 Див. «Документальне оформлення службових відряджень у межах України» // «Вісник податкової служби України», 2004, № 10.
Трапляється також, що працівник з якоїсь причини не повертає своєчасно виданий йому аванс на відрядження, і тоді йому загрожує застосування штрафу за
п.п. 9.10.3 Закону про ПДФО.У зв’язку з цим нарахування надбавок є більш зручним, оскільки вони виплачуються в загальному порядку разом із заробітною платою. Отже, за бажання їх можна включити до зарплатного авансу, а можна перерахувати і при виплаті зарплати за другу половину місяця. Якщо ж аванс було переплачено, без додаткових санкцій надбавки можна утримати із заробітної плати за наступний місяць.
Часто в підприємств трапляються також проблеми, пов’язані з оформленням посвідчення про відрядження, яке обов’язково має бути скріплено печаткою приймаючої сторони (див.
п. 1.3 Інструкції № 59, лист МФУ від 31.12.2004 р. № 31-03170-07-10/24030, лист ДПАУ від 17.01.2008 р. № 383/6/17-0716), причому, на думку податкових органів, з ідентифікаційним кодом підприємства11. І хоча з підходом щодо наявності ідентифікаційного номера можна подискутувати, варіант з надбавками дозволяє його вирішити «меншою кров’ю», оскільки посвідчення про відрядження в цьому випадку оформляти не обов’язково (замість нього можна використовувати будь-який інший документ, самостійно розроблений підприємством).11 Див. «Посвідчення про відрядження та печатка» // «Вісник податкової служби України», 2004, № 29.
Узагалі, як бачимо, переваги у виплаті надбавок порівняно з добовими є.
А тепер приклад.
Приклад.
У колективному договорі підприємства встановлено, що працівникам, зайнятим на будівництві об’єктів, розташованих поза місцезнаходженням підприємства на території України, виплачуються надбавки за роз’їзний характер праці в розмірі 50 % від суми граничних витрат на відрядження. Працівник Сидоров А. А. відбув на будівництво об’єкта 01.04.2009 р. і перебував там до 01.05.2009 р. Після повернення він подав авансовий звіт, з якого випливало, що Сидоров А. А. проживав у готелі, причому до рахунка готелю не включено витрати на харчування. Загальна сума витрат на проживання склала 2400 грн. з ПДВ. За час перебування на будівництві об’єкта Сидорову А. А. було нараховано заробітну плату в розмірі 3000 грн.Сума надбавок за роз’їзний характер праці визначається так:
30 днів
х 30 грн. х 50 % = 450 грн.В обліку підприємства операції буде відображено таким чином:
Облік операцій, пов’язаних з нарахуванням і виплатою надбавок за роз’їзний характер праці
| Зміст господарської операції | Кореспондуючі рахунки | Сума, грн. | |
| дебет | кредит | ||
| 1. Нараховано заробітну плату Сидорову А. А.* | 23 | 661 | 3000 |
| 2. Нараховано надбавки за роз’їзний характер праці Сидорову А. А. | 23 | 663 | 450 |
| 3. Утримано ПДФО із суми надбавок за роз’їзний характер праці | 663 | 641/ПДФО | 67,5 |
| 4. Відображено витрати на наймання житлового приміщення Сидорова А. А. | 23 | 372 | 2000 |
| 5. Відображено податковий кредит з ПДВ | 641/ПДВ | 372 | 400 |
| 6. Виплачено Сидорову А. А. — заробітну плату | 661 | 301 | 3000 |
| — надбавки за роз’їзний характер праці | 663 | 301 | 382,5 |
| — витрати на наймання житлового приміщення | 372 | 301 | 2400 |
| * З метою спрощення кореспонденції щодо утримань та нарахувань на заробітну плату не наводяться. | |||
Як бачимо, особливих складнощів в оформленні та відображенні надбавок за роз’їзний характер в обліку підприємства немає. Тому, можливо, є сенс ретельно зважити всі «за» і «проти» такого варіанта оформлення взаємовідносин і вибрати найприйнятніший для вас.
