Аренда легкового автомобиля у директора: эксплуатационные расходы

Аренда легкового автомобиля у директора: эксплуатационные расходы

Ирина Гетманова, аудитор

Людмила Солошенко, экономист-аналитик Издательского дома «Фактор»

 

Нередко директор «ездит» на своем личном автомобиле по делам фирмы, поэтому оформление договора аренды в этом случае логично, справедливо и правомерно.

А на вопросы учета эксплуатационных расходов, которые возникают у бухгалтера, ответим в данной статье.

Причем сразу заметим, что статья выходит в декабре 2010 года, Налоговый кодекс вступил в силу. Но! Вопросы, связанные с налогообложением прибыли, в любом случае вступят в силу не ранее 1 апреля 2011 года.

 

ДОКУМЕНТЫ СТАТЬИ

ГКУ

— Гражданский кодекс Украины от 16.01.2003 г. № 435-IV.

ХКУ

— Хозяйственный кодекс Украины от 16.01.2003 г. № 436-IV.

Закон о налоге на прибыль

— Закон Украины «О налогообложении прибыли предприятий» в редакции от 22.05.1997 г. № 283/97-ВР.

 

Отношения аренды оформляются договором аренды транспортного средства, который составляется в письменной форме. Договор аренды транспортного средства с участием физического лица подлежит нотариальному удостоверению (

ст. 799 ГКУ). По договоренности сторон нотариальные расходы за регистрацию договора аренды могут возлагаться на арендатора, арендодателя или обе стороны в равных долях. Договор аренды должен содержать все существенные условия: предмет, срок действия, стоимость автомобиля, размер, срок и вид уплаты арендной платы (ст. 283 — 286 ХКУ и ст. 798 — 805 ГКУ). К договору прилагается копия техпаспорта автомобиля. При этом стороны составляют акт приема-передачи автомобиля, который содержит информацию о стоимости автомобиля, его техническом состоянии, дополнительном оснащении и возможных дефектах. Если в баке автомобиля есть топливо, в акте указывается его количество.

 

Горюче-смазочные материалы

Предприятие может покупать горюче-смазочные материалы для арендованного автомобиля и списывать их исходя из фактического пробега на основании путевых листов, заполненных в соответствии с нормами расхода топлива. Для учета топлива, израсходованного автомобилями, ведутся путевые листы.

 

Техобслуживание и ремонт

Арендатор может оплачивать услуги СТО по техобслуживанию и ремонту автомобиля, так как обязан сохранять арендованное имущество в технически исправном состоянии (

ст. 801 ГКУ).

 

Налоги и сборы

Предприятие-арендатор является плательщиком сбора за загрязнение окружающей среды, страхового полиса, НДФЛ с дохода директора от сдачи в аренду автомобиля (в Налоговом расчете по ф. № 1ДФ сумма арендной платы отражается с признаком дохода «14»). А вот плательщиком транспортного налога остается владелец автотранспорта — арендодатель, т. е. директор сам уплачивает этот налог.

 

Налоговый учет

В налоговом учете под оперативным лизингом (арендой) понимается хозяйственная операция физического или юридического лица, которая предусматривает согласно договору оперативного лизинга (аренды) передачу арендатору имущества, подпадающего под определение основных фондов согласно

ст. 8 Закона о налоге на прибыль, приобретенного или изготовленного арендодателем на условиях других, чем предусмотрены финансовым лизингом (арендой). Об этом говорится в п.п. 1.18.1 Закона о налоге на прибыль.

В налоговом учете передача имущества в оперативную аренду не меняет налоговых обязательств арендодателя и арендатора. При этом предприятие-арендатор относит на валовые расходы сумму арендной платы

по начислению (п.п. 7.9.6 Закона о налоге на прибыль). Причем если арендуется грузовой автомобиль, то арендная плата может быть полностью отнесена предприятием на валовые расходы, а если это автомобиль легковой — то только в размере 50 % (п.п. 5.4.10 Закона о налоге на прибыль).

Поскольку в данном случае договор аренды заключен между юридическим лицом и директором, являющимся связанным лицом, то не следует забывать и о том, что расходы плательщика налога на услуги аренды со связанным лицом определяются исходя из договорных цен, но

не выше обычных цен, действовавших на дату подписания договора (п.п. 7.4.2 Закона о налоге на прибыль).

Нотариальные расходы

, расходы на горюче-смазочные материалы (в пределах норм) по грузовому автомобилю и расходы по техобслуживанию включаются в состав валовых расходов в полном объеме (п.п. 5.2.1 Закона о налоге на прибыль). Расходы на горюче-смазочные материалы по легковому автомобилю включаются в состав валовых расходов только в размере 50 % (п.п. 5.4.10 Закона о налоге на прибыль).

При

ремонте автомобиля арендатор имеет право увеличить валовые расходы в пределах ремонтного лимита (п.п. 8.7.1 Закона о налоге на прибыль), а на сумму ремонтных затрат, превысивших лимит, увеличить (создать) балансовую стоимость группы 2 основных фондов предприятия.

Приобретение

страхового полиса для арендованного автомобиля в состав валовых расходов не включается (п.п. 5.4.6 Закона о налоге на прибыль; письмо ГНАУ от 08.12.2005 г. № 12060/6/15-0316).

Сумма сбора за загрязнение окружающей природной среды

включается в состав валовых расходов арендатора (п.п. 5.2.5 Закона о налоге на прибыль).

 

Пример.

Строительное предприятие арендует легковой автомобиль директора. В соответствии с договором аренды автомобиля сумма арендной платы за месяц составляет 1500 грн., при этом обычная цена составляет 1200 грн. в месяц. Кроме того, понесены расходы:

— нотариальные расходы по регистрации договора аренды в сумме 500 грн.;

— по путевым листам израсходовано горюче-смазочных материалов на сумму 300 грн.;

— проведено техническое обслуживание автомобиля на 1000 грн.;

— проведен капитальный ремонт автомобиля на 2000 грн.;

— приобретен страховой полис на сумму 100 грн.;

— сумма сбора за загрязнение окружающей среды составила 20 грн.

При этом у предприятия нет никаких собственных основных средств (т. е. ремонтный лимит отсутствует).

В бухгалтерском и налоговом учете ООО расходы по аренде и содержанию автомобиля рекомендуется отразить следующим образом:

 

№ п/п	Содержание операции	Бухгалтерский учет		Сумма, грн.	Налоговый учет
		Дт	Кт		ВД	ВР
1	Подписан акт предоставленных услуг по аренде	92	685	1500	—	600*
2	С суммы арендной платы удержан НДФЛ (15 %)	685	641/НДФЛ	225	—	—
3	Выплачена арендная плата директору	685	301	1275	—	—
4	Перечислен НДФЛ в бюджет	641/НДФЛ	311	225	—	—
5	Оплачены нотариальные расходы	92	311	500	—	500
6	Списаны ГСМ по путевым листам	92	203	300	—	— **
7	Получен акт на проведение техосмотра	92	631	1000	—	1000
8	Получен акт о проведении капитального ремонта	117	631	2000	—	— ***
9	Получен страховой полис	92	685	100	—	—
10	Начислен сбор за загрязнение окружающей среды	92	641	20	—	20
* Так как предприятие арендует легковой автомобиль и обычная цена такой аренды 1200 грн., то 50 % — это 600 грн., которые мы и относим на валовые расходы. ** Стоимость ГСМ для легкового автомобиля при приобретении была отнесена на валовые расходы в размере 50 % (150 грн.) и до момента списания принимала участие в перерасчете по п. 5.9 Закона о налоге на прибыль. *** Увеличена балансовая стоимость ОФ группы 2 на 2000 грн. Заметим также, что, по мнению налоговиков, если расходы на капремонт арендодатель-физлицо арендатору не компенсирует, то стоимость капитального ремонта арендованного у работника автомобиля подлежит обложению НДФЛ по ставке 15 % в месяце завершения ремонта (п. 6 письма ГНАУ от 18.07.2007 г. № 8838/5/15-0316). На наш взгляд, о доходе физлица в данном случае можно говорить только по окончании договора аренды, когда работнику будет возвращаться автотранспорт, причем не в полной сумме капремонта, а с учетом уже понесенного износа.