Платежный календарь строительного предприятия

Платежный календарь строительного предприятия

Татьяна Кривенко, консультант

 

Эффективность работы строительного предприятия, его финансовое благополучие и доходность во многом зависят от грамотного управления денежными средствами. Предприятие будет испытывать финансовые затруднения, если на балансе нет минимального запаса денежных средств. Платежный календарь — это простой и удобный инструмент, с помощью которого руководитель или другое ответственное лицо может составлять оперативные планы движения денег на своем предприятии. Платежный календарь позволяет прогнозировать отсутствие денежных средств на счетах, в кассах и бороться с ним, согласовывая с контрагентами сроки платежей.

 

Цели разработки платежного календаря

Платежный календарь — это система управления денежными потоками, поступлениями и выплатами в компании. Основная задача этой системы — содействовать своевременному выполнению компанией финансовых обязательств при достижении собственных финансовых целей.

Основными целями построения системы платежного календаря являются:

— обеспечение устойчивой абсолютной ликвидности и платежеспособности предприятия;

— максимизация экономического эффекта от использования денежных средств;

— установление конкретных сроков поступления средств и платежей предприятия и их доведение до конкретных исполнителей в форме плановых заданий. С учетом этой цели платежный календарь определяют иногда как «план платежей точной даты».

Для достижения поставленных целей

необходимо решение следующих задач:

— создание системы оперативного отражения данных о плановых и фактических поступлениях/выплатах в разрезе источников денежных средств (далее — ДС), контрагентов или иных учетных аналитик за определенный период;

— контроль поступлений и платежей с учетом запаса ликвидности в разрезе форм ДС (ликвидные ценные бумаги, акции, облигации);

— планирование аккумулирования ДС на банковских счетах и депозитах, продажа/покупка валюты;

— планирование кредитной деятельности предприятия, учет движения кассовых разрывов и движения кредитных/заемных средств;

— создание взаимосвязи производственных и финансовых планов компании;

— создание механизма контроля и взаимодействия персонала, уполномоченного принимать решения о расходовании денежных средств;

— своевременное обеспечение информацией о состоянии расчетов строительного предприятия;

— не допускать избыточных остатков ДС на счетах и в кассе предприятия.

Платежный календарь, разрабатываемый на строительном предприятии в различных вариантах, является самым эффективным и надежным инструментом оперативного управления его денежными потоками. Он

позволяет решать следующие основные задачи:

— свести прогнозные варианты плана поступлений и расходов средств («оптимистический», «реалистичный», «пессимистический») до одного;

— обеспечить приоритетность платежей предприятия по критерию их влияния на конечные результаты его финансовой деятельности;

— максимально обеспечить необходимую абсолютную ликвидность денежного потока предприятия, т. е. его платежеспособность в рамках краткосрочного периода;

— включить управление денежными потоками в системе оперативного контроллинга финансовой деятельности предприятия.

 

Виды платежного календаря

Наиболее распространенной формой платежного календаря, используемой в процессе оперативного планирования денежных потоков предприятия, является построение в разрезе двух разделов:

1) графика предстоящих платежей;

2) графика будущих поступлений средств.

Временной график платежей дифференцируется в платежном календаре обычно в ежедневном разрезе, хотя отдельные виды этого планового документа могут иметь и другую периодичность — еженедельную или ежедекадную. Виды платежного календаря дифференцируются в рамках предприятия в разрезе отдельных видов хозяйственной деятельности, а также в разрезе различных типов центров ответственности. Основные виды платежного календаря предприятия, дифференцированные по этим признакам, приведены на рис. 1.

 

 

Налоговый платежный календарь

. Этот плановый документ разрабатывается по строительному предприятию в целом и содержит, как правило, только один раздел — «график налоговых платежей» (возвратные платежи по налоговым перерасчетам средств включаются, как правило, в календарь инкассации дебиторской задолженности), в составе этого платежного календаря отображаются суммы всех видов налогов, сборов и других налоговых платежей, перечисляемых предприятием в бюджеты всех уровней и во внебюджетные фонды. Календарной датой уплаты избирается, как правило, последний день установленного срока перечисления налоговых платежей каждого вида.

 

Календарь инкассации дебиторской задолженности

. Этот вид платежного календаря разрабатывается, как правило, по предприятию в целом. По текущей дебиторской задолженности платежи включаются в календарь в суммах и сроки, предусмотренные соответствующими договорами (контрактами) с контрагентами. По просроченной дебиторской задолженности эти платежи включаются в плановый документ на основе предварительного согласования сторон. Календарь инкассации дебиторской задолженности содержит только один раздел — «график поступления средств». С целью отражения реального денежного оборота предприятия датой поступления средств считается день их зачисления на расчетный счет предприятия.

 

Календарь обслуживания финансовых кредитов

. Согласно действующей международной практике составления отчетности и прогнозирования денежных потоков обслуживание финансовых кредитов отражается в составе операционной (а не финансовой) деятельности предприятия. Это связано с тем, что проценты за кредит, лизинговые платежи и другие расходы предприятия по обслуживанию финансового кредита входят в состав себестоимости продукции и соответственно влияют на размер формируемой операционной прибыли. Указанный календарь разрабатывается в целом по предприятию и содержит только один раздел — «график выплат, связанных с обслуживанием финансового кредита». Суммы и даты выплат включаются в платежный календарь в соответствии с условиями кредитных (лизинговых) договоров.

 

Календарь выплат заработной платы

. Такой платежный календарь разрабатывается, как правило, на строительных предприятиях, применяющих многоступенчатый график выплат заработной платы работникам различных структурных единиц (филиалов, участков и т. п.). Даты таких выплат устанавливаются на основе коллективного трудового договора или индивидуальных трудовых контрактов, а суммы платежей — исходя из штатного расписания и разработанной соответствующей сметы расходов. Указанный платежный календарь содержит один раздел — «график выплат заработной платы».

 

Календарь (бюджет) формирования производственных запасов

разрабатывается, как правило, для соответствующих центров затрат (структурных подразделений, осуществляющих материально-техническое обеспечение строительства). В состав платежей этого календаря входят стоимость закупаемых сырья, материалов, полуфабрикатов, комплектующих изделий, а также расходы по транспортировке и страхованию в процессе перевозки. Указанный календарь содержит только один раздел — «график платежей, связанных с формированием производственных запасов».

Календарь (бюджет) управленческих расходов

. В составе этого бюджета отражаются платежи по закупке канцелярских товаров; компьютерных программ и средств оргтехники, не входящих в состав необоротных активов; почтово-телеграфные расходы и другие расходы, связанные с управлением предприятием (кроме расходов на оплату труда административно-управленческого персонала, отображаемых в календаре заработной платы). Такой платежный календарь содержит только один раздел — «график платежей по общехозяйственному управлению».

 

Календарь (бюджет) строительных объектов

. Эта форма платежного календаря разрабатывается в разрезе центров доходов или центров прибыли предприятия. Указанный платежный календарь содержит два раздела — «график поступлений платежей за реализованные строительные объекты» и «график расходов, обеспечивающих реализацию строительных объектов».

 

Составляем платежный календарь

При разработке платежного календаря следует уделить внимание определению конкретной последовательности и сроков осуществления всех расчетов, что позволяет своевременно перечислить платежи в государственный бюджет и обеспечить финансирование нормальной хозяйственной деятельности строительного предприятия. Платежный календарь составляется на короткие промежутки времени (месяц, 15 дней, декаду, пятидневку). Срок определяется исходя из периодичности основных платежей предприятия. Наиболее целесообразно составление месячных планов с ежедекадной разбивкой. Платежный календарь охватывает все расходы и поступления средств, как в безналичной, так и в наличной формах, включая отношения с бюджетом и банками. Таким образом, платежный календарь позволяет наблюдать за состоянием собственных средств, а также указывает на необходимость использования привлеченного капитала.

Процесс составления платежного календаря можно разделить на 5 этапов (см. рис. 2).

 

 

Первым разделом платежного календаря является его расходная часть, отражающая все расчеты и перечисления средств, вторым — его доходная часть. Соотношение между двумя этими частями должно быть таким, чтобы обеспечивалось их равенство или превышение доходов и поступлений над расходами. В последнем случае излишки средств остаются на текущем счете предприятия, что означает высокий уровень устойчивости финансового состояния предприятия в будущем периоде.

 

Необходимая информация для платежного календаря

Исходными данными для составления платежного календаря являются:

— данные учета операций по текущему счету в банке;

— данные учета сдачи расчетных документов в банк;

— данные о срочных и просроченных платежах поставщикам;

— финансовые результаты реализации строительных объектов;

— плановые платежи налогов в бюджет;

— отчисления в Пенсионный фонд и фонды социального страхования (с 2011 года — единый социальный взнос);

— состояние расчетов с дебиторами и кредиторами.

 

Описание и принципы действия

При реализации проекта некоторые предприятия, составляя платежный календарь, проектируют и создают только механизм формирования платежного календаря как документа. Но основной эффект от данной системы возникнет только при эффективном построении взаимодействующих организационных звеньев предприятия в процессе согласования и утверждения реестров заявок и платежей.

Графическое описание является наилучшим вариантом предоставления информации, поэтому при помощи направляющих стрелок, используя любой язык описания процессов, создается эскиз, график или диаграмма, которая в дальнейшем реализуется на практике. При проектировании строительного бизнес-процесса используют следующие принципы:

—

достаточности полномочий и функций участников процесса. Это означает, что каждая из согласующих и утверждающих сторон имеет право на принятие того или иного решения по платежу;

—

организационной обеспеченности. Любой хозяйственный платеж или заявка на поступление предприятия должен иметь единый орган согласования и утверждения. И ни одно подразделение, которое должно участвовать в процессе, не может быть исключено из цикла формирования платежного календаря;

—

контролирующей функции. Все заявки должны иметь достаточный уровень проверки возможности оплаты, во избежание несанкционированных выплат;

—

динамичности. Система денежных платежей должна иметь оптимальную структуру согласования платежей, отвечающей требованиям платежной дисциплины предприятия. В строительном предприятии процесс согласования заявки может продолжаться до 5 дней.

 

Отображение процесса

Пример осуществления бизнес-процесса «Платежный календарь» представлен на рис. 3.

 

 

Что нужно знать финдиректору

Финансовому директору важно:

— не допустить кассовых разрывов и невыполнения обязательств;

— не допустить расходования средств сверх утвержденных сумм;

— управлять ликвидностью компании;

— предоставлять достоверную информацию в он-лайн режиме;

— позволить финансовым менеджерам технически оптимизировать выплаты;

— обеспечить соблюдение процедур согласования оплаты расходов;

— максимально исключить человеческий фактор.

Платежный календарь подразумевает управление кредиторско-дебиторской задолженностью. Те строительные компании, у которых два-три подрядчика не испытывают сложности при контроле «дебиторки». В проектных организациях проблема дебиторской задолженности также не вызывает затруднений, потому что каждый проект-менеджер контролирует состояние расчетов со своим единственным дебитором.

Превышение расходов над поступлениями свидетельствует о снижении возможностей предприятия в покрытии предстоящих расходов. В таком случае следует часть платежей перенести на другой календарный период, ускорить, по возможности, отгрузку и реализацию продукции.

Сбалансированной величиной при составлении платежных календарей выступает остаток (сальдо) текущего счета в банке и сумма кассовой наличности, поскольку именно их размер определяет на каждый данный момент платежеспособность предприятия, или отрицательная величина, образуется в случае недостатка текущих поступлений средств для покрытия ожидаемых платежей.

 

Форма платежного календаря

Рассмотрим форму платежного календаря строительного предприятия ООО «Крита» на декабрь 2010 года (см. таблицу).

 

Платежный календарь ООО «Крита» на декабрь 2010 года

Показатели	Декады
	І	ІІ	ІІІ
1. Начальное сальдо текущего счета в банке и кассовой наличности	12,8
2. Ожидаемые поступления денежных средств:
а) за счет снижения дебиторской задолженности на начало месяца	688,7	429,5	88,3
б) за выполненные услуги, предоставленные в данном месяце	933,0	1427,6	1861,3
в) авансы заказчиков	650,0	880,0	920,0
г) кредиты банков	220,0	240,0	960,0
д) из централизованных источников	—	15,0	—
е) другие поступления	213,0	161,7	148,4
3. Всего поступления с учетом сальдо текущего счета (кассовой наличности)	2717,5	3153,8	3978,0
4. Использование денежных средств:
а) в счет кредиторской задолженности на начало периода	356,6	311,7	366,0
б) гашение недоимок, просроченных банковских займов и процентов	32,4	—	—
в) оплата материалов, работ и услуг за текущий месяц	1365,5	1615,6	628,8
г) оплата налогов в госбюджет за ноябрь	230,0		940,5
д) оплата налогов в госбюджет за декабрь (авансовые платежи)		220,0	220,0
е) на оплату труда	461,7	108,5	679,0
ж) на капиталовложения	52,0	130,0	160,0
з) по сметам расходов служб, заведений социально-культурной сферы	102,0	102,0	102,0
и) авансы подрядчикам	240,0	600,0	520,0
й) платежи банкам по займам и процентам	117,0	225,0	219,0
к) другие платежи	81,0	207,0	141,4
5. Всего денежных расходов	3029,2	3519,8	3976,7
6. Остаток средств (сальдо текущего счета) (стр. 3 - стр. 5)	—	—	1,3
7. Недостача средств (стр. 5 - стр. 3)	311,7	366,0	—

　

Данный платежный календарь показывает, что в первой декаде декабря предприятие не может обеспечить своевременных платежей за счет ожидаемых поступлений денежных средств, за вторую декаду предприятию не только не удается снизить дефицит средств, который образовался в первой декаде, а, наоборот, нехватка средств для покрытия долгов и всех текущих платежей в этой декаде немного увеличивается. При составлении календаря на третью декаду предприятие запланировало получение весьма значительной суммы банковского кредита (960 тыс. грн.), без помощи которого оно не сможет выйти из дефицита денежных средств за месяц в целом.

Несбалансированность платежного календаря побуждает предприятие немедленно искать резервы увеличения объема денежных поступлений как за счет ускорения выполненных работ, устранения недостатков в сфере расчетов с заказчиками, так и за счет уменьшения (или временного откладывания) определенных затрат, налаживания партнерских отношений с коммерческими банками.

Если же данные оперативного финансового планирования показывают, что в тот или иной период предприятие имеет устойчивое превышение средств над потребностями в них, тогда есть смысл внести определенную сумму свободных денег на банковский депозит, который приносит предприятию соответствующий доход. Устойчивое значительное сальдо денежных средств на текущем счете предприятия и наличности в кассе нецелесообразно.

 

Если платежный календарь работает неэффективно...

В некоторых ситуациях платежный календарь компании не работает эффективно. Вот основные симптомы, свидетельствующие об этом:

— конфликты с подрядчиками из-за просрочек по платежам;

— несогласованность заявок на выплаты. В этой ситуации процесс согласования заявок затруднен, занимает много времени, иногда проходят платежи, которые не были утверждены должным образом, и все это сопровождается разбирательством, почему так произошло. Нужно платить сегодня, а денег нет, скорее всего, будут завтра;

— сложно отследить, на какой стадии находится заявка. Заявка существует в момент ее возникновения, гуляет по кабинетам и коридорам и в лучшем случае утверждается неделю;

— топ-менеджмент много времени тратит на работу со счетами.

С похожими проблемами столкнулась компания ООО «Боскт». В этом случае основной проблемой было то, что при строительстве объектов приходится привлекать большое количество субподрядчиков. Если субподрядчику платят не вовремя по «закрытым» актам выполненных работ, он просто прекращает работать. При этом отодвигаются сроки строительства всего объекта. Соответственно, такая вещь, как своевременные платежи, очень критична для экономической эффективности строительного бизнеса. Если же весь проект рассчитан правильно, быстро и эффективно проходит все стадии, то мы достигаем нужных финансовых результатов.

Бизнес-процесс платежного календаря ООО «Боскт» получился весьма разветвленным, в нем были описаны все пункты и ветки принятия решения о выплате денежных средств. К этому процессу была прикреплена система с электронным архивом. То есть документы, которые проходили по организации (договоры, распоряжения, акты и прочие), после сканирования теперь заносятся в электронный архив. Таким образом, если у какого-то лица в процессе согласования той или иной заявки возникает вопрос, то вся документация доступна в любой момент времени в электронном формате.

Общая схема реализации выглядит следующим образом. В центральной базе происходит согласование заявок на выплату денежных средств. Затем эти заявки утверждаются, и система автоматически генерирует платежные поручения. Эти платежные поручения экспортируются в клиент-банк, идет оплата, из клиент-банка возвращается информация в виде банковских выписок, система их автоматически обрабатывает, находит платежные поручения, которые были исходящими, а в исходящих поручениях уже есть вся необходимая аналитика. Разнесение этих данных происходит автоматически. Таким образом, упрощается дальнейшая обработка данных в системе, формируется корпоративная информационная система.

Реализация простых и очевидных задач платежного календаря привела к значительному эффекту. Субподрядчики перестали приостанавливать работы из-за несвоевременных оплат. Все обязательства выполняются вовремя и срывы в сроках строительства возможны только по вине строителей, а не по вине финансовых служб. За счет того, что удалось заблаговременно выявлять кассовые разрывы, краткосрочное кредитование практически свелось к нулю. Перестали теряться заявки на оплату.

Достигнутые результаты оказали влияние на имидж компании и взаимоотношения с контрагентами. На следующих проектах руководители ООО «Боскт» стали пересматривать условия работы с субподрядчиками, появилась возможность предлагать более выгодные для компании условия на том основании, что повысилась надежность компании как финансового партнера. В результате повысилась эффективность деятельности компании, были снижены расходы.