Теми статей
Обрати теми

Платіжний календар будівельного підприємства

Редакція ББ
Стаття

Платіжний календар будівельного підприємства

Тетяна Кривенко, консультант

 

Ефективність роботи будівельного підприємства, його фінансове благополуччя і дохідність багато в чому залежать від грамотного управління грошовими коштами. Підприємство відчуватиме фінансову скруту, якщо на балансі немає мінімального запасу грошових коштів. Платіжний календар — це простий та зручний інструмент, за допомогою якого керівник чи інша відповідальна особа можуть складати оперативні плани руху грошей на своєму підприємстві. Платіжний календар дозволяє прогнозувати відсутність грошових коштів на рахунках, у касах та боротися з нею, погоджуючи з контрагентами строки платежів.

 

Мета розробкиплатіжного календаря

Платіжний календар — це система управління грошовими потоками, надходженнями та виплатами в компанії. Основне завдання цієї системи — сприяти своєчасному виконанню компанією фінансових зобов'язань при досягненні власних фінансових цілей.

Основними цілями побудови системи платіжного календаря є

:

— забезпечення стійкої абсолютної ліквідності та платоспроможності підприємства;

— максимізація економічного ефекту від використання грошових коштів;

— установлення конкретних строків надходження коштів та платежів підприємства та їх доведення до конкретних виконавців у формі планових завдань. З урахуванням цієї мети платіжний календар визначають інколи як «план платежів точної дати».

Для досягнення поставлених цілей

необхідне вирішення таких завдань:

— створення системи оперативного відображення даних про планові та фактичні надходження/виплати в розрізі джерел грошових коштів (далі — ГК), контрагентів чи інших облікових аналітик за певний період;

— контроль надходжень і платежів з урахуванням запасу ліквідності в розрізі форм ГК (ліквідні цінні папери, акції, облігації);

— планування акумулювання ГК на банківських рахунках і депозитах, продаж/купівля валюти;

— планування кредитної діяльності підприємства, облік руху касових розривів та руху кредитних/позикових коштів;

— створення взаємозв'язку виробничих та фінансових планів компанії;

— створення механізму контролю та взаємодії персоналу, уповноваженого приймати рішення про витрачання грошових коштів;

— своєчасне забезпечення інформацією про стан розрахунків будівельного підприємства;

— недопускання надлишкових залишків ГК на рахунках та в касі підприємства.

Платіжний календар, що розробляється на будівельному підприємстві в різних варіантах, є найефективнішим та найнадійнішим інструментом оперативного управління його грошовими потоками. Він

дозволяє вирішувати такі основні завдання:

— звести прогнозні варіанти плану надходжень і витрат коштів («оптимістичний», «реалістичний», «песимістичний») до одного;

— забезпечити пріоритетність платежів підприємства за критерієм їх впливу на кінцеві результати його фінансової діяльності;

— максимально забезпечити необхідну абсолютну ліквідність грошового потоку підприємства, тобто його платоспроможність у межах короткострокового періоду;

— уключити управління грошовими потоками в системі оперативного контролінгу фінансової діяльності підприємства.

 

Види платіжного календаря

Найпоширенішою формою платіжного календаря, що використовується у процесі оперативного планування грошових потоків підприємства, є побудова в розрізі двох розділів:

1) графіка майбутніх платежів;

2) графіка майбутніх надходжень коштів.

Часовий графік платежів диференціюється у платіжному календарі зазвичай у щоденному розрізі, хоча окремі види цього планового документа можуть мати й іншу періодичність — щотижневу або щодекадну. Види платіжного календаря диференціюються в межах підприємства в розрізі окремих видів господарської діяльності, а також у розрізі різних типів центрів відповідальності. Основні види платіжного календаря підприємства, диференційовані за цими ознаками, наведено на рис. 1.

 

img 1

 

Податковий платіжний календар

. Цей плановий документ розробляється по будівельному підприємству в цілому та містить, як правило, тільки один розділ — «графік податкових платежів» (поворотні платежі за податковими перерахунками коштів уключаються, як правило, до календаря інкасації дебіторської заборгованості), у складі цього платіжного календаря відображаються суми всіх видів податків, зборів та інших податкових платежів, що перераховуються підприємством до бюджетів усіх рівнів та до позабюджетних фондів. Календарною датою сплати вибирається, як правило, останній день установленого строку перерахування податкових платежів кожного виду.

 

Календар інкасації дебіторської заборгованості

. Цей вид платіжного календаря розробляється, як правило, по підприємству в цілому. За поточною дебіторською заборгованістю платежі включаються до календаря в сумах та у строки, передбачені відповідними договорами (контрактами) з контрагентами. За простроченою дебіторською заборгованістю ці платежі включаються до планового документа на підставі попереднього узгодження сторін. Календар інкасації дебіторської заборгованості містить лише один розділ — «графік надходження коштів». З метою відображення реального грошового обігу підприємства датою надходження коштів вважається день їх зарахування на розрахунковий рахунок підприємства.

 

Календар обслуговування фінансових кредитів

. Згідно з діючою міжнародною практикою складання звітності та прогнозування грошових потоків обслуговування фінансових кредитів відображається у складі операційної (а не фінансової) діяльності підприємства. Це пов'язане з тим, що проценти за кредит, лізингові платежі та інші витрати підприємства щодо обслуговування фінансового кредиту входять до складу собівартості продукції та відповідно впливають на розмір формування операційного прибутку. Зазначений календар розробляється в цілому по підприємству та містить лише один розділ — «графік виплат, пов'язаних з обслуговуванням фінансового кредиту». Суми й дати виплат уключаються до платіжного календаря відповідно до умов кредитних (лізингових) договорів.

 

Календар виплат заробітної плати

. Такий платіжний календар розробляється, як правило, на будівельних підприємствах, що застосовують багатоступінчастий графік виплат заробітної плати працівникам різних структурних одиниць (філій, дільниць тощо). Дати таких виплат установлюються на підставі колективного трудового договору чи індивідуальних трудових контрактів, а суми платежів — виходячи зі штатного розпису та розробленого відповідного кошторису витрат. Зазначений платіжний календар містить один розділ — «графік виплат заробітної плати».

 

Календар (бюджет) формування виробничих запасів

розробляється, як правило, для відповідних центрів витрат (структурних підрозділів, що здійснюють матеріально-технічне забезпечення будівництва). До складу платежів цього календаря входять вартість купівельних сировини, матеріалів, напівфабрикатів, комплектуючих виробів, а також витрати на транспортування і страхування у процесі перевезення. Зазначений календар містить лише один розділ — «графік платежів, пов'язаних з формуванням виробничих запасів».

 

Календар (бюджет) управлінських витрат

. У складі цього бюджету відображаються платежі на закупівлю канцелярських товарів; комп'ютерних програм та засобів оргтехніки, що не входять до складу необоротних активів; поштово-телеграфні витрати й інші витрати, пов'язані з управлінням підприємством (крім витрат на оплату праці адміністративно-управлінського персоналу, що відображаються в календарі заробітної плати). Такий платіжний календар містить лише один розділ — «графік платежів щодо загальногосподарського управління».

 

Календар (бюджет) будівельних об'єктів

. Ця форма платіжного календаря розробляється в розрізі центрів доходів або центрів прибутку підприємства. Зазначений платіжний календар містить два розділи — «графік надходжень платежів за реалізовані будівельні об'єкти» і «графік витрат, що забезпечують реалізацію будівельних об'єктів».

 

Складаємо платіжний календар

При розробці платіжного календаря слід приділити увагу визначенню конкретної послідовності та строків здійснення всіх розрахунків, що дозволяє своєчасно перерахувати платежі до державного бюджету і забезпечити фінансування нормальної господарської діяльності будівельного підприємства. Платіжний календар складається на короткі проміжки часу (місяць, 15 днів, декада, п'ятиденка). Строк визначається виходячи з періодичності основних платежів підприємства. Найдоцільнішим є складання місячних планів із щодекадним розбиттям. Платіжний календар охоплює всі витрати і надходження коштів як у безготівковій, так і в готівковій формі, уключаючи відносини з бюджетом та банками. Таким чином, платіжний календар дозволяє спостерігати за станом власних коштів, а також указує на необхідність використання залученого капіталу.

Процес складання платіжного календаря можна поділити на 5 етапів (див. рис. 2).

 

img 2

 

Першим розділом платіжного календаря є його видаткова частина, що відображає всі розрахунки та перерахування коштів, другим — його прибуткова частина. Співвідношення між цими двома частинами має бути таким, щоб забезпечувалися їх рівність або перевищення доходів і надходжень над витратами. В останньому випадку надлишки коштів залишаються на поточному рахунку підприємства, що означає високий рівень стійкості фінансового стану підприємства в майбутньому періоді.

 

Необхідна інформація для платіжного календаря

Вихідними даними для складання платіжного календаря є:

— дані обліку операцій на поточному рахунку в банку;

— дані обліку здавання розрахункових документів до банку;

— дані про строкові та прострочені платежі постачальникам;

— фінансові результати реалізації будівельних об'єктів;

— планові платежі податків до бюджету;

— відрахування до Пенсійного фонду і фондів соціального страхування (з 2011 року — єдиний соціальний внесок);

— стан розрахунків з дебіторами та кредиторами.

 

Опис і принципи дії

При реалізації проекту деякі підприємства, складаючи платіжний календар, проектують і створюють лише механізм формування платіжного календаря як документа. Але основний ефект від цієї системи виникне лише при ефективній побудові взаємодіючих організаційних ланок підприємства у процесі погодження та затвердження реєстрів заявок і платежів.

Графічний опис є найкращим варіантом надання інформації, тому за допомогою направляючих стрілок, використовуючи будь-яку мову опису процесів, створюється ескіз, графік або діаграма, що в подальшому реалізується на практиці. Під час проектування будівельного бізнес-процесу використовують такі принципи:

достатності повноважень та функцій учасників процесу. Це означає, що кожна зі сторін, які погоджують і затверджують, має право на прийняття того чи іншого рішення щодо платежу;

організаційної забезпеченості. Будь-який господарський платіж або заявка на вступ підприємства повинні мати єдиний орган погодження та затвердження. І жоден підрозділ, який має брати участь у процесі, не може бути виключено з циклу формування платіжного календаря;

контролюючої функції. Усі заявки повинні мати достатній рівень перевірки можливості оплати для уникнення несанкціонованих виплат;

динамічності. Система грошових платежів повинна мати оптимальну структуру погодження платежів, що відповідає вимогам платіжної дисципліни підприємства. У будівельному підприємстві процес погодження заявки може тривати до 5 днів.

 

Відображення процесу

Приклад здійснення бізнес-процесу «Платіжний календар» показано на рис. 3.

 

img 3

 

Що потрібно знати фіндиректору

Фінансовому директору важливо:

— не допустити касових розривів та невиконання зобов'язань;

— не допустити витрачання коштів понад затверджені суми;

— управляти ліквідністю компанії;

— надавати достовірну інформацію в он-лайн режимі;

— дозволити фінансовим менеджерам технічно оптимізувати виплати;

— забезпечити дотримання процедур погодження оплати витрат;

— максимально виключити людський чинник.

Платіжний календар передбачає управління кредиторсько-дебіторською заборгованістю. Ті будівельні компанії, що мають двох-трьох підрядників, не відчувають труднощів при контролюванні «дебіторки». У проектних організаціях проблема дебіторської заборгованості також не викликає складнощів, тому що кожен проект-менеджер контролює стан розрахунків зі своїм єдиним дебітором.

Перевищення витрат над надходженнями свідчить про зниження можливостей підприємства в покритті майбутніх витрат. У такому разі слід перенести частину платежів на інший календарний період, прискорити, по можливості, відвантаження та реалізацію продукції.

Збалансованою величиною при складанні платіжних календарів виступають залишок (сальдо) поточного рахунка в банку та сума касової готівки, оскільки саме їх розмір визначає на кожен конкретний момент платоспроможність підприємства, або від’ємна величина, що утворюється в разі недостатності поточних надходжень коштів для покриття очікуваних платежів.

 

Форма платіжного календаря

Розглянемо форму платіжного календаря будівельного підприємства ТОВ «Крита» на грудень 2010 року (див. таблицю).

 

Платіжний календар ТОВ «Крита» на грудень 2010 року

Показники

Декади

І

ІІ

ІІІ

1. Початкове сальдо поточного рахунка в банку та касової готівки

12,8

 

 

2. Очікувані надходження грошових коштів:

 

 

 

а) за рахунок зниження дебіторської заборгованості на початок місяця

688,7

429,5

88,3

б) за виконані послуги, надані в цьому місяці

933,0

1427,6

1861,3

в) аванси замовників

650,0

880,0

920,0

г) кредити банків

220,0

240,0

960,0

ґ) з централізованих джерел

15,0

д) інші надходження

213,0

161,7

148,4

3. Усього надходжень з урахуванням сальдо поточного рахунка (касової готівки)

2717,5

3153,8

3978,0

4. Використання грошових коштів:

 

 

 

а) у рахунок кредиторської заборгованості на початок періоду

356,6

311,7

366,0

б) погашення недоїмок, прострочених банківських позик та процентів

32,4

в) оплата матеріалів, робіт і послуг за поточний місяць

1365,5

1615,6

628,8

г) сплата податків до держбюджету за листопад

230,0

 

940,5

ґ) сплата податків до держбюджету за грудень (авансові платежі)

 

220,0

220,0

д) на оплату праці

461,7

108,5

679,0

е) на капіталовкладення

52,0

130,0

160,0

ж) за кошторисами видатків служб, закладів соціально-культурної сфери

102,0

102,0

102,0

з) аванси підрядникам

240,0

600,0

520,0

и) платежі банкам за позиками та процентами

117,0

225,0

219,0

і) інші платежі

81,0

207,0

141,4

5. Усього грошових витрат

3029,2

3519,8

3976,7

6. Залишок коштів (сальдо поточного рахунка) (ряд. 3 - ряд. 5)

 

1,3

7. Нестача коштів (ряд. 5 - ряд. 3)

311,7

366,0

 

 

Цей платіжний календар показує, що в першій декаді грудня підприємство не може забезпечити своєчасних платежів за рахунок очікуваних надходжень грошових коштів, за другу декаду підприємству не лише не вдається знизити дефіцит коштів, який утворився в першій декаді, а навпаки, брак коштів для покриття боргів та всіх поточних платежів у цій декаді трохи збільшується. При складанні календаря на третю декаду підприємство запланувало отримання дуже значної суми банківського кредиту (960 тис. грн.), без допомоги якого воно не зможе вийти з дефіциту грошових коштів за місяць у цілому.

Незбалансованість платіжного календаря спонукала підприємство негайно шукати резерви збільшення обсягу грошових надходжень як за рахунок прискорення виконаних робіт, усунення недоліків у сфері розрахунків із замовниками, так і за рахунок зменшення (або тимчасового відкладання) певних витрат, налагодження партнерських відносин з комерційними банками.

Якщо ж дані оперативного фінансового планування показують, що в той чи інший період підприємство має стійке перевищення коштів над потребами в них, тоді є сенс унести певну суму вільних грошей на банківський депозит, що приносить підприємству відповідний дохід. Стійке значне сальдо грошових коштів на поточному рахунку підприємства та готівки в касі є недоцільним.

 

Якщо платіжний календар працює неефективно...

У деяких ситуаціях платіжний календар компанії працює неефективно. Ось основні симптоми, що свідчать про це:

— конфлікти з підрядниками внаслідок прострочень за платежами;

— неузгодженість заявок на виплати. У цій ситуації процес погодження заявок утруднений, забирає багато часу, інколи проходять платежі, які не було затверджено належним чином, і все це супроводжується розглядом, чому так сталося. Потрібно платити сьогодні, а грошей немає, але, найімовірніше, будуть завтра;

— важко відстежити, на якій стадії перебуває заявка. Заявка існує в момент її виникнення, «блукає» кабінетами та коридорами і в кращому разі затверджується тиждень;

— топ-менеджмент багато часу витрачає на роботу з рахунками.

З подібними проблемами зіткнулася компанія ТОВ «Боскт». У цьому випадку основною проблемою було те, що при будівництві об'єктів доводиться залучати велику кількість субпідрядників. Якщо субпідряднику не платять вчасно за «закритими» актами виконаних робіт, він просто припиняє працювати. При цьому відсуваються строки будівництва всього об'єкта. Відповідно така річ, як своєчасні платежі, є дуже критичною для економічної ефективності будівельного бізнесу. Якщо ж увесь проект розрахований правильно, швидко та ефективно проходить усі стадії, то ми досягаємо потрібних фінансових результатів.

Бізнес-процес платіжного календаря ТОВ «Боскт» вийшов вельми розгалуженим, у ньому було описано всі пункти та гілки прийняття рішення про виплату грошових коштів. До цього процесу було прикріплено систему з електронним архівом, тобто документи, що проходили по організації (договори, розпорядження, акти тощо), після сканування тепер заносяться до електронного архіву. Таким чином, коли в якоїсь особи у процесі погодження тієї чи іншої заявки виникає запитання, то вся документація доступна в будь-який момент часу в електронному форматі.

Загальна схема реалізації має такий вигляд. У центральній базі відбувається погодження заявок на виплату грошових коштів. Потім ці заявки затверджуються, і система автоматично генерує платіжні доручення. Ці платіжні доручення експортуються до клієнт-банку, відбувається оплата, з клієнт-банку повертається інформація у вигляді банківських виписок, система їх автоматично обробляє, знаходить платіжні доручення, які були вихідними, а у вхідних дорученнях уже є вся необхідна аналітика. Рознесення цих даних відбувається автоматично. Таким чином, спрощується подальша обробка даних у системі, формується корпоративна інформаційна система.

Реалізація простих та очевидних завдань платіжного календаря спричинила значний ефект. Субпідрядники перестали припиняти роботи через невчасні оплати. Усі зобов'язання виконуються вчасно, а зриви у строках будівництва можливі тільки з вини будівельників, а не з вини фінансових служб. За рахунок того, що вдалося завчасно виявляти касові розриви, короткострокове кредитування практично звелося до нуля. Перестали «загублюватися» заявки на оплату.

Досягнуті результати вплинули на імідж компанії та взаємовідносини з контрагентами. На наступних проектах керівники ТОВ «Боскт» почали переглядати умови роботи із субпідрядниками, з'явилася можливість пропонувати вигідніші для компанії умови на тій підставі, що збільшилася надійність компанії як фінансового партнера. У результаті підвищилася ефективність діяльності компанії, було знижено витрати.

App
Завантажуйте наш мобільний додаток Factor

© Factor.Media, 1995 -
Всі права захищені

Використання матеріалів без узгодження з редакцією заборонено

Ознайомитись з договором-офертою

Приєднуйтесь
Адреса
м. Харків, 61002, вул. Сумська, 106а
Ми приймаємо
ic-privat ic-visa ic-visa

Ми використовуємо cookie-файли, щоб зробити сайт максимально зручним для вас та аналізувати використання наших продуктів та послуг, щоб збільшити якість рекламних та маркетингових активностей. Дізнатися більше про те, як ми використовуємо ці файли можна тут.

Дякуємо, що читаєте нас Увійдіть і читайте далі