Передача дел при смене материально ответственного лица
(часть 1)
Евгения Кузнецова, консультант
В строительной организации увольняется материально ответственное лицо (МОЛ) — кладовщик. В связи с этим возникает ряд вопросов. Как правильно провести передачу материальных ценностей новому работнику и оформить ее документально? Ответы на эти и другие вопросы вы найдете в данной статье.
ДОКУМЕНТЫ СТАТЬИ
КЗоТ
— Кодекс законов о труде Украины от 10.12.1971 г.Закон о налоге на прибыль
— Закон Украины «О налогообложении прибыли предприятий» в редакции от 22.05.1997 г. № 283/97-ВР.Инструкция № 69
— Инструкция по инвентаризации основных средств, нематериальных активов, товарно-материальных ценностей, денежных средств и документов и расчетов, утвержденная приказом Минфина от 11.08.1994 г. № 69.Постановление № 241
— постановление Госкомстата СССР «Об утверждении форм первичной учетной документации для предприятий и организаций» от 28.12.1989 г. № 241.Постановление № 447
— постановление Госкомтруда СССР «Об утверждении перечня должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми предприятием, учреждением, организацией могут заключаться письменные договоры о полной материальной ответственности за необеспечение сохранности ценностей, переданных им для хранения, обработки, продажи (отпуска), перевозки или применения в процессе производства, а также типового договора о полной индивидуальной материальной ответственности» от 28.12.1977 г. № 447/24.
Смена МОЛ
Организация работы и учета строительных предприятий предполагает, что за сохранность имущества должны отвечать определенные лица. Самые «горячие» участки в этом вопросе — это те, где происходят хранение, прием и выдача материальных ценностей (МЦ): склады, строительные площадки и т. д.
Материальная ответственность в таком случае возлагается на кладовщиков, прорабов, других лиц, которые ведают наличием, движением, размещением, оформлением МЦ, то есть тех, через «чьи руки» они непосредственно проходят.
Фактически складское хозяйство ни дня не может существовать без надзора МОЛ, поэтому, как только такое лицо решит уволиться, необходимо найти другого сотрудника для выполнения его функций и возложения на него материальной ответственности.
С МОЛ заключается
письменный договор о полной материальной ответственности. В соответствии со ст. 1351 КЗоТ такой договор строительная организация заключает с работниками, достигшими 18-летнего возраста, занимающими должности или выполняющими работы, непосредственно связанные с хранением, обработкой, продажей (отпуском), перевозкой или использованием в процессе производства переданных им ценностей. Договор составляют в двух экземплярах: первый — хранится в отделе кадров предприятия (организации), а второй — передается работнику, подписавшему договор.1 Несмотря на то что это советский документ, на сегодняшний день он остается действующим (постановление ВР «О порядке временного действия на территории Украины отдельных актов законодательства Союза ССР» от 12.09.1991 г. № 1545-XII).
Перечень
должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми могут заключаться письменные договоры о полной материальной ответственности, а также Типовой договор о полной индивидуальной материальной ответственности (см. рисунок на с. 12–13) приведены в постановлении № 4471. Именно этот документ работодатели должны брать за основу, причем текст договора не должен претерпевать каких-либо существенных изменений, особенно тех, которые противоречат нормам трудового права, в то же время некоторые дополнения допустимы.
Типовой договор о полной индивидуальной материальной ответственности
В соответствии с
Перечнем из постановления № 447 договор о полной материальной ответственности заключается, в частности, с сотрудниками, которые выполняют работы по приему на хранение, обработке, хранению, отпуску материальных ценностей на складах.МОЛ должны обладать специальными знаниями, опытом, навыками обращения с МЦ. Они имеют право требовать от работодателя создания нормальных условий для работы и обеспечения сохранности имущества: организации правильного режима хранения (температура, влажность), наличие охраны, соблюдения мер противопожарной безопасности и т. д.
Отказ работодателя создать необходимые условия является нарушением
п. 2 Типового договора о полной индивидуальной материальной ответственности. В случае возникновения трудового спора у МОЛ будет право оспорить правомерность возложения на него материальной ответственности в связи с порчей или недостачей МЦ.Договор о полной материальной ответственности должен заключаться с уже принятым работником предприятия (после заключения трудового договора), он начинает действовать после передачи дел предыдущим МОЛ.
Проведение обязательной инвентаризации МЦ
При смене МОЛ в обязательном порядке проводится
инвентаризация МЦ, за которые он отвечал. В соответствии с п. 3 Инструкции № 69 ее проводят на день приема-передачи дел, хотя фактически это произойдет уже после проверки наличия МЦ.Для проведения инвентаризации объектов, которые передаются от одного МОЛ другому, руководитель издает
приказ о проведении инвентаризации. Непосредственно осуществлять инвентаризацию, то есть изучать фактическое наличие МЦ (проводить, подсчет, взвешивание, измерение и т. д.), должна инвентаризационная комиссия.Инструкцией № 69
предусмотрено, что на предприятии создается и круглогодично работает постоянно действующая инвентаризационная комиссия. Ее возглавляет руководитель предприятия или его заместитель, а в состав входят руководители структурных подразделений и главный бухгалтер.Перечень членов такой комиссии может быть утвержден приказом об учетной политике или в отдельном приказе. В обязанности данной комиссии прежде всего входит организация процесса сверки.
Вместе с тем на предприятиях, где из-за большого объема работ проведение инвентаризации не может быть обеспечено одной комиссией, для непосредственного проведения инвентаризации в местах хранения МЦ приказом руководителя предприятия создаются
рабочие инвентаризационные комиссии в составе инженера, технолога, механика, исполнителя работ, экономиста, бухгалтера и других работников. Рабочие инвентаризационные комиссии возглавляются представителем руководителя предприятия. В соответствии с п.п. 11.2 Инструкции № 69 назначать председателем рабочей инвентаризационной комиссии у тех же МОЛ одного и того же работника два года подряд запрещается.Обратите внимание, что
МОЛ не включается в состав рабочей инвентаризационной комиссии, однако сверка обязательно происходит в его присутствии.Заметим, что
Инструкция № 69 не обязывает присутствовать при инвентаризации работника, на которого будет возложена материальная ответственность вместо увольняющегося МОЛ. Но поскольку после инвентаризации формально происходит передача МЦ в ведение нового МОЛ, на наш взгляд, в его интересах поучаствовать в работе комиссии и ознакомиться с материалами инвентаризации.Приведем пример текста приказа о проведении инвентаризации при смене МОЛ.
На основании
Закона Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» от 16.07.99 г. № 996-XIV и Инструкции по инвентаризации основных средств, нематериальных активов, товарно-материальных ценностей, денежных средств и документов и расчетов, утвержденной приказом Министерства финансов Украины от 11.08.1994 г. № 69, в связи со сменой материально ответственного лица, кладовщика Пилипенко С. Д. на складе № 2,ПРИКАЗЫВАЮ:
1 Провести инвентаризацию фактического наличия материальных ценностей на складе № 2 и сверку с данными учета. Составить инвентаризационные описи.
2 Инвентаризацию осуществлять с 17.05.2010 г. в присутствии материально ответственного лица Пилипенко С. Д.
3 Организацию проведения инвентаризации возложить на постоянно действующую инвентаризационную комиссию, состав которой утвержден приказом об учетной политике на 2010 год.
4 Для непосредственного осуществления мероприятий по сверке фактического наличия МЦ в местах хранения назначить рабочую инвентаризационную комиссию в составе:
председатель комиссии:
члены комиссии:
При смене МОЛ инвентаризации подлежит, как правило, один участок, поэтому, если члены постоянно действующей комиссии не «загружены», то рабочую комиссию можно не создавать.
В местах хранения МОЛ должны вести учет МЦ в натуральном выражении: по количеству (м, кг, шт. и т. д.), наименованиям, сортам, ценам в соответствии с установленной номенклатурой. На складах для учета движения МЦ на каждое наименование открывается карточка складского учета, записи в карточках делаются на основании первичных документов.
Если у МОЛ остались первичные документы, то до начала проверки наличия МЦ он должен сдать их в бухгалтерию. Как правило, передача оформляется реестром приемки-сдачи документов (форма № М-13)2. Председатель инвентаризационной комиссии визирует все приходные и расходные документы, прилагаемые к реестрам (отчетам), с отметкой «К инвентаризации на (дата)». Перед проведением инвентаризации в бухгалтерии подбивают остатки МЦ для сверки (составляют ведомость остатков и т. д.).
2 Некоторые МОЛ составляют материальный отчет (форма № М-19).
К моменту проведения инвентаризации бухгалтерия должна подготовить (составить и распечатать) инвентаризационные описи МЦ с заполненной графой о наличии МЦ по данным учета. Эти описи должны быть переданы членам инвентаризационной комиссии.
Для учета результатов инвентаризации МЦ предусмотрена
инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей (форма № М-21). Вместе с тем при инвентаризации могут применяться и формы старых советских документов, утвержденных постановлением № 241 (письмо Госкомстата Украины от 30.01.2003 г. № 03-04-05/18):— Инвентаризационный ярлык (форма № инв-2);
— Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей (форма № инв-3);
— Акт инвентаризации товаров отгруженных (форма № инв-4);
— Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей, принятых (сданных) на ответственное хранение (форма № инв-5);
— Акт инвентаризации материалов и товаров, находящихся в пути (форма № инв-6).
Складские операции в течение инвентаризации не проводятся. Если же по каким-либо причинам операции по движению МЦ неизбежны, то в приходных документах на МЦ, которые поступили на объект и приняты во время его инвентаризации, МОЛ в присутствии членов инвентаризационной комиссии за подписью ее председателя делается отметка «после инвентаризации» со ссылкой на дату описи, где записаны эти ценности.
В расходных документах на МЦ, которые отпущены со склада во время инвентаризации, с разрешения руководителя предприятия и главного бухгалтера в присутствии членов инвентаризационной комиссии за подписью ее председателя делается отметка, и они заносятся в отдельную опись в порядке, аналогичном для ценностей, которые поступили во время инвентаризации.
Перед проведением инвентаризации МОЛ должно подготовить (рассортировать) все материальные ценности и
дать расписку следующего содержания: «К началу проведения инвентаризации все расходные и приходные документы на ценности сданы в бухгалтерию и все ценности и бланки документов строгой отчетности, поступившие на мою (нашу) ответственность, оприходованы, а выбывшие — списаны в расход».Отметим, что текст расписки МОЛ содержится в форме
Инвентаризационной описи товарно-материальных ценностей (ф. № инв-3).Вначале члены комиссии проводят подготовительную работу: пломбируют помещения, в которых находятся МЦ, проверяют весы, мерную тару и т. д.
Согласно
п. 11.8 Инструкции № 69 при инвентаризации МЦ необходимо иметь в виду, что взвешивание, обмер, подсчет МЦ проводятся в порядке размещения ценностей в данном помещении, не допуская беспорядочного перехода комиссии от одного вида ценностей к другому. При хранении МЦ в различных изолированных помещениях у одного МОЛ инвентаризация проводится последовательно по местам хранения. После проверки ценностей вход в помещение опечатывается и комиссия переходит в следующее помещение.МОЛ и члены инвентаризационной комиссии должны работать вместе. Если инвентаризацию за один день провести невозможно, необходимо в конце рабочего дня опломбировать помещение.
Для строительных организаций актуальны инвентаризации массовых (навалочных) материалов, которые хранятся на открытых строительных площадках, к ним, в частности, относятся отдельные виды камней, песок, гравий, щебень, блоки, доски и т. п. Заметим, что сам по себе их учет, как правило, осуществляется методом периодической инвентаризации. Расходные документы по ним могут не составляться, но ежемесячно проводиться инвентаризация, по которой определяется фактическое наличие МЦ. Далее определяется
расход МЦ: из суммы остатка на начало месяца и поступления материалов за месяц вычитается фактический остаток на конец месяца. В карточки заносят остатки неиспользованных материалов, сопоставляя фактический расход материалов с нормой. Таким же образом будет устанавливаться, превышен ли расход материалов по сравнению с нормой (по какой причине) после инвентаризации, связанной со сменой МОЛ.Определение веса или объема навалочных материалов осуществляется на основании обмеров и технических расчетов. При этом акты обмеров, технические расчеты, ведомости отвесов прилагаются к описи.
По окончании инвентаризации заполненные инвентаризационные описи подписываются всеми членами комиссии и МОЛ. При смене МОЛ описи нужно составить
в трех экземплярах для передачи: в бухгалтерию, увольняющемуся МОЛ и его сменщику. Целесообразно, чтобы в описях лицо, принявшее ценности, расписалось в их получении, а увольняющийся работник — в их сдаче3.3 Такие требования по оформлению материалов инвентаризации при смене МОЛ выдвигаются к бюджетным организациям, но для дополнительного контроля такой порядок оформления документов может применяться любыми предприятиями и организациями.
В случае обнаружения расхождений между фактическим наличием МЦ и данными учета (излишков или недостач) составляются
Сличительные ведомости результатов инвентаризации (форма № инв-19).Если МОЛ обнаружит после инвентаризации ошибки в инвентаризационных описях, он должен немедленно заявить об этом инвентаризационной комиссии, которая после проверки указанных фактов и их подтверждения производит исправление ошибок.
Кроме того, после инвентаризации предыдущее МОЛ должно под расписку передать своему преемнику внутренние организационные документы (составить опись или акт). Такими документами могут быть инструкции о приемке, отпуске, хранении МЦ, списки должностных лиц, которым предоставлено право затребовать и разрешить отпуск материалов, с образцами их подписей, график работы склада, поверки весов и т. д.
Подведение итогов инвентаризации МЦ
По окончании инвентаризации происходит заседание рабочей инвентаризационной комиссии, на котором подводятся ее итоги, и составляется протокол. В нем фиксируются результаты инвентаризации: обнаружены ли расхождения с учетными данными, анализируются их причины, принимаются решения по урегулированию инвентаризационных разниц (излишков или недостач).
Согласно
п.п. 11.12 Инструкции № 69 протокол инвентаризационной комиссии должен быть в 5-дневный срок рассмотрен и утвержден руководителем предприятия.По любым расхождениям МОЛ должно дать объяснения в письменной форме, они используются для определения наличия или степени его вины. При обнаружении фактов порчи ценностей можно прибегнуть к помощи экспертов. Если работник отказался от объяснений, составляют соответствующий акт следующего содержания:
В ходе инвентаризации материальных ценностей на Складе № 2 была обнаружена недостача краски для фасада «Колор стандарт» в количестве 5 л (1 емкость) стоимостью 150 грн. (в том числе НДС). Факт недостачи зафиксирован в следующих документах:
—
Инвентаризационной описи товарно-материальных ценностей (форма № инв-3) от 17.06.2010 г.;— Сличительные ведомости результатов инвентаризации (форма № инв-19) от 17.06.2010 г.
По факту недостачи материальных ценностей на Складе №2 кладовщику Пилипенко С. Д. было предложено представить соответствующие письменные объяснения. Пилипенко С. Д. отказался представить письменные объяснения.
Отказ от дачи письменных объяснений подтвержден присутствующими при отказе бухгалтером Черновой О. Л. и инженером Красниковым С. М.
Если вина МОЛ установлена, то работодатель имеет право потребовать от него возместить причиненный ущерб независимо от того, привлечен ли работник к дисциплинарной, административной или уголовной ответственности за действия или бездействие, которыми причинен ущерб. О порядке такого возмещения мы расскажем в следующем номере нашей газеты.
После вынесения необходимых распоряжений по результатам инвентаризации договор о полной материальной ответственности с увольняющимся работником аннулируется, МЦ передаются в ведение нового МОЛ, на которого также возлагается материальная ответственность (смена МОЛ может быть оформлена приказом).
