Теми статей
Обрати теми

Передача справ при зміні матеріально відповідальної особи (частина 1)

Редакція ББ
Стаття

Передача справ при зміні матеріально відповідальної особи

(частина 1)

Євгенія Кузнєцова, консультант

 

У будівельній організації звільняється матеріально відповідальна особа (МВО) — комірник. У зв’язку з цим виникає низка запитань. Як правильно провести передачу матеріальних цінностей новому працівнику та оформити її документально? Відповіді на ці та інші запитання ви знайдете у пропонованій статті.

 

ДОКУМЕНТИ СТАТТІ

КЗпП

— Кодекс законів про працю України від 10.12. 1971 р.

Закон про податок на прибуток

— Закон України «Про оподаткування прибутку підприємств» у редакції від 22.05.1997 р. № 283/97-ВР.

Інструкція № 69

— Інструкція з інвентаризації основних засобів, нематеріальних активів, товарно-матеріальних цінностей, грошових коштів та документів і розрахунків, затверджена наказом Мінфіну від 11.08.1994 р. № 69.

Постанова № 241

— постанова Держкомстату СРСР «Про затвердження форм первинної облікової документації для підприємств та організацій» від 28.12.1989 р. № 241.

Постанова № 447

— постанова Держкомпраці СРСР «Про затвердження переліку посад і робіт, що заміщаються або виконуються працівниками, з якими підприємством, установою, організацією можуть укладатися письмові договори про повну матеріальну відповідальність за незабезпечення збереження цінностей, переданих їм для зберігання, обробки, продажу (відпуску), перевезення або застосування у процесі виробництва, а також типового договору про повну індивідуальну матеріальну відповідальність» від 28.12.1977 р. № 447/24.

 

Зміна МВО

Організація роботи й обліку будівельних підприємств передбачає, що за збереження майна мають відповідати певні особи. «Найгарячіші» ділянки в цьому питанні — це ті, де відбуваються зберігання, приймання та видача матеріальних цінностей (МЦ): склади, будівельні майданчики тощо.

Матеріальна відповідальність у такому разі покладається на комірників, виконробів, інших осіб, які відають наявністю, рухом, розміщенням, оформленням МЦ, тобто тих, через «чиї руки» вони безпосередньо проходять.

Фактично складське господарство не може жодного дня існувати без нагляду МВО, тому як тільки така особа вирішить звільнитися, необхідно знайти іншого працівника для виконання його функцій та покладання на нього матеріальної відповідальності.

З МВО укладається

письмовий договір про повну матеріальну відповідальність. Згідно зі ст. 1351 КЗпП такий договір будівельна організація укладає з працівниками, які досягли 18-річного віку, обіймають посади або виконують роботи, безпосередньо пов’язані зі зберіганням, обробкою, продажем (відпуском), перевезенням або використанням у процесі виробництва переданих їм цінностей. Договір складають у двох примірниках: перший — зберігається у відділі кадрів підприємства (організації), а другий — передається працівнику, який підписав договір.

Перелік посад і робіт, що заміщаються або виконуються працівниками, з якими можуть укладатися письмові договори про повну матеріальну відповідальність

, а також Типовий договір про повну індивідуальну матеріальну відповідальність (див. рисунок на с. 12–13) наведено в постанові № 447 1. Саме цей документ роботодавці мають брати за основу, причому текст договору не повинен зазнавати будь-яких істотних змін, особливо тих, що суперечать нормам трудового права, водночас час деякі доповнення допустимі.

1 Незважаючи на те що це документ ще радянських часів, на сьогодні він залишається чинним (постанова ВР «Про порядок тимчасової дії на території України окремих актів законодавства Союзу РСР» від 12.09.1991 р. № 1545-XII).

 

img 1
img 2

Типовий договір про повну індивідуальну матеріальну відповідальність

 

Відповідно до

Переліку постанови № 447 договір про повну матеріальну відповідальність укладається, зокрема, з працівниками, які виконують роботи з приймання на зберігання, обробки, зберігання, відпуску матеріальних цінностей на складах.

МВО повинні володіти спеціальними знаннями, досвідом, навичками поводження з МЦ. Вони мають право вимагати від роботодавця створення нормальних умов для роботи і забезпечення збереження майна: організації правильного режиму зберігання (температура, вологість), наявність охорони, дотримання заходів протипожежної безпеки тощо.

Відмова роботодавця створити необхідні умови є порушенням

п. 2 Типового договору про повну індивідуальну матеріальну відповідальність. У разі виникнення трудового спору МВО матиме право оспорити правомірність покладання на неї матеріальної відповідальності у зв’язку з псуванням або нестачею МЦ.

Договір про повну матеріальну відповідальність має укладатися з уже прийнятим працівником підприємства (після укладення трудового договору), він починає діяти після передачі справ попередньою МВО.

 

Проведення обов’язкової інвентаризації МЦ

При зміні МВО обов’язково проводиться

інвентаризація МЦ, за які вона відповідала. Згідно з п. 3 Інструкції № 69 інвентаризацію проводять на день приймання-передачі справ, хоча фактично це відбудеться вже після перевірки наявності МЦ.

Для проведення інвентаризації об’єктів, що передаються від однієї МВО іншій, керівник видає

наказ про проведення інвентаризації. Безпосередньо здійснювати інвентаризацію, тобто вивчати фактичну наявність МЦ (здійснювати підрахунок, зважування, вимірювання тощо) має інвентаризаційна комісія.

Інструкцією № 69

передбачено, що на підприємстві створюється та цілорічно працює постійно діюча інвентаризаційна комісія. Її очолює керівник підприємства або його заступник, а до складу входять керівники структурних підрозділів та головний бухгалтер.

Перелік членів такої комісії може бути затверджено наказом про облікову політику або в окремому наказі. До обов’язків цієї комісії насамперед входить організація процесу звіряння.

Водночас на підприємствах, де через великий обсяг робіт проведення інвентаризації не може бути забезпечене однією комісією, для безпосереднього проведення інвентаризації в місцях зберігання МЦ наказом керівника підприємства створюються

робочі інвентаризаційні комісії у складі інженера, технолога, механіка, виконавця робіт, економіста, бухгалтера та інших працівників. Робочі інвентаризаційні комісії очолюються представником керівника підприємства. Відповідно до п.п. 11.2 Інструкції № 69 призначати головою робочої інвентаризаційної комісії в одних МВО того самого працівника два роки підряд забороняється.

Зверніть увагу, що

МВО не включається до складу робочої інвентаризаційної комісії, проте звіряння обов’язково відбувається в її присутності.

Зауважимо, що норми

Інструкції № 69 не зобов’язують бути присутнім при інвентаризації працівника, на якого буде покладено матеріальну відповідальність замість тієї МВО, яка звільняється. Але оскільки після інвентаризації формально відбувається передача МЦ у відання нової МВО, на наш погляд, в її інтересах узяти участь у роботі комісії та ознайомитися з матеріалами інвентаризації.

Наведемо приклад тексту наказу про проведення інвентаризації при зміні МВО.

 


На підставі

Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.99 р. № 996-XIV та Інструкції з інвентаризації основних засобів, нематеріальних активів, товарно-матеріальних цінностей, грошових коштів і документів та розрахунків, затвердженої наказом Міністерства фінансів України від 11.08.1994 р. № 69, у зв’язку зі зміною на складі № 2 матеріально відповідальної особи, комірника Пилипенка С. Д.

НАКАЗУЮ:

1. Провести інвентаризацію фактичної наявності матеріальних цінностей на складі № 2 та звіряння з даними обліку. Скласти інвентаризаційні описи.

2. Інвентаризацію здійснювати з 17.05.2010 р. у присутності матеріально відповідальної особи Пилипенка С. Д.

3. Організацію проведення інвентаризації покласти на постійно діючу інвентаризаційну комісію, склад якої затвердженой наказом про облікову політику на 2010 рік.

4. Для безпосереднього здійснення заходів щодо звіряння фактичної наявності МЦ у місцях зберігання призначити робочу інвентаризаційну комісію у складі:

голова комісії:

члени комісії:


 

При зміні МВО інвентаризації підлягає, як правило, одна дільниця, тому, якщо члени постійно діючої комісії не «завантажені», то робочу комісію можна не створювати.

У місцях зберігання МВО мають вести облік МЦ у натуральному виразі: за кількістю (м, кг, шт. тощо), найменуваннями, сортами, цінами відповідно до встановленої номенклатури. На складах для обліку руху МЦ на кожне найменування відкривається картка складського обліку, записи в картках здійснюються на підставі первинних документів.

Якщо в МВО залишилися первинні документи, то до початку перевірки наявності МЦ вона має здати їх до бухгалтерії. Як правило, передача оформляється реєстром приймання-здавання документів (форма № М-13)2. Голова інвентаризаційної комісії візує всі прибуткові та видаткові документи, що додаються до реєстрів (звітів), з позначкою «До інвентаризації на (дата)». Перед проведенням інвентаризації в бухгалтерії підбивають залишки МЦ для звіряння (складають відомість залишків тощо).

2 Деякі МВО складають матеріальний звіт (форма № М-19).

До моменту проведення інвентаризації бухгалтерія має підготувати (скласти і роздрукувати) інвентаризаційні описи МЦ із заповненою графою про наявність МЦ за даними обліку. Ці описи має бути передано членам інвентаризаційної комісії.

Для обліку результатів інвентаризації МЦ передбачено

інвентаризаційний опис товарно-матеріальних цінностей (форма № М-21). Водночас при інвентаризації можуть застосовуватися і форми «старих» радянських документів, затверджених постановою № 241 (лист Держкомстату України від 30.01.2003 р. № 03-04-05/18):

— Інвентаризаційний ярлик (форма № інв-2);

— Інвентаризаційний опис товарно-матеріальних цінностей (форма № інв-3);

— Акт інвентаризації товарів відвантажених (форма № інв-4);

— Інвентаризаційний опис товарно-матеріальних цінностей, прийнятих (зданих) на відповідальне зберігання (форма № інв-5);

— Акт інвентаризації матеріалів і товарів, що перебувають у дорозі (форма № інв-6).

Складські операції протягом інвентаризації не провадяться. Якщо ж із будь-яких причин операції з руху МЦ неминучі, то у прибуткових документах на МЦ, що надійшли на об’єкт і прийняті під час його інвентаризації, МВО у присутності членів інвентаризаційної комісії за підписом її голови записує: «після інвентаризації» з посиланням на дату опису, де записано ці цінності.

У видаткових документах на МЦ, які відпущено зі складу під час інвентаризації, з дозволу керівника підприємства та головного бухгалтера у присутності членів інвентаризаційної комісії за підписом її голови робиться позначка, і вони заносяться до окремого опису в порядку, аналогічному для цінностей, що надійшли під час інвентаризації.

Перед проведенням інвентаризації МВО має підготувати (розсортувати) всі матеріальні цінності й

надати розписку такого змісту: «на початок проведення інвентаризації всі видаткові та прибуткові документи на цінності здано до бухгалтерії і всі цінності та бланки документів суворої звітності, що надійшли на мою (нашу) відповідальність, оприбутковано, а ті, що вибули, — списано у видаток».

Зауважимо, що текст розписки МВО міститься у формі

Інвентаризаційного опису товарно-матеріальних цінностей (ф. № інв-3).

Спочатку члени комісії виконують підготовчу роботу: опломбовують приміщення, в яких знаходяться МЦ, перевіряють ваги, мірну тару тощо.

Згідно з

п. 11.8 Інструкції № 69 при інвентаризації МЦ слід мати на увазі, що зважування, обмірювання, підрахунок МЦ провадяться в порядку розміщення цінностей у цьому приміщенні, не допускаючи безладного переходу комісії від одного виду цінностей до іншого. При зберіганні МЦ у різних ізольованих приміщеннях в однієї МВО інвентаризація проводиться послідовно за місцями зберігання. Після перевірки цінностей вхід до приміщення опечатується і комісія переходить до наступного приміщення.

МВО та члени інвентаризаційної комісії повинні працювати разом. Якщо інвентаризацію за один день провести неможливо, необхідно наприкінці робочого дня опломбувати приміщення.

Для будівельних організацій актуальними є інвентаризації масових (навалочних) матеріалів, що зберігаються на відкритих будівельних майданчиках. До них, зокрема, належать окремі види каміння, пісок, гравій, щебінь, блоки, дошки тощо. Зауважимо, що сам по собі їх облік, як правило, здійснюється методом періодичної інвентаризації. Видаткові документи щодо них можуть не складатися, але щомісяця проводиться інвентаризація, за результатами якої визначається фактична наявність МЦ. Далі визначається видаток МЦ: із суми залишку на початок місяця і надходження матеріалів за місяць вираховується фактичний залишок на кінець місяця. До карток заносять залишки невикористаних матеріалів, порівнюючи фактичну витрату матеріалів з нормою. Так само встановлюється, чи перевищено витрату матеріалів порівняно з нормою (з якої причини) після інвентаризації, пов’язаної зі зміною МВО.

Визначення ваги чи обсягу навалочних матеріалів здійснюється на підставі обмірів і технічних розрахунків. При цьому акти обмірів, технічні розрахунки, відомості зважувань додаються до опису.

Після закінчення інвентаризації заповнені інвентаризаційні описи підписуються всіма членами комісії та МВО. При зміні МВО описи потрібно скласти

у трьох примірниках для передачі: до бухгалтерії, МВО, яка звільняється, та її зміннику. Доцільно, щоб в описах особа, яка прийняла цінності, розписалася в їх отриманні, а працівник, який звільняється, — у їх здаванні3.

3 Такі вимоги щодо оформлення матеріалів інвентаризації при зміні МВО висуваються до бюджетних організацій, але для додаткового контролю такий порядок оформлення документів може застосовуватися будь-якими підприємствами та організаціями.

У разі виявлення розбіжностей між фактичною наявністю МЦ і даними обліку (надлишків або нестач) складаються

Звіряльні відомості результатів інвентаризації (форма № інв-19).

Якщо МВО виявить після інвентаризації помилки в інвентаризаційних описах, вона має негайно заявити про це інвентаризаційній комісії, яка після перевірки зазначених фактів та їх підтвердження здійснює виправлення помилок.

Крім того, після інвентаризації колишня МВО має під розписку передати своєму наступнику внутрішні організаційні документи (скласти опис чи акт). Такими документами можуть бути інструкції про приймання, відпуск, зберігання МЦ, списки посадових осіб, яким надано право вимагати і дозволяти відпуск матеріалів, зі зразками їх підписів, графік роботи складу, перевірки вагів тощо.

 

Підбиття підсумків інвентаризації МЦ

Після закінчення інвентаризації відбувається засідання робочої інвентаризаційної комісії, на якому підбиваються її підсумки і складається протокол. У ньому фіксуються результати інвентаризації: чи виявлено розбіжності з обліковими даними, аналізуються їх причини, приймаються рішення щодо врегулювання інвентаризаційних різниць (надлишків або нестач).

Згідно з

п.п. 11.12 Інструкції № 69 протокол інвентаризаційної комісії має бути в 5-денний строк розглянуто і затверджено керівником підприємства.

Щодо будь-яких розбіжностей МВО має надати пояснення в письмовій формі, які використовуються для визначення наявності або ступеня її провини. При виявленні фактів псування цінностей можна вдатися до допомоги експертів. Якщо працівник відмовився від пояснень, складають відповідний акт такого змісту:

 


«Під час інвентаризації матеріальних цінностей на складі № 2 було виявлено нестачу фарби для фасаду «Колор стандарт» у кількості 5 л (1 місткість), вартістю 150 грн. (у тому числі ПДВ). Факт нестачі зафіксовано в таких документах:

Інвентаризаційному описі товарно-матеріальних цінностей (форма № інв-3) від 17.06.2010 р.;

— Звіряльній відомості результатів інвентаризації (форма № інв-19) від 17.06.2010 р.

За фактом нестачі матеріальних цінностей на складі № 2 комірнику Пилипенку С. Д. було запропоновано надати відповідні письмові пояснення. Пилипенко С. Д. відмовився надавати письмові пояснення.

Відмову від надання письмових пояснень підтверджено присутніми при відмові бухгалтером Чорновою О. Л. та інженером Красніковим С. М.».


 

Якщо провину МВО встановлено, то роботодавець має право вимагати від неї відшкодувати завдану шкоду незалежно від того, чи притягнено працівника до дисциплінарної, адміністративної або кримінальної відповідальності за дію чи бездіяльність, якими завдано шкоду. Про порядок такого відшкодування ми розповімо в наступному номері газети «Будівельна бухгалтерія».

Після винесення необхідних розпоряджень за результатами інвентаризації договір про повну матеріальну відповідальність з працівником, який звільняється, анулюється, МЦ передаються у відання нової МВО, на яку також покладається матеріальна відповідальність (зміну МВО може бути оформлено наказом).

App
Завантажуйте наш мобільний додаток Factor

© Factor.Media, 1995 -
Всі права захищені

Використання матеріалів без узгодження з редакцією заборонено

Ознайомитись з договором-офертою

Приєднуйтесь
Адреса
м. Харків, 61002, вул. Сумська, 106а
Ми приймаємо
ic-privat ic-visa ic-visa

Ми використовуємо cookie-файли, щоб зробити сайт максимально зручним для вас та аналізувати використання наших продуктів та послуг, щоб збільшити якість рекламних та маркетингових активностей. Дізнатися більше про те, як ми використовуємо ці файли можна тут.

Дякуємо, що читаєте нас Увійдіть і читайте далі