Приобретение стройматериалов за наличный расчет
Елена Косяченко, консультант
В рамках хозяйственной деятельности строительного предприятия зачастую возникают ситуации, когда материалы приобретаются за наличный расчет. И каждый бухгалтер сталкивается с отражением этих расходов в бухгалтерском и налоговом учете. Именно от правильности составления первичных документов, подтверждающих факт оплаты и приобретения товаров, зависит, может ли предприятие рассчитывать на валовые расходы и налоговый кредит по НДС.
ДОКУМЕНТЫ СТАТЬИ
Закон о налоге на прибыль
— Закон Украины «О налогообложении прибыли предприятий» в редакции от 22.05.1997 г. № 283/97-ВР.Закон об НДС
— Закон Украины «О налоге на добавленную стоимость» от 03.04.1997 г. № 168/97-ВР.Закон об РРО
— Закон Украины «О применении регистраторов расчетных операций в сфере торговли, общественного питания и услуг» от 06.07.1995 г. № 265/95-ВР.Закон № 889
— Закон Украины «О налоге с доходов физических лиц» от 22.05.2003 г. № 889-IV.Указ № 436
— Указ Президента Украины «О применении штрафных санкций за нарушение норм по регулированию обращения наличных» от 12.06.1995 г. № 436/95.Положение № 637
— Положение о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденное постановлением Правления Национального банка Украины от 15.12.2004 г. № 637.Положение № 614
— Положение о форме и содержании расчетных документов, утвержденное приказом ГНАУ от 01.12.2000 г. № 614.Положение № 88
— Положение о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденное приказом Министерства финансов Украины от 24.05.1995 г. № 88.Приказ № 440
— приказ ГНАУ «Об утверждении формы Отчета об использовании средств, выданных на командировку или под отчет» от 19.09.2003 г. № 440.Приказ № 614
— приказ ГНАУ «Об утверждении нормативно-правовых актов к Закону Украины «О применении регистраторов расчетных операций в сфере торговли, общественного питания и услуг» от 01.12.2000 г. № 614.КоАП
— Кодекс Украины об административных правонарушениях от 07.12.1984 г. № 8073-X.
«Наличная первичка»: тонкости оформления
Итак, независимо от того, приобретались товарно-материальные ценности (ТМЦ) для хозяйственных нужд предприятия за наличные средства, выданные в подотчет наемному работнику, либо за собственные средства работника, последний должен
отчитаться перед работодателем, предоставив ему авансовый отчет1.1 Авансовый отчет — Отчет об использовании средств, предоставленных на командировку или под отчет, утвержденный приказом № 440.
Авансовый отчет
подотчетное лицо представляет своему работодателю в сроки, предусмотренные для возврата наличности, выданной на соответствующие нужды. Согласно Положению № 637 выдача средств на хозяйственные (производственные) цели разрешается на срок не более двух рабочих дней, включая день получения наличных под отчет.Указанные в авансовом отчете
расходы должны быть подтверждены соответствующими оригиналами первичных документов, удостоверяющих:1) факт оплаты — расчетные документы
(например, фискальный чек, квитанция кассового ордера, расчетная квитанция и пр.);2)
факт получения ТМЦ — отгрузочные документы (товарные накладные, акт выполненных работ и т. п.)При этом следует иметь в виду, что в рассматриваемом случае работник действует от имени своего работодателя (выполняет его поручение), поэтому
в подтверждающих документах должны быть указаны реквизиты работодателя (предприятия или частного предпринимателя). Исключение составляет кассовый чек, который представляет собой расчетный документ, подтверждающий факт продажи товаров или предоставления услуг (ст. 2 Закона об РРО). Кассовый чек не содержит сведений о покупателе, следовательно, предприятие-покупатель имеет все основания для оприходования приобретенных работником товаров (услуг) на основании этого документа (с учетом ограничений, установленных п.п. 7.2.6 Закона об НДС, о которых пойдет речь ниже). Разумеется, чек должен быть составлен по форме, утвержденной приказом № 614.Если подотчетное лицо приобретает ТМЦ у продавца-юрлица, то вопросов с правильностью оформления первичных документов не возникает.
А вот как быть, если продавец — физическое лицо — предприниматель, не применяет РРО, ведь он может выдавать
расчетный документ произвольной формы (чек, квитанция, товарный чек или иной письменный документ). Здесь, во избежание конфликтов с налоговыми органами, стоит придерживаться формы товарного чека, утвержденной п. 3.2 Положением № 614 (письмо ГНАУ от 06.07.2009 г. № 14083/7/23-7017/572). Тогда в товарном чеке должны быть указаны:— название субъекта хозяйствования;
— идентификационный код предпринимателя по ГРФЛ;
— индивидуальный налоговый номер плательщика НДС;
— наименование товара (услуг);
— цена за единицу измерения;
— НДС, %;
— стоимость;
— кто осуществил расчет;
— подпись;
— дата;
— слова «ТОВАРНЫЙ ЧЕК».
Если предприниматель не является плательщиком НДС, то «НДС-ные» строки им не заполняются.
Кроме того,
в обязательном порядке для правомерности отражения расходов в бухгалтерском учете документ должен соответствовать требованиям п 2.4 Положения № 88, а именно должен содержать обязательные реквизиты первичного документа:— Ф. И. О. продавца;
— название документа;
— дату составления;
— содержание хозяйственной операции и ее измерители (в натуральном и стоимостном выражении);
— должность, фамилию и подпись лица, ответственного за составление документа.
На практике применяется единый расчетный документ, который подходит всем субъектам хозяйствования, со следующими реквизитами:
— Ф. И. О. предпринимателя-продавца;
— его идентификационный номер;
— номер и дата его Свидетельства о госрегистрации;
— номер и дата Свидетельства единоналожника или фикспатента (при наличии);
— дата и номер платежки на уплату НДФЛ (единого налога или стоимости фикспатента);
— наименование и стоимость проданного товара;
— подпись продавца о получении оплаты;
— дата покупки.
При этом, по требованию покупателя, ему выдаются копии подтверждающих документов.
ВР «за наличку»
В соответствии
п.п. 5.3.9 Закона о налоге на прибыль в состав валовых расходов не включаются расходы, которые не подтверждены соответствующими расчетными, платежными и прочими документами. То есть, при отнесении расходов предприятия в состав валовых решающее значение имеет именно соответствие их оформления требованиям законодательства. Это значит, что все документы (накладные, акты и т. п.), а также налоговые накладные должны быть выписаны на имя предприятия, что и позволит предприятию отразить эти расходы в налоговом учете. И только чек РРО не содержит реквизитов предприятия-покупателя, но дает полноценное право на валовые расходы.Валовые расходы возникают на дату составления авансового отчета и утверждения его руководителем
.Приобретение запасов для использования в собственной хоздеятельности через подотчетное лицо отражается в налоговом учете путем увеличения ВР согласно
п.п. 5.2.1 Закона о налоге на прибыль с дальнейшим перерасчетом по п. 5.9 этого Закона.
НДС-нюансы
Что касается
увеличения налогового кредита, согласно п.п. 7.4.1 Закона об НДС, предприятие — плательщик НДС, приобретающее через подотчетное лицо товары (услуги) также у плательщика НДС, вправе увеличить свой налоговый кредит на уплаченную (начисленную) в составе стоимости таких товаров (услуг) сумму НДС. При условии, что приобретаемые ТМЦ будут использоваться в налогооблагаемых операциях в рамках хозяйственной деятельности.При этом согласно
п.п. 7.2.6 Закона об НДС основанием для отражения налогового кредита, как правило, служит налоговая накладная. Однако это могут быть и другие документы, что актуально при осуществлении покупок через подотчетное лицо за наличный расчет. Так, п.п. 7.2.6 Закона об НДС дает возможность увеличить налоговый кредит при покупке товаров (услуг) за наличные или с расчетами карточками платежных систем, банковскими или персональными чеками в рамках предельной суммы, установленной НБУ для наличных расчетов (т. е. в пределах 10000 грн.), на основании надлежащим образом оформленного товарного чека, другого платежного или расчетного документа, подтверждающего прием платежа поставщиком, с указанием общей суммы платежа, суммы НДС и налогового номера поставщика.То есть если подотчетное лицо, осуществив покупку за наличный расчет на сумму в пределах 10000 грн., предоставит вместе с авансовым отчетом полученный от продавца надлежащим образом оформленный товарный чек, в котором указаны общая сумма платежа, сумма НДС и налоговый номер поставщика, то предприятие вправе на основании такого документа отразить налоговый кредит по НДС.
Если кассовый чек содержит только стоимость товаров и сумму налога
без указания налогового номера поставщика, то налоговый кредит по такому чеку можно увеличить только на 40 грн. в день (т. е. стоимость товара без НДС — 200 грн.). Это следует из того же п.п. 7.2.6 Закона об НДС, где говорится следующее:
П.п. 7.2.6 Закона об НДС
Основанием для начисления налогового кредита
без получения налоговой накладной также являются:<…>
кассовые чеки
, содержащие сумму поставленных товаров (услуг), общую сумму начисленного налога (с определением фискального номера, но без определения налогового номера поставщика). При этом с целью такого начисления общая сумма поставленных товаров (услуг) не может превышать 200 гривень в день (без учета налога на добавленную стоимость).
Однако с этим не согласна ГНАУ, утверждая, что кассовые чеки, не содержащие налогового номера плательщика НДС — продавца, не могут быть основанием для формирования налогового кредита у покупателя (см.
письмо ГНАУ от 15.07.2009 г. № 14927/7/16-1517). В связи с этим для отражения налогового кредита в полной сумме лучше потребовать от поставщика налоговую накладную или быть готовыми отстаивать свою правоту при проверке, ссылаясь на п.п. 7.2.6 Закона об НДС.Датой возникновения у предприятия права на налоговый кредит будет
дата получения налоговой накладной, выписанной в адрес предприятия-покупателя, или другого заменяющего ее документа, но не ранее даты утверждения авансового отчета.
«Наличная» ответственность
И в заключение хотелось бы напомнить об ответственности за нарушения в сфере наличного обращения2.
2 А о том, кто, когда и как проверяет наличные расчеты, мы уже писали в газете «Строительная бухгалтерия», 2010, № 9, с. 25.
Ответственность за нарушения в сфере наличного обращения
| № п/п | Вид нарушения | Санкция за нарушение | Нормативный акт | Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
| 1 | Превышение установленных сроков использования выданной под отчет наличности, а также выдача наличных средств под отчет без полного отчета за ранее выданные средства | Штраф в размере 25 % выданных под отчет сумм | Ст. 1 Указа № 436 | При получении наличности на закупку товаров (работ, услуг) подотчетное лицо должно придерживаться требований п. 2.11 Положения № 637 — сдавать остаток средств не позднее дня, следующего за днем получения наличности
|
| 2 | Превышение установленных сроков использования выданной под отчет наличности | Штраф в размере 15 % своевременно не возвращенной суммы (налагается на подотчетное лицо) | П.п. 9.10.2 Закона № 889 | При возврате излишне израсходованных средств в месяце, следующем за отчетным месяцем, на который приходится предельный срок сдачи остатка средств, кроме 15-процентного штрафа, с работника взыскивается сумма налога с доходов по ставке 15 %, начисленного на сумму излишне израсходованных средств. При приобретении работником товаров (работ, услуг) для нужд предприятия за собственные средства штрафные санкции не применяются, поскольку наличные средства под отчет не выдавались |
| 3 | Проведение наличных расчетов без выдачи получателю средств платежного документа (товарного или кассового чека, квитанции к приходному ордеру, другого письменного документа), подтверждающего уплату покупателем наличных средств | В размере уплаченных средств | Ст. 1 Указа № 436 | На первый взгляд, эта санкция предусмотрена для продавца, не выдавшего необходимый документ покупателю. Однако по разъяснениям ГНАУ, изложенным в письме от 30.12.2005 г. № 13363/6/23-8019, данный штраф применяется к предприятию, в кассе которого при проверке обнаруживаются утвержденные авансовые отчеты подотчетных лиц, согласно которым таким лицам зачтены (выплачены) суммы наличности, не подтвержденные соответствующими расчетными документами
|
| 4 | Превышение предельной ежедневной суммы наличных расчетов между субъектами предпринимательской деятельности | 200 % суммы выявленной сверхлимитной наличности за каждый день | П. 2.3 Положения № 637, ст. 1 Указа № 436 | Так, в случае осуществления наличных расчетов сверх установленной предельной суммы средств (в размере превышения установленной суммы в 10000 грн.) расчетно прибавляются к фактическим остаткам наличности в кассе на конец дня плательщика наличности одноразово в день осуществления такой операции, с последующим сравнением полученной расчетной суммы с утвержденным лимитом кассы |
Помните также, что в соответствии с
п. 7.3 Положения № 637 на руководителей предприятий возложена ответственность за соблюдение порядка ведения операций с наличностью. В случае нарушения этого порядка должностных лиц предприятия могут привлечь к административной ответственности согласно ст. 1642 КоАП в виде штрафа в размере от 8 до 15 не облагаемых налогом минимумов доходов граждан (от 136 до 255 грн.). Если такое нарушение повторится в течение года после наложения административного взыскания за те же нарушения, то размер штрафа составит уже от 10 до 20 не облагаемых налогом минимумов доходов граждан (от 170 до 340 грн.).Надеемся, эта информация поможет избежать затруднительных ситуаций в вашей работе.
