Авиабилет on-line для сотрудника
Екатерина Чурилова, консультант
Организация через Интернет приобрела для командированного работника авиабилет. Счет-фактура на него был предоставлен сразу. Какими документами подтвердить расходы и право на налоговый кредит? Как отразить операцию в учете предприятия? Ответы на эти вопросы — в данной статье.
ДОКУМЕНТЫ СТАТЬИ
Закон об НДС
— Закон Украины «О налоге на добавленную стоимость» от 03.04.1997 г. № 168/97-ВР.Закон о налоге на прибыль
— Закон Украины «О налогообложении прибыли предприятий» (в редакции Закона Украины № 283/97-ВР от 22.05.97 г.) от 28.12.1994 г. № 334/94-ВР.Закон об РРО
— Закон Украины «О применении регистраторов расчетных операций в сфере торговли, общественного питания и услуг» от 06.07.1995 г. № 265/95-ВР.Правила № 187
— Правила воздушных перевозок пассажиров и багажа, утвержденные приказом Государственной службы Украины по надзору за обеспечением безопасности авиации от 14.03.2006 г. № 187.Инструкция № 59
— приказ Минфина Украины «Об утверждении Инструкции о служебных командировках в пределах Украины и за границу» от 13.03.1998 г. № 59.
Авиабилеты on-line
На сегодняшний день большинство отечественных авиакомпаний предоставляют возможность своим пассажирам приобретать авиабилеты через Интернет. Преимущества такого способа продажи билетов для пассажиров заключаются в возможности самостоятельно и без посредников выбрать необходимый маршрут и осуществить оплату за него, к тому же приобретенные таким образом проездные документы невозможно потерять.
Какими документами оформляется приобретение билета on-line? Обратившись к «воздушным»
Правилам № 187 (раздел 3), находим следующие определения понятий (см. информационный блок).
Правила № 187
Раздел 3. Термины и определения
<…>
Билет
— документ, имеющий название «Пассажирский билет и багажная квитанция», в том числе электронный билет, выданный перевозчиком (его агентом), который включает условия договора перевозки и сообщения, вместе с полетными и пассажирским купонами.Электронный билет
— электронный документ, включающий распечатку маршрута, электронные купоны и, в случае использования, документ для посадки.Электронный купон
— часть электронного билета, используемая для перевозки на соответствующем рейсе, или другой заменяющий его документ, хранящийся в базе данных автоматизированной системы бронирования перевозчика.Распечатка маршрута
— документ (документы), который перевозчик выдает пассажиру, путешествующему по электронному билету, и в котором содержатся фамилия пассажира, информация о рейсе и уведомление.<…>
26.3. Перевозчик (его агент) при продаже билетов обязательно
должен доводить до сведения пассажира следующую информацию:настоящие Правила;
Правила перевозчика по перевозкам пассажиров и багажа (агент должен сообщить пассажиру правила перевозок пассажиров и багажа того перевозчика, чей билет применяется, или указанного первым в билете) — на бумажных носителях в виде памятки для пассажира (в случае продажи перевозок on-line через систему Интернет — в электронном виде через сайт, через который осуществляется бронирование перевозок);
стоимость перевозки по соответствующему маршруту — устно в пункте продажи билетов при бронировании (в случае продажи перевозок on-line через систему Интернет — в электронном виде через сайт, через который осуществляется бронирование перевозок, или
указав необходимую информацию в распечатке маршрута);стоимость, условия и ограничения при перевозке по специальному тарифу — устно при бронировании (в случае применения электронного билета — через сайт, через который осуществляется бронирование);
административные формальности при путешествии по соответствующему маршруту — устно при бронировании;
рамки ответственности перевозчика при перевозке пассажира и багажа — в билете или распечатке маршрута;
суммы компенсации за задержку в перевозке — устно в представительстве перевозчика (его агента) в аэропорту в случае задержки в перевозке;
запрещенные к перевозке вещи и товары — в билете или распечатке маршрута.
<…>
Как видим, «воздушные»
Правила № 187 признают электронный авиабилет таким же полноценным и законным документом, равноправным билету бумажному, который свидетельствует о заключении договора перевозки и по которому в обычном порядке предоставляются перевозочные услуги.Как и обычный билет, электронный авиабилет является доказательством в подтверждении факта заключения договора перевозки и предоставления перевозочных услуг. В связи с чем он, бесспорно, может являться основанием для отражения соответствующей хозяйственной операции в бухгалтерском учете.
Подтверждающие документы
Электронный авиабилет, как и обычный бумажный билет, содержит информацию о пассажире и маршруте его следования, т. е. ту же информацию, что и его бумажный аналог. Единственное его отличие от бумажного состоит в том, что такой авиабилет пассажиру непосредственно
не выдается, а вся информация, относящаяся к перевозке пассажира (маршрут, тариф, класс обслуживания, уплаченная сумма, сборы и т. д.), содержится в файле электронного билета, расположенном в базе данных соответствующей авиакомпании. На руки пассажир получает только пассажирский купон, как в обычном билете, и напечатанную на листе формата А4 распечатку маршрута . В принципе, для регистрации на рейс пассажиру, купившему электронный билет, достаточно иметь при себе паспорт и знать номер своего рейса.Для отражения операций в учете, как известно, необходимы первичные документы. В связи с этим возникает вопрос: какие документы командированному работнику необходимо предоставить с авансовым отчетом в качестве подтверждающих расходы на проезд?
По нашему мнению, в данном случае таким подтверждающим документом могла бы выступать
распечатка маршрута, как материализованная часть электронного авиабилета. Причем распечатка маршрута служит подтверждением того, что электронный билет был оформлен (т. е. выдается пассажиру в подтверждение факта покупки электронного авиабилета).Однако, как показывает практика, иметь только распечатку маршрута может быть не достаточно для соблюдения условий «командировочной»
Инструкции № 59.
Инструкция № 59
<…>
1.7. Расходы на проезд до места командировки и обратно возмещаются
в размере стоимости проезда воздушным, железнодорожным, водным и автомобильным транспортом общего пользования (кроме такси) с учетом всех расходов, связанных с приобретением проездных билетов и пользованием постельными вещами в поездах, и страховых платежей на транспорте.Командированному работнику возмещаются расходы на проезд транспортом общего пользования (кроме такси) до станции, пристани, аэропорта, если они расположены за пределами населенного пункта, где постоянно работает командированный, или до места пребывания в командировке.
При наличии нескольких видов транспорта, связывающего место постоянной работы с местом командировки, администрация может предложить командированному работнику вид транспорта, которым ему следует пользоваться. В случае отсутствия такого предложения работник самостоятельно решает вопрос о выборе вида транспорта.
<…>
1.12. Командировочные расходы возмещаются только
при наличии документов в оригинале, подтверждающих стоимость этих расходов, а именно: транспортных билетов или транспортных счетов (багажных квитанций), счетов гостиниц (мотелей), страховых полисов и т. п.Расходы в связи с командировкой, не подтвержденные соответствующими документами (кроме суточных расходов), работнику
не возмещаются.Расходы в связи с возвратом командированным работником билета на поезд, самолет или другое транспортное средство могут быть возмещены с разрешения руководителя предприятия только по уважительным причинам (решение об отмене командировки, отзыв из командировки и т. п.) при наличии документа, подтверждающего расходы.
<…>
Как видим, согласно
Инструкции № 59 расходы на проезд возмещаются в размере стоимости проезда с учетом расходов, связанных с их приобретением. При этом расходы на командировку могут быть возмещены только при наличии документов в оригинале, подтверждающих стоимость понесенных расходов. Похожая норма об обязательности документального подтверждения командировочных расходов для их отнесения на валовые расходы (и, в частности, подтверждения расходов на проезд транспортными билетами или транспортными счетами (багажными квитанциями)) содержится и в «командировочном» п.п. 5.4.8 Закона о налоге на прибыль.При этом
абзац шестой раздела «Общие положения» Инструкции № 59 указывает, что подтверждающими документами являются расчетные документы в соответствии с Законом об РРО и Законом о налоге на прибыль. Здесь совершенно ясно, что распечатка маршрута не имеет статуса расчетного документа, а посему к ней необходимо прилагать также и платежный документ. Минфин в своем письме от 02.03.2009 г. № 31-34000-10-25/5704 рекомендует к авансовому отчету в этом случае прилагать как подтверждающую факт проезда также и отрывную часть посадочного талона пассажира.Налоговики в своих консультациях придерживаются мнения, что
документами, подтверждающими валовые расходы в случае приобретения авиабилета в электронной форме, являются:— распечатка маршрута;
— документ на посадку (посадочный талон)
—
и документ, подтверждающий оплату стоимости авиабилета.Заметим также, что согласно
п.п. 7.2.6 Закона об НДС основанием для отражения налогового кредита без налоговой накладной может служить, в частности, транспортный билет, содержащий общую сумму платежа, сумму налога и налоговый номер продавца, за исключением тех, форма которых установлена международными стандартами. И хотя электронный билет является транспортным билетом, с учетом отношения к распечатке маршрута контролирующих органов, для спокойного отражения налогового кредита по НДС налогоплательщику лучше все же получить налоговую накладную.А теперь рассмотрим пример.
Пример.
Главному инженеру, направляемому в командировку для решения производственных (административных) вопросов, предприятие приобрело электронный авиабилет на рейс Харьков — Москва стоимостью 2400 грн. (в том числе НДС — 400 грн.). Билет оплачен по безналичному расчету (платежным поручением).По возвращении из командировки работник предоставил в бухгалтерию предприятия документы, подтверждающие проезд: распечатку маршрута вместе с отрывной частью посадочного талона. Платежное поручение в данном случае служит документом, подтверждающим оплату стоимости проезда.
| Содержание операции | Бухгалтерский учет | Сумма, грн. | Налоговый учет | ||
| Дт | Кт | ВД | ВР | ||
| 1. Стоимость билета оплачена по безналичному расчету | 631 | 311 | 2400 | — | 2000* |
| 2. Отражен налоговый кредит по НДС (при наличии налоговой накладной) | 641 | 644 | 400** | — | — |
| 3. По завершении командировки на основании подтверждающих документов: | |||||
| — стоимость проезда отнесена в состав административных расходов | 92 | 631 | 2000 | — | — |
| — отражена сумма НДС** | 644 | 631 | 400 | — | — |
| * Поскольку билеты в данном случае приобретало предприятие для командируемого работника по безналичному расчету, то считаем, что валовые расходы возникают в общем порядке по правилу первого события. ** Перечислив предоплату, отразить налоговый кредит по НДС предприятие сможет только при наличии налоговой накладной. | |||||
И в заключение отметим, что украинское законодательство в рассматриваемом вопросе осталось в ХХ веке. А на дворе-то уже ХХI век — век информационных технологий и электронных документов.
