Авіаквиток on-line для працівника
Катерина Чурилова, консультант
Організація через Інтернет придбала для відрядженого працівника авіаквиток. Рахунок-фактуру на нього було надано відразу. Якими документами підтвердити витрати і право на податковий кредит? Як відобразити операцію в обліку підприємства? Відповіді на ці запитання — у пропонованій статті.
ДОКУМЕНТИ СТАТТІ
Закон про ПДВ
— Закон України «Про податок на додану вартість» від 03.04.1997 р. № 168/97-ВР.Закон про податок на прибуток
— Закон України «Про оподаткування прибутку підприємств» від 28.12.1994 р. № 334/94-ВР (у редакції від 22.05.1997 р № 283/97-ВР).Закон про РРО
— Закон України «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг» від 06.07.1995 р. № 265/95-ВР.Правила № 187
— Правила повітряних перевезень пасажирів та багажу, затверджені наказом Державної служби України з нагляду за забезпеченням безпеки авіації від 14.03.2006 р. № 187.Інструкція № 59
— Інструкція про службові відрядження в межах України та за кордон, затверджена наказом Мінфіну України від 13.03.1998 р. № 59.
Авіаквитки on-line
На сьогодні більшість вітчизняних авіакомпаній надають можливість своїм пасажирам придбавати авіаквитки через Інтернет. Переваги такого способу продажу квитків для пасажирів полягають у можливості самостійно та без посередників вибрати необхідний маршрут і здійснити оплату за нього, до того ж придбані в такий спосіб проїзні документи неможливо втратити.
Якими документами оформляється придбання квитка on-line? Звернувшись до «повітряних»
Правил № 187 (розділ 3), знаходимо такі визначення понять (див. інформаційний блок).
Правила № 187
Розділ 3. Терміни і визначення
<…>
Квиток
— документ, що має назву «Пасажирський квиток та багажна квитанція», у тому числі електронний квиток, виданий перевізником (його агентом), який включає умови договору перевезення та повідомлення, разом з польотними та пасажирським купонами.Електронний квиток
— електронний документ, який включає роздрук маршруту, електронні купони і, у разі використання, документ для посадки.Електронний купон
— частина електронного квитка, яка використовується для перевезення на відповідному рейсі, або інший документ, який його замінює, що зберігається у базі даних автоматизованої системи бронювання перевізника.Роздрук маршруту
— документ (документи), який перевізник видає пасажиру, що подорожує за електронним квитком, і в якому містяться прізвище пасажира, інформація щодо рейсу та повідомлення.<…>
26.3. Перевізник (його агент) при продажу квитків обов’язково
повинен довести до відома пасажира таку інформацію:ці Правила;
Правила перевізника щодо перевезень пасажирів і багажу (агент повинен довести до відома пасажира правила перевезень пасажирів і багажу того перевізника, чий квиток застосовується, або того, який зазначений першим у квитку) — на паперових носіях у вигляді пам’ятки для пасажира (у разі продажу перевезень on-line через систему Інтернет — у електронному вигляді через сайт, через який здійснюється бронювання перевезень);
вартість перевезення за відповідним маршрутом — усно у пункті продажу квитків при бронюванні (у разі продажу перевезень on-line через систему Інтернет — у електронному вигляді через сайт, через який здійснюється бронювання перевезень, або
вказавши необхідну інформацію у роздруку маршруту);вартість, умови і обмеження при перевезенні за спеціальним тарифом — усно при бронюванні (у разі застосування електронного квитка — через сайт, через який здійснюється бронювання);
адміністративні формальності при подорожі за відповідним маршрутом — усно при бронюванні;
межі відповідальності перевізника при перевезенні пасажира і багажу — у квитку або роздруку маршруту;
суми компенсації за затримку в перевезенні — усно в представництві перевізника (його агента) в аеропорту в разі затримки в перевезенні;
заборонені до перевезення речі і товари — у квитку або роздруку маршруту.
<…>
Як бачимо, «повітряні»
Правила № 187 визнають електронний авіаквиток таким же повноцінним і законним документом, рівноправним квитку паперовому, який свідчить про укладення договору перевезення і за яким у звичайному порядку надаються перевізні послуги.Як і звичайний квиток, електронний авіаквиток є доказом підтвердження факту укладення договору перевезення і надання перевізних послуг. У зв’язку з цим він беззаперечно може бути підставою для відображення відповідної господарської операції в бухгалтерському обліку.
Підтверджуючі документи
Електронний авіаквиток, як і звичайний паперовий квиток, містить інформацію про пасажира і маршрут його дотримання, тобто ту саму інформацію, що і його паперовий аналог. Єдина його відмінність від паперового полягає в тому, що такий авіаквиток пасажиру безпосередньо
не видається, а вся інформація щодо перевезення пасажира (маршрут, тариф, клас обслуговування, сплачена сума, збори тощо) міститься у файлі електронного квитка, розташованому в базі даних відповідної авіакомпанії. На руки пасажир отримує лише пасажирський купон, як у звичайному квитку, і надрукований на аркуші формату А4 роздрук маршруту. У принципі, для реєстрації на рейс пасажиру, який купив електронний квиток, достатньо мати при собі паспорт і знати номер свого рейсу.Для відображення операцій в обліку, як відомо, необхідні первинні документи. У зв’язку з цим виникає запитання: які документи відрядженому працівнику необхідно надати з авансовим звітом як такі, що підтверджують витрати на проїзд?
На нашу думку, у цьому випадку таким підтверджуючим документом міг би бути
роздрук маршруту як матеріалізована частина електронного авіаквитка. Причому роздрук маршруту є підтвердженням того, що електронний квиток було оформлено (тобто він видається пасажиру на підтвердження факту купівлі електронного авіаквитка).Однак, як показує практика, мати лише роздрук маршруту може бути недостатньо для дотримання умов «відряджувальної»
Інструкції № 59.
Інструкція № 59
<…>
1.7. Витрати на проїзд до місця відрядження і назад відшкодовуються
в розмірі вартості проїзду повітряним, залізничним, водним і автомобільним транспортом загального користування (крім таксі) з урахуванням усіх витрат, пов’язаних із придбанням проїзних квитків і користуванням постільними речами в поїздах, та страхових платежів на транспорті.Відрядженому працівникові відшкодовуються витрати на проїзд транспортом загального користування (крім таксі) до станції, пристані, аеропорту, якщо вони розташовані за межами населеного пункту, де постійно працює відряджений, або до місця перебування у відрядженні.
За наявності декількох видів транспорту, що зв’язує місце постійної роботи з місцем відрядження, адміністрація може запропонувати відрядженому працівникові вид транспорту, яким йому слід користуватися. У разі відсутності такої пропозиції працівник самостійно вирішує питання про вибір виду транспорту.
<…>
1.12. Витрати на відрядження відшкодовуються лише
за наявності документів в оригіналі, що підтверджують вартість цих витрат, а саме: транспортних квитків або транспортних рахунків (багажних квитанцій), рахунків готелів (мотелів), страхових полісів тощо.Витрати у зв’язку з відрядженням, що не підтверджені відповідними документами (крім добових витрат), працівникові
не відшкодовуються.Витрати у зв’язку з поверненням відрядженим працівником квитка на потяг, літак або інший транспортний засіб можуть бути відшкодовані з дозволу керівника підприємства лише з поважних причин (рішення про відміну відрядження, відкликання з відрядження тощо) при наявності документа, що підтверджує витрати.
<…>
Як бачимо, згідно з
Інструкцією № 59 витрати на проїзд відшкодовуються в розмірі вартості проїзду з урахуванням витрат, пов’язаних з їх придбанням. При цьому витрати на відрядження може бути відшкодовано лише за наявності документів в оригіналі, що підтверджують вартість понесених витрат. Схожа норма про обов’язковість документального підтвердження витрат на відрядження для їх віднесення на валові витрати (і, зокрема, підтвердження витрат на проїзд транспортними квитками або транспортними рахунками (багажними квитанціями)) міститься й у «відряджувальному» п.п. 5.4.8 Закону про податок на прибуток.При цьому
абзац шостий розділу «Загальні положення» Інструкції № 59 вказує, що підтверджуючими документами є розрахункові документи відповідно до Закону про РРО і Закону про податок на прибуток. Тут абсолютно зрозуміло, що роздрук маршруту не має статусу розрахункового документа, а тому до нього необхідно долучати також і платіжний документ. Мінфін у своєму листі від 02.03.2009 р. № 31-34000-10-25/5704 рекомендує в цьому випадку долучати до авансового звіту як таку, що підтверджує факт проїзду, також і відривну частину посадочного талона пасажира.Податківці у своїх консультаціях дотримуються думки, що
документами, які підтверджують валові витрати в разі придбання авіаквитка в електронній формі, є:— роздрук маршруту;
— документ на посадку (посадочний талон);
—
документ, що підтверджує оплату вартості авіаквитка.Зауважимо також, що згідно з
п.п. 7.2.6 Закону про ПДВ підставою для відображення податкового кредиту без податкової накладної може бути, зокрема, транспортний квиток, що містить загальну суму платежу, суму податку і податковий номер продавця, за винятком тих, форму яких установлено міжнародними стандартами. І хоча електронний квиток є транспортним квитком, з урахуванням ставлення до роздруку маршруту контролюючих органів для спокійного відображення податкового кредиту з ПДВ платнику податків краще все-таки отримати податкову накладну.А тепер розглянемо приклад.
Приклад.
Головному інженеру, який направляється у відрядження для вирішення виробничих (адміністративних) питань, підприємство придбало електронний авіаквиток на рейс Харків — Москва вартістю 2400 грн. (у тому числі ПДВ — 400 грн.). Квиток оплачено за безготівковим розрахунком (платіжним дорученням).Після повернення з відрядження працівник надав до бухгалтерії підприємства документи, що підтверджують проїзд: роздрук маршруту разом з відривною частиною посадочного талона. Платіжне доручення в цьому випадку є документом, що підтверджує оплату вартості проїзду.
| Зміст операції | Бухгалтерський облік | Сума,грн. | Податковий облік | ||
| Дт | Кт | ВД | ВВ | ||
| 1. Вартість квитка оплачено за безготівковим розрахунком | 631 | 311 | 2400 | — | 2000* |
| 2. Відображено податковий кредит з ПДВ (за наявності податкової накладної) | 641 | 644 | 400** | — | — |
| 3. Після закінчення відрядження на підставі підтверджуючих документів: | |||||
| — вартість проїзду віднесено до складу адміністративних витрат | 92 | 631 | 2000 | — | — |
| — відображено суму ПДВ** | 644 | 631 | 400 | — | — |
| * Оскільки квитки в цьому випадку підприємство придбавало для відрядженого працівника за безготівковим розрахунком, то вважаємо, що валові витрати виникають у загальному порядку за правилом першої події. ** Перерахувавши передоплату, відобразити податковий кредит з ПДВ підприємство зможе лише за наявності податкової накладної. | |||||
І на завершення зауважимо, що українське законодавство в цьому питанні залишилося у ХХ столітті. А між тим надворі вже ХХІ століття — століття інформаційних технологій та електронних документів.
