«Хранить нельзя уничтожить»
Письмо Госкомархивов от 20.04.2010 г. № 795/072
В соответствии с Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности органов государственной власти и местного самоуправления, других предприятий, учреждений и организаций, с указанием сроков хранения документов (далее — Перечень), утвержденным приказом Главархива от 20.07.98 № 41, зарегистрированным в Минюсте 17.09.98 под № 576/3016 (с изменениями и дополнениями), первичная бухгалтерская документация, в частности кассовые, банковские документы, учетные регистры, вспомогательные контрольные книги, журналы, картотеки, корешки, копии ордеров, счетов-фактур, накладных, квитанций, документов об инвентаризации и т. п. (статьи 288, 315, 321, 325, 326, 330, 342, 345); документы о покупке (продаже) иностранной валюты (ст. 42Д); кредитные договоры (ст. 54Д), договоры оформления имущества (ст. 56Д); документы таможенного оформления грузов (ст. 1036) и т. п. после истечения сроков их хранения уничтожаются при условии завершения проверки государственными налоговыми органами по вопросам соблюдения налогового законодательства.
В соответствии с п.п. 4.5.10 Правил работы архивных подразделений органов государственной власти, местного самоуправления, предприятий, учреждений и организаций, утвержденных приказом Госкомархива Украины от 16.03.2001 № 16 и зарегистрированных в Министерстве юстиции Украины 08.05.2001 под № 407/5598 (с изменениями), предусмотрено уничтожение небольшого объема документов, не внесенных в Национальный фонд, после согласования и утверждения актов, путем сжигания. По нашему мнению, объем этих документов не должен превышать 10 — 20 кг.
Относительно предоставления разъяснений подпунктов 15.1.1, 15.1.2 Закона Украины «О порядке погашения обязательств плательщиков налогов перед бюджетами и государственными целевыми фондами» советуем обратиться в Государственную налоговую администрацию Украины.
Председатель О. Гинзбург
КОММЕНТАРИЙ
С одной стороны, в соответствии с
п.п. 15.1.1 Закона Украины «О порядке погашения обязательств плательщиков налогов перед бюджетами и государственными целевыми фондами» от 21.12.2000 г. № 2181-III (далее — Закон № 2181) налоговый орган имеет право доначислить сумму налогового обязательства не позднее 1095 дней, следующих за последним днем предельного срока предоставления налоговой декларации, а если она была предоставлена позже — за днем ее фактического предоставления.С другой стороны,
бухгалтерские и налоговые документы после истечения трехлетнего срока их хранения уничтожаются при условии завершения проверки органами ГНС (ст. 315 Перечня типовых документов от 20.07.98 г. № 41).В связи с этим к Госкомархивов обратились с вопросом,
обязательно ли хранить налоговые документы после окончания 3 лет до проведения налоговой проверки, если после окончания этого срока орган ГНС уже не сможет доначислить налогоплательщику налоговые обязательства?В своем
письме Госкомархивов, ссылаясь на положения упомянутого выше Перечня типовых документов от 20.07.98 г. № 41, настаивает: налоговые документы могут быть уничтожены только при условии завершения проверки органами ГНС.Заметим, что с позицией Комитета отчасти можно согласиться.
Ведь срок давности, предусмотренный
Законом № 2181, «работает» не всегда. Например, в случае, когда налоговая декларация не подавалась, налоговый орган имеет право доначислять налоговые обязательства, не ограничиваясь 1095 днями (п.п. 15.1.2 Закона № 2181).Кроме того,
на предприятие с проверкой могут прийти не только органы ГНС , но и другие ведомства (например, органы прокуратуры или органы ГСБЭП и т. п.).Таким образом, следуя разъяснениям Госкомархивов,
налоговые документы, срок хранения которых истек, все-таки следует хранить до завершения проверки органов ГНС.
Юлия Литвиненко
