Подотчет за свой счет
Анастасия Романова,консультант
Поводом для написания статьи стал такой вопрос наших читателей. Прораб в сентябре 2011 года приобрел строительные материалы и бензин для производственных нужд предприятия. Но своевременно передать их в бухгалтерию забыл. А вспомнил об этом только в ноябре, когда нашел чеки на покупку этих ТМЦ у себя в машине.
Можно ли в ноябре провести чеки в учете и компенсировать прорабу расходы из кассы предприятия?
ДОКУМЕНТЫ СТАТЬИ
КЗоТ — Кодекс законов о труде Украины от 10.12.71 г.
ГКУ — Гражданский кодекс Украины от 16.01.2003 г. № 435-IV.
НКУ — Налоговый кодекс Украины от 02.12.2010 г. № 2755-VI.
ХКУ — Хозяйственный кодекс Украины от 16.01.2003 г. № 436-IV.
Закон о бухучете — Закон Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» от 16.07.99 г. № 996-ХІV.
Положение № 637 — Положение о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украины от 15.12.2004 г. № 637.
Указ № 436 — Указ Президента Украины «О применении штрафных санкций за нарушение норм по регулированию обращения наличности» от 12.06.95 г. № 436/95.
По всей видимости, речь в вопросе читателей идет о ситуации, когда предприятие не выдавало прорабу аванс из кассы на покупку строительных материалов и бензина. Прораб, по сути, «за свои кровные» да к тому же «на свой страх и риск» купил для предприятия материальные ценности.
Сразу скажем, что ситуация, описанная в вопросе, достаточно типичная и не противоречит действующему законодательству. А далее рассмотрим все нюансы.
Каким законодательством регулируются такие взаимоотношения?
Трудовые отношения регулирует КЗоТ.
Работник должен выполнять обязанности, установленные трудовым договором. При этом либо в самом трудовом договоре , либо в должностной инструкции работника может быть предусмотрено условие о возможности в случае производственной необходимости совершать от имени и за счет работодателя гражданско-правовые действия (ст. 21 КЗоТ). С одной стороны, прораб может выполнять поручения работодателя в рамках его трудовых обязанностей. Но! Ключевые слова здесь — «от имени и за счет работодателя». В данном случае работодатель обязан обеспечить прораба авансом. Это первый вариант взаимоотнощений.
Есть второй вариант взаимоотношений. Если работодатель работника авансом не обеспечивает и при этом приобретение товаров (работ, услуг) выходит за рамки его трудовых обязанностей, то взаимоотношения между ними регулирует глава 79 ГКУ.
Работник имеет право требовать от работодателя возмещения фактически понесенных расходов в интересах работодателя без получения предварительного согласия последнего (при условии предоставления отчета об их осуществлении). Об этом говорится в ч. 1 ст. 1160 ГКУ.
В свою очередь лицо, действовавшее в имущественных интересах другого лица без его поручения, должно при первой возможности уведомить его о своих действиях. Уведомление может происходить путем подачи отчета с приложенными к нему оригиналами документов, подтверждающих размер понесенных расходов. При этом, если руководитель принял такой отчет и подтвердил правомерность осуществления расходов своей подписью, то у работника есть все основания требовать от предприятия возмещения расходов (ч. 2 ст. 1158 ГКУ).
Далее поговорим о самом интересном: об отчете прораба, сроках его предоставления и документальном подтверждении.
Как оформить «находку»?
В вышеприведенной цитате ч. 2 ст. 1158 ГКУ идет речь о том, что, потратив свои деньги на нужды предприятия, работник должен уведомить работодателя путем подачи отчета. Какого отчета?
Обнаружив чеки в машине, прораб вполне может оформить Отчет об использовании средств, предоставленных на командировку или под отчет (далее — Отчет1), который предоставляют работники, получившие денежные средства авансом. К Отчету следует приложить оригиналы подтверждающих документов о потраченных средствах. Об этом также говорят Минтруда в письме от 10.08.2009 г. № 193/06/186-09 и Минфин в письме от 28.08.2007 г. № 31-34000-10-25/17266.
1 Форма Отчета утверждена приказом ГНАУ от 23.12.2010 г. № 996.
В какие сроки составлять Отчет?
Мы считаем, что законодательство не оговаривает сроки предоставления Отчета, если прораб потратил «свои кровные», не получая аванса из кассы предприятия.
Когда важны сроки? Когда за их нарушения грозят штрафы либо прорабу, либо предприятию.
Штрафные санкции к прорабу применяться не будут , поскольку отсутствует объект для начисления штрафных санкций согласно п. 170.9 НКУ — излишне потраченные средства.
Аналогично и работодателя нельзя привлечь к ответственности согласно п. 1 Указа № 436 (за превышение установленных сроков использования выданных под отчет наличных, а также за выдачу наличных средств под отчет без полного отчета о ранее выданных средствах). Почему? По той же причине — наличные работнику фактически не выдавались.
Но все же прорабу с Отчетом лучше не затягивать, так как оригиналы первичных документов дают право предприятию на налоговый кредит по НДС, о котором поговорим ниже.
Оформление Отчета
Требования к оригиналам документов, подтверждающих понесенные расходы. Факт потраченных собственных средств работника подтверждают оригиналы первичных расчетных и отгрузочных документов, приложенных работником к Отчету. Факт оплаты могут подтверждать чек РРО, квитанция к приходному кассовому ордеру, расчетная квитанция, товарный чек (от предпринимателей) и т. п.
Прораб, приобретая для нужд предприятия стройматериалы и бензин, действовал от имени предприятия. Поэтому он должен позаботиться о наличии в документах, подтверждающих покупку, реквизитов своего предприятия. Если этого не сделать, то предприятие не вправе приходовать такие товары (а также работы и услуги). Просто документы, не содержащие сведений о том, что собственником товаров (работ, услуг) является именно предприятие, нельзя считать документами, фиксирующими факт осуществления хозяйственной операции именно данным предприятием (ст. 9 Закона о бухучете).
В расчетных документах допустимо указывать также Ф.И.О. лица , от которого были приняты денежные средства, наряду с наименованием предприятия, от имени и по поручению которого оно действует. Например, денежные средства приняты от ООО «РегионСтрой» через Чурилова И. Г.
Все, что нужно знать прорабу об НДС. Кредит по НДС по приобретенным у плательщика НДС товарам (работам, услугам) подтверждает налоговая накладная. При заполнении налоговой накладной необходимы данные именно работодателя — плательщика НДС. Прорабу, осуществляющему оплату от своего имени, налоговую накладную вообще не выдадут на руки как неплательщику НДС.
Кредит по НДС может подтвердить не только налоговая накладная. О других подтверждающих документах речь идет в п. 201.11 НКУ:
| НКУ <...> 201.11. Основанием для начисления сумм налога, относящихся в налоговый кредит без получения налоговой накладной, также являются: а) транспортный билет, гостиничный счет либо счет, выставляемый плательщику налога за услуги связи, другие услуги, стоимость которых определяется по показателям приборов учета, содержащим общую сумму платежа, сумму налога и налоговый номер продавца, кроме тех, форма которых установлена международными стандартами; б) кассовые чеки, содержащие сумму полученных товаров/услуг, общую сумму начисленного налога (с определением фискального номера и налогового номера поставщика). При этом с целью такого начисления общая сумма полученных товаров/услуг не может превышать 200 гривень в день (без учета налога). <...> |
Обратите внимание на п.п. «б» п. 201.11 НКУ! О чем он говорит? За один день без налоговых накладных от всех контрагентов предприятие может «провести» в учете чеков на сумму максимум 200 грн. без НДС (240 грн. с НДС). Более того, если прораб прикрепил к Отчету один чек на сумму более чем 240 грн. с НДС без налоговой накладной, по этому чеку даже 40 грн. налогового кредита предприятие «показать» не сможет.
Таким образом, прорабу нужно помнить, что по любой покупке для своего предприятия у плательщика НДС лучше просить налоговую накладную.
От имени и по поручению предприятия за наличные в один день могут покупать у плательщиков НДС товары (работы и услуги) несколько работников. И если все они или некоторые из них забудут о налоговых накладных, предприятие может потерять кредит по НДС с сумм, превышающих 240 грн. с НДС.
И еще один важный момент, который следует из п. 198.6 НКУ:
| НКУ <...> 198.6. <...> В случае если плательщик налога не включил в соответствующем отчетном периоде в налоговый кредит сумму налога на добавленную стоимость на основании полученных налоговых накладных, такое право сохраняется за ним в течение 365 календарных дней с даты выписки налоговой накладной. <...> |
Теперь благодаря п. 198.6 НКУ мы даем рекомендацию по срокам составления Отчета. Прорабу2 не стоит затягивать с составлением Отчета более чем на 365 дней. Иначе предприятие теряет кредит по НДС. И хотя в п. 198.6 НКУ говорится о налоговых накладных, предполагаем, что по чекам и другим документам, подтверждающим кредит по НДС, налоговики будут придерживаться того же срока — 365 дней.
2 И другим работникам предприятия, которые покупают ТМЦ (работы и услуги) за личные средства для нужд хозяйственных работодателя.
Бухгалтерский учет. Итак, пусть и с опозданием, прораб составил Отчет. Что дальше?
Руководитель утверждает предоставленный работником Отчет, чем подтверждает целесообразность и обоснованность понесенных работником расходов.
На основании Отчета , утвержденного руководителем, бухгалтерия отражает в учете обязательство перед работником на сумму, указанную в Отчете.
Причем, по мнению Минфина (см. письмо от 28.08.2007 г. № 31-34000-10-25/17266), такую задолженность необходимо отразить по кредиту субсчета 372 «Расчеты с подотчетными лицами» в корреспонденции со счетами, на которых учитывают понесенные расходы.
После этого прораб имеет полное право требовать возмещения фактически понесенных расходов.
10-тысячное ограничение
Подпунктом 2.3 Положения № 637 предусмотрено, что наличные расчеты одного предприятия (предпринимателя) с другим предприятием (предпринимателем) в течение одного дня по одному или нескольким платежным документам не должны превышать 10000 грн. (постановление Правления НБУ от 09.02.2005 г. № 32). При этом количество предприятий (предпринимателей), с которыми осуществляются расчеты, в течение дня не ограничивается.
Работник, который тратит собственные наличные средства для решения производственных (хозяйственных) вопросов предприятия, действует от имени предприятия (письмо НБУ от 10.08.2007 г. № 11-113/3036-8220), а потому на такие расчеты распространяются требования п. 2.3 Положения № 637 о 10-тысячном ограничении.
При этом не играет роли количество работников, которые совершили расчеты наличными в пользу одного предприятия (предпринимателя). Главное, чтобы общая сумма проведенных расчетов в пользу такого предприятия (предпринимателя) за один день не превышала 10000 грн.
Сумма превышения прибавляется к фактическим остаткам наличных в кассе в день осуществления такой оплаты и сравнивается с утвержденным лимитом кассы. Если установленный лимит кассы будет превышен, то к предприятию — плательщику наличности — согласно абзацу второму ст. 1 Указа № 436 могут применить штраф в двукратном размере выявленной сверхлимитной наличности. Такой штраф является административно-хозяйственной санкцией и поэтому может быть применен в течение 6 месяцев со дня выявления нарушения, но не позднее чем через один год со дня нарушения (ст. 250 ХКУ).
Дабы не допускать превышения 10-тысячного ограничения, работодатель должен инструктировать своих работников по этому поводу.
Срок исковой давности
Взаимоотношения между предприятием и прорабом по средствам, потраченным последним для нужд предприятия, носят гражданско-правовой характер и регулируются ГКУ. По нашему мнению, здесь следует применять общий срок исковой давности — 3 года (ст. 257 ГКУ). Именно в течение 3 лет с момента утверждения Отчета прораб вправе требовать от работодателя возмещения потраченных личных денежных средств.
Течение срока согласно ст. 530 ГКУ начинается с 8 дня после предъявления требования работника погасить задолженность (в нашем случае — с 8 дня после утверждения Отчета).
Если работодатель увольняет работника, перед которым у него числится кредиторская задолженность, в том числе и по подотчетным суммам, то следует помнить о требовании ст. 116 КЗоТ, согласно которой необходимо рассчитаться с работником в день увольнения по всем причитающимся ему суммам от предприятия, учреждения, организации.
Мы указывали выше, что задолженность по подотчетным суммам возникает именно в рамках гражданско-правовых, а не трудовых отношений. Поэтому на них распространяются только нормы ГКУ, а не КЗоТ. Но! При возникновении трудовых споров не исключено, что суд может занять сторону работника, понимая норму ст. 116 КЗоТ широко, распространив ее требование также и на непогашенную задолженность по потраченным в пользу предприятия собственным средствам.
При этом ответственность за нарушение срока окончательного расчета с работником при увольнении достаточно сурова — если этого не сделать в день увольнения, согласно ст. 117 КЗоТ работнику необходимо будет выплатить его средний заработок за все время задержки по день фактического расчета.
Мы рассмотрели все нюансы ситуации, когда работник тратит свои собственные средства от имени предприятия. Как видим, предприятие имеет право отразить в учете за ноябрь сентябрьские чеки прораба.
Остается еще раз вам напомнить: подробнее инструктируйте своих работников — это поможет избежать лишних штрафов и потерь!
