Підзвіт за свій рахунок
Анастасія Романова,консультант
Приводом для написання статті стало таке запитання наших читачів. Виконроб у вересні 2011 року придбав будівельні матеріали та бензин для виробничих потреб підприємства, але своєчасно передати їх до бухгалтерії забув. А згадав про це лише в листопаді, коли знайшов чеки на купівлю цих ТМЦ у себе в машині.
Чи можна в листопаді провести чеки в обліку та компенсувати виконробу витрати з каси підприємства?
ДОКУМЕНТИ СТАТТІ
КЗпП — Кодекс законів про працю України від 10.12.71 р.
ЦКУ — Цивільний кодекс України від 16.01.2003 р. № 435-IV.
ПКУ — Податковий кодекс України від02.12.2010 р. № 2755-VI.
ГКУ — Господарський кодекс України від 16.01.2003 р. № 436-IV.
Закон про бухоблік — Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.99 р. № 996-ХІV.
Положення № 637 — Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні від 15.12.2004 р. № 637.
Указ № 436 — Указ Президента України «Про застосування штрафних санкцій за порушення норм з регулювання обігу готівки» від 12.06.95 р. № 436/95.
Мабуть, у запитанні читача йдеться про ситуацію, коли підприємство не видавало виконробу аванс із каси на купівлю будівельних матеріалів та бензину. Виконроб, по суті, «за свої кровні» та до того ж «на свій страх і ризик» купив для підприємства матеріальні цінності.
Відразу зауважимо, що ситуація, описана в запитанні, є досить типовою та не суперечить чинному законодавству. А далі розглянемо всі нюанси.
Яким законодавством регулюються такі взаємовідносини?
Трудові відносини регулюються КЗпП.
Працівник має виконувати обов'язки, установлені трудовим договором. При цьому або в самому трудовому договорі , або в посадовій інструкції працівника може бути передбачено умову про можливість у разі виробничої необхідності здійснювати від імені та за рахунок роботодавця цивільно-правові дії (ст. 21 КЗпП). З одного боку, виконроб може виконувати доручення роботодавця в межах його трудових обов'язків. Але! Ключові слова тут — «від імені та за рахунок роботодавця». У цьому випадку роботодавець зобов'язаний забезпечити виконроба авансом. Це перший варіант взаємовідносин.
Є другий варіант взаємовідносин. Якщо роботодавець не забезпечує працівника авансом і при цьому придбання товарів (робіт, послуг) виходить за межі його трудових обов'язків, то взаємовідносини між ними регулюються главою 79 ЦКУ.
Працівник має право вимагати від роботодавця відшкодування фактично понесених витрат на користь роботодавця без отримання попередньої згоди останнього (за умови надання звіту про їх здійснення). Про це йдеться у ч. 1 ст. 1160 ЦКУ.
У свою чергу, особа, яка діяла в майнових інтересах іншої особи без її доручення, має при першій нагоді повідомити таку особу про свої дії. Повідомлення може відбуватися шляхом подання звіту з доданими до нього оригіналами документів, що підтверджують розмір понесених витрат. При цьому, якщо керівник прийняв такий звіт і підтвердив правомірність здійснення витрат своїм підписом, то у працівника є всі підстави вимагати від підприємства відшкодування витрат (ч. 2 ст. 1158 ЦКУ).
Далі поговоримо про найцікавіше: про звіт виконроба, строки його подання і документальне підтвердження.
Як оформити «знахідку»?
У наведеній вище цитаті з ч. 2 ст. 1158 ЦКУ йдеться про те, що, витративши свої гроші на потреби підприємства, працівник має повідомити роботодавця шляхом подання звіту. Якого звіту?
Виявивши чеки в машині, виконроб цілком може оформити Звіт про використання коштів, наданих на відрядження або під звіт (далі — Звіт 1), який подають працівники, що отримали грошові кошти авансом. До Звіту потрібно додати оригінали підтверджуючих документів про витрачені кошти. На це також указують Мінпраці в листі від 10.08.2009 р. № 193/06/186-09 і Мінфін у листі від 28.08.2007 р. № 31-34000-10-25/17266.
1 Форму Звіту затверджено наказом ДПАУ від 23.12.2010 р. № 996.
У які строки складати Звіт?
Ми вважаємо, що законодавство не застерігає строки подання Звіту, якщо виконроб витратив «свої кровні», не отримуючи авансу з каси підприємства.
Коли важливі строки? Коли за їх порушення загрожують штрафи або виконробу, або підприємству.
Штрафні санкції до виконроба не застосовуватимуться , оскільки відсутній об'єкт для нарахування штрафних санкцій згідно з п. 170.9 ПКУ — надміру витрачені кошти.
Аналогічно і роботодавця не можна притягти до відповідальності згідно з п. 1 Указу № 436 (за перевищення встановлених строків використання виданої під звіт готівки, а також за видачу готівкових коштів під звіт без повного звіту про раніше видані кошти). Чому? З тієї самої причини — готівка працівнику фактично не видавалася.
Але все-таки виконробу зі Звітом краще не зволікати, оскільки оригінали первинних документів дають підприємству право на податковий кредит з ПДВ, про який поговоримо далі.
Оформлення Звіту
Вимоги до оригіналів документів, що підтверджують понесені витрати. Факт витрачених власних коштів працівника підтверджують оригінали первинних розрахункових та відвантажувальних документів, доданих працівником до Звіту. Факт оплати можуть підтверджувати чек РРО, квитанція до прибуткового касового ордера, розрахункова квитанція, товарний чек (від підприємців) тощо.
Виконроб, придбаваючи для потреб підприємства будматеріали та бензин, діяв від імені підприємства. Тому він має потурбуватися про наявність у документах, що підтверджують купівлю, реквізитів свого підприємства. Якщо цього не зробити, то підприємство не матиме права прибуткувати такі товари (а також роботи й послуги). Просто документи, що не містять відомостей про те, що власником товарів (робіт, послуг) є саме підприємство, не можна вважати документами, які фіксують факт здійснення господарської операції саме цим підприємством (ст. 9 Закону про бухоблік).
У розрахункових документах допустимо вказувати також П. І. Б. особи , від якої було прийнято грошові кошти, разом з найменуванням підприємства, від імені та за дорученням якого вона діє. Наприклад: «грошові кошти прийнято від ТОВ «РегіонБуд» через І. Г. Чурилова.
Усе, що потрібно знати виконробу про ПДВ. Кредит з ПДВ щодо придбаних у платника ПДВ товарів (робіт, послуг) підтверджує податкова накладна. При заповненні податкової накладної необхідні дані саме роботодавця — платника ПДВ. Виконробу, який здійснює оплату від свого імені, податкову накладну взагалі не видадуть на руки як неплатнику ПДВ.
Кредит з ПДВ може підтвердити не лише податкова накладна. Про інші підтверджуючі документи йдеться в п. 201.11 ПКУ:
| ПКУ <…> 201.11. Підставою для нарахування сум податку, що відносяться до податкового кредиту без отримання податкової накладної, також є: а) транспортний квиток, готельний рахунок або рахунок, який виставляється платнику податку за послуги зв'язку, інші послуги, вартість яких визначається за показниками приладів обліку, що містять загальну суму платежу, суму податку та податковий номер продавця, крім тих, форма яких встановлена міжнародними стандартами; б) касові чеки, які містять суму отриманих товарів/послуг, загальну суму нарахованого податку (з визначенням фіскального номера та податкового номера постачальника). При цьому з метою такого нарахування загальна сума отриманих товарів/послуг не може перевищувати 200 гривень за день (без урахування податку). <…> |
Зверніть увагу на п.п. «б» п. 201.11 ПКУ! Про що в ньому йдеться? За один день без податкових накладних від усіх контрагентів підприємство може «провести» в обліку чеків на суму максимум 200 грн. без ПДВ (240 грн. з ПДВ). Більше того, якщо виконроб прикріпив до Звіту один чек на суму понад 240 грн. з ПДВ без податкової накладної, за цим чеком навіть 40 грн. податкового кредиту підприємство «показати» не зможе.
Таким чином, виконробу слід пам'ятати, що стосовно будь-якої покупки для свого підприємства у платника ПДВ краще просити податкову накладну.
Від імені та за дорученням підприємства за готівку в один день можуть купувати у платників ПДВ товари (роботи й послуги) декілька працівників. І якщо всі вони або деякі з них забудуть про податкові накладні, підприємство може втратити кредит з ПДВ із сум, що перевищують 240 грн. з ПДВ.
І ще один важливий момент, що випливає з п. 198.6 ПКУ:
| ПКУ <…> 198.6. <…> У разі якщо платник податку не включив у відповідному звітному періоді до податкового кредиту суму податку на додану вартість на підставі отриманих податкових накладних, таке право зберігається за ним протягом 365 календарних днів з дати виписки податкової накладної. <…> |
Тепер завдяки п. 198.6 ПКУ ми даємо рекомендацію щодо строків складання Звіту. Виконробу2 не варто зволікати зі складанням Звіту більш ніж на 365 днів. Інакше підприємство втрачає кредит з ПДВ. І хоча в п. 198.6 ПКУ зазначається про податкові накладні, припускаємо, що стосовно чеків та інших документів, що підтверджують кредит з ПДВ, податківці дотримуватимуться того самого строку — 365 днів.
2 А також іншим працівникам підприємства, які купують ТМЦ (роботи й послуги) за власні кошти для господа
Бухгалтерський облік. Отже, нехай із запізненням, виконроб склав Звіт. Що далі?
Керівник затверджує наданий працівником Звіт, чим підтверджує доцільність та обґрунтованість понесених працівником витрат.
На підставі Звіту, затвердженого керівником, бухгалтерія відображає в обліку зобов'язання перед працівником на суму, зазначену у Звіті.
Причому, на думку Мінфіну (див. лист від 28.08.2007 р. № 31-34000-10-25/17266), таку заборгованість необхідно відобразити по кредиту субрахунку 372 «Розрахунки з підзвітними особами» в кореспонденції з рахунками, на яких обліковують понесені витрати.
Після цього виконроб має повне право вимагати відшкодування фактично понесених витрат.
10-тисячне обмеження
Підпунктом 2.3 Положення № 637 передбачено, що готівкові розрахунки одного підприємства (підприємця) з іншим підприємством (підприємцем) протягом одного дня за одним або декількома платіжними документами не повинні перевищувати 10000 грн. (постанова Правління НБУ від 09.02.2005 р. № 32). При цьому кількість підприємств (підприємців), з якими здійснюються розрахунки, протягом дня не обмежується.
Працівник, який витрачає власні готівкові кошти для вирішення виробничих (господарських) питань підприємства, діє від імені підприємства (лист НБУ від 10.08.2007 р. № 11-113/3036-8220). А тому на такі розрахунки поширюються вимоги п. 2.3 Положення № 637 про 10-тисячне обмеження.
При цьому не має значення кількість працівників, які здійснили розрахунки готівкою на користь одного підприємства (підприємця). Головне, щоб загальна сума проведених розрахунків на користь такого підприємства (підприємця) за один день не перевищувала 10000 грн.
Сума перевищення додається до фактичних залишків готівки в касі в день здійснення такої оплати та порівнюється із затвердженим лімітом каси. Якщо встановлений ліміт каси буде перевищено, то до підприємства — платника готівки згідно з абзацом другим ст. 1 Указу № 436 можуть застосувати штраф у двократному розмірі виявленої понадлімітної готівки. Такий штраф є адміністративно-господарською санкцією і тому може бути застосований протягом 6 місяців з дня виявлення порушення, але не пізніше ніж через один рік від дня порушення (ст. 250 ГКУ).
Щоб не допускати перевищення 10-тисячного обмеження, роботодавець має інструктувати своїх працівників із цього приводу.
Строк позовної давності
Взаємовідносини між підприємством та виконробом щодо коштів, витрачених останнім для потреб підприємства, мають цивільно-правовий характер та регулюються ЦКУ. На нашу думку, тут слід застосовувати загальний строк позовної давності — 3 роки (ст. 257 ЦКУ). Саме протягом 3 років з моменту затвердження Звіту виконроб має право вимагати від роботодавця відшкодування витрачених власних грошових коштів.
Перебіг строку згідно зі ст. 530 ЦКУ починається з 8-го дня після пред'явлення працівником вимоги погасити заборгованість (у нашому випадку — з 8-го дня після затвердження Звіту).
Якщо роботодавець звільняє працівника, перед яким у нього значиться кредиторська заборгованість, у тому числі і за підзвітними сумами, то слід пам'ятати про вимогу ст. 116 КЗпП, згідно з якою необхідно розрахуватися з працівником у день звільнення щодо всіх належних йому сум від підприємства, установи, організації.
Ми вище зауважили, що заборгованість за підзвітними сумами виникає саме в межах цивільно-правових, а не трудових відносин. Тому на них поширюються тільки норми ЦКУ, а не КЗпП. Але! При виникненні трудових спорів не виключено, що суд може стати на бік працівника, розуміючи норму ст. 116 КЗпП ширше та поширивши її вимогу також і на непогашену заборгованість щодо витрачених на користь підприємства власних коштів.
При цьому відповідальність за порушення строку остаточного розрахунку з працівником при звільненні досить сувора — якщо цього не зробити в день звільнення, згідно зі ст. 117 КЗпП працівнику необхідно буде виплатити його середній заробіток за весь час затримки по день фактичного розрахунку.
Ми розглянули всі нюанси ситуації, коли працівник витрачає свої власні кошти від імені підприємства. Як бачимо, підприємство має право відобразити в обліку за листопад вересневі чеки виконроба.
Залишається ще раз нагадати: докладніше інструктуйте своїх працівників — це допоможе уникнути зайвих штрафів та втрат!
