Регистрация баз персональных данных по электронке
В данный момент наше предприятие готово зарегистрировать базу персональных данных. Можем ли мы осуществить эту регистрацию путем подачи в Государственную службу Украины по вопросам защиты заявления в электронном виде? И зачем вообще нужна такая регистрация?
Итак, начнем с последнего вопроса: зачем нужно регистрировать базу персональных данных?
В ст. 9 Закона Украины «О защите персональных данных» от 01.06.2010 г. № 2297-VI (далее — Закон № 2297) говорится:
«База персональных данных подлежит государственной регистрации путем внесения соответствующей записи уполномоченным государственным органом по вопросам защиты персональных данных в Государственный реестр баз персональных данных ».
Как правило, на каждом предприятии всегда велась и ведется обработка персональных данных клиентов, работников, подрядчиков, совместителей и т. д. Эта операция осуществляется для конкретных целей. Также наше законодательство требует, чтобы обработка персональных данных осуществлялась на законных принципах и с согласия субъектов персональных данных (т. е. именно тех, кто включен в такую базу данных). Наше государство гарантирует защиту персональных данных. А субъекты отношений, связанных с персональными данными, обязаны обеспечить защиту этих данных от незаконной обработки, а также от незаконного доступа к ним. Обеспечение защиты персональных данных в базе персональных данных возлагается на собственника этой базы. Об этом указано в ст. 24 Закона № 2297.
Вопрос о том, зачем такая регистрация баз нужна, по-видимому, возник у наших читателей, поскольку из анализа законодательства1 усматривается, что в Государственный реестр баз персональных данных не вносятся данные о физических лицах! В него вносится информация о собственнике базы персональных данных, о наименовании и местонахождении базы персональных данных, о цели обработки персональных данных в базе персональных данных, информация о других распорядителях базы персональных данных и подтверждение обязательства по выполнению требований защиты персональных данных, установленных законодательством о защите персональных данных.
1 Закон № 2297, Положение о Государственном реестре баз персональных данных и порядке его ведения, утвержденное постановлением КМУ от 25.05.2011 г. № 616, Порядок подачи заявлений о регистрации базы персональных данных и о внесении изменений в сведения Государственного реестра баз персональных данных, утвержденный приказом Министерства юстиции Украины от 08.07.2011 г. № 1824/5.
На официальном сайте 2 Государственной службы Украины по вопросам защиты персональных данных указано следующее (цитируем):
«регистрация баз персональных данных помогает :
— собственникам — подробно знать и тщательно выполнять требования законодательства;
— субъектам персональных данных — на основании анализа полученной информации о том, хранятся ли его персональные данные в базе данных конкретной компании, и категорий таких данных корректно формулировать запросы и жалобы;
— уполномоченному государственному органу по вопросам защиты персональных данных — следить за ситуацией, использовать записи о зарегистрированных базах персональных данных для проведения выездных и невыездных проверок собственников и распорядителей баз персональных данных».
2 http://zpd.gov.ua/indexServices.html
Это все ясно. Непонятно только, как государство обеспечит такую защиту? Как физическое лицо узнает, что его данные содержатся в какой-нибудь базе данных (при условии, что ему об этом не сообщили)? Куда обращаться для решения этого вопроса? И вообще, как проверяющие собираются проверять субъектов на наличие у них баз персональных данных, как проверить, есть ли база или ее нет? Что ж, как говорят, воздержимся от комментариев и подождем официальных разъяснений по этому поводу.
Теперь перейдем к следующему вопросу: можно ли зарегистрировать заявление электронным способом?
Сразу скажем: да, можно .
Регистрация баз персональных данных и внесение изменений в сведения Государственного реестра баз персональных данных осуществляются в соответствии с Законом № 2297, Положением о Государственном реестре баз персональных данных и порядке его ведения, утвержденным постановлением КМУ от 25.05.2011 г. № 616. Порядок подачи заявлений о регистрации базы персональных данных и о внесении изменений в сведения Государственного реестра баз персональных данных утвержден приказом Министерства юстиции Украины от 08.07.2011 № 1824/5.
Государственной регистрации подлежат все базы персональных данных в электронном виде и/или в картотеках, в которых обрабатываются персональные данные, независимо от объема и формы их применения и вида деятельности.
Внимание! По каждой базе данных, находящейся во владении заявителя, подается отдельное заявление.
Для регистрации базы персональных данных уполномоченному государственному органу по вопросам защиты персональных данных подается заявление. Форма такого заявления тоже утверждена приказом Министерства юстиции Украины от 08.07.2011 г. № 1824/5.
Заявление подается в бумажной или электронной форме. К тому же на сайте Государственной службы Украины по вопросам защиты персональных данных указано, что заявление в бумажном виде желательно подавать с предоставлением электронной копии.
В случае подачи заявлений в бумажной форме заявитель подписывает каждую страницу заявления и скрепляет его печатью (при наличии).
На официальном сайте 3 Государственной службы Украины по вопросам защиты персональных данных указан адрес, по которому нужно направлять заявление в бумажной форме, а именно:
г. Киев, ул. Марины Расковой, 15;
тел. горячей линии: +38 (044) 517-89-66;
тел: +38 (044) 517-68-00 (канцелярия);
e-mail: info@zpd.gov.ua.
3 http://zpd.gov.ua/indexServices.html
Если же заявление подается в форме электронного документа, то оно должно иметь электронную подпись. Этого требуют Закон Украины «Об электронных документах и электронном документообороте» от 22.05.2003 г. № 852-IV и Закон Украины «Об электронных документах и электронном документообороте» от 22.05.2003 г. № 851-IV.
К тому же напомним: услуги электронной цифровой подписи должны быть получены в аккредитованных центрах сертификации ключей. На сайте Государственной службы Украины по вопросам защиты персональных данных также приведен перечень центров4, предоставивших в распоряжение такой Государственной службы надежные средства электронной цифровой подписи.
4 Перечень аккредитованных центров сертификации ключей, клиенты которых имеют возможность подавать заявления о регистрации базы персональных данных в форме электронного документа, приведен по ссылке: http://zpd.gov.ua/R/perelik/perelik/26.htm
Заполненное заявление в электронном виде можно подать в Государственную службу Украины по вопросам защиты персональных данных двумя способами:
1) направив его на электронную почту Государственной службы Украины по вопросам защиты персональных данных: register@zpd.gov.ua;
2) подав его именно с сайта Государственной службы Украины по вопросам защиты персональных данных. Для этого нужно зайти в меню «Реєстрація баз персональних даних», после чего выбрать подраздел «Рекомендації щодо подання та заповнення заяв про реєстрацію БПД» и выполнить определенные операции по заполнению заявления.
В следующем номере газеты «Строительная бухгалтерия» (а это будет уже в следующем 2012 году) тема о регистрации базы персональных данных будет продолжена, однако акценты в будущей статье будут сделаны на таких неоднозначных вопросах, как проверки госорганами субъектов хозяйствования на предмет регистрации таких баз данных и штрафование последних в случаях нарушения.
Александра Украинец
