Реєстрація баз персональних даних по електронці
Наразі наше підприємство готове зареєструвати базу персональних данних. Чи можемо ми здійснити цю реєстрацію шляхом подачі до Державної служби України з питань захисту заяви в електронному вигляді? І взагалі навіщо така реєстарція потрібна?
Отже, почнемо з останнього запитання: навіщо потрібно реєструвати базу персональних данних?
Стаття 9 Закону України «Про захист персональних даних» від 01.06.2010 р. № 2297-VI (далі — Закон № 2297)) зазначає:
«База персональних даних підлягає державній реєстрації шляхом внесення відповідного запису уповноваженим державним органом з питань захисту персональних даних до Державного реєстру баз персональних даних».
Як правило, на кожному підприємстві завжди велась і ведеться обробка персональних даних будь то клієнтів, працівників, підрядників, сумісників тощо. Така операція здійснюється з конкретною метою. Тож наше законодавство вимагає, щоб обробка персональних даних здійснювалась на законних засадах і за згодою суб'єкта персональних даних (тобто тих, кого саме включено до такої бази даних). Наша держава гарантує захист персональних даних. А суб'єкти відносин, пов'язаних із персональними даними, зобов'язані забезпечити захист цих даних від незаконної обробки, а також від незаконного доступу до них. Забезпечення захисту персональних даних у базі персональних даних покладається на володільця цієї бази. Про це вказано у ст. 24 Закону № 2297.
Запитання щодо того, навіщо така реєєстарція баз потрібна, мабуть, виникло у наших читачів тому, що аналізуючи норми законодавства1 стає зрозумілим, що до Державного реєстру баз персональних даних не заносяться дані про фізичних осіб! До нього заноситься інформація про володільця бази персональних даних, про найменування і місцезнаходження бази персональних даних, про мету обробки персональних даних у базі персональних даних, інформаціію про інших розпорядників бази персональних даних та підтвердження зобов'язання щодо виконання вимог захисту персональних даних, встановлених законодавством про захист персональних даних.
1 Закон № 2297, Положення про Державний реєстр баз персональних даних та порядок його ведення, затверджене постановою КМУ від 25.05.2011 р. № 616, Порядок подання заяв про реєстрацію бази персональних даних та про внесення змін до відомостей Державного реєстру баз персональних даних затверджений наказом Міністерства юстиції України від 08.07.2011 р. № 1824/5.
На офіційному сайті 2 Державної служби України з питань захисту персональних даних вказано, що (далі цитуємо):
«реєстрація баз персональних даних допомагає:
— володільцям — детально знати та ретельно виконувати вимоги законодавства;
— суб’єктам персональних даних — на основі аналізу отриманої інформації, про те чи зберігаються його персональні дані в базі даних конкретної компанії та категорій таких даних, коректно формулювати запити та скарги;
— уповноваженому державному органу з питань захисту персональних даних — слідкувати за ситуацією, використовувати записи про зареєстровані бази персональних даних для проведення виїзних та безвиїзних перевірок володільців та розпорядників баз персональних даних».
2 http://zpd.gov.ua/indexServices.html
Це все ясно. Незрозуміло тільки, як держава забезпечить такий захист? Як фізособа взнає, що її дані містяться в якійсь базі даних (за умови, що її про це не повідомили)? Куди звертатись задля вирішення цього питання? І взагалі, як перевіряючі збираються перевіряти суб’єктів на наявність у них баз персональних даних, як перевірити, що база є чи її нема? Що ж, як то кажуть, утримаємося від коментарів, почекаємо офіційних роз’яснень щодо цього.
Тепер перейдемо до наступного запитання: чи можна зареєструвати заяву електронним способом?
Відразу скажемо, можна.
Реєстрація баз персональних даних та внесення змін до відомостей Державного реєстру баз персональних даних здійснюється відповідно до Закону № 2297, Положення про Державний реєстр баз персональних даних та порядок його ведення, затвердженого постановою КМУ від 25.05.2011 р. № 616. Порядок подання заяв про реєстрацію бази персональних даних та про внесення змін до відомостей Державного реєстру баз персональних даних затверджені наказом Міністерства юстиції України від 08.07.2011 р. № 1824/5.
Державній реєстрації підлягають усі бази персональних даних в електронному вигляді та/або в картотеках, в яких обробляються персональні дані, незалежно від обсягу та форми їх застосування, виду діяльності.
Увага! Щодо кожної бази даних, яка перебуває у володінні заявника, подається окрема заява.
Для реєстрації бази персональних даних уповноваженому державному органу з питань захисту персональних даних, подається заява. Форма такої заяви теж затверджена наказом Міністерства юстиції України від 08.07.2011 р. № 1824/5.
Заява подається в паперовій або електронній формі. До того ж на сайті Державної служби України з питань захисту персональних даних вказано, що заяву в паперовому вигляді бажано подавати з наданням електронної копії.
У разі подання заяв у паперовій формі заявник підписує кожну сторінку заяви та скріплює її печаткою (за наявності).
На офіційному сайті3 Державної служби України з питань захисту персональних даних вказано адресу, за якою потрібно надсилати заяву в паперовій формі , а саме:
м. Київ, вул. Марини Раскової, 15,
тел. «гарячої лінії» + 38(044)517-89-66,
тел: + 38(044)517-68-00 (канцелярія),
e-mail: info@zpd.gov.ua
3 http://zpd.gov.ua/indexServices.html
Якщо ж заява подається у формі електронного документа, то така заповнена заява повинна мати електронний підпис. Цього потребує Закон України «Про електронні документи та електронний документообіг» від 22.05.2003 р. № 852-IV та Закон України «Про електронні документи та електронний документообіг» від 22.05.2003 р. № 851-IV.
До того ж нагадаємо, послуги електронного цифрового підпису повинні бути отримані у акредитованих центрах сертифікації ключів На сайті Державної служби України з питань захисту персональних даних також наведено перелік таких центрів4, які надали у розпорядження такої Державної служби надійні засоби електронного цифрового підпису.
4Перелік акредитованих центрів сертифікації ключів, клієнти яких мають можливість подавати заяву про реєстрацію бази персональних даних у формі електронного документа, наведено тут: http://zpd.gov.ua/R/perelik/perelik/26.htm
Заповнену заяву в електронному вигляді можна подати до Державної служби України з питань захисту персональних даних двома способами:
1) надіславши її на електронну пошту Державної служби України з питань захисту персональних даних: register@zpd.gov.ua;
2) безпосередньо зайшовши на сайт Державної служби України з питань захисту персональних даних. Для цього потрібно зайти в меню «Реєстрація баз персональних даних», після чого зайти в підрозділ «Рекомендації щодо подання та заповнення заяв про реєстрацію БПД» і виконати певні операції щодо заповнення заяви.
У наступному номері газети «Будівельна бухгалтерія» (а це вже буде в наступному 2012 році) тему щодо реєстарції бази персональних даних буде продовжено, проте акценти в майбутній статті будуть зведені до неоднозначних питань, таких як перевірки держорганами суб’єктів господарювання на предмет реєстрації таких баз даних та штрафування останніх у випадках порушення.
Олександра Українець
