Путевой лист грузового автомобиля: заполняем вместе
Виктория Петрушина, главный редактор
Наталья Вороная, экономист-аналитик Издательского дома «Фактор»
Общеизвестно, что операции, осуществляемые в хозяйственной деятельности субъектов предпринимательства, должны быть оформлены первичными документами. Путевой лист грузового автомобиля — один из таких документов. И хотя форма этого путевого листа далеко не новая, все-таки вопросы по ее заполнению приходят к нам в редакцию. А чтобы ответы были нагляднее, просто в конце статьи приведем заполненный образец типовой формы № 2-ТН.
ДОКУМЕНТ СТАТЬИ
Приказ № 488
— приказ Министерства транспорта Украины и Министерства статистики Украины «Об утверждении типовых форм первичного учета работы грузового автомобиля» от 29.12.1995 г. № 488/346.Приказ № 228
— приказ Министерства транспорта Украины и Министерства статистики Украины «Об утверждении Инструкции о порядке изготовления, хранения, применения единой первичной транспортной документации для перевозки грузов автомобильным транспортом и учета транспортной работы» от 07.08.1996 г. № 228/253.
Типовые формы первичного учета работы грузового автомобиля утверждены
приказом № 488. К ним относится, среди прочих, путевой лист грузового автомобиля (типовая форма № 2-ТН). Эта форма действует в пределах Украины.Путевой лист
типовой формы № 2-ТН, оформленный надлежащим образом:— выдается водителю под роспись;
— только на один рабочий день (смену);
— при условии сдачи водителем путевого листа за прошлый день работы.
На больший срок путевые листы типовой формы № 2-ТН выдаются в случаях, когда водитель выполняет перевозку грузов в междугородном сообщении более суток в соответствии с приказом или распоряжением перевозчика.
Эксплуатация грузового автомобиля без путевого листа утвержденной типовой формы запрещается.
К путевым листам в обязательном порядке должны прилагаться товарно-транспортная накладная
(типовая форма № 1-ТН, иначе — ТТН), которой оформляют перевозку грузов автомобильным транспортом как на коммерческой основе, так и для собственных нужд предприятия. При этом данное требование распространяется на все виды перевозок грузов автомобильным транспортом независимо от условий оплаты за его работу (сдельная, почасовая, покилометровая, прочая) и видов перевозки (внутригородская, пригородная, междугородная, международная).Объемы грузовых перевозок, не подтвержденные ТТН, в путевые листы включать не разрешается.
Подробно порядок заполнения формы № 2-ТН приведен в утратившем силу
приказе № 228. А поскольку другого порядка все равно нет, то при заполнении этой формы стоит пользоваться рекомендациями утратившего силу приказа:
Приказ № 228
3.2. Заполнение путевого листа типовой формы № 2-ТН производится ответственными лицами перевозчика в такой последовательности.
3.2.1. Перед выдачей водителю путевого листа:
— на лицевой стороне в левом верхнем углу ставит штамп перевозчика, под названием документа записывает дату его выдачи (число, месяц, год), которая должна соответствовать дате регистрации путевого листа в регистрационном журнале;
— в соответствующих строках адресной части определяет код или наименование режима работы водителя (работа в будние дни, командировки, общий учет рабочего времени, ежедневный учет рабочего времени, работа в выходные дни, по графику и т. п.), согласно которым производится начисление заработной платы; номер колонны, бригады, в состав которых входят автомобиль и водитель, марку, государственный номер, тип автомобиля и его гаражный номер; фамилию, инициалы, номер служебного удостоверения, класс и табельный номер водителя, которому будет выдан этот путевой лист; марку, государственный и гаражный номера прицепов и полуприцепов, если для перевозки выделен автопоезд, а также фамилии, инициалы лиц, сопровождающих автомобиль при выполнении задания (грузчики, экспедиторы, стажеры и т. п.);
— на основании заявки заказчика автотранспорта либо условий договора в разделе «Работа водителя и автомобиля» в графах 2 и 3 определяет время по графику (часы, минуты) выезда из гаража и возвращения автомобиля в гараж;
— в разделе «Задание водителю» записывает наименование заказчика автотранспорта, по адресу которого должен прибыть автомобиль для выполнения задания, время (часы, минуты) прибытия автомобиля к заказчику автотранспорта и выбытия от него согласно заявке или графику работы, а также общее время, на которое будет предоставлен автомобиль заказчику автотранспорта (разница данных граф 16 и 15), названия пунктов погрузки и разгрузки автомобиля, наименование груза, подлежащего перевозке, расчетное количество ездок с грузом, требуемое для полного выполнения задания, расстояние между пунктами погрузки и разгрузки груза по каждой ездке, определяемое по данным дорожных органов или на основании таблиц расстояний, утвержденных в установленном порядке, количество груза в тоннах, которое нужно перевезти, общее количество ездок с грузом, общий пробег с грузом и объем груза, который предусматривается выполнить (перевезти) согласно заданию.
Право изменения задания, указанного в разделе «Задание водителю», имеет только перевозчик. В исключительных случаях заказчик автотранспорта может по согласованию с перевозчиком изменить задание с соответствующей записью в строке «Особые отметки»:
— в разделе «Движение горючего» в графе 10 «Остаток при выезде» делает запись об остатке горючего при выезде автомобиля по данным предыдущего путевого листа, определяет общее количество горючего, выданного водителю при выезде (находящегося в баках автомобиля), и утверждает сделанные записи своей подписью в соответствующей строке;
— в строке «Удостоверение водителя проверил, задание выдал, выдать горючего» записывает прописью расчетное количество горючего, которое надлежит выдать водителю для выполнения задания с учетом остатка горючего с предыдущего дня работы;
— в строке «Подпись диспетчера» диспетчер или другое ответственное лицо своей подписью утверждает достоверность заполненных им реквизитов путевого листа и наличие у водителя удостоверения водителя.
3.2.2. Заполнение путевого листа после выдачи его водителю производится в такой последовательности:
— врач или другой медицинский работник, осуществляющий предрейсовый медицинский осмотр, своей подписью удостоверяет состояние здоровья водителя и возможность допуска его к управлению автомобилем;
— в разделе «Работа водителя и автомобиля» в графе 5 «Показания спидометра» ответственное лицо записывает показания спидометра при выезде автомобиля на линию, в графе 6 «Время фактическое» проставляет фактические число, месяц, время (часы, минуты) выезда автомобиля;
— в строке «Выезд разрешен, подпись механика» механик или другое ответственное лицо удостоверяет своей подписью передачу автомобиля в технически исправном состоянии и разрешение на выезд из гаража;
— в строке «Автомобиль принял, подпись водителя» водитель своей подписью удостоверяет прием автомобиля технически исправным и получение задания на работу;
— в разделе «Движение горючего, литров» ответственное лицо в соответствующих строках граф 7 — 9 записывает марку, код и количество выданного горючего и утверждает сделанные записи своей подписью в соответствующей строке.
3.2.3. Заполнение путевого листа на маршруте движения выполняют:
— грузоотправитель — в случае необходимости изменения против указанного в «Задании водителю» маршрута движения, при этом в графах 30 и 31 «Маршрут движения (раздел «Последовательность выполнения задания») указывает новые названия пунктов, откуда и куда осуществлена перевозка груза согласно строкам «пункт погрузки», «пункт разгрузки» товарно-транспортной накладной;
— органы ГАИ МВД и другие уполномоченные органы — в случае нарушения водителем Правил дорожного движения либо изменения маршрута движения по другим непредусмотренным причинам для выполнения специального задания; в таком случае делается соответствующая запись в разделе «Особые отметки» на лицевой стороне путевого листа.
3.2.4. При возвращении автомобиля в гараж заполнение путевого листа производится в такой последовательности:
— в разделе «Движение горючего, литров» ответственное лицо заполняет графу 11 «Остаток при возвращении» и подтверждает эти данные своей подписью;
— в строке «Сдал водитель» водитель своей подписью подтверждает сдачу автомобиля ответственному лицу в технически исправном (неисправном) состоянии;
— в разделе «Работа водителя и автомобиля» в графе 6 ответственное лицо записывает фактическое время возвращения автомобиля в гараж (число, месяц, часы, минуты), заполняет графу 5 «Показания спидометра», в строке «Принял механик» своей подписью утверждает достоверность заполнения граф 5 и 6 раздела «Работа водителя и автомобиля» и приема автомобиля от водителя в технически исправном (неисправном) состоянии.
3.2.5. После сдачи водителем путевого листа ответственное лицо заполняет его следующим образом:
— в разделе «Работа водителя и автомобиля» в графе 4 «Нулевой пробег» по таблице расстояний определяет расстояние от гаража до первого пункта погрузки и от последнего пункта разгрузки в гараж;
— в разделе «Движение горючего, литров» в графах 12 и 13 записывает время работы спецоборудования и двигателя на основании данных граф 15 — 22 раздела «погрузочно-разгрузочные операции» прилагаемых к путевому листу товарно-транспортных накладных. Эти реквизиты нужны для определения нормы расхода горючего. Достоверность заполнения этих данных подтверждает своей подписью под указанными графами;
— в разделе «Последовательность выполнения задания» (обратная сторона) на основании товарно-транспортных накладных в графе 24 проставляет порядковые номера ездок и далее по каждой ездке — в графе 25 номера товарно-транспортных накладных (талонов заказчика), в графе 26 — отработанное время работы (часы, минуты), по графам 27, 28 соответственно — количество перевезенного груза (тонн брутто) и в графе 29 — выполненного грузооборота (ткм); после чего в соответствующих графах определяет общее количество ездок, общее количество товарно-транспортных накладных, прилагаемых к путевому письму. Эти записи подтверждают своими подписями водитель и ответственное лицо;
— оформленный таким образом путевой лист передается на обработку для последующих расчетов, учета транспортной работы и определения ее стоимости.
3.2.6. Показатели раздела «Результаты работы автомобиля и прицепов»:
— данные графы 32 «расход горючего по норме» определяют по общему пробегу и выполненным тонно-километрам для определенной марки автомобиля с учетом коэффициента изменения нормы горючего в зависимости от условий эксплуатации автомобиля, данные графы 33 «расход горючего фактически» равны сумме показателей остатка горючего при выезде (графа 10) и выданного горючего (графа 9) за минусом остатка горючего при возвращении в гараж автомобиля (графа 11) раздела «Движение горючего, литров»);
— данные графы 34 «время в наряде автомобиля и прицепа» равны разнице между показателями фактического времени возвращения в гараж автомобиля и выезда его из гаража (соответствующие строки графы 6 раздела «Работа водителя и автомобиля»), за исключением одного часа на обеденный перерыв водителя согласно установленному режиму работы. Круглосуточные простои из-за бездорожья, технических неисправностей и т. д. из времени в наряде исключаются. Данные графы 36 «время в движении автомобиля» равны разнице между данными времени в наряде и времени в простоях (графа 34 минус графы 37, 38);
— данные графы 35 «время в наряде прицепа» определяют согласно времени его работы с автомобилем;
— данные графы 37 «время в простое на линии» определяют путем расчета времени простоев под погрузкой и разгрузкой по данным графы 21 товарно-транспортной накладной;
— данные графы 38 «время в простое по тех. неисправности» заполняют на основании записей в строке «Особые отметки» (лицевая сторона путевого листа), они включают время простоя из-за технических неисправностей автомобиля в дороге, замены автопокрышек и т. д.;
— данные графы 39 «количество ездок с грузом» равны сумме всех ездок с грузом между пунктами погрузки и разгрузки согласно разделу «Последовательность выполнения задания», т. е. количеству приложенных товарно-транспортных накладных;
— данные графы 40 «общий пробег автомобиля» равны разнице между показаниями спидометра при возвращении в гараж автомобиля и выезде его из гаража (графа 5 раздела «Работа водителя и автомобиля»);
— данные графы 42 «пробег с грузом автомобиля» равны сумме расстояний по всем ездкам автомобиля с грузом, указанным в графе 24 товарно-транспортных накладных;
— данные графы 41 «общий пробег прицепа» и графы 43 «пробег с грузом прицепа» определяют согласно соответствующим данным работы автомобиля;
— данные графы 44 «перевезено тонн, всего» равны общему объему перевезенного груза (брутто), указанному в графе 27 раздела «Последовательность выполнения задания» и соответствуют общему объему перевозки, указанному в графе 37 товарно-транспортных накладных, прилагаемых к путевому письму;
— данные графы 45 «в т. ч. перевезено тонн на прицепах» определяют на основании данных графы 27 раздела «Последовательность выполнения задания»;
— данные графы 46 «выполнено ткм, всего» определяют путем умножения объема перевезенного груза (брутто) за каждую ездку на расстояние ездки между пунктами погрузки и разгрузки и получением общей суммы;
— данные графы 47 «в т. ч. выполнено ткм на прицепах» равны транспортной работе автоприцепов;
— данные графы 49 «зарплата» определяют на основании данных обработки всех товарно-транспортных накладных, прилагаемых к путевому листу (графы 37 — 47). Расчеты заработной платы и их достоверность ответственное лицо подтверждает своей подписью в конце раздела.
Достоверность расчетов по обработке путевого листа после его проверки подтверждает подписью бухгалтер.
