Подорожній лист вантажного автомобіля: заповнюємо разом
Вікторія Петрушина, головний редактор
Наталія Вороная, економіст-аналітик Видавничого будинку «Фактор»
Загальновідомо, що операції, які здійснюються в господарській діяльності суб’єктів підприємництва, має бути оформлено первинними документами. Подорожній лист вантажного автомобіля — один з таких документів. І хоча форма цього подорожнього листа аж ніяк не нова, усе-таки запитання щодо її заповнення, як і раніше, надходять до нашої редакції. Щоб відповіді були наочнішими, у кінці статті наведемо заповнений зразок типової форми № 2-ТН.
ДОКУМЕНТИ СТАТТІ
Наказ № 488
— наказ Міністерства транспорту України та Міністерства статистики України «Про затвердження типових форм первинного обліку роботи вантажного автомобіля» від 29.12.1995 р. № 488/346.Наказ № 228
— наказ Міністерства транспорту України та Міністерства статистики України «Про затвердження Інструкції про порядок виготовлення, зберігання, застосування єдиної первинної транспортної документації для перевезення вантажів автомобільним транспортом та обліку транспортної роботи» від 07.08.1996 р. № 228/253.
Типові форми первинного обліку роботи вантажного автомобіля затверджено
наказом № 488. До них серед інших належить подорожній лист вантажного автомобіля (типова форма № 2-ТН). Ця форма діє в межах України.Подорожній лист типової форми № 2-ТН
, оформлений належним чином, видається:— водію під розпис;
— тільки на один робочий день (зміну);
— за умови здавання водієм подорожнього листа за попередній день роботи.
На більший строк подорожні листи типової форми № 2-ТН видаються у випадках, коли водій виконує перевезення вантажів у міжміському сполученні більше доби відповідно до наказу чи розпорядження перевізника.
Експлуатація вантажного автомобіля без подорожнього листа затвердженої типової форми забороняється
.До подорожніх листів обов’язково має додаватися товарно-транспортна накладна (
типова форма № 1-ТН, простіше кажучи — ТТН), якою оформляють перевезення вантажів автомобільним транспортом як на комерційній основі, так і для власних потреб підприємства. При цьому така вимога поширюється на всі види перевезень вантажів автомобільним транспортом незалежно від умов оплати за його роботу (відрядна, погодинна, покілометрова, інша) та видів перевезення (внутрішньоміське, приміське, міжміське, міжнародне).Обсяги вантажних перевезень, не підтверджені ТТН, до подорожніх листів уключати не дозволяється
.Докладно порядок заповнення форми № 2-ТН наведено в
наказі № 228, що втратив чинність. А оскільки іншого порядку все одно немає, то при заповненні цієї форми варто користуватися рекомендаціями скасованого наказу.
Наказ № 228
3.2. Заповнення подорожнього листа типової форми № 2-ТН проводиться відповідальними особами перевізника у такій послідовності.
3.2.1. Перед видачею водію подорожнього листа:
— на лицьовій стороні у лівому верхньому куті ставить штамп перевізника, під назвою документа записує дату його видачі (число, місяць, рік), що повинна відповідати даті реєстрації подорожнього листа у реєстраційному журналі;
— у відповідних рядках адресної частини визначає код або найменування режиму роботи водія (робота в буденні дні, відрядження, загальний облік робочого часу, щоденний облік робочого часу, робота у вихідні дні, за графіком тощо), згідно з яким проводиться нарахування заробітної плати; номер колони, бригади, до складу яких належать автомобіль і водій, марку, державний номер, тип автомобіля і його гаражний номер; прізвище, ініціали, номер службового посвідчення, клас і табельний номер водія, якому буде видано цей подорожній лист; марку, державний і гаражний номери причепів і напівпричепів, якщо для перевезення виділено автопоїзд, а також прізвища, ініціали осіб, які супроводжують автомобіль при виконанні завдання (вантажники, експедитори, стажери і т. п.);
— на підставі заявки замовника автотранспорту або умов договору у розділі «Робота водія та автомобіля» в графах 2 і 3 визначає час за графіком (години, хвилини) виїзду з гаража і повернення автомобіля у гараж;
— у розділі «Завдання водієві» записує найменування замовника автотранспорту, на адресу якого повинен прибути автомобіль для виконання завдання, час (години, хвилини) прибуття автомобіля до замовника автотранспорту і вибуття від нього згідно з заявкою або графіком роботи, а також загальний час, на який буде надано автомобіль замовнику автотранспорту (різниця даних граф 16 і 15), назву пунктів навантаження та розвантаження автомобіля, найменування вантажу, що підлягає перевезенню, розрахункову кількість їздок з вантажем, що потрібна для повного виконання завдання, відстань між пунктами навантаження і розвантаження вантажу по кожній їздці, яка визначається за даними дорожніх органів або на підставі таблиць відстаней, затверджених в установленому порядку, кількість вантажу в тоннах, що потрібно перевезти, загальну кількість їздок з вантажем, загальний пробіг з вантажем та обсяг вантажу, що передбачається виконати (перевезти) згідно з завданням.
Право зміни завдання, вказаного в розділі «Завдання водієві», має тільки перевізник. У виняткових випадках замовник автотранспорту може за узгодженням з перевізником змінити завдання з відповідним записом у рядку «Особливі відмітки»:
— у розділі «Рух пального» в графі 10 «Залишок при виїзді» робить запис про залишок пального при виїзді автомобіля за даними попереднього подорожнього листа, визначає загальну кількість пального, що видано водію при виїзді (знаходиться в баках автомобіля), і стверджує зроблені записи власним підписом у відповідному рядку;
— у рядку «Посвідчення водія перевірив, завдання видав, видати пального» записує прописом розрахункову кількість пального, що належить до видачі водію для виконання завдання з урахуванням залишку пального з попереднього дня роботи;
— у рядку «Підпис диспетчера» диспетчер або інша відповідальна особа власним підписом стверджує достовірність заповнених ним реквізитів подорожнього листа і наявність у водія посвідчення водія.
3.2.2. Заповнення подорожнього листа після видачі його водію проводиться у такій послідовності:
— лікар або інший медичний працівник, який здійснює передрейсовий медичний огляд, власним підписом засвідчує стан здоров’я водія і можливість допуску його до управління автомобілем;
— у розділі «Робота водія та автомобіля» в графі 5 «Показання спідометра» відповідальна особа записує показання спідометра при виїзді автомобіля на лінію, в графі 6 «Час фактичний» проставляє фактичні число, місяць, час (години, хвилини) виїзду автомобіля;
— у рядку «Виїзд дозволений, підпис механіка» механік або інша відповідальна особа засвідчує власним підписом передачу автомобіля в технічно справному стані і дозвіл на виїзд з гаражу;
— у рядку «Автомобіль прийняв, підпис водія» водій власним підписом засвідчує прийняття автомобіля технічно справним і одержання завдання на роботу;
— у розділі «Рух пального, літрів» відповідальна особа у відповідних рядках граф 7 — 9 записує марку, код і кількість виданого пального і стверджує зроблені записи власним підписом у відповідному рядку.
3.2.3. Заповнення подорожнього листа на маршруті руху виконують:
— вантажовідправник — у випадку необхідності зміни проти зазначеного у «Завданні водієві» маршруту руху, при цьому у графах 30 і 31 «Маршрут руху (розділ «Послідовність виконання завдання») вказує нові назви пунктів, звідки і куди здійснено перевезення вантажу згідно з рядками «пункт навантаження», «пункт розвантаження» товарно-транспортної накладної;
— органи ДАІ МВС та інші уповноважені органи — у випадку порушення водієм Правил дорожнього руху або зміни маршруту руху з інших непередбачених причин для виконання спеціального завдання; в такому разі робиться відповідний запис у розділі «Особливі відмітки» на лицьовій стороні подорожнього листа.
3.2.4. При поверненні автомобіля в гараж заповнення подорожнього листа проводиться у такій послідовності:
— у розділі «Рух пального, літрів» відповідальна особа заповнює графу 11 «Залишок при поверненні» і стверджує ці дані власним підписом;
— у рядку «Здав водій» водій власним підписом стверджує здачу автомобіля відповідальній особі в технічно справному (несправному) стані;
— у розділі «Робота водія та автомобіля» в графі 6 відповідальна особа записує фактичний час повернення автомобіля в гараж (число, місяць, години, хвилини), заповнює графу 5 «Показання спідометра», у рядку «Прийняв механік» власним підписом стверджує достовірність заповнення граф 5 і 6 розділу «Робота водія та автомобіля» і прийняття автомобіля від водія в технічно справному (несправному) стані.
3.2.5. Після здачі водієм подорожнього листа відповідальна особа заповнює його таким чином:
— у розділі «Робота водія та автомобіля» в графі 4 «Нульовий пробіг» за таблицею відстаней визначає відстань від гаража до першого пункту навантаження і від останнього пункту розвантаження до гаража;
— у розділі «Рух пального, літрів» у графах 12 і 13 записує час роботи спецустаткування і двигуна на підставі даних граф 15 — 22 розділу «Вантажно-розвантажувальні операції» прикладених до подорожнього листа товарно-транспортних накладних. Ці реквізити потрібні для визначення норми витрати пального. Достовірність заповнення цих даних стверджує власним підписом під зазначеними графами;
— у розділі «Послідовність виконання завдання» (зворотна сторона) на підставі товарно-транспортних накладних в графі 24 проставляє порядкові номери їздок, і далі по кожній їздці — у графі 25 номери товарно-транспортних накладних (талонів замовника), у графі 26 — відпрацьований час роботи (години, хвилини), у графах 27, 28 — відповідно кількість перевезеного вантажу (тонн брутто) і у графі 29 — виконаного вантажообороту (ткм); після чого у відповідних графах визначає загальну кількість їздок, загальну кількість товарно-транспортних накладних, що додаються до подорожнього листа. Ці записи стверджують власними підписами водій та відповідальна особа;
— оформлений таким чином подорожній лист передається на обробку для подальших розрахунків, обліку транспортної роботи та визначення її вартості.
3.2.6. Показники розділу «Результати роботи автомобіля і причепів»:
— дані графи 32 «витрати пального за нормою» визначають за загальним пробігом і виконаними тонно-кілометрами для певної марки автомобіля з урахуванням коефіцієнта зміни норми пального залежно від умов експлуатації автомобіля, дані графи 33 «витрати пального фактично» дорівнюють сумі показників залишку пального при виїзді (графа 10) та виданого пального (графа 9) за мінусом залишку пального при поверненні у гараж автомобіля (графа 11) розділу «Рух пального, літрів»);
— дані графи 34 «час в наряді автомобіля і причепа» дорівнюють різниці між показниками фактичного часу повернення в гараж автомобіля і виїзду його з гаража (відповідні рядки графи 6 розділу «Робота водія та автомобіля») за вилученням однієї години на обідню перерву водія згідно з установленим режимом роботи. Цілодобові простої через бездоріжжя, технічні несправності тощо із часу у наряді виключаються. Дані графи 36 «час у русі автомобіля» дорівнюють різниці між даними часу в наряді і часу в простоях (графа 34 мінус графи 37, 38);
— дані графи 35 «час в наряді причепа» визначають згідно з часом його роботи з автомобілем;
— дані графи 37 «час у простої на лінії» визначають шляхом розрахунку часу простоїв під навантаженням і розвантаженням за даними графи 21 товарно-транспортних накладних;
— дані графи 38 «час у простої з тех. несправності» заповнюють на підставі записів у рядку «Особливі відмітки» (лицьова сторона подорожнього листа), вони включають час простою через технічні несправності автомобіля у дорозі, заміну автопокришок та ін.;
— дані графи 39 «кількість їздок з вантажем» дорівнюють сумі всіх їздок з вантажем між пунктами навантаження і розвантаження згідно з розділом «Послідовність виконання завдання», тобто кількості доданих товарно-транспортних накладних;
— дані графи 40 «загальний пробіг автомобіля» дорівнюють різниці між показаннями спідометра при поверненні в гараж автомобіля та виїзду його з гаража (графа 5 розділу «Робота водія та автомобіля»);
— дані графи 42 «пробіг з вантажем автомобіля» дорівнюють сумі відстаней по всіх їздках автомобіля з вантажем, зазначених у графі 24 товарно-транспортних накладних;
— дані графи 41 «загальний пробіг причепа» та графи 43 «пробіг з вантажем причепа» визначають згідно з відповідними даними роботи автомобіля;
— дані графи 44 «перевезено тонн, всього» дорівнюють загальному обсягу перевезеного вантажу (брутто), вказаному у графі 27 розділу «Послідовність виконання завдання», і відповідають загальному обсягу перевезення, зазначеному у графі 37 товарно-транспортних накладних прикладених до подорожнього листа;
— дані графи 45 «в т. ч. перевезено тонн на причепах» визначають на підставі даних графи 27 розділу «Послідовність виконання завдання»;
— дані графи 46 «виконано ткм, всього» визначають шляхом множення обсягу перевезеного вантажу (брутто) за кожну їздку на відстань їздки між пунктами навантаження і розвантаження та одержанням загальної суми;
— дані графи 47 «в т. ч. виконано ткм на причепах» дорівнюють транспортній роботі автопричепів;
— дані графи 49 «зарплата» визначають на підставі даних обробки всіх товарно-транспортних накладних, прикладених до подорожнього листа (графи 37 — 47). Розрахунки заробітної плати і їх достовірність відповідальна особа стверджує власним підписом у кінці розділу.
Достовірність розрахунків з обробки подорожнього листа після його перевірки стверджує підписом бухгалтер.
