Получаем ТМЦ — заполняем «первичку»
Наталия Вороная, Алла Свириденко, экономисты-аналитики Издательского дома «Фактор»
Сегодня поговорим о заполнении доверенности на получение ТМЦ и журнала регистрации доверенностей. Без этих первичных документов не обходится работа ни одной «строительной» бухгалтерии.
ДОКУМЕНТ СТАТЬИ
Инструкция № 99
— Инструкция о порядке регистрации выданных, возвращенных и использованных доверенностей на получение ценностей, утвержденная приказом Министерства финансов Украины от 16.05.1996 г. № 99.
Отпуск покупателям
и бесплатная передача со склада продавца товарно-материальных ценностей (далее — ТМЦ), нематериальных активов, денежных документов и ценных бумаг осуществляются только по доверенности получателя. Такое требование содержится в п. 2 Инструкции № 99. Следует помнить, что доверенность выдается в том числе при отпуске ценностей по договорам, не предусматривающим переход права собственности на такие ТМЦ. Например, доверенность нужна при отпуске:—
техники с ремонта (п. 14 Инструкции № 99);—
на ответственное хранение (см. письмо Минфина от 30.07.2003 г. № 04220-92) и при возврате с ответственного хранения (п. 14 Инструкции № 99);—
возвратной тары (см. письмо Минфина от 30.07.2003 г. № 04220-92).Порядок выдачи и использования доверенностей установлен
Инструкцией № 99, а в Приложении 1 к этому документу приведена типовая форма доверенности (типовая форма № М-2).Доверенность на получение ТМЦ от поставщика выдается бухгалтерией предприятия доверенному лицу
в одном экземпляре и под роспись. При этом, по общему правилу, предусмотренному п. 4 Инструкции № 99, доверенность на получение ценностей выдается только лицам, работающим на данном предприятии. Однако в некоторых случаях, в виде исключения, доверенность может быть выдана и неработнику. Лицу, не являющемуся наемным работником, доверенность может быть выдана только с разрешения руководителя предприятия и при условии, что предприятие, где работает это лицо, выдало ему доверенность на получение тех же ценностей и в том же количестве на данном предприятии.Если доверенное лицо должно получить необходимые ценности в одном месте (с одного склада), но по нескольким нарядам, счетам и другим документам, их заменяющим, ему может быть выдана одна доверенность с указанием в ней номеров и дат выдачи всех нарядов счетов или других аналогичных документов.
При оформлении доверенности по форме № М-2 следует учитывать ряд требований, предусмотренных
Инструкцией № 99 , а именно:1.
Запрещено выдавать доверенности, которые полностью или частично не заполнены, не имеют образцов подписей лиц, на имя которых они выписаны.2. Для нумерации доверенностей применяется сквозная нумерация в течение года.
3.
Перечень ценностей, подлежащих получению по доверенности (графа «Наименование ценностей»), приводится в обязательном порядке с указанием наименования и количества ценностей для получения, независимо от того, есть ли такие сведения в документах на отпуск ценностей (наряде, счете, договоре, соглашении). Незаполненные строки прочеркиваются.4.
Доверенность подписывается руководителем и главным бухгалтером предприятия или их заместителями и лицами, уполномоченными руководителем предприятия, и заверяется печатью. В тех случаях, когда бухгалтерский учет ведется непосредственно руководителем (собственником) предприятия, доверенность на получение ценностей подписывается руководителем (собственником) самостоятельно.Отпускать ценности по доверенностям, выданным с нарушением установленного порядка заполнения, запрещается
(п. 12 Инструкции № 99).Срок действия доверенности устанавливается в зависимости от возможности получения и вывоза соответствующих ценностей, однако
не более чем на 10 дней. Если же доверенность выдается на получение ценностей, расчеты за которые осуществляются в порядке плановых платежей или доставка которых осуществляется централизованно-кольцевыми перевозками, то срок ее действия может составлять один календарный месяц.Лицо, которому выдана доверенность, обязано не позднее следующего дня после каждой доставки на предприятие полученных по доверенности ценностей передать работнику предприятия, который осуществляет выписку и регистрацию доверенностей, документ о получении ценностей и их сдаче на склад или материально ответственному лицу.
Неиспользованные доверенности
должны быть возвращены работнику предприятия, который осуществляет их выписку и регистрацию, не позднее следующего дня по окончании срока действия доверенности. Возвращенные неиспользованные доверенности гасятся надписью «неиспользованная».Лицам, которые не отчитались об использовании доверенности или не вернули неиспользованную доверенность, срок действия которой закончился, новая доверенность не выдается.
Образец заполнения доверенности приведен на рис. 1.
Как предусмотрено в
п. 3 Инструкции № 99, доверенность выдается после ее регистрации в Журнале регистрации доверенностей (типовая форма № М-3, приложение 2 к Инструкции № 99).Все страницы такого Журнала должны быть
пронумерованы, прошнурованы и скреплены печатью и подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия.Об использовании доверенностей или возврате неиспользованных доверенностей в Журнале регистрации доверенностей делается отметка о номерах документов (накладных, актов и т. п.) на полученные ценности или о дате возврата доверенности.
Образец заполнения Журнала регистрации доверенностей приведен на рис. 2.
И наконец, последнее. В настоящее время доверенности не являются документами строгой отчетности. В связи с этим и
Акт на списание бланков доверенностей на сегодняшний день оформлять не нужно.
Рис. 1
Рис. 2
