Отримуємо ТМЦ — заповнюємо «первинку»
Наталія Вороная,
Алла Свіріденко, економісти-аналітики Видавничого будинку «Фактор»
Сьогодні поговоримо про заповнення довіреності на отримання ТМЦ та журналу реєстрації довіреностей. Без цих первинних документів не обходиться робота жодної «будівельної» бухгалтерії.
ДОКУМЕНТ СТАТТІ
Інструкція № 99
— Інструкція про порядок реєстрації виданих, повернених та використаних довіреностей на отримання цінностей, затверджена наказом Міністерства фінансів України від 16.05.1996 р. № 99.
Відпуск покупцям
та безоплатна передача зі складу продавця товарно-матеріальних цінностей (далі — ТМЦ), нематеріальних активів, грошових документів та цінних паперів здійснюються лише за довіреністю одержувача. Така вимога міститься в п. 2 Інструкції № 99. Слід пам’ятати, що довіреність видається в тому числі при відпуску цінностей за договорами, що не передбачають переходу права власності на такі ТМЦ. Наприклад, довіреність потрібна при відпуску:—
техніки з ремонту (п. 14 Інструкції № 99);—
на відповідальне зберігання (див. лист Мінфіну від 30.07.2003 р. № 04220-92 та при поверненні з відповідального зберігання (п. 14 Інструкції № 99);—
зворотної тари (див. лист Мінфіну від 30.07.2003 р. № 04220-92).Порядок видачі та використання довіреностей установлено
Інструкцією № 99, а в додатку 1 до цього документа наведено типову форму довіреності (типова форма № М-2).Довіреність на отримання ТМЦ від постачальника видається бухгалтерією підприємства довіреній особі
в одному примірнику та під підпис. При цьому за загальним правилом, передбаченим п. 4 Інструкції № 99, довіреність на отримання цінностей видається лише особам, які працюють на цьому підприємстві. Проте в деяких випадках, як виняток, довіреність може бути видано і непрацівнику. Особі, яка не є найманим працівником, довіреність може бути видано тільки з дозволу керівника підприємства та за умови, що підприємство, де працює така особа, видало їй довіреність на отримання тих самих цінностей і в тій самій кількості на цьому підприємстві.Якщо довірена особа має отримати необхідні цінності в одному місці (з одного складу), але за кількома нарядами, рахунками та іншими документами, що їх замінюють, їй може бути видано одну довіреність із зазначенням у ній номерів і дат видачі всіх нарядів, рахунків чи інших аналогічних документів.
При оформленні довіреності за формою № М-2 слід ураховувати певні вимоги, передбачені
Інструкцією № 99, а саме:1.
Заборонено видавати довіреності, які повністю або частково не заповнені, не мають зразків підпису осіб, на ім’я яких такі довіреності виписано.2. Для нумерації довіреностей застосовується наскрізна нумерація протягом року.
3. Перелік цінностей, що підлягають отриманню за довіреністю (графа «Найменування цінностей»), обов’язково наводиться із
зазначенням найменування та кількості цінностей для отримання, незалежно від того, чи є такі відомості в документах на відпуск цінностей (наряді, рахунку, договорі, угоді). Незаповнені рядки прокреслюються.4. Довіреність
підписується керівником та головним бухгалтером підприємства або їх заступниками та особами, уповноваженими керівником підприємства, і засвідчується печаткою. У тих випадках, коли бухгалтерський облік ведеться безпосередньо керівником (власником) підприємства, довіреність на отримання цінностей підписується керівником (власником) самостійно.Відпускати цінності за довіреностями, виданими з порушенням установленого порядку заповнення, забороняється
(п. 12 Інструкції № 99).Строк дії довіреності встановлюється залежно від можливості отримання та вивезення відповідних цінностей, проте
не більше ніж на 10 днів. Якщо ж довіреність видається на отримання цінностей, розрахунки за які здійснюються в порядку планових платежів або доставка яких здійснюється централізовано-кільцевими перевезеннями, то строк її дії може становити один календарний місяць.Особа, якій видано довіреність, зобов’язана не пізніше наступного дня після кожної доставки на підприємство отриманих за довіреністю цінностей передати працівнику підприємства, який здійснює виписування та реєстрацію довіреностей, документ про отримання цінностей та їх здавання на склад або матеріально відповідальній особі.
Невикористані довіреності має бути повернено
працівнику підприємства, який здійснює їх виписування та реєстрацію, не пізніше наступного дня після закінчення строку дії довіреності. Повернені невикористані довіреності погашаються написом «Невикористана».Особам, які не відзвітували про використання довіреності або не повернули невикористану довіреність, строк дії якої закінчився, нова довіреність не видається.
Як передбачено в
п. 3 Інструкції № 99, довіреність видається після її реєстрації в Журналі реєстрації довіреностей (типова форма № М-3, додаток 2 до Інструкції № 99).Усі сторінки такого журналу має бути
пронумеровано, прошнуровано та скріплено печаткою і підписами керівника та головного бухгалтера підприємства.Про використання довіреностей або повернення невикористаних довіреностей у Журналі реєстрації довіреностей здійснюється відмітка про номери документів (накладних, актів тощо) на отримані цінності чи проставляється дата повернення довіреності.
І, нарешті, останнє. Як відомо, зараз довіреності не є документами суворої звітності. У зв’язку з цим і
Акт на списання бланків довіреностей на сьогодні оформляти не потрібно.
Рис. 1
Рис. 2
