Учет горюче-смазочных материалов в «1С:Бухгалтерии 7.7»

Учет горюче-смазочных материалов в «1С:Бухгалтерии 7.7»

Анна Сараева, экономист-аналитик ИД «Фактор»

 

Пожалуй, нет такого предприятия, которое в своей деятельности могло бы обойтись без использования автомобиля. А если есть автомобиль, то соответственно есть и расходы на горюче-смазочные материалы. Именно о них и пойдет речь в статье. Как отразить в «1С:Бухгалтерии 7.7» приобретение топливной карты для покупки ГСМ, расчеты по ней и списание расходов на приобретение ГСМ на расходы предприятия, как того требует законодательство.

 

ДОКУМЕНТЫ СТАТЬИ

Налоговый кодекс

— Налоговый кодекс Украины от 02.12.2010 г. № 2755-VI.

Закон о налоге на прибыль

— Закон Украины «О налогообложении прибыли предприятий» от 28.12.1994 г. № 334/94-ВР.

П(С)БУ 9

— Положение (стандарт) бухгалтерского учета, утвержденное приказом Минфина Украины от 20.10.1999 г. № 246.

 

Топливные карты и их учет

Оплата с помощью топливных карт — один из способов безналичного расчета за топливо. Топливная карта внешне похожа на банковскую карточку. Принцип работы системы топливной карты аналогичен принципу работы привычных для всех банковских карт. Такая карта может быть как денежной, так и литровой:

— на денежной карте содержится информация о сумме денежных средств, зачисленных на условный счет предприятия. Как правило, топливо и услуги по денежной топливной карте отпускаются по рыночным ценам, установленным на дату заправки (предоставления услуги);

— на условный счет литровой карты зачисляется зафиксированное в договоре количество ГСМ определенных вида и марки. Причем стоимость с течением времени не изменяется, ГСМ отпускаются по цене, указанной в договоре.

Топливные карты хранятся в бухгалтерии предприятия и выдаются водителям в порядке, установленном приказом об учетной политике. Если топливная карта используется часто, ее можно закрепить за конкретным водителем. Для учета движения топливных карт на предприятии ведется журнал учета движения топливных карт, который составляется бухгалтером в произвольной форме.

После получения топливной карты водитель приобретает ГСМ на АЗС и получает два чека: чек терминала и чек ЭККА, которые затем передаются в бухгалтерию. На основании этих документов ведется учет топлива.

В конце месяца предприятие получает от поставщика нефтепродуктов приходную накладную и расшифровку оборотов по карте, что, в свою очередь, позволяет определить фактически полученное водителями количество топлива, даже если некоторые из чеков ЭККА были утеряны.

 

Бухгалтерский учет топливных карт.

В зависимости от условий договора топливные карты могут перейти в собственность покупателя или остаться за эмитентом — поставщиком нефтепродуктов. В первом случае:

— если срок службы топливной карты

не превышает 1 года, независимо от ее стоимости она отражается на счете 22 «Малоценные и быстроизнашивающиеся предметы» и списывается на расходы в периоде начала ее использования;

— если срок службы топливной карты

более 1 года, а стоимость не превышает установленного предприятием стоимостного критерия, который разграничивает основные средства и МНМА, учитывать ее следует на субсчете 112 «Малоценные необоротные материальные активы».

Во втором случае (топливная карта остается в собственности поставщика нефтепродуктов) предприятие перечисляет поставщику нефтепродуктов залоговую стоимость карты, которая впоследствии возвращается покупателю по окончании срока ее использования. Такая карта в бухгалтерском учете покупателя не отражается, поскольку она не соответствует критериям признания активом.

 

Учет топливных карт в «1С: Бухгалтерии 7.7.».

Пример.

Предприятие ООО «Добро» заключило с поставщиком нефтепродуктов ООО «Нефть» договор на приобретение 500 л бензина для легковых автомобилей стоимостью 3900 грн. По договору топливо приобретается на АЗС поставщика при помощи топливной карты. Топливная карта остается в собственности покупателя, срок ее действия — 6 месяцев, стоимость — 36 грн. (в том числе НДС — 6 грн.). На заправку легковых авто было затрачено 60 л бензина. Бензин использован в пределах норм расходов.

 

Предоплата за топливную карту оформляется документом «Банковская выписка», проводки, сформированные документом, приведены на рис. 1.

 

 

В справочнике «Номенклатура» создадим новый элемент «Топливная карта». Так как согласно договору срок службы топливной карты не превышает 1 года, в поле «Вид» выбираем значение «МБП», указываем НДС 20 %.

 

Получение топливной карточки оформим документом «Приходная накладная» (см. рис. 2). После проведения документ сформирует проводки:

Дт 22 — Кт 631 — на сумму 30 грн. — оприходована топливная карта

Дт 644 — Кт 631 — на сумму 6 грн. — отражены расчеты по НДС (налоговый кредит)

Дт 631 — Кт 371 — на сумму 36 грн. — отражен взаимозачет задолженностей.

 

 

Начав использовать топливную карту, необходимо будет списать ее стоимость на расходы предприятия. Данная операция в «1С:Бухгалтерии 7.7» оформляется документом «Ввод в эксплуатацию» (рис. 3). После проведения документа топливная карта списывается на расходы предприятия (в зависимости от счета, указанного в поле «Вид затрат», будет произведено списание на административные расходы либо расходы на сбыт и др.), и учитывается на забалансовом счете МЦ.

 

 

Покупка ГСМ по топливным картам и его учет

Аспекты налогового учета.

С 1 апреля 2011 г. (в этот день утратил действие Закон о налоге на прибыль¹) затраты, связанные с приобретением ГСМ, можно включать в расходы без ограничения по сумме, если они связаны с хозяйственной деятельностью. Так, в п.п. 138.10.2 Налогового кодекса упоминается, что к административным расходам среди прочих затрат относят расходы, связанные с приобретением ГСМ.

¹ Ранее, в период действия Закона о налоге на прибыль, было ограничение в 50 % по отнесению на валовые расходы сумм, затраченных на покупку ГСМ для легковых авто. Так, в состав валовых расходов можно было включить лишь 50% расходов на приобретение ГСМ для легковых автомобилей. Такое ограничение было зафиксировано в п. п. 5.4.10 упомянутого Закона.

Списание ГСМ происходит на основании данных путевых листов, где указываются нормативные и фактические расходы топлива. В случае сверхнормативных расходов топлива такие превышения условно признаются использованными не в хозяйственной деятельности и их стоимость подлежит исключению из состава расходов.

НДС.

Предприятие имеет право включить уплаченные (начисленные) при оплате ГСМ суммы НДС в налоговый кредит на основании п.198.3 Налогового кодекса при наличии надлежащим образом оформленной налоговой накладной (п. 198.6 Налогового кодекса). Дата увеличения налогового кредита определяется на общих основаниях в соответствии с п. 198.2 Налогового кодекса.

 

Бухгалтерский учет.

Горюче-смазочные материалы относятся к запасам предприятия в соответствии с пунктами 4 и 6 П(С)БУ 9.

Для учета ГСМ предназначен субсчет 203 «Топливо». По дебету счета отражается поступление ГСМ на предприятие, их дооценка; по кредиту — потребление, передача, уценка ГСМ и т. п.

Списание ГСМ на расходы отражается проводкой Дт 23 (91, 92, 93, 94) — Кт 203. Выбор счета зависит от того, для каких целей используется автомобиль:

— если автомобиль используется для оказания автотранспортных услуг, то стоимость использованного топлива включается в состав общепроизводственных расходов на счете 91;

— если для обслуживания административного персонала — в состав административных расходов на счете 92;

— если использование транспорта связано с доставкой товаров (результатов работ, услуг), то стоимость использованного топлива является расходами на сбыт и отражается на счете 93.

Оформление покупки ГСМ по топливной карте в «1С:Бухгалтерии 7.7».

Первый шаг — это создание в справочнике «Номенклатура» нового элемента, назовем его «Бензин А-95». Карточку заполняем следующим образом:

— в реквизите «Вид» указываем «Топливо»;

— «НДС» 20 %;

— единица измерения — литры.

Оплату на топливную карту оформляем документом «Банковская выписка», при этом на валовые расходы будет отнесена стоимость топлива в размере 100 % (см. рис. 4).

 

 

Оприходование ГСМ в баки автомобилей производится уже после заправки по карточке. Основанием оприходования является чек, полученный водителем на АЗС в момент заправки и переданный в бухгалтерию.

Оприходование ГСМ оформляем, как и поступление обычных запасов при помощи документа «Приходная накладная» (рис. 5). После проведения документ сформирует проводки по оприходованию бензина, взаимозачету задолженностей и расчетам по НДС.

 

 

Списываем ГСМ при помощи документа «Списание ТМЦ». В конце месяца поступают документы: накладная на объем и стоимость топлива, а также реестр по топливным картам, в которых фиксируется количество приобретенных ГСМ. Этот момент должен быть зафиксирован приказом по учетной политике предприятия. Предприятие имеет право на налоговый кредит НДС. Для того чтобы сумма уплаченного НДС попала в Декларацию по НДС, регистрируем в базе документ «Запись книги приобретения».

Таким образом, благодаря тому что в Налоговом кодексе не содержится ограничение по отнесению в состав расходов сумм, уплаченных за приобретенные для легковых автомобилей ГСМ, учет в «1С:Бухгалтерии 7.7» таких операций стал проще.

Успехов в работе!