НКУ: шаги к обновлению учетной системы

НКУ: шаги к обновлению учетной системы

Виктория Бирюченко, сертифицированный аудитор, директор АФ «МТД Аудит»,

Александр Дворецкий, канд. техн. наук, директор «МП Технологии»

 

В данной статье речь пойдет о проблемах модернизации учетной системы предприятия, в частности, в связи с введением НКУ новых правил расчета налога на прибыль.

 

ДОКУМЕНТЫ СТАТЬИ

НКУ

— Налоговый кодекс Украины от 02.12.2010 г. № 2755-VI.

Закон о бухучете

— Закон Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» от 16.07.99 г. № 996-XIV.

П(С)БУ 6

— Положение (стандарт) бухгалтерского учета 6 «Исправление ошибок и изменения в финансовых отчетах», утвержденное приказом Минфина Украины от 28.05.99 г. № 137.

П(С)БУ 16

— Положение (стандарт) бухгалтерского учета 16 «Расходы», утвержденное приказом Минфина Украины от 31.12.99 г. № 318.

П(С)БУ 25

— Положение (стандарт) бухгалтерского учета 25 «Финансовый отчет субъекта малого предпринимательства», утвержденное приказом Минфина Украины от 25.02.2000 г. № 39.

 

В связи со вступлением в силу новых правил ведения налогового учета ожидания многих бухгалтеров обращены к разработчикам самой популярной в Украине учетной системы «1С». Иногда эти ожидания сродни ожиданию чуда, как, например, автоматическое заполнение новой формы декларации о налоге на прибыль. На практике решения, предлагаемые разработчиками «1С», в ряде случаев нарушают принципы учетных стандартов в угоду налоговому учету. В этой связи мы считаем необходимым напомнить прописные истины, что учетная система — это инструмент учета, а цель учета — обеспечить пользователей достоверной финансовой информацией для принятия решений. Так вот, инструмент должен соответствовать цели, но никак не наоборот. В противном случае мы заставляем хвост вилять собакой.

Мы делаем акцент на решениях, построенных на базе «1С», поскольку они являются де-факто стандартом для многих украинских предприятий. Фирма «1С» в своих информационных письмах изложила следующую концепцию изменений и доработок своего ПО, связанных с введением в действие норм

НКУ по расчету налога на прибыль:

— в типовых конфигурациях на платформе

«1С:Предприятие 8» планируется реализовать поддержку параллельной оценки доходов, расходов, активов в соответствии со стандартами бухгалтерского учета Украины и в соответствии с НКУ на всех автоматизированных участках учета. В том числе калькуляция бухгалтерской себестоимости продукции будет выполняться в соответствии с П(С)БУ 16, и параллельно будет выполняться калькуляция прямых расходов на производство продукции в соответствии с НКУ;

— в типовых конфигурациях на платформе

«1С:Предприятие 7.7» планируется реализовать только схему упрощенного бухгалтерского учета, предусматривающего калькуляцию себестоимости готовой продукции в соответствии с П(С)БУ 25, а именно: включение в бухгалтерскую себестоимость продукции только тех затрат, которые могут быть признаны в налоговом учете в соответствии с НКУ, и отнесение производственных затрат, которые не могут быть признаны в налоговом учете, сразу на финансовый результат.

Также в комментарии фирмы «1С» к релизу «7.70.287» указано: «

ВНИМАНИЕ! На счете 23 учитываются только затраты, признаваемые в НУ. Затраты, не признаваемые в НКУ, списываются сразу на финансовый результат на счет 791».

На наш взгляд, предложенный разработчиками «1С:Предприятие 7.7» подход меняет правила определения себестоимости, определенные учетными стандартами в угоду налоговому учету. То есть компания-пользователь «1С 7.7» при переходе на предложенную разработчиками версию должна изменить подход к формированию производственной себестоимости готовой продукции в своем бухгалтерском учете. Для строительной компании в качестве готовой продукции может выступать строящееся жилье либо выполняемые СМР. Приняв предложенное разработчиками «1С» решение, компания утратит постоянность и неизменность своей учетной политики, т. е. откажется от одного из фундаментальных положений ведения учета, которое записано в

Законе о бухучете, и нарушит нормы учетных стандартов.

Вопрос не только в общепроизводственных затратах. Как известно, 06.08.2011 г. опубликован и вступил в силу

Закон Украины «О внесении изменений в Налоговый кодекс Украины и некоторые другие законодательные акты относительно совершенствования отдельных норм Налогового кодекса Украины» от 07.07.2011 г. № 3609-VI, нормой которого в состав себестоимости произведенной и реализованной продукции (работ, услуг) возвращены общепроизводственные затраты. Проблемой является то, что состав затрат, включаемых в себестоимость изготовленной и реализованной продукции согласно положениям учетных стандартов (П(С)БУ или МСФО), и состав затрат, которые могут быть признаны себестоимостью согласно нормам НКУ, отличаются. Следовательно, для предприятия изменить ведение бухгалтерского учета с используемых ранее стандартов на правила, изложенные в НКУ, равносильно утрате достоверности учетной информации и показателей финансовой отчетности.

Приведем актуальный для строительной отрасли пример

. Плата за аренду земельного участка, как расходы по содержанию земельного участка под объектом строительства, в бухгалтерском учете относится к прямым производственным затратам (п. 3.3 раздела IV Методических рекомендаций по формированию себестоимости строительно-монтажных работ, утвержденных приказом Министерства регионального развития и строительства Украины от 31.12.2010 г. № 573).

В то же время ГНАУ

в письме № 11964/7/15-0317 от 27.04.2011 г. указывает, что арендная плата за земельный участок коммунальной собственности как обязательный платеж учитывается для целей расчета налогооблагаемой прибыли в составе прочих расходов операционной деятельности.

Если следовать концепции обновления «1С:Предприятие 7.7», бухгалтеру теперь вместо проводки

Дт 23 — Кт 64 , вид затрат «Прочие производственные расходы» следует сделать проводку Дт 94 — Кт 64, вид затрат «Обязательные платежи». Что является существенным изменением учетной политики в отношении признания расходов, и такое изменение не вписывается в нормы п. 14 П(С)БУ 16 «Расходы» и одновременно нарушает нормы П(С)БУ 6 относительно того, в каких случаях может меняться учетная политика предприятия.

Согласно

п. 2 ст. 44 НКУ «для расчета объекта налогообложения плательщик налога на прибыль использует данные бухгалтерского учета относительно доходов и расходов с учетом положений этого Кодекса».

То есть признание расходов и их классификация сначала должны быть сделаны в бухгалтерском учете, а затем идентично, если о другом не говорит норма

НКУ, они должны быть определены для целей налогового учета. То есть признанные общепроизводственными расходы в бухгалтерском учете должны быть признаны таковыми и в налоговом учете, если они вписываются в нормы НКУ и по ним нет ограничений, либо иная классификация для них не задана нормами НКУ.

В то же время еще раз подчеркнем: ни в коем случае нельзя менять либо нарушать учетную политику и принципы оценки себестоимости товаров (работ, услуг) и других расходов

в бухгалтерском учете , если в НКУ они классифицируются иным способом.

Таким образом, пользователи учетных систем на базе «1С:7.7» попали в сложную ситуацию, им нельзя просто так соглашаться с предложенными фирмой «1С» изменениями и необходимо экстренно искать свой выход и предпринимать комплекс мер по реорганизации учетной системы, чтобы не утратить достоверность и сопоставимость учетных данных.

В связи с этим все чаще приходится слышать, что компании видят решение своих учетных проблем в переходе на «1С» на платформе «

1С:Предприятие 8». Но оправдан ли с точки зрения интересов управления бизнесом подход к принятию решения о смене информационной учетной системы только по причине перестройки правил налогового учета? Несмотря на масштабность изменений, которые принес НКУ, налоговый учет — это только одна частная задача, которую должна решать информационная система (далее — ИС) современной компании. Глобально задача ИС — на регулярной основе своевременно обеспечивать собственников, менеджмент и других пользователей достоверной и полной информацией о финансовом состоянии и результатах деятельности компании и одновременно обеспечивать поддержку принятия управленческих решений. И если работающая в компании система на базе «семерки» справляется с этой задачей, то оправдан ли переход на «восьмерку» только для решения проблем налогового учета? Предлагаемые компанией «1С» платформы версий «7.7» и «8» — это две разные системы. Каждая из них имеет свою идеологию построения, как с точки зрения инструментов для решения учетных задач, так и с точки зрения требований к пользователям. С другой стороны, это хороший повод посмотреть, насколько Ваша система соответствует уровню управленческих и учетных задач, стоящих сегодня перед компанией.

 

Учетная политика

Многие вопросы, которые

НКУ ставит перед компанией, должны быть решены на уровне учетной политики. Именно учетная политика компании определяет порядок учета и контроля хозяйственных операций в рамках бизнес-процессов компании, обеспечивает единообразный подход к принятию учетных решений и задает набор процедур внутреннего контроля, призванных обеспечить полноту и достоверность учетных данных и контроль сохранности и целевого использования экономических ресурсов компании. Кроме того, учетная политика согласовывает требования, предъявляемые к финансовому учету со стороны НСБУ (НКУ, МСФО и т. п.), с требованиями корпоративных стандартов управленческого учета.

Однако сама по себе учетная политика — это документ, который содержит описание требований к ведению учета и контроля бизнеса «как надо». В этой связи, необходим комплекс мер по ее внедрению в повседневную практику. То есть обеспечить, чтобы учетная система и персонал работали в соответствии с ее требованиями. Обеспечить систематический контроль соблюдения требований учетной политики и соответствующую систему материального стимулирования.

Последовательность действий по внедрению учетной политики следующая

:

 

1-й шаг

— разработка учетной политики и правил организации учета, если в Вашей компании этого ранее не было сделано, либо приказ об учетной политике был написан формально.

На этом этапе необходимо определить свод правил признания и классификации в финансовом и управленческом учете полученных доходов и понесенных расходов и выбор метода учета тех или иных операций, если право такого выбора предоставлено соответствующим учетным стандартом либо НКУ. Компания должна сформировать исчерпывающий набор правил (1) документирования основных типов хозяйственных операций, (2) выполнения учетных записей (описание видов документов и проводок по ним), (3) организации аналитики по балансовым и забалансовым счетам учета, а также (4) процедуры внутреннего контроля. Причем процедуры контроля призваны обеспечить полноту и достоверность учетных данных, необходимых для формирования показателей финансовой отчетности в соответствии с принятыми учетными стандартами, так же, как и показателей налоговых деклараций в соответствии с нормами НКУ.

На практике можно ограничиться такими документами, как:

1)

приказ об учетной политике;

2)

приложения к приказу об учетной политике, в которых определяются все основные классификаторы и аналитики, основные типы хозяйственных операций и то, какими первичными документами они сопровождаются, а также порядок их отражения в учетной системе (документ, выполняющий учетную запись, и проводки);

3)

положение о документообороте в компании, в котором описано распределение полномочий и ответственности за принятие решений о проведении хозяйственных операций в компании, порядок документального оформления и утверждения таких решений, сроки и порядок передачи первичных документов, сопровождающих хозяйственные операции в бухгалтерской службе;

4)

перечень процедур внутреннего контроля, их периодичность и лица, ответственные за их проведение. (Инвентаризации, сверки с контрагентами, отчетность по исполнению бюджетов и т. д.)

Однако сами по себе эти документы — это только описание требований к ведению учета, то есть описание того, «как надо». Наш опыт¹ предоставления аудиторских услуг показывает, что часто приказ об учетной политике и правила ведения учета на бумаге есть, а в информационной системе они не реализованы и в учете царит хаос.

¹ Здесь речь идет о практике работы аудиторской фирмы «МТД Аудит».

 

2-й шаг — внедрение

принятой учетной политики и правил учета в ежедневную бизнес-практику. Задача менеджмента на этом этапе обеспечить, чтобы учетная система и персонал начали работать в соответствии с установленными правилами и требованиями.

Внедрение принятой учетной политики и правил учета в ежедневную бизнес-практику включает:

— постановку задач ИT-службе на модернизацию ИС предприятия, тестирование выполненных доработок на предмет корректности работ ИС;

— реорганизацию учетной информации для целей внедрения принятой учетной политики, в том числе реклассификация учетных данных, настройка справочников, организация аналитического учета по заданным направлениям;

— обучение персонала компании, составление должностных инструкций, приказов и других внутрифирменных нормативных документов.

 

3-й шаг — мониторинг

работы учетных и других подразделений с точки зрения соблюдения установленной политики и правил учета и документооборота. Необходимо убедиться, что документы были оформлены надлежащим образом, информация была введена в систему в полном объеме, проверена, ошибки выявлены и по ним приняты соответствующие организационные меры. Второй, но не менее важной, задачей мониторинга является подготовка и внесение изменений в учетные правила, которые вызваны изменениями в бизнес-среде (например, введение в действие норм НКУ, изменение учетных стандартов и т. п.) или внутри компании (например, открытие нового направления бизнеса).

 

Информационная система компании

Принятые в учетной политике решения и правила регистрации хозяйственных операций должны быть реализованы в информационной системе (далее — ИС) компании. Решение о выборе новой учетной системы или модернизации существующей необходимо обосновать.

Стандартом является следующий подход к обоснованию целесообразности внедрения ИС

:

1-й шаг

— определить намерения и цели внедрения ИС. При этом необходимо в письменной форме сформулировать:

— какими потребностями компании обусловлена необходимость новой системы;

— что компания должна получить в результате проекта;

— какие ресурсы нужно выделить компании на реализацию проекта и что из них у нее есть в наличии.

2-й шаг

— провести технический, экономический и операционный анализ исполнимости проекта.

Для систем финансового учета самой простой, с точки зрения принятия решения, является техническая сторона. Вам нужно ответить на два вопроса:

— имеет ли компания необходимое оборудование и программное обеспечение?

— может ли компания получить его в отведенное время?

Продолжать работу над подготовкой проекта имеет смысл только в том случае, если вы получили утвердительные ответы на оба вопроса.

Допустим, вы получили положительный ответ на оба вопроса. Тогда Вы можете сделать

3-й шаг

— оценить экономическую целесообразность проекта по критерию затраты-выгоды. Для этого необходимо определить, где именно компания получит снижение затрат, увеличение прибыли (выручки), снижение потребности в привлечении средств, а также другие преимущества, которые делают полезным внедрение новой учетной системы. Затем необходимо тщательно оценить затраты на внедрение новой системы. Должны быть учтены как показатели, имеющие действительное стоимостное выражение, так и качественные показатели, которые не имеют такового. Например, к первой группе относятся:

— затраты на оборудование, программное обеспечение, оплату работ и другие затраты, необходимые для внедрения системы;

— увеличение продаж и выручки, снижение операционных и административных затрат, снижение уровня запасов.

Примером показателей второй группы могут быть:

— потери продаж, связанные с накладками в работе ваших сотрудников во время внедрения новой системы;

— повышение качества обслуживания ваших клиентов, облегчение труда персонала, более качественная информация для принятия управленческих решений менеджментом.

Основные выгоды от внедрения финансовых систем, как правило, лежат в плоскости повышения качества принятия управленческих решений менеджментом компании.

4-й шаг

— определить операционную применимость ИС

Теперь, когда вы знаете, что технические проблемы разрешимы и внедрение новой системы экономически обосновано, необходимо ответить себе на самый сложный вопрос: «Будет ли предлагаемая система работать?». Сможет ли ваш поставщик решения настроить систему так, как нужно вам, и сможет ли потом ваш персонал работать с этой системой.

Например, использование новой системы может быть слишком сложным для вашего персонала. В результате число ошибок будет велико и данные ИС станут непригодны для основной цели — получения достоверной финансовой информации и поддержки принятия решений. Практика показывает, что для эффективного использования возможностей системы «1С:8» требуется более высокая квалификация сотрудников учетных служб компании, чем при использовании системы на базе «1С:7.7».

Вторая распространенная причина неработоспособности системы — отсутствие у компании ресурсов на создание (наполнение и отладку) информационной базы. Например, чтобы обеспечить планирование и контроль СМР, выполняемых собственными силами, необходимо создать в ИС базу нормативов затрат ТМЦ по видам работ. Существующие нормативные базы (построенные по ДБН), как правило, не удовлетворяют требованиям управленческого учета. Трудоемкость создания такой базы измеряется месяцами, а без нее функционал ИС, связанный с планированием себестоимости выполняемых СМР и контролем фактических материальных затрат на основе заданных нормативов, будет неработоспособен.

И наконец, любая новая ИС, на первых порах, будет требовать пристального внимания к качеству подготовки данных и соблюдению регламентов документооборота. Персонал должен быть обучен, мотивирован и находиться под постоянным контролем.

Таким образом, чтобы обеспечить работоспособность ИС компании, необходимо:

—

техническое обеспечение, включая серверы, сети, систему информационной безопасности, бесперебойное питание и резервное копирование;

—

программное обеспечение, включая совместимость версий, распределение прав доступа;

—

информационное обеспечение, включая наполнение классификаторов и справочников ИС, загрузку в ИС ретроспективных (исторических) данных, проверку полноты и достоверности загруженных в систему данных;

—

организационное обеспечение, включая учетную политику, регламенты документооборота, управленческой отчетности и внутреннего контроля, должностные инструкции, учебные материалы по работе с ИС;

—

обученный, мотивированный персонал. Ведь НЕ ВЕСТИ УЧЕТ можно было и в старой ИС.

 

Выводы

Изменение учетной политики предприятия в угоду существующим настройкам учетной системы недопустимо.

Учетная политика должна быть внедрена и постоянно находится под мониторингом.

Переход с платформы «1С» версии «7.7» на платформу «1С» версии «8» — это полномасштабный проект по внедрению новой информационной системы предприятия.

До начала работ по переходу на новую платформу должна быть обоснована целесообразность перехода, оценена выполнимость проекта, а также операционная применимость нового решения.

Основные риски проекта построения информационной системы предприятия связаны с недостатками ресурсов для своевременного и качественного проведения работ по настройке системы.

Основные пути снижения рисков — передача на аутсорсинг наиболее ресурсоемких работ по проекту.