ПКУ: кроки до оновлення облікової системи
Вікторія Бірюченко, сертифікований аудитор, директор АФ «МТД Аудит»,
Олександр Дворецький, канд. техн. наук, директор «МП Технології»
У цій статті розглядатимуться проблеми модернізації облікової системи підприємства, зокрема, у зв’язку із запровадженням ПКУ нових правил розрахунку податку на прибуток.
ДОКУМЕНТИ СТАТТІ
ПКУ
— Податковий кодекс України від 02.12.2010 р. № 2755-VI.Закон про бухоблік
— Закон України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.99 р. № 996-XIV.П(С)БО 6
— Положення (стандарт) бухгалтерського обліку 6 «Виправлення помилок і зміни у фінансових звітах», затверджене наказом Мінфіну України від 28.05.99 р. № 137.П(С)БО 16
— Положення (стандарт) бухгалтерського обліку 16 «Витрати», затверджене наказом Мінфіну України від 31.12.99 р. № 318.П(С)БО 25
— Положення (стандарт) бухгалтерського обліку 25 «Фінансовий звіт суб'єкта малого підприємництва», затверджене наказом Мінфіну України від 25.02.2000 р. № 39.
У зв'язку з набуттям чинності новими правилами ведення податкового обліку сподівання багатьох бухгалтерів звернено до розробників найпопулярнішої в Україні облікової системи «1С». Інколи ці сподівання схожі на очікування дива — наприклад, автоматичного заповнення нової форми декларації з податку на прибуток. На практиці рішення, що пропонуються розробниками «1С», у деяких випадках порушують принципи облікових стандартів на догоду податковому обліку. У зв'язку з цим ми вважаємо за необхідне нагадати прописні істини, що облікова система — це інструмент обліку, а мета обліку — забезпечити користувачів достовірною фінансовою інформацією для прийняття рішень. Тому інструмент має відповідати меті, але ніяк не навпаки. Інакше ми змушуємо хвіст крутити собакою.
Ми наголошуємо на рішеннях, побудованих на базі «1С», оскільки вони де-факто є стандартом для багатьох українських підприємств. Фірма «1С» у своїх інформаційних листах виклала таку концепцію змін та доробок свого ПЗ, пов'язаних із запровадженням норм
ПКУ щодо розрахунку податку на прибуток:·
У типових конфігураціях на платформі «1С:Підприємство 8» планується реалізувати підтримку паралельної оцінки доходів, витрат, активів відповідно до стандартів бухгалтерського обліку України та згідно з ПКУ на всіх автоматизованих ділянках обліку. У тому числі калькулювання бухгалтерської собівартості продукції виконуватиметься відповідно до П(С)БО 16, і паралельно здійснюватиметься калькулювання прямих витрат на виробництво продукції відповідно до ПКУ.·
У типових конфігураціях на платформі «1С:Підприємство 7.7» планується реалізувати лише схему спрощеного бухгалтерського обліку, що передбачає калькулювання собівартості готової продукції відповідно до П(С)БО 25, а саме: уключення до бухгалтерської собівартості продукції лише тих витрат, які може бути визнано в податковому обліку відповідно до ПКУ, і віднесення виробничих витрат, які не може бути визнано в податковому обліку, відразу на фінансовий результат.Також у коментарі фірми «1С» до релізу «7.70.287» зазначено:
«УВАГА! На рахунку 23 обліковуються лише витрати, що визнаються в ПО. Витрати, що не визнаються в ПКУ, списуються відразу на фінансовий результат на рахунок 791».На наш погляд, запропонований розробниками «1С:Підприємства 7.7» підхід змінює правила визначення собівартості, визначені обліковими стандартами на догоду податковому обліку. Отже, компанія — користувач «1С 7.7» при переході на запропоновану розробниками версію має змінити підхід до формування виробничої собівартості готової продукції у своєму бухгалтерському обліку. Для будівельної компанії як готова продукція може розглядатися житло, що будується, або виконувані БМР. Прийнявши запропоноване розробниками «1С» рішення, компанія втратить постійність і незмінність своєї облікової політики, тобто відмовиться від одного з фундаментальних положень ведення обліку, записаного в
Законі про бухоблік, та порушить норми облікових стандартів.Питання не лише в загальновиробничих витратах. Як відомо, 06.08.2011 р. був опублікований та набрав чинності
Закон України «Про внесення змін до Податкового кодексу України та деяких інших законодавчих актів щодо вдосконалення окремих норм Податкового кодексу України» від 07.07.2011 р. № 3609-VI, нормою якого до складу собівартості виробленої та реалізованої продукції (робіт, послуг) повернено загальновиробничі витрати. Проблемою є те, що склад витрат, які включаються до собівартості виготовленої та реалізованої продукції згідно з положеннями облікових стандартів (П(С)БО чи МСФЗ), і склад витрат, які може бути визнано собівартістю відповідно до норм ПКУ , відрізняються. Отже, для підприємства змінити ведення бухгалтерського обліку, перейшовши зі стандартів, що використовувалися раніше, на правила, викладені в ПКУ, рівнозначно втраті достовірності облікової інформації та показників фінансової звітності.Наведемо актуальний для будівельної галузі приклад
. Плата за оренду земельної ділянки як витрати на утримання земельної ділянки під об'єктом будівництва в бухгалтерському обліку належить до прямих виробничих витрат (п. 3.3 розділу IV Методичних рекомендацій з формування собівартості будівельно-монтажних робіт, затверджених наказом Міністерства регіонального розвитку та будівництва України від 31.12.2010 р. № 573).Водночас ДПАУ в
листі № 11964/7/15-0317 від 27.04.2011 р. указує, що орендна плата за земельну ділянку комунальної власності як обов'язковий платіж ураховується для цілей розрахунку оподатковуваного прибутку у складі інших витрат операційної діяльності.Якщо дотримуватись концепції оновлення «1С:Підприємства 7.7», бухгалтер тепер замість проводки
Дт 23 — Кт 64 , вид витрат «Інші виробничі витрати», має здійснити проводку Дт 94 — Кт 64, вид витрат «Обов'язкові платежі», що є істотною зміною облікової політики щодо визнання витрат, тому така зміна не вписується в норми п. 14 П(С)БО 16 і водночас порушує норми П(С)БО 6 стосовно того, в яких випадках може змінюватися облікова політика підприємства.Згідно з
п. 2 ст. 44 ПКУ «для розрахунку об'єкта оподаткування платник податку на прибуток використовує дані бухгалтерського обліку стосовно доходів і витрат з урахуванням положень цього Кодексу».Таким чином, визнання витрат та їх класифікацію відразу має бути здійснено в бухгалтерському обліку, а потім ідентично, якщо інше не визначено в нормах
ПКУ, їх має бути визначено для цілей податкового обліку. Отже, визнані загальновиробничими витрати в бухгалтерському обліку має бути визнано такими і в податковому обліку, якщо вони вписуються в норми ПКУ та щодо них немає обмежень або іншу класифікацію для них не задано нормами ПКУ.Водночас ще раз підкреслимо — у жодному разі не можна змінювати або порушувати облікову політику та принципи оцінки собівартості товарів (робіт, послуг) та інших витрат
у бухгалтерському обліку, якщо в ПКУ вони класифікуються іншим способом.Таким чином, користувачі облікових систем на базі «1С:7.7» опинились у складній ситуації: їм не можна просто погоджуватися із запропонованими фірмою «1С» змінами та необхідно екстрено шукати свій вихід і здійснювати комплекс заходів щодо реорганізації облікової системи, щоб не втратити достовірність і порівнянність облікових даних.
У зв'язку з цим усе частіше доводиться чути, що компанії вбачають вирішення своїх облікових проблем у переході на «1С» на платформі
«1С:Підприємства 8». Але чи виправданий із точки зору інтересів управління бізнесом підхід до прийняття рішення про зміну інформаційної облікової системи лише внаслідок перебудови правил податкового обліку? Незважаючи на масштабність змін, унесених ПКУ, податковий облік — це лише одне поодиноке завдання, яке має вирішувати інформаційна система (далі — ІС) сучасної компанії. Глобально завдання ІС — на регулярній основі своєчасно забезпечувати власників, менеджмент та інших користувачів достовірною та повною інформацією про фінансовий стан і результати діяльності компанії та одночасно забезпечувати підтримку прийняття управлінських рішень. І якщо система, що працює в компанії, на базі «сімки» справляється з цим завданням, то чи виправданий перехід на «вісімку» лише для вирішення проблем податкового обліку? Пропоновані компанією «1С» платформи версій «7.7» та «8» — це дві різні системи. Кожна з них має свою ідеологію побудови як з точки зору інструментів для вирішення облікових завдань, так і з точки зору вимог до користувачів. Проте це хороший привід подивитися, наскільки ваша система відповідає рівню управлінських та облікових завдань, поставлених сьогодні перед компанією.
Облікова політика
Багато запитань, які
ПКУ ставить перед компанією, має бути вирішено на рівні облікової політики. Саме облікова політика компанії визначає порядок обліку та контролю господарських операцій у межах бізнес-процесів компанії, забезпечує уніфікований підхід до прийняття облікових рішень та задає набір процедур внутрішнього контролю, що мають на меті забезпечити повноту і достовірність облікових даних і контроль збереження та цільового використання економічних ресурсів компанії. Крім того, облікова політика погоджує вимоги, що висуваються до фінансового обліку з боку національних стандартів бухобліку (ПКУ, МСФЗ тощо), з вимогами корпоративних стандартів управлінського обліку.Однак власне облікова політика — це документ, що містить опис вимог до ведення обліку та контролю бізнесу «як годиться». У зв'язку з цим необхідний комплекс заходів щодо її впровадження в повсякденну практику, тобто забезпечення того, щоб облікова система та персонал працювали відповідно до її вимог, а також забезпечити систематичний контроль дотримання вимог облікової політики та відповідну систему матеріального стимулювання.
Послідовність дій із запровадження облікової політики така
:
1-й крок
— розробка облікової політики та правил організації обліку, якщо у вашій компанії цього раніше не було зроблено або наказ про облікову політику було написано формально.На цьому етапі необхідно визначити звід правил визнання та класифікації у фінансовому та управлінському обліку отриманих доходів та понесених витрат і вибір методу обліку тих чи інших операцій, якщо право такого вибору надане відповідним обліковим стандартом або
ПКУ. Компанія має сформувати вичерпний набір правил:1) документування основних типів господарських операцій;
2) виконання облікових записів (опис видів документів та проводок за ними);
3) організації аналітики на балансових та позабалансових рахунках обліку, а також
4) процедури внутрішнього контролю. Причому процедури контролю мають на меті забезпечити повноту й достовірність облікових даних, необхідних для формування показників фінансової звітності відповідно до прийнятих облікових стандартів, так само як і показників податкових декларацій відповідно до норм
ПКУ.На практиці можна обмежитися такими документами, як:
1)
наказ про облікову політику;2)
додатки до наказу про облікову політику, в яких визначаються всі основні класифікатори та аналітики, основні типи господарських операцій і те, якими первинними документами вони супроводжуються, а також порядок їх відображення в обліковій системі (документи, що виконують облікові записи та проводки);3)
положення про документообіг у компанії, в якому описано розподіл повноважень та відповідальності за прийняття рішень щодо проведення господарських операцій у компанії, порядок документального оформлення та затвердження таких рішень, строки та порядок передачі первинних документів, що супроводжують господарські операції, до бухгалтерської служби;4)
перелік процедур внутрішнього контролю, їх періодичність та осіб, відповідальних за їх проведення (інвентаризації, звіряння з контрагентами, звітність щодо виконання бюджетів тощо).Однак самі по собі ці документи — це лише опис вимог до ведення обліку, тобто опис того, «як годиться». Наш досвід1 надання аудиторських послуг показує, що часто наказ про облікову політику та правила ведення обліку на папері є, а в інформаційній системі їх не реалізовано, і в обліку панує хаос.
1 Тут ідеться про практику роботи аудиторської фірми «МТД Аудит».
2-й крок — запровадження
прийнятої облікової політики та правил обліку у щоденну бізнес-практику. Завдання менеджменту на цьому етапі — забезпечити, щоб облікова система та персонал почали працювати відповідно до встановлених правил та вимог.Запровадження прийнятої облікової політики та правил обліку у щоденну бізнес-практику включає:
— постановку завдань ІТ-службі на модернізацію ІС підприємства, тестування виконаних доробок на предмет коректності робіт ІС;
— реорганізацію облікової інформації для цілей запровадження прийнятої облікової політики, у тому числі рекласифікація облікових даних, настроювання довідників, організація аналітичного обліку за заданими напрямками;
— навчання персоналу компанії, складання посадових інструкцій, наказів та інших внутрішньофірмових нормативних документів.
3-й крок — моніторинг
роботи облікових та інших підрозділів із точки зору дотримання встановленої політики та правил обліку і документообігу. Необхідно переконатися, що документи було оформлено належним чином, інформацію було введено в систему в повному обсязі, перевірено, помилки виявлено та щодо них ужито відповідних організаційних заходів. Другим, але не менш важливим, завданням моніторингу є підготовка та внесення змін до облікових правил, спричинених в бізнес-середовищі (наприклад, запровадження норм ПКУ, зміна облікових стандартів тощо) або всередині компанії (наприклад, відкриття нового напрямку бізнесу).
Інформаційна система компанії
Прийняті в обліковій політиці рішення та правила реєстрації господарських операцій має бути реалізовано в інформаційній системі компанії. Рішення про вибір нової облікової системи або модернізації існуючої необхідно обґрунтувати.
Стандартом є такий підхід до обґрунтування доцільності впровадження ІС
:1-й крок
— визначити наміри та цілі впровадження ІС. При цьому необхідно в письмовій формі сформулювати:— якими потребами компанії зумовлена необхідність нової системи;
— що компанія має отримає в результаті проекту;
— які ресурси потрібно виділити компанії на реалізацію проекту та що з них у неї є в наявності.
2-й крок
— провести технічний, економічний та операційний аналіз здійсненності проекту.Для систем фінансового обліку найпростішим з точки зору прийняття рішення є технічний аспект. Вам потрібно відповісти на два запитання:
— Чи має компанія необхідні обладнання та програмне забезпечення?
— Чи може компанія отримати його у відведений час?
Продовжувати роботу над підготовкою проекту є сенс лише в тому випадку, якщо ви отримали ствердні відповіді на обидва запитання.
Припустимо, ви отримали позитивну відповідь на обидва запитання. Тоді ви можете зробити
3-й крок
— оцінити економічну доцільність проекту за критерієм витрати-вигоди. Для цього необхідно визначити, де саме компанія отримає зниження витрат, збільшення прибутку (виручки), зниження потреби в залученні коштів, а також інші переваги, що роблять корисним запровадження нової облікової системи. Потім необхідно ретельно оцінити витрати на впровадження нової системи. Має бути враховано як показники, що мають дійсний вартісний вираз, так і якісні показники, що його не мають. Наприклад, до першої групи належать:— витрати на обладнання, програмне забезпечення, оплату робіт та інші витрати, необхідні для впровадження системи;
— збільшення продажів та виручки, зниження операційних та адміністративних витрат, зниження рівня запасів.
Прикладом показників другої групи можуть бути:
— втрати продажів, пов'язані з нестикуваннями в роботі ваших працівників під час запровадження нової системи;
— підвищення якості обслуговування ваших клієнтів, полегшення праці персоналу, якісніша інформація для прийняття управлінських рішень менеджментом.
Основні вигоди від запровадження фінансових систем, як правило, лежать у площині підвищення якості прийняття управлінських рішень менеджментом компанії.
4-й крок
— визначити операційну застосовність ІС.Тепер, коли ви знаєте, що технічні проблеми вирішувані, а впровадження нової системи — економічно обґрунтоване, необхідно відповісти собі на найскладніше запитання: «Чи працюватиме пропонована система?». Чи зможе ваш постачальник рішення настроїти систему, як потрібно саме вам, і чи зможе потім ваш персонал працювати з цією системою.
Наприклад, використання нової системи може бути дуже складним для вашого персоналу. У результаті кількість помилок буде завеликою і дані ІС стануть непридатними для основної мети — отримання достовірної фінансової інформації та підтримки прийняття рішень. Практика показує, що для ефективного використання можливостей системи «1С:8» потрібна більш висока кваліфікація працівників облікових служб компанії, наж при використанні системи на базі «1С:7.7».
Друга поширена причина непрацездатності системи — відсутність у компанії ресурсів на створення (наповнення та налагодження) інформаційної бази. Наприклад, щоб забезпечити планування та контроль БМР, що виконуються власними силами, необхідно створити в ІС базу нормативів витрат ТМЦ за видами робіт. Існуючі нормативні бази (побудовані за ДБН), як правило, не задовольняють вимоги управлінського обліку. Трудомісткість створення такої бази вимірюється місяцями, а без неї функціонал ІС, пов'язаний із плануванням собівартості виконуваних БМР та контролем фактичних матеріальних витрат на підставі заданих нормативів, буде непрацездатним.
І нарешті, будь-яка нова ІС спочатку вимагатиме пильної уваги до якості підготовки даних і дотримання регламентів документообігу. Персонал має бути навченим, мотивованим та перебувати під постійним контролем.
Так, щоб забезпечити працездатність ІС компанії, необхідні:
—
технічне забезпечення, уключаючи сервери, мережі, систему інформаційної безпеки, безперебійне живлення та резервне копіювання;—
програмне забезпечення, уключаючи сумісність версій, розподіл прав доступу;—
інформаційне забезпечення, уключаючи наповнення класифікаторів та довідників ІС, завантаження до ІС ретроспективних (історичних) даних, перевірку повноти й достовірності завантажених до системи даних;—
організаційне забезпечення, уключаючи облікову політику, регламенти документообігу, управлінської звітності та внутрішнього контролю, посадові інструкції, навчальні матеріали щодо роботи з ІС;—
навчений, мотивований персонал. Адже НЕ ВЕСТИ ОБЛІК можна було й у старій ІС!
Висновки
Зміна облікової політики підприємства на догоду існуючим настройкам облікової системи неприпустима.
Облікова політика має бути впроваджена і постійно перебувати під моніторингом.
Перехід з платформи «1С» версії «7.7» на платформу «1С» версії «8» — це повномасштабний проект щодо впровадження нової інформаційної системи підприємства.
До початку робіт із переходу на нову платформу має бути обґрунтовано доцільність переходу, оцінено здійсненність проекту, а також операційну застосовність нового рішення.
Основні ризики проекту побудови інформаційної системи підприємства пов'язані з браком ресурсів для своєчасного та якісного проведення робіт з настроювання системи.
Основні шляхи зниження ризиків — передача на аутсорсинг найбільш ресурсомістких робіт за проектом.
