КОМАНДИРОВОЧНЫЕ ВОПРОСЫ В РАЗЪЯСНЕНИЯХ НАЛОГОВЫХ ОРГАНОВ
Влада Карпова, консультант, канд. экон. наук
С командировками приходится сталкиваться практически каждому строительному предприятию. И поскольку в Налоговом кодексе «командировочные» аспекты освещены крайне лаконично, ответы на многие вопросы приходится искать в разъяснениях представителей органов ГНС. В связи с этим в настоящей публикации мы предлагаем Вашему вниманию подбор ответов по наиболее актуальным вопросам командировочной тематики.
ДОКУМЕНТЫ СТАТЬИ
НКУ — Налоговый кодекс Украины от 02.12.2010 г. № 2755-VI.
ГКУ — Гражданский кодекс Украины от 16.01.2003 г. № 435-IV.
КЗоТ — Кодекс законов о труде Украины от 10.12.71 г.
КоАП — Кодекс Украины об административных правонарушениях от 07.12.84 г. № 8073-X.
Закон об АО — Закон Украины «Об акционерных обществах» от 17.09.2008 г. № 514-VI.
Закон о хозобществах — Закон Украины «О хозяйственных обществах» от 19.09.91 г. № 1576-XII.
Закон № 1710 — Закон Украины «О пограничном контроле» от 05.11.2009 г. № 1710-VI.
Закон об РРО — Закон Украины «О применении регистраторов расчетных операций в сфере торговли, общественного питания и услуг» в редакции от 01.06.2000 г. № 1776-III.
Инструкция № 59 — Инструкция о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденная приказом МФУ от 13.03. 98 г. № 59 (в редакции от 17.03.2011 г. № 362).
Положение № 637 — Положение о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденное постановлением Правления НБУ от 15.12.2004 г. № 637.
Постановление № 98 — постановление КМУ «О суммах и составе командировочных расходов государственных служащих, а также других лиц, направляемых в командировку предприятиями, учреждениями и организациями, которые полностью или частично содержатся (финансируются) за счет бюджетных средств» от 02.02.11 г. № 98.
Правила № 200 — Правила использования наличной иностранной валюты на территории Украины, утвержденные постановлением Правления НБУ от 30.05.2007 г. № 200.
П(С)БУ 21 — Положение (стандарт) бухгалтерского учета 21 «Влияние валютных курсов», утвержденное приказом Министерства финансов Украины от 10.08.2000 г. № 193.
ЕБНЗ — Единая база налоговых знаний, размещена на сайте ГНСУ: www.sts.gov.ua.
1. Общие моменты
В «докодексный» период при решении многих командировочных вопросов строительные предприятия руководствовались Инструкцией № 59. Но после изложения в новой редакции Инструкция № 59 стала обязательна к применению только в отношении командировок госслужащих, а также иных лиц, направляемых в командировку предприятиями, учреждениями и организациями, которые полностью или частично содержатся (финансируются) за счет бюджетных средств. Для остальных лиц этот документ имеет рекомендательный статус, а обязательны к применению только положения п.п. 140.1.7 НКУ.
Инструкция № 59 для небюджетных организаций имеет рекомендательный статус
Из консультации в разделе 110.07.14 ЕБНЗ
Вопрос: «Могут ли ЮЛ, не содержащиеся за счет бюджетных средств, при определении суммы командировочных расходов применять ?»
Ответ: «, является обязательной для органов государственной власти, предприятий, учреждений и организаций, которые полностью или частично содержатся (финансируются) за счет бюджетных средств. Прочие предприятия и организации данный документ могут использовать в качестве вспомогательного (справочного)».
Комментарий: на рекомендательный, а не обязательный характер Инструкции № 59 официальные органы обращали внимание неоднократно (см., в частности, письма ГНАУ от 07.09.2011 г. № 10077/5/15-1216; МФУ от 04.05.2011 г. № 31-07230-16-25/11433; Минюста от 13.02.2012 г. № 54-0-2-12/7.2). Между тем при рассмотрении спорных вопросов официальные органы, как правило, ссылаются на нормы этого документа. К тому же и судебные инстанции руководствуются Инструкцией № 59 как действующей (см., к примеру, решения Феодосийского горсуда АР Крым от 20.04.2012 г. по делу № 2/0121/1232/12, Староградского райсуда г. Винницы от 14.06.2012 г. по делу № 221/2601/12).
Поэтому в условиях правового пробела имеет смысл ориентироваться на положения Инструкции № 59 и хозрасчетным предприятиям, хотя они имеют право отклоняться от ее предписаний. Но для этого следует разработать Положение о командировках, в котором указать правила направления работников в командировку и компенсации командировочных расходов. Этот внутренний локальный акт предприятия должен являться приложением либо к коллективному договору, либо к трудовому договору с конкретным лицом.
Кто может быть направлен в командировку в акционерном обществе
Из консультации в разделе 110.07.14 ЕБНЗ
Вопрос: «Включаются ли в состав административных командировочных расходов расходы учредителя предприятия или председателя и членов правления, наблюдательного совета, председателя ревизионной комиссии акционерного общества?»
Ответ: «Командировочные расходы председателя и членов правления, наблюдательного совета, а также председателя ревизионной комиссии акционерного общества могут быть учтены в составе расходов при исчислении налога на прибыль. Командировочные расходы учредителя общества будут учитываться в составе расходов в случае, если учредитель общества состоит с обществом в трудовых отношениях либо является председателем или членом исполнительного органа».
Комментарий: согласно п.п. 140.1.7 НКУ в командировку можно направить лиц, которые находятся в трудовых отношениях с плательщиком налога или являются членами его руководящих органов. С первой категорией лиц проблем, как правило, не возникает, а вот в отношении возможности направления в командировку второй категории лиц подходы различаются. В частности, не вполне понятно, какие именно лица считаются членами руководящих органов плательщика налога? Так, в акционерном обществе высшим органом является собрание акционеров (ч. 1 ст. 32 Закона об АО), в обществе с ограниченной ответственностью — общие собрания участников (ст. 58 Закона о хозобществах).
По мнению автора, в планы законодателя не входило распространение командировочных норм на любого акционера или участника хозобщества. Поэтому с изложенной выше позицией налоговиков можно согласиться. Впрочем, ранее Минфин подтверждал возможность направления в командировку не состоящего в трудовых отношениях с предприятием учредителя — члена общего собрания общества с ограниченной ответственностью (см. п. 3 письма МФУ от 23.03.2006 г. № 31-26030-12-29/6045).
Какие документы подтверждают командировочные расходы
Из консультации в разделе 110.07.22 ЕБНЗ
Вопрос: «Какие документы в случае командировки работника являются подтверждающими для включения в состав расходов сумм суточных?»
Ответ: «В случае командировки работника в состав расходов, учитываемых при определении объекта налогообложения, плательщик налога имеет право включить суммы суточных в размере, установленном , при наличии приказа о командировке, соответствующих первичных документов, отметок уполномоченного служебного лица Государственной пограничной службы Украины в загранпаспорте или заменяющем его документе, а также документов, подтверждающих связь командировки с деятельностью плательщика налога, в частности (но не исключительно) таких: приглашений принимающей стороны, деятельность которой совпадает с деятельностью плательщика налога; заключенного договора или контракта; других документов, которые устанавливают либо удостоверяют желание установить гражданско-правовые отношения; документов, удостоверяющих участие командированного лица в переговорах, конференциях или симпозиумах, других мероприятиях, проводимых по тематике, совпадающей с хозяйственной деятельностью плательщика налога».
Комментарий: указанная консультация соответствует положениям п.п. 140.1.7 НКУ. В то же время следует учесть, что, по мнению налоговиков, стоимость понесенных в связи с командировкой расходов была подтверждена документами, выданными в соответствии с Законом об РРО и НКУ, т. е. применительно к расчетным документам это может быть кассовый чек, товарный чек, расчетная квитанция, проездной документ.
Из письма ГНСУ от 06.03.2012 г. № 3268/5/15-1416
«Подтверждающими документами, удостоверяющими стоимость понесенных в связи с командировкой расходов, являются расчетные документы в соответствии с Законом Украины «О применении регистраторов расчетных операций в сфере торговли, общественного питания и услуг» и Налоговым кодексом Украины. В случае командировки за границу подтверждающие документы, удостоверяющие стоимость понесенных за рубежом в связи с такой командировкой расходов, оформляются согласно законодательству соответствующего государства (п. 15 Инструкции)».
Наличие командировочного удостоверения не требуется
Из консультации в разделе 110.07.22 ЕБНЗ
Вопрос: «Является ли командировочное удостоверение подтверждающим документом для учета в составе расходов при исчислении налога на прибыль предприятия суточных расходов?»
Ответ: «Наличие командировочного удостоверения для учета суточных расходов в составе расходов при исчислении налога на прибыль действующим законодательством не предусмотрено».
Комментарий: командировочное удостоверение стало необязательным к применению с 01.04.2011 г., но официально было упразднено приказом Минфина от 21.06.2011 г. № 738. Сейчас для выплаты суточных в пределах Украины единственным обязательным документом при направлении в командировку является соответствующий приказ (см. письма Минсоцполитики Украины от 05.03.2012 г. № 204/13/184-12, ГНАУ от 12.05.2011 г. № 5675/5/15-0316, МФУ от 04.05.2011 г. № 31-07230-16-25/11433).
Между тем на практике некоторые строительные предприятия продолжают использовать командировочное удостоверение. В связи с этим возникает вопрос: обязана ли принимающая сторона проставлять соответствующие отметки в командировочном удостоверении? Поскольку официально действующей формы удостоверения нет, по мнению автора, принимающая сторона такой обязанности не несет. Впрочем, здесь можно пойти «навстречу» партнеру, для которого данный документ будет являться дополнительным подтверждением факта понесения командировочных расходов.
В какой срок нужно вернуть аванс на несостоявшуюся командировку
Из консультации в разделе 160.18 ЕБНЗ
Вопрос: «В какой срок работник должен вернуть средства, выданные на командировку или под отчет, при условии, что командировка не состоялась вследствие заболевания такого работника?»
Ответ: «В соответствии с отчет об использовании средств, выданных на командировку или под отчет, подается по форме, установленной центральным органом государственной налоговой службы, до окончания пятого банковского дня, следующего за днем, в котором плательщик налога: завершает такую командировку; завершает выполнение отдельного гражданско-правового действия по поручению и за счет лица, выдавшего средства под отчет. Согласно , если работник получил аванс на командировку и не выехал, то он должен в течение трех банковских дней со дня принятия решения об отмене поездки вернуть в кассу предприятия указанные средства. При этом нормами законодательства не предусмотрены дополнительные сроки для сдачи средств в кассу предприятия, полученных в качестве аванса на командировку, в случаях, если командировка не состоялась по уважительным причинам (в том числе в случае болезни работника). То есть если работник получил аванс на командировку и не выехал, то он должен в течение трех банковских дней со дня принятия решения об отмене поездки вернуть в кассу предприятия указанные средства».
Комментарий: ни в НКУ, ни в Положении № 637 не указаны сроки возврата наличности в ситуации, когда командировка не состоялась. Поэтому в условиях этого правового пробела стоит прислушаться к позиции налоговиков касательно того, что здесь следует ориентироваться на трехдневный срок из Инструкции № 59.
Возмещение расходов по «кредитовому» подотчету
Из консультации в разделе 160.02 ЕБНЗ
Вопрос: «Возникает ли объект обложения НДФЛ у наемного работника, если аванс на командировку или под отчет не выдавался, а отчет об использовании средств, выданных на командировку и под отчет, подается для возмещения расходов, понесенных за собственные средства?»
Ответ: «Если направление работника предприятия в командировку оформлено в соответствии с требованиями и работник, израсходовавший собственные средства на командировку, подал отчет об использовании средств на командировку согласно и подтвердил стоимость понесенных расходов соответствующими документами, ему возмещаются командировочные расходы. При этом сумма возмещенных расходов не включается в общий месячный (налогооблагаемый) доход такого работника».
Комментарий: на данный момент обязанность по выдаче аванса перед выбытием работника в командировку четко предусмотрена только в Инструкции № 59, а косвенно это следует из ст. 121 КЗоТ, п. 170.9 НКУ, п. 2.11 Положения № 637, п. 2 Правил № 200. В отношении загранкомандировок на необходимость выдачи аванса указывали различные официальные органы (см., в частности, письмо ГНА в г. Киеве от 30.05.2011 г. № 5718/10/17-107, разъяснения в разделах 110.07.14, 110.13 ЕБНЗ, письмо НБУ от 30.05.2011 г. № 25-113/1319-6732).
Необеспечение работника авансом на командировку может быть квалифицировано как нарушение законодательства о труде, что влечет за собой ответственность по ст. 41 КоАП1 с наложением админштрафа на должностных лиц предприятия, нарушивших трудовое законодательство, в размере от 30 до 100 не облагаемых налогом минимумов доходов граждан (от 510 до 1700 грн.). Четкий срок выдачи аванса законодательством не установлен, но работник должен быть им обеспечен до начала командировки в любое время после издания приказа о командировке (см. по этому поводу письма Минфина от 18.10.2006 г. № 31-18030-07-25/21780 и НБУ от 08.07.2004 г. № 11-113/2295-6866).
1 Это подтвердил и Минфин в письме от 05.03.2007 г. № 31-18030-07-29/4504.
Однако если в силу каких-то причин работнику командировочный аванс не выдавался, он имеет полное право на компенсацию собственных расходов, понесенных в период нахождения в командировке без включения данных сумм в налогооблагаемый доход, что подтвердили и налоговики в приведенной консультации.
2. Состав командировочных расходов
Какие командировочные расходы включаются в состав налоговых
Из консультации в разделе 110.07.14 ЕБНЗ
Вопрос: «Какие расходы в рамках командировки учитываются при определении объекта налогообложения?»
Ответ: «При определении объекта налогообложения в составе командировочных расходов учитываются расходы на проезд (в том числе перевозку багажа, бронирование транспортных билетов) как к месту командировки и обратно, так и по месту командировки (в том числе на арендованном транспорте), оплату стоимости проживания в гостиницах (мотелях), а также включенных в такие счета расходы на питание или бытовые услуги (стирка, чистка, починка и глажка одежды, обуви или белья), на наем других жилых помещений, оплату телефонных разговоров, оформление загранпаспортов, разрешений на въезд (виз), обязательное страхование, другие документально оформленные расходы, связанные с правилами въезда и пребывания в месте командировки, в том числе какие-либо сборы и налоги, подлежащие уплате в связи с осуществлением таких расходов. Указанные расходы могут быть включены в состав расходов плательщика налога только при наличии подтверждающих документов, удостоверяющих стоимость этих расходов».
Комментарий: перечень командировочных расходов, подлежащих отнесению в состав налоговых, действительно приведен в п.п. 140.1.7 НКУ. В то же время он не исчерпывающий, и налоговики «дают добро» на налоговые расходы по некоторым тратам, не указанным в п.п. 140.1.7 НКУ.
Дополнительные расходы, подлежащие компенсации
Из письма ГНСУ от 06.03.2012 г. № 3268/5/15-1416
«<...> предприятие может относить в состав расходов затраты, понесенные командированным лицом: на оплату пользования услугами камеры хранения, услугами платного зала ожидания, на оплату услуг сервисных центров по приобретению билетов для командировки, расходы на уплату комиссионных сборов, удерживаемых перевозчиком при возврате проездного документа в случае решения об отмене командировки, если приказом (распоряжением) руководителя предприятия не предусмотрены ограничения по этим расходам».
Комментарий: указанные расходы прямо не упомянуты в п.п. 140.1.7 НКУ, но поскольку никаких ограничений в части них не предусмотрено, этим либеральным подходом налоговиков можно воспользоваться.
Налоговый кредит по командировочным
расходам формируется на дату
утверждения Отчета
Из консультации в разделе 130.17 ЕБНЗ
Вопрос: «На какую дату формируется налоговый кредит на основании налоговых накладных и документов, дающих право на формирование налогового кредита без получения налоговой накладной, прилагаемых работником к отчету об использовании средств, выданных на командировку или под отчет?»
Ответ: «Поскольку документы, подтверждающие расходы, понесенные подотчетным лицом во время командировки или выполнения отдельного гражданско-правового действия по поручению и за счет налогового агента плательщика налога, подаются вместе с отчетом об использовании средств, выданных на командировку или под отчет (далее — Отчет), то датой получения налоговой накладной и других документов, дающих право на формирование налогового кредита без получения налоговой накладной, будет считаться дата составления такого Отчета. После принятия решения об утверждении этого отчета руководителем плательщика налога (налоговым агентом) суммы НДС, приведенные в налоговых накладных и других указанных документах, могут быть зачислены в состав налогового кредита при условии выполнения других требований по формированию налогового кредита».
Комментарий: в части командировочных расходов нередко возникают вопросы относительно даты отражения их в налоговом учете. Ведь такие расходы лицо несет в период нахождения в командировке, и подтверждающие документы предоставляются на предприятие с некоторым опозданием уже после возвращения лица из командировки. Подтверждением того, что предприятие «приняло к учету» указанные расходы, является подпись руководителя на Отчете об использовании средств, выданных на командировку или под отчет, утвержденным приказом ГНАУ от 23.12.2010 г. № 996 (далее — Отчет). В этой связи следует согласиться с налоговиками в том, что к налоговому учету принимаются расходы после утверждения Отчета руководителем.
В каком размере суточные включаются в состав налоговых расходов
Из консультации в разделе 110.07.14 ЕБНЗ
Вопрос: «В каком размере в составе расходов учитываются суммы суточных расходов?»
Ответ: «В состав расходов, учитываемых при определении объекта налогообложения предприятий, учреждений и организаций всех форм собственности (кроме работников бюджетной сферы), включают суммы суточных в размере не более установленной п.п. 140.1.7 п. 140.1 ст. 140 Налогового кодекса Украины (далее — НКУ) нормы согласно приказу о командировке, отметкам уполномоченного служебного лица Государственной пограничной службы Украины в загранпаспорте или заменяющем его документе (в случае командировки в страны, въезд граждан Украины на территорию которых осуществляется при наличии визы (разрешения на въезд)), а также документов, подтверждающих связь командировки с хозяйственной деятельностью плательщика налога».
Комментарий: в данной консультации налоговики справедливо заметили, что у «хозрасчетников» в состав налоговых расходов подлежат включению суточные в пределах, установленных в п.п. 140.1.7 НКУ (в 2012 г. этот размер составляет для командировок в пределах территории Украины не выше 214,60 грн., для командировок за границу — не выше 804,75 грн. в расчете за каждый календарный день командировки). Вместе с тем на практике нередко возникает вопрос: в каком размере можно выплачивать суточные? Ведь в п.п. 140.1.7 НКУ указан лишь максимальный размер суточных применительно к налогообложению, а иных нормативных актов, регламентирующих размер суточных для хозрасчетных предприятий, нет. Официальные органы так и не разъяснили данный вопрос, и в своих консультациях, как правило, ссылаются на нормы п.п. 140.1.7 НКУ.
Есть основания полагать, что предприятие вправе установить в Положении о командировках размер суточных, отличный от указанного в п.п. 140.1.7 НКУ. Но при этом исходя из ст. 121 КЗоТ должны быть соблюдены минимальные гарантии работникам. В качестве ориентира здесь могут выступать суммы, установленные для работников бюджетной сферы в Постановлении № 98. То есть желательно, чтобы минимальная «планка» суточных не была ниже, чем у бюджетников.
Максимальный размер суточных может быть установлен в любой сумме, но превышение его над размером, указанным в п.п. 140.1.7 НКУ, будет облагаться по особым правилам.
Суточные в повышенном размере облагаются НДФЛ
Из консультации в разделе 160.18 ЕБНЗ
Вопрос: «Считается ли объектом обложения НДФЛ увеличение размера сумм суточных командировочных расходов сверх установленных норм на основании решения руководства?»
Ответ: «<...> сумма превышения суточных расходов сверх норм, установленные , в соответствии с считается доходом, полученным плательщиком налога от его работодателя в качестве дополнительного блага и подлежит включению в состав общего месячного налогооблагаемого дохода плательщика налогов, если такое превышение не возвращено плательщиком налога в установленный для подачи авансового отчета срок».
Комментарий: налоговики в данном случае правы. Действительно, в соответствии с п.п. 165.1.11 НКУ не облагаются налогом на доходы физических лиц (НДФЛ) лишь средства, полученные плательщиком налога на командировку или под отчет и рассчитанные согласно п. 170.9 НКУ. А по нормам п.п. 164.2.11 НКУ подлежит налогообложению сумма излишне истраченных средств, полученных плательщиком налога на командировку или под отчет и не возвращенных в установленные законодательством сроки, размер которой расчитывается в соответствии с п. 170.9 НКУ. Согласно же п.п. 170.9.1 НКУ в налогооблагаемый доход включается сумма, превышающая сумму расходов плательщика налога на такую командировку, рассчитанную согласно разделу ІІІ НКУ, т. е. в пределах размеров, установленных п.п. 140.1.7 НКУ. При этом такие суммы будут облагаться НДФЛ с применением повышающего коэффициента.
А вот единым взносом на общегосударственное социальное страхование они не облагаются, так как не входят в фонд оплаты труда (см. письмо ПФУ от 15.06.12 г. № 13862/03-20).
«Излишние» расходы облагаются НДФЛ
с применением повышающего коэффициента
Из консультации в разделе 160.03 ЕБНЗ
Вопрос: «Применяется ли повышающий коэффициент при определении базы налогообложения для средств, излишне израсходованных плательщиком налогов на командировку или под отчет и не возвращенных в установленные сроки?»
Ответ: «В соответствии с , с изменениями и дополнениями (далее — ), при начислении (предоставлении) доходов в любой неденежной форме базой налогообложения является стоимость такого дохода, рассчитанная по обычным ценам, правила определения которых установлены согласно этому , умноженная на коэффициент, исчисляемый по следующей формуле:
К = 100 : (100 - Сн),
где К — коэффициент;
Сн — ставка налога, установленная для таких доходов на момент их начисления.
В таком же порядке определяются объект налогообложения и база налогообложения для средств, излишне израсходованных плательщиком налога на командировку или под отчет и не возвращенных в установленные законодательством сроки.
Согласно сумма излишне израсходованных средств, полученных плательщиком налога на командировку или под отчет и не возвращенных в установленные законодательством сроки, размер которой исчисляется в соответствии с этого , включается в общий месячный (годовой) налогооблагаемый доход плательщика налога».
Комментарий: и в этом случае налоговики правы. Такой порядок, действительно, предусмотрен положениями п. 164.5 НКУ. Повышающий коэффициент в случае применения ставки 15 % НДФЛ к налогооблагаемому доходу составляет 1,176470588, 17 % — 1,204819277. Эти средства подлежат отражению в форме № 1 ДФ.
В форме 1ДФ отражаются только излишне израсходованные средства
Из консультации в разделе 160.26 ЕБНЗ
Вопрос: «Какую сумму средств необходимо отражать в налоговом расчете по ф. № 1ДФ (всю сумму средств, выданных на командировку или под отчет, или только сумму средств, не возвращенных своевременно)?»
Ответ: «В налоговом расчете по ф. № 1ДФ с признаком дохода «118» отражаются средства, полученные плательщиком налога на командировку или под отчет, которые излишне израсходованы и не возвращены в установленные законодательством сроки».
Комментарий: проблема с отражением в форме № 1 ДФ сумм командировочных расходов возникла благодаря невнятной формулировке описания выплат в Справочнике признаков доходов (Приложение к Порядку заполнения и представления налоговыми агентами Налогового расчета сумм дохода, начисленного (оплаченного) в пользу плательщиков налога, и сумм удержанного с них налога, утвержденного Приказом ГНАУ от 24.12.2010 г. № 1020), которые значатся под кодом 118 «Средства, полученные плательщиком налога на командировку или под отчет, в том числе излишне израсходованные и не возвращенные в установленные законодательством сроки (подпункт 164.2.11 пункта 164.2 статьи 164 раздела IV и подпункт 165.1.11 пункта 165.1 статьи 165 раздела IV Кодекса)». Поскольку об излишне израсходованных средствах в этой норме говорится в контексте «в том числе», то некоторые специалисты пришли к выводу, что под указанным кодом следует показывать все командировочные выплаты. Отрадно, что налоговики разъяснили положительно этот вопрос и не потребовали указывать в форме № 1ДФ командировочные выплаты, не включаемые в налогооблагаемый доход лица.
Размер суточных для «хозрасчетников» не уменьшается на стоимость питания
Из консультации в разделе 110.07.14 ЕБНЗ
Вопрос: «Уменьшается ли размер суточных для работников предприятий небюджетной сферы, если в счет на проживание включена стоимость одно-, двух- или трехразового питания»?
Ответ: «<...> если в счета на оплату стоимости проживания в гостиницах (мотелях), других жилых помещениях или в проездные документы включена стоимость питания, то плательщики налога, которые не содержатся (финансируются) за счет бюджетных средств, имеют право включить в состав расходов стоимость услуг по проживанию и проезду с учетом стоимости услуг на питание при условии документального подтверждения указанных расходов. При этом размер суточных расходов, учитываемых в составе расходов таких плательщиков налога, не уменьшается на стоимость питания, включенную в счет на проживание и проезд».
Из письма ГНСУ от 31.03.2012 г. № 5742/6/15-1415
«Таким образом, для предприятий небюджетной сферы уменьшение суточных расходов, учитываемых при исчислении налога на прибыль в составе расходов, на стоимость питания, включенную в счет на проживание, их работников НКУ не предусмотрено».
Комментарий: в этом вопросе налоговики заняли позицию, соответствующую нормам НКУ. В частности, если у бюджетников стоимость питания, включенная в счета гостиниц, не оплачивается, то для хозрасчетников в п.п. 140.1.7 НКУ четко установлено, что подлежит оплате стоимость проживания в гостиницах (мотелях), а также включенных в такие счета расходов на питание.
Вместе с тем строительное предприятие имеет право уменьшить суточные расходы на стоимость такого питания (как это предусмотрено для бюджетников), предусмотрев соответствующие условия в Положении о командировках.
При проживании в двух- и трехместном
номерах компенсируются расходы
за одно место
Из консультации в разделе 110.07.14 ЕБНЗ
Вопрос: «Включается ли в состав расходов плательщика налога на прибыль стоимость двухместного (трех- и более) гостиничного номера, если в командировку направлен один работник?»
Ответ: «расходы работника на проживание в командировке могут быть учтены в составе расходов при определении объекта налогообложения в размере стоимости одного места в гостиничном номере за каждые сутки такого проживания».
Из письма ГНСУ от 31.03.2012 г. № 5742/6/15-1415
«Что касается расходов работника предприятия на проживание в командировке, то такие расходы могут быть учтены в составе расходов при определении объекта налогообложения в размере стоимости одного места в гостиничном номере за каждые сутки такого проживания».
Комментарий: ограничения в части компенсации командированному лицу стоимости проживания из расчета стоимости одного места в гостинице (мотеле), другом жилом помещении за каждое время такого проживания предусмотрены только для бюджетников (п. 5 разд. ІI Инструкции № 59). И поскольку в п.п. 140.1.7 НКУ подобных ограничительных норм нет, формально хозрасчетные строительные предприятия имеют право их не соблюдать. Однако во избежание конфликтных ситуаций с налоговыми органами лучше все-таки к их мнению прислушаться.
В случаях компенсации расходов на оплату стоимости проживания на основании общего счета, выписанного на двух и более отправленных лиц имеет смысл также учесть рекомендации, приведенные в письмах Минфина от 11.03.2006 г. № 31-26030-12-13/5020 и НБУ от 07.04.2006 г. № 25-209/827-3767. В частности, в отношении того, что такие расходы компенсируются, если в оригиналах квитанций (счетов) гостиниц указана следующая информация: фамилии лиц, за проживание которых осуществлена оплата; срок проживания в гостинице указанных лиц (количество суток); стоимость номеров, в которых проживали такие лица; виды расходов, включенных в квитанции (счета). Указанные документы прилагает к своему Отчету о командировке подотчетное лицо, которое оплатило проживание за работников предприятия и за себя.
Турсбор не удерживается только в случае
предоставления копии приказа на командировку
Из письма ГНАУ от 20.08.2012 г. № 1091/0/71-12/15-2217м
« установлено, что направление работника предприятия в командировку осуществляется руководителем этого предприятия или его заместителем и оформляется приказом (распоряжением) с указанием: пункта назначения, названия предприятия, куда командирован работник, срока и цели командировки.
С целью подтверждения правомерности предоставления льготы налоговый агент должен иметь копии соответствующих документов, подтверждающих принадлежность лица к льготной категории. Лица, не предоставившие соответствующие документы, которые удостоверяют их принадлежность к льготной категории, являются плательщиками туристического сбора на общих основаниях».
Комментарий: в соответствии со ст. 268 НКУ плательщиками туристического сбора являются граждане Украины, иностранцы, а также лица без гражданства, которые прибывают на территорию административно-территориальной единицы, на которой действует решение сельского, поселкового и городского совета об установлении сбора, и получают (потребляют) услуги по временному проживанию (ночевке) с обязательством оставить место пребывания в указанный срок.
Согласно п.п. 268.6.1 НКУ налоговые агенты взимают сбор во время предоставления услуг, связанных со временным проживанием (ночевкой), и указывают сумму уплаченного сбора отдельной строкой в счете (квитанции) на проживание. Лица, которые прибыли в командировку, не являются плательщиками турсбора (п.п. 268.2.2 НКУ). Но для такого освобождения командированному лицу в обязательном порядке следует выдать копию приказа (распоряжения) о направлении в командировку и соответствующим образом его проинструктировать.
Если же командированное лицо копий указанных документов не предъявит, турсбор с него будет удержан в общем порядке. И поскольку плательщиком турсбора командированное лицо не является, эту сумму предприятие не сможет ему компенсировать. А в случае проведения компенсации «незаконный» турсбор не попадет в налоговые расходы и обложится у командированного лица НДФЛ как допблаго. Единый взнос на общеобязательное государственное социальное страхование на эти суммы начислять не надо, что косвенно следует из письма ПФУ от 15.06.2012 г. № 13862/03-20.
Подтверждающие документы при приобретении электронного авиабилета
Из консультации в разделе 110.07.22 ЕБНЗ
Вопрос: «Какие первичные документы подтверждают расходы на приобретение электронного авиабилета для командирования работника предприятия?»
Ответ: «Для подтверждения расходов в случае использования электронного авиабилета требуются следующие документы: оригинал расчетного или платежного документа, подтверждающего осуществление расчетной операции в наличной или безналичной форме (платежное поручение, расчетный чек, кассовый чек, расчетная квитанция, выписка из карточного счета, квитанция к приходному кассовому ордеру); распечатка на бумаге части электронного авиабилета с указанным маршрутом (маршрут/квитанция); оригиналы отрывной части посадочных талонов пассажира».
Комментарий: согласно п.п. 140.1.7 НКУ при приобретении электронного билета подтверждающими документами являются: отрывная часть посадочного талона; документ об уплате (платежное поручение — при безналичной оплате, чек банкомата, квитанция платежного терминала и др. — при оплате банковской карточкой).
В то же время с учетом разъяснений Минфина (см. письма от 10.01.2008 г. № 31-18030-07-21/147, от 02.03.2009 г. № 31-34000-10-25/5704, от 25.05.2010 г. № 31-18030-07-21/12414) предприятию также желательно располагать и собственно электронным билетом, т. е. распечаткой маршрута (маршрут/квитанцией).
Особенности компенсации расходов на проезд в такси
Из консультации в разделе 110.07.14 ЕБНЗ
Вопрос: «Включаются ли в состав командировочных расходов плательщика налога расходы ФЛ в пределах Украины и за границу, состоящих в трудовых отношениях с таким плательщиком налога, на проезд в маршрутном такси и такси?»
Ответ: «Командировочные расходы физических лиц, находящихся в трудовых отношениях с плательщиком налога, на проезд в маршрутном такси как до места командировки и обратно, так и по месту командировки, включаются в состав расходов плательщика налога при условии наличия подтверждающих документов, удостоверяющих стоимость этих расходов.
Что касается командировочных расходов, осуществленных на проезд в такси, то указанные расходы не включаются в состав расходов плательщика налога».
Из консультации в разделе 160.18 ЕБНЗ
Вопрос: «Подлежит ли обложению НДФЛ стоимость проезда на такси должностными лицами ЮЛ, если такие перемещения связаны с хозяйственной деятельностью предприятия и имеются подтверждающие документы (квитанции и маршрутный лист)?»
Ответ: «В соответствии с (далее — ) в состав общего месячного (годового) налогооблагаемого дохода плательщика налога включается доход, полученный в качестве дополнительного блага в виде стоимости использования жилья, других объектов материального или нематериального имущества, предоставленных плательщику налога в безвозмездное пользование, или компенсации стоимости такого пользования, кроме случаев, когда такое предоставление или компенсация обусловлены выполнением плательщиком налога трудовой функции в соответствии с трудовым договором (контрактом) или предусмотрены нормами коллективного договора либо в соответствии с законом в установленных ими рамках.
Таким образом, стоимость проезда на такси должностными лицами, возмещаемая юридическим лицом, не является объектом обложения налогом на доходы физических лиц плательщика налога, если такая компенсация обусловлена выполнением плательщиком налога трудовой функции в соответствии с трудовым договором (контрактом) или предусмотрены нормы коллективного договора и расходы подтверждены соответствующими финансовыми документами».
Из консультации в разделе 160.03 ЕБНЗ
Вопрос: «Считаются ли дополнительным благом наемного работника расходы на такси, которые были понесены им во время командировки в пределах территории Украины или за ее пределами и возмещены ЮЛ?»
Ответ: «<...> сумма расходов плательщика налога на командировки, которые не включаются в общий налогооблагаемый доход, т. е. не подлежат обложению налогом на доходы физических лиц, рассчитывается согласно (далее).
Указанная является обязательной для органов государственной власти, предприятий, учреждений и организаций, которые полностью или частично содержатся (финансируются) за счет бюджетных средств. Другие предприятия и организации данный документ могут использовать в качестве вспомогательного (справочного).
Поскольку только положения содержат понятие автомобильного транспорта общего пользования, то при решении вопроса о налогообложении суммы возмещенных расходов на такси, понесенных наемным работником во время командировки в пределах территории Украины, следует пользоваться .
Согласно командированному работнику в пределах территории Украины возмещаются расходы на проезд городским транспортом общего пользования (кроме такси) в соответствии с маршрутом, согласованным руководителем, и на арендованном транспорте по месту командировки (согласно подтверждающим документам).
В соответствии с расходы за пользование такси либо аренду автотранспорта во время командировки за рубежом могут быть возмещены плательщику налога только с разрешения руководителя предприятия (согласно подтверждающим документам).
После возвращения из командировки работник обязан подать Отчет об использовании средств, выданных на командировку или под отчет, при этом главным условием возмещения командировочных расходов является наличие оригиналов документов, подтверждающих стоимость таких расходов (билеты, квитанции, чеки, расчеты и т. п.).
Учитывая, что расходы на такси, которые были понесены наемным работником во время командировки как в пределах территории Украины, так и за рубежом, не подлежат обязательному возмещению, но по решению руководителя юридического лица данные расходы были возмещены работнику, то сумма таких расходов будет считаться дополнительным благом в соответствии с п.п. 164.2.17 п. 164.2 ст. 164 НКУ и включаться в состав общего месячного (годового) налогооблагаемого дохода плательщика налога.
Налогообложение дополнительного блага осуществляется по ставке, определенной (15 и/или 17 %)».
Комментарий: как видим, представители налоговых органов не могут прийти к единому мнению о том, в каком порядке расходы на такси отражаются в налоговом учете. Объясняется это тем, что в п.п. 140.1.7 НКУ расходы на такси не указаны, там просто говорится о расходах на проезд. То есть нет ни разрешающих, ни запрещающих норм. В более выгодном положении оказываются расходы на такси в загранкомандировках, применительно к которым в п. 9 разд. IIІ Инструкции № 59 предусмотрена возможность компенсации с разрешения руководителя.
С учетом изложенного, на данный момент в осторожном варианте расходы на такси лучше в состав налоговых расходов не включать. Вместе с тем можно «отбиваться» от обложения компенсации таких расходов НДФЛ, апеллируя к вышеприведенному разъяснению из раздела 160.18 ЕБНЗ. Однако следует учесть, что срок действия «фискального» разъяснения из раздела 160.03 ЕБНЗ «длиннее», первое — действует до 01.07.2012 г., а второе — до 07.09.2012 г. (более «свежих» разъяснений по этому поводу нет). И еще один момент — эти консультации не касаются компенсации расходов на проезд в маршрутном такси, которое относится к транспорту общего пользования. Эти расходы включаются в налоговые расходы и компенсируются работнику в общем порядке.
Расходы на проезд в маршрутном
такси включаются в состав налоговых
Из консультации в разделе 110.07.20 ЕБНЗ
Вопрос: «Включаются ли в состав расходов плательщика налога на прибыль предприятий расходы на проезд работников плательщика налога в городском транспорте и маршрутном такси?»
Ответ: «Расходы на проезд работников плательщика налога в городском транспорте и маршрутном такси могут учитываться в составе расходов при исчислении налога на прибыль при наличии документов (соответствующий приказ руководства предприятия, который будет содержать обоснованность этих поездок, связанных с производственной необходимостью; задание работнику на поездку, маршрутный лист; журнал учета использования проездных билетов; отчет о поездке вместе с приложением к нему подтверждающих ее первичных документов, и т. п.), которые подтверждают связь таких расходов с хозяйственной деятельностью предприятия».
3. Особенности компенсации расходов в загранкомандировках
В НКУ отсутствуют особые правила исчисления курсовых разниц по загранкомандировкам, поэтому в этом вопросе следует руководствоваться общими нормами с учетом разъяснений официальных органов.
По какому курсу определяются командировочные расходы
Из консультации в разделе 110.07.14 ЕБНЗ
Вопрос: «По какому валютному курсу отражаются средства, использованные работником во время пребывания в служебной командировке за рубежом, в случае:
— использования средств в пределах выданного аванса;
— осуществления расходов частично за счет собственных средств работника (после исчерпания суммы аванса)?»
Ответ: «Средства в национальной валюте страны, в которую был командирован работник, или в свободно конвертируемой валюте, получаемые работником в качестве аванса на текущие расходы в размерах, установленных законодательством, при условии документального подтверждения перечисляются в национальную валюту Украины по валютному курсу на дату получения аванса.
Если работник осуществил определенные расходы в иностранной валюте за счет собственных средств, то в состав расходов предприятия включается сумма соответствующей компенсации на основании Отчета об использовании средств, выданных на командировку или под отчет. При этом указанная компенсация пересчитывается по официальному валютному (обменному) курсу НБУ, действовавшему на дату утверждения Отчета».
Комментарий: следует заметить, что исходя из положений Инструкции № 59 расходы на загранкомандировку выплачиваются в следующем порядке:
— аванс на загранкомандировку выдается в национальной валюте государства, в которую отправляется работник, или в свободно конвертируемой валюте (п. 5 разд. III Инструкции № 59). Между тем для целей оплаты расходов, понесенных на территории Украины (например, оплаты проезда), аванс может быть частично выплачен в гривнях, что подтвердил Минфин в письме от 04.06.2007 г. № 31-26030-12/23-3982/4279. Однако такие расходы должны быть указаны в смете на командировку;
— компенсация работнику израсходованных средств после возвращения из командировки выплачивается в гривнях. При этом расчет компенсационных сумм осуществляется исходя из курса НБУ к инвалюте, установленного на день погашения задолженности (п. 19 разд. III Инструкции № 59, п. 2.5 Правил № 200). Эти средства выплачиваются до окончания третьего банковского дня после утверждения руководителем Отчета.
В связи с этим инвалютная задолженность в терминах НКУ и П(С)БУ 21 перед работником у предприятия возникает только в части выплаченного аванса. Согласно п. 4 П(С)БУ 21 такая статья считается немонетарной и курсовые разницы по ней не исчисляются. Применительно к налоговому учету это следует из пп. 153.1.2, 153.1.3 НКУ. Исключение составляет неизрасходованная часть валюты, которая возвращается работником в кассу предприятия. Поскольку в этой части, по сути, имеет место монетарная статья, по такому остатку следует исчислять курсовые разницы за период с момента выдачи аванса работнику до момента возврата наличности в кассу.
А вот при посткомпенсации работнику собственно израсходованных средств задолженности в иностранной валюте нет, поскольку работнику выплачивается сумма в гривне (ранее на это обращал внимание и Минфин в письме от 17.02.2005 г. № 31-06230-13-10/2362). Поэтому с учетом изложенного следует согласиться с налоговиками, что гривневая сумма посткомпенсации понесенных расходов рассчитывается по курсу НБУ на дату утверждения Отчета.
Одной из особенностей компенсации расходов на загранкомандировку является то, что порядок документального оформления таких поездок зависит от того, предусмотрено получение визы в стране командирования или нет.
Подтверждающие документы
при командировках в «безвизовые» государства
Из консультации в разделе 110.07.22 ЕБНЗ
Вопрос: «На основании каких первичных документов определяется сумма суточных в случае командировки в страны, въезд граждан Украины на территорию которых не требует наличия визы (разрешения на въезд)?»
Ответ: «В случае командировки в пределах Украины и стран, въезд граждан Украины на территорию которых не требует наличия визы (разрешения на въезд), сумма суточных (фактическое время пребывания в командировке) определяется на основании приказа о командировке и при наличии транспортных билетов или других документов, удостоверяющих дату выбытия в командировку, дату пересечения границы и дату прибытия к месту постоянной работы».
Комментарий: в соответствии с п.п. 140.1.7 НКУ, абз. «б» п. 16.1 разд. III Инструкции № 59 при командировках в страны, с которыми не установлен визовый режим, загрансуточные исчисляются исходя из дат, указанных в приказе о командировке и соответствующих первичных документах. Причем состав таких документов не уточняется. В связи с этим следует обратить внимание, что в данной консультации налоговики относят к подтверждающим документам транспортные билеты по всем видам транспорта или другие документы, удостоверяющие дату выбытия в командировку, дату пересечения границы и дату прибытия к месту постоянной работы.
В отсутствие отметки в загранпаспорте
при командировках в страны с визовым
режимом суточные облагаются НДФЛ
Из консультации в разделе 160.18 ЕБНЗ
Вопрос: «Подлежит ли обложению НДФЛ сумма суточных, если в загранпаспорте командированного работника отсутствует отметка уполномоченного служебного лица Государственной пограничной службы Украины?»
Ответ: «Если в загранпаспорте командированного работника отсутствует отметка уполномоченного служебного лица Государственной пограничной службы Украины, то сумма суточных расходов может быть возмещена наемному работнику на основании решения руководителя предприятия.
При этом сумма возмещенных суточных расходов будет считаться доходом наемного работника и облагаться налогом на доходы физических лиц по ставкам 15 и/или 17 %».
Комментарий: положениями п.п. 140.1.7 НКУ, абз. «а» п. 16.1 разд. III Инструкции № 59 предусмотрено, что при командировках в страны, с которыми установлен визовый режим сумма загрансуточных определяется согласно приказу о командировке и отметкам о пересечении госграницы Украины в паспортном документе (загранпаспорте или документе, его заменяющем), которые проставляются уполномоченным служебным лицом Госпогранслужбы Украины по личному обращению лица. Причем согласно п. 1 ч. 3 ст. 12 Закона № 1710 такие отметки проставляются лишь по индивидуальной просьбе, на что обратила внимание Госпогранслужба в письме от 16.03.2011 г. № 234/я-1100. В связи с этим работника следует проинструктировать об этой обязанности.
В целом же стоит прислушаться к позиции налоговых органов, что в отсутствие таких отметок суммы суточных включаются в налогооблагаемый доход лица и соответственно не попадают в состав налоговых расходов.
Заметим также, что если дата выбытия в командировку в страны с визовым режимом или дата возвращения из них не совпадают с датами по отметкам уполномоченного лица Госпогранслужбы Украины, суточные расходы за время проезда по территории Украины возмещаются в соответствии с порядком, предусмотренным для командировок в пределах Украины. При этом за дни пересечения границы Украины (в обоих направлениях) в соответствии с указанными отметками суточные расходы возмещаются по нормам, установленным для командировок за границу (абз. «б» п. 16.2 разд. III Инструкции № 59).
Курсовые разницы при перечислении аванса
на корпоративную платежную карточку
Из консультации в разделе 110.13 ЕБНЗ
Вопрос: «Пересчитывается ли курсовая разница иностранной валюты при формировании командировочных расходов за границу, если работнику выдан аванс на командировку на корпоративную карточку?»
Ответ: «С целью учета в составе расходов плательщика налога командировочных расходов средства в национальной валюте страны, в которую был командирован работник, или в свободно конвертируемой валюте, получаемые работником в качестве аванса на корпоративную карточку, пересчитываются в национальную валюту Украины по официальному валютному курсу НБУ, действовавшему на дату списания с карточного счета такой валюты при условии наличия подтверждающих документов».
Комментарий: изложенный подход налоговиков согласуется с нормами П(С)БУ 21, поэтому им следует руководствоваться при определении суммы налоговых расходов. В частности, согласно п. 2.12 Положения № 637 средства считаются выданными в подотчет в момент их снятия с корпоративной платежной карточки. Таким образом, именно на эту дату возникает задолженность командированного лица перед строительным предприятием в части полученного инвалютного аванса. Поскольку такая задолженность относится к немонетарной статье, она подлежит отражению в налоговом и бухгалтерском учете по курсу НБУ на дату снятия средств с корпоративной платежной карточки.
При оплате поездки через турагентство права на налоговые расходы нет
Из консультации в разделе 110.07.14 ЕБНЗ
Вопрос: «Включаются ли в расходы комитента (предприятия) услуги туристического агентства (комиссионера) по организации проезда, проживания, виз для командировки работников предприятия за границу?»
Ответ: «Поскольку оформление загранпаспортов, разрешений на въезд (виз), полисов обязательного страхования и других документов, связанных с правилами въезда и пребывания в месте командировки, осуществлялось не непосредственно плательщиком налога, а туристическим агентством (комиссионером) по договору комиссии, то у плательщика отсутствуют первичные документы относительно расходов, связанных с оформлением указанных документов, и соответственно для определения объекта налогообложения такие расходы не учитываются».
Комментарий: некоторые строительные предприятия оформляют загранпоездки сотрудников через турагентства. В таких случаях следует учесть вышеприведенную консультацию, в которой налоговики отказывают в праве на командировочные расходы на основании отсутствия подтверждающих документов. Однако необходимо обратить внимание на такой нюанс: в «запрещающем» разъяснении говорится о взаимоотношениях по договору комиссии, в котором комиссионер (турагентство) действует по поручению комитента от своего имени. Однако если будет заключен договор поручения, в котором поверенный (турагентство) будет выступать от имени доверителя, или же агентский договор, то все подтверждающие документы будут оформляться на имя последнего. Поэтому в этом случае преград для отнесения указанных расходов в состав налоговых нет.
Расходы на проезд по автодорогам за границей компенсируются
Из консультации в разделе 110.07.14 ЕБНЗ
Вопрос: «Учитываются ли при определении налога на прибыль предприятий расходы на приобретение ГСМ и суммы сборов за пользование дорогами (автострадами), уплаченные во время командировки работника за границу на служебном легковом автомобиле (в том числе арендованном)?»
Ответ: «В случае командировки за границу на служебном легковом автомобиле (в том числе арендованном) в состав расходов плательщика налога относятся уплаченные во время командировки за границу сборы за проезд по грунтовым, шоссейным дорогам и водным переправам, а также расходы, связанные со стоянкой и парковкой автомобиля во время командировки, и расходы на приобретение горюче-смазочных материалов.
Указанные расходы могут быть включены в состав валовых расходов плательщика налога только при наличии подтверждающих документов, удостоверяющих стоимость этих расходов».
Комментарий: указанные расходы в п.п. 140.1.7 НКУ не упоминаются. Налоговики разрешили их компенсировать и включать в налоговые расходы в связи с тем, что они прямо указаны в п. 12 разд. IIІ Инструкции № 59, с чем можно согласиться.
Расходы на парковку компенсируются
Из консультации в разделе 160.18 ЕБНЗ
Вопрос: «Включаются ли в налогооблагаемый доход наемного работника расходы на парковку служебного автомобиля, понесенные во время командировки за границу?»
Ответ: «Если предприятие компенсирует своему работнику расходы на парковку служебного автомобиля, понесенные им во время командировки за границу, то такие расходы не включаются в состав его общего месячного налогооблагаемого дохода при условии предоставления таким работником оригиналов документов, подтверждающих стоимость таких расходов».
Комментарий: расходы на парковку налоговики разрешили компенсировать командированному лицу по тем же основаниям, что были изложены выше. Из этого также следует, что предприятие имеет право включить такие расходы в состав налоговых.
4. Командировка на собственном автомобиле
Случается, что работник едет в командировку на собственном автомобиле. Такой вариант для предприятия и работника невыгоден, поскольку в нем не будет права на налоговые расходы по израсходованным горюче-смазочным материалам (ГСМ), а у работника такая компенсация включится в налогооблагаемый доход.
Права на налоговые расходы в части ГСМ,
израсходованных в командировке
на собственный автомобиль работника, нет,
и суммы такой компенсации облагаются НДФЛ
Из консультации в разделе 110.07.14 ЕБНЗ
Вопрос: «Учитывается ли при определении налогооблагаемой прибыли компенсация работнику стоимости ГСМ при командировке на личном автотранспорте?»
Ответ: «Если работник предприятия использует в командировке личный автомобиль, по которому не заключен договор аренды на использование автомобиля для нужд предприятия и данный автомобиль не учитывается на балансе такого предприятия, расходы на приобретение горюче-смазочных материалов не учитываются в составе расходов при исчислении объекта налогообложения».
Из консультации в разделе 160.04 ЕБНЗ
Вопрос: «Облагается ли НДФЛ сумма компенсации, выплачиваемая ЮЛ-работодателем наемному работнику за использование личного автомобиля при выполнении служебных обязанностей?»
Ответ: «Сумма компенсации, выплачиваемая юридическим лицом наемному работнику за использование личного автомобиля, который не находится в аренде у юридического лица, при выполнении служебных обязанностей является дополнительным благом такого работника и облагается налогом на доходы физических лиц».
Комментарий: в Инструкции № 59 предусмотрена возможность компенсации расходов на ГСМ только в отношении командировки за границу на служебном автомобиле. Такие расходы компенсируются с учетом установленных норм за 1 километр пробега в соответствии с утвержденным маршрутом, который должен быть определен в приказе (распоряжении) руководителя предприятия (п. 12 разд. IIІ Инструкции № 59). Эти нормы утверждены приказом Министерства транспорта Украины от 10.02.98 г. № 43.
В то же время расходы на ГСМ в части служебного автомобиля по командировкам в пределах Украины не считаются расходами на командировку (ранее это подтверждал Минфин в письмах от 01.12.2003 г. № 31-03173-07-10/6477, от 20.06.2007 г. № 31-18030-07/23-4477/4527) и компенсируются в общем порядке.
А вот применительно к таким расходам, понесенным работником в части собственного автомобиля, компенсация, действительно, не предусматривается. Поэтому во избежание негативных налоговых последствий имеет смысл заключить с работником либо договор аренды автомобиля, либо договор ссуды, либо выплачивать работнику компенсацию за использование им в работе своего автомобиля — тогда он перейдет в категорию служебных. Однако следует учесть, что согласно ч. 2 ст. 799 ГКУ договор аренды транспортного средства при участии физического лица подлежит обязательному нотариальному удостоверению. Применительно к договору ссуды налоговики могут потребовать включить в налоговый доход стоимость бесплатно полученной услуги (п.п. 135.5.4. НКУ). А компенсацию за использование автомобиля налоговики незаконно не разрешают включать в состав налоговых расходов.
Компенсация за использование автомобиля не включается
в состав налоговых расходов
Из консультации в разделе 110.07.20 ЕБНЗ
Вопрос: «Учитываются ли при определении объекта налогообложения расходы на выплату ФЛ, находящемуся с плательщиком налога в трудовых отношениях, компенсации за использование для нужд производства личного легкового автомобиля (легкового автомобиля, которым ФЛ пользуется на основании доверенности)?»
Ответ: «Расходы на выплату физическому лицу, состоящему с плательщиком налога в трудовых отношениях, компенсации за использование для нужд производства личного легкового автомобиля (легкового автомобиля, которым физическое лицо пользуется на основании доверенности) не относятся в фонд оплаты труда и не учитываются при определении объекта налогообложения.
Расходы при использовании легкового автомобиля физического лица, в том числе легкового автомобиля, которым физическое лицо пользуется на основании доверенности, учитываются при определении объекта налогообложения, если плательщиком налога заключен договор аренды легкового автомобиля с физическим лицом и суммы выплат являются арендными платежами».
Комментарий: можно поспорить с данной позицией представителей налоговых органов, апеллируя к тому, что такая компенсация имеет право на отнесение в состав налоговых на основании п. 142.2 НКУ как обязательная выплата работнику. Однако нужно учесть, что такая компенсация выплачивается в соответствии со ст. 125 КЗоТ, которой предусмотрена выплата компенсации за износ инструмента, принадлежащего работнику, а автомобиль таковым не является. И хотя официальные органы ранее признавали возможность проведения данной выплаты за использование автомобиля (см., к примеру, письмо ГНАУ от 26.07.2006 г. № 8393/5/17-0716, письмо ГНА в г. Киеве от 09.11.2006 г. № 911/10/31-106, письма Госкомпредпринимательства от 31.05.2007 г. № 3903, от 03.07.2007 г. № 4773), данный момент является спорным. Поэтому здесь предприятие само должно выбрать оптимальный для себя вариант.
На этом мы заканчиваем обзор налоговых консультаций по командировочной тематике, если у вас появятся вопросы — пишите, ответим.
