Темы статей
Выбрать темы

Сроки хранения сметной документации

Редакция СБ
Ответы на вопросы

Сроки хранения сметной документации

 

Существуют ли сроки исковой давности по сметной документации? Можно ли после трех лет «утилизировать» сметную документацию и соответственно могут ли КРУ или прокуратура брать такие документы на проверку после истечения срока исковой давности?

 

1. О хранении документов

Начнем с того, что с 01.01.2013 г. вступил в силу новый нормативный документ, устанавливающий сроки хранения документации, а именно Перечень типовых документов, создаваемых в деятельности органов государственной власти и местного самоуправления, других учреждений, предприятий и организаций, с указанием сроков хранения документов, утвержденный приказом Министерства юстиции Украины от 12.04.2012 г. № 578/5 (далее — Перечень № 578).

Перечень № 578 является нормативно-правовым актом, предназначенным для обязательного использования всеми организациями (как государственными, так и частными) при определении сроков хранения документов, их отборе на постоянное и длительное (свыше 10 лет) хранение либо для уничтожения.

Внимание! Для физических лиц — предпринимателей соблюдение сроков хранения документации, определенных Перечнем № 578, является добровольным.

Перечень № 578 определяет сроки хранения документации для юридических лиц — как для создающих Национальный архивный фонд (далее — архив), так и для не создающих архив.

Отметим, что государственные и коммунальные организации передают документы на постоянное хранение в государственные архивы или архивные отделы городских советов в обязательном порядке.

Для сведения отметим, что внесение документов в архив либо изъятие из него документов осуществляется на основании экспертизы их ценности комиссией из специалистов архивного дела и делопроизводства, представителей научной и творческой общественности, других специалистов.

Экспертиза ценности документов проводится по инициативе их собственника либо государственного архивного учреждения с согласия собственника.

Обратим внимание на то, что сроки хранения документов, определенные в Перечне № 578, являются минимальными, их нельзя сокращать.

Сроки хранения типовых документов на электронных носителях соответствуют срокам хранения аналогичных документов на бумажных носителях.

Также отметим, что отсчет сроков хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом завершения их делопроизводством. Например, отсчет срока хранения дел, завершенных делопроизводством в 2011 году, начинается с 1 января 2012 года.

Сроки хранения научно-технической документации исчисляются с 1 января года, следующего за годом завершения разработки темы, проекта.

 

2. Теперь о сметной документации

Перечень № 578 включает типовые документы, создаваемые при документировании однотипных (общих для всех) управленческих функций, выполняемых органами государственной власти и местного самоуправления, другими учреждениями, предприятиями и организациями независимо от функционально-целевого назначения, уровня и масштаба деятельности, формы собственности, а также документацию, создаваемую в результате производственной и научно-технической деятельности организаций.

Для наглядности сгруппируем в таблице сроки хранения сметной документации, определенные Перечнем № 578.

 

Номер статьи по Перечню № 578

Виды документов

Сроки хранения документов

Примечания

в организациях, у которых есть архив

в организациях, у которых нет архива

1

2

3

4

5

1265

Сметы на выполнение научно-технических программ, проектов

10 л.1 (экспертно-проверяющая комиссия)

10 л.1

1 После завершения программ, проектов

1399

Акты приема-передачи проектно-сметной документации на вновь построенные и сданные в эксплуатацию объекты

10 л.1

10 л.1

1 После ввода объекта в эксплуатацию

1401

Накладные на отправленную и полученную документацию для объектов капитального строительства и их сметной стоимости

3 г.

3 г.

 

1413

Журналы учета утвержденных проектов капитального строительства и их сметной стоимости

Пост.

 

1466

Генеральные сводные сметы к проектам планирования и застройки городов и других населенных пунктов

Пост.

 

1467

Сметы к проектам планирования городов и других населенных пунктов:

 

 

1 После завершения строительства

а) объектные

10 л.1

б) локальные

5 л.

1474

Протоколы по рассмотрению и утверждению проектных заданий и смет на новое строительство и реконструкцию объектов технического переоснащения действующих организаций:

 

 

 

а) по месту проектирования и утверждения

Пост.

б) в других организациях

Пока не исчезнет необходимость

Пока не исчезнет необходимость

1480

Генеральные планы и сводные сметы капитального строительства и заключения о них:

 

 

 

а) по месту проектирования

Пост.

б) по месту эксплуатации

До окончания эксплуатации

До окончания эксплуатации

в) в других организациях

Пока не исчезнет необходимость

Пока не исчезнет необходимость

1483

Сметы к индивидуальным проектам:

 

 

 

а) сводные

10 л. ЭПК

10 л.

б) локальные

5 л.

5 л.

1491

Сметы к типовым и экспериментальным проектам

5 л.1

5 л.1

1 После замены новыми

1500

Проекты, сметы на строительство и реконструкцию объектов, не включенных в титульные списки

Пока не исчезнет необходимость

Пока не исчезнет необходимость

 

1520

Картотеки и журналы регистрации проектно-сметной документации

Пост.

10 л.

 

1523

Годовые отчеты по экспертизе проектов и смет

Пост.

 

1524

Доклады, обзоры по обобщению результатов экспертизы проектов и смет на строительство и реконструкцию объектов

Пост.

 

1525

Заключения, обоснования по экспертизе проектов и смет на строительство новых и реконструкцию действующих объектов

Пост.

 

1527

Документы (заключения, письма) об экспертизе ТЭО, проектов и смет зданий и сооружений, строящихся за рубежом при техническом содействии Украины

Пост.

 

1536

Журналы учета поступления проектно-сметной документации на экспертизу

Пост.

 

1611

Сметы на проведение реставрации и капитального ремонта:

 

 

 

а) сводные

5 л.

5 л.

б) локальные

3 г.

3 г.

1812

Проекты и сметы на установление оборудования и переоборудование предприятий

10 л.

10 л.

 

 

Поэтому, как видно из таблицы, некоторые документы по смете нужно хранить 3, 5 или 10 лет, а то и вообще до тех пор, пока в этом не исчезнет необходимость.

Кроме того, для определения сроков хранения научно-технической документации существует Перечень научно-технических документов постоянного срока хранения, утвержденный приказом Государственного комитета архивов Украины от 19.01.2007 г. № 8 (далее — Перечень № 8).

Итак, для того чтобы определиться со сроками хранения конкретных документов, относящихся к сметной документации, следует руководствоваться Перечнем № 578 или Перечнем № 8.

После окончания сроков хранения документов они либо уничтожаются, либо передаются в государственные архивные учреждения (в зависимости от того, создается архив или нет).

 

3. О проверках со стороны прокуратуры и КРУ

3.1. Права Госфининспекции (ранее именовавшейся КРУ) по проведению проверок и требованию документов

Напомним, что контрольно-ревизионная служба была реорганизована в государственную финансовую инспекцию, действующую согласно обновленному закону — Закону Украины «Об основных принципах осуществления государственного финансового контроля в Украине» от 26.01.93 г. № 2939-XII (далее — Закон № 2939).

Согласно ст. 10 данного Закона органу государственного финансового контроля предоставлено право, в частности:

— проверять в ходе государственного финансового контроля денежные и бухгалтерские документы, отчеты, сметы и другие документы, подтверждающие поступление и расходование средств и материальных ценностей, документы по проведению процедур государственных закупок, проводить проверки фактического наличия ценностей (средств, ценных бумаг, сырья, материалов, готовой продукции, оборудования и пр.);

— получать от государственных органов и органов местного самоуправления, предприятий, учреждений, организаций всех форм собственности, других юридических лиц и их должностных лиц, физических лиц предпринимателей информацию, документы и материалы, необходимые для выполнения задач, возложенных на орган финансового контроля;

— при проведении ревизий изымать у предприятий, учреждений и организаций копии финансово-хозяйственных и бухгалтерских документов, свидетельствующих о нарушениях, а на основании решения суда — изымать до окончания ревизии оригиналы первичных финансово-хозяйственных и бухгалтерских документов с составлением описи, скрепляемой подписями представителя органа государственного финансового контроля и руководителя соответствующего предприятия, соответствующего учреждения, организации и оставлением копий таких документов таким предприятиям, учреждениям, организациям.

Органы государственного финансового контроля с целью проверки правильности осуществления финансово-хозяйственной деятельности могут проводить плановые и внеплановые ревизии.

Согласно ст. 11 Закона № 2939 плановой выездной ревизией считается ревизия в подконтрольных учреждениях, которая предусмотрена в плане работы органа государственного финансового контроля и проводится по местонахождению такого юридического лица или по месту расположения объекта права собственности, относительно которого проводится такая плановая выездная ревизия.

Плановая выездная ревизия проводится по совокупным показателям финансово-хозяйственной деятельности подконтрольных учреждений по письменному решению руководителя соответствующего органа государственного финансового контроля не чаще одного раза в календарный год.

Таким образом, такая ревизия может проводиться и каждый год, и один раз в два-три года.

Внеплановой выездной ревизией считается ревизия, которая не предусмотрена в планах работы органа государственного финансового контроля и проводится при наличии хотя бы одного из обстоятельств, определенных в ст. 11 Закона № 2939.

Внимание! Внеплановая выездная ревизия может осуществляться только при наличии оснований для ее проведения на основании решения суда. Внеплановая ревизия подконтрольного учреждения не может проводиться чаще одного раза в квартал.

Таким образом, внеплановая проверка со стороны КРУ может проводиться и ежеквартально.

Кроме того, у подрядчиков и субподрядчиков в рамках проведения плановых и внеплановых ревизий могут проводиться встречные сверки.

 

3.2. Права органов прокуратуры на проведение проверок и требование документов

Что касается органов прокуратуры, то они в своей деятельности руководствуются Законом Украины «О прокуратуре» от 05.11.91 г. № 1789-XII (далее — Закон № 1789).

Внимание! Конкретные сроки проведения проверок прокурорами не установлены, они могут быть проведены в любое время и продолжаться столько, сколько необходимо прокурору для выполнения своих функций.

Согласно ст. 20 Закона № 1789 при осуществлении прокурорского надзора за соблюдением и применением законов прокурор имеет право, в частности:

 истребовать от органов государственной власти, органов местного самоуправления, воинских частей, государственных предприятий, учреждений и организаций решения, распоряжения, инструкции, приказы и другие акты и документы, получать информацию о состоянии законности и мероприятиях по ее обеспечению, иметь доступ к соответствующим информационным базам данных государственных органов;

— иметь доступ к документам и материалам, необходимым для проведения проверки, в том числе по письменному требованию, и содержащих коммерческую тайну либо информацию с ограниченным доступом. В письменном виде требовать подачи в прокуратуру в определенный таким органом разумный срок указанных документов и материалов, выдачи необходимых справок, в том числе по операциям и счетам юридических лиц и других организаций, для решения вопросов, связанных с проверкой.

Оригиналы истребованных или полученных прокурором актов, документов и материалов должны быть возвращены соответствующим лицам после окончания проверки, кроме случаев приобщения их к материалам уголовного производства в порядке, предусмотренном процессуальным законодательством. В случае необходимости до окончания проверки могут быть возвращены копии указанных документов.

В соответствии со ст. 21 Закона № 1789 представителями органов прокуратуры проверки проводятся по письменным обращениям органов государственной власти, органов местного самоуправления, депутатов всех уровней, физических и юридических лиц, а также по собственной инициативе прокурора. При этом проверки по заявлениям физических или юридических лиц, обращениям и запросам депутатов всех уровней, кроме заявлений и уведомлений об уголовных правонарушениях, проводятся только в случае их предварительного рассмотрения компетентными органами исполнительной власти, органами местного самоуправления, их должностными либо служебными лицами или непринятия ими в установленные сроки решений по этим вопросам.

 

4. Выводы

Учитывая все изложенное выше, сделаем вывод: сроки хранения сметной документации определены Перечнем № 578.

Органы государственной финансовой инспекции и органы прокуратуры имеют право требовать необходимые для проверки документы с любым сроком хранения также и по истечении трех лет.

Субъект хозяйственной деятельности обязан предоставить сметную документацию по требованию органов государственной финансовой инспекции либо органов прокуратуры, если согласно Перечню № 578 их установленный срок хранения не закончился или если после окончания такого срока они имеются в наличии (не уничтожены или не переданы в архив).

 

Владислав Станкус

App
Скачайте наше мобильное приложение Factor

© Factor.Media, 1995 -
Все права защищены

Использование материалов без согласования с редакцией запрещено

Ознакомиться с договором-офертой

Присоединяйтесь
Адрес
г. Харьков, 61002, ул. Сумская, 106а
Мы принимаем
ic-privat ic-visa ic-visa

Мы используем cookie-файлы, чтобы сделать сайт максимально удобным для вас и анализировать использование наших продуктов и услуг, чтобы увеличить качество рекламных и маркетинговых активностей. Узнать больше о том, как мы используем эти файлы можно здесь.

Спасибо, что читаете нас Войдите и читайте дальше