Терміни зберігання кошторисної документації
Чи існують терміни позовної давності щодо кошторисної документації? Чи можна після трьох років «утилізувати» кошторисну документацію і відповідно, чи можуть КРУ чи прокуратура брати такі документи на перевірку по закінченні строку позовної давності?
1. Стосовно зберігання документів
Почнемо з того, що з 01.01.2013 р. набрав чинності новий нормативний документ, який встановлює терміни зберігання документації, а саме Перелік типових документів, що створюються під час діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затверджений наказом Міністерства юстиції України від 12.04.2012 р. № 578/5 (далі — Перелік № 578).
Перелік № 578 є нормативно-правовим актом, призначеним для обов’язкового використання всіма організаціями (як державними, так і приватними) при визначенні строків зберігання документів, їх відборі на постійне та тривале (понад 10 років) зберігання або для знищення.
Увага! Для фізичних осіб — підприємців використання термінів зберігання документації, визначених Переліком № 578, є добровільним.
Перелік № 578 визначає терміни зберігання документації для юридичних осіб як для тих, що створюють Національний архівний фонд (далі — архів), так і для тих, які не створюють архів.
Зазначимо, що державні і комунальні організації передають документи на постійне зберігання до державних архівів або архівних відділів міських рад в обов’язковому порядку.
Для відома зазначимо, що внесення документів до архіву або вилучення документів з нього здійс-нюється на підставі експертизи їх цінності комісією у складі фахівців архівної справи і діловодства, представників наукової і творчої громадськості, інших фахівців.
Експертиза цінності документів проводиться за ініціативою їх власника або державної архівної установи за згодою власника.
Звернемо увагу на те, що строки зберігання документів, визначені в Переліку № 578, є мінімальними, їх не можна скорочувати.
Строки зберігання типових документів на електронних носіях відповідають строкам зберігання аналогічних документів на паперових носіях.
Також зазначимо, що обчислення строків зберігання документів проводиться з 1 січня року, який іде за роком завершення їх діловодством. Наприклад, обчислення строку зберігання справ, завершених діловодством у 2011 році, починається з 1 січня 2012 року.
Строки зберігання науково-технічної документації обчислюються з 1 січня року, який іде за роком завершення розробки теми, проекту.
2. Щодо кошторисної документації
Перелік № 578 включає типові документи, що створюються під час документування однотипних (загальних для всіх) управлінських функцій, виконуваних органами державної влади та місцевого самоврядування, іншими установами, підприємствами та організаціями незалежно від функціонально-цільового призначення, рівня і масштабу діяльності, форми власності, а також документацію, що створюється в результаті виробничої та науково-технічної діяльності організацій.
Для наочності згрупуємо терміни зберігання кошторисної документації, визначені Переліком № 578, у таблиці.
| Номер статті за Переліком № 578 | Види документів | Терміни зберігання документів | Примітки | |
| в організаціях, де є архів | в організаціях, де немає архіву | |||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
| 1265 | Кошториси на виконання науково-технічних програм, проектів | 10 р.1 (експертно-перевірна комісія) | 10 р.1 | 1 Після завершення програм, проектів |
| 1399 | Акти приймання-передавання проектно-кошторисної документації на заново збудовані та здані в експлуатацію об’єкти | 10 р.1 | 10 р.1 | 1 Після введення об’єкта в експлуатацію |
| 1401 | Накладні на відправлену та одержану документацію для об’єктів капітального будівництва та їх кошторисної вартості | 3 р. | 3 р. |
|
| 1413 | Журнали обліку затверджених проектів капітального будівництва та їх кошторисної вартості | Пост. | — |
|
| 1466 | Генеральні зведені кошториси до проектів планування й забудови міст та інших населених пунктів | Пост. | — |
|
| 1467 | Кошториси до проектів планування міст та інших населених пунктів: |
|
| 1 Після завершення будівництва |
| а) об’єктні | 10 р.1 | — | ||
| б) локальні | 5 р. | — | ||
| 1474 | Протоколи з розгляду та затвердження проектних завдань і кошторисів на нове будівництво та реконструкцію об’єктів технічного переоснащення діючих організацій: |
|
|
|
| а) за місцем проектування і затвердження | Пост. | — | ||
| б) в інших організаціях | Доки не мине потреба | Доки не мине потреба | ||
| 1480 | Генеральні плани та зведені кошториси капітального будівництва та висновки про них: |
|
|
|
| а) за місцем проектування | Пост. | — | ||
| б) за місцем експлуатації | До закінчення експлуатації | До закінчення експлуатації | ||
| в) в інших організаціях | Доки не мине потреба | Доки не мине потреба | ||
| 1483 | Кошториси до індивідуальних проектів: |
|
|
|
| а) зведені | 10 р. ЕПК | 10 р. | ||
| б) локальні | 5 р. | 5 р. | ||
| 1491 | Кошториси до типових та експериментальних проектів | 5 р.1 | 5 р.1 | 1 Після заміни новими |
| 1500 | Проекти, кошториси на будівництво та реконструкцію об’єктів, не включених до титульних списків | Доки не мине потреба | Доки не мине потреба |
|
| 1520 | Картотеки й журнали реєстрації проектно-кошторисної документації | Пост. | 10 р. |
|
| 1523 | Річні звіти з експертизи проектів та кошторисів | Пост. | — |
|
| 1524 | Доповіді, огляди з узагальнення результатів експертизи проектів та кошторисів на будівництво і реконструкцію об’єктів | Пост. | — |
|
| 1525 | Висновки, обґрунтування з експертизи проектів та кошторисів на будівництво нових і реконструкцію діючих об’єктів | Пост. | — |
|
| 1527 | Документи (висновки, листи) про експертизу ТЕО, проектів і кошторисів будівель і споруд, що будуються за кордоном за технічного сприяння України | Пост. | — |
|
| 1536 | Журнали обліку надходження проектно-кошторисної документації на експертизу | Пост. | — |
|
| 1611 | Кошториси на проведення реставрації та капітального ремонту: |
|
|
|
| а) зведені | 5 р. | 5 р. | ||
| б) локальні | 3 р. | 3 р. | ||
| 1812 | Проекти й кошториси на встановлення обладнання і переобладнання підприємств | 10 р. | 10 р. |
|
Тож, як видно із таблиці, деякі документи з кошторису потрібно зберігати 3, 5 чи 10 років, а то й зовсім доти, доки не мине у цьому потреба.
Отже, для того щоб визначитись зі строками зберігання конкретних документів, які відносяться до кошторисної документації, слід керуватись саме Переліком № 578.
Після спливу термінів зберігання документів вони або знищуються, або передаються до державних архівних установ (залежно від того, створюється архів чи ні).
3. Стосовно перевірок з боку прокуратури та КРУ
3.1 Права держфінінспекції (що раніше іменувалась КРУ) щодо проведення перевірок та вимог документів
Нагадаємо, що контрольно-ревізійна служба була реорганізована в державну фінансову інспекцію, яка діє за оновленим законом — Законом України «Про основні засади здійснення державного фінансового контролю в Україні» від 26.01.93 р. № 2939-XII (далі — Закон № 2939).
Згідно із ст. 10 Закону № 2939 органу державного фінансового контролю надано право, зокрема:
— перевіряти в ході державного фінансового контролю грошові та бухгалтерські документи, звіти, кошториси й інші документи, що підтверджують надходження і витрачання коштів та матеріальних цінностей, документи щодо проведення процедур державних закупівель, проводити перевірки фактичної наявності цінностей (коштів, цінних паперів, сировини, матеріалів, готової продукції, устаткування тощо);
— одержувати від державних органів та органів місцевого самоврядування, підприємств, установ, організацій усіх форм власності, інших юридичних осіб та їх посадових осіб, фізичних осіб — підприємців інформацію, документи і матеріали, необхідні для виконання завдань покладених на орган фінансового контролю;
— при проведенні ревізій вилучати у підприємств, установ і організацій копії фінансово-господарських та бухгалтерських документів, які свідчать про порушення, а на підставі рішення суду — вилучати до закінчення ревізії оригінали первинних фінансово-господарських та бухгалтерських документів із складенням опису, який скріплюється підписами представника органу державного фінансового контролю та керівника відповідного підприємства, відповідної установи, організації, та залишенням копій таких документів таким підприємствам, установам, організаціям.
Органи державного фінансового контролю з метою перевірки правильності здійснення фінансово-господарської діяльності можуть проводити планові та позапланові ревізії.
Згідно зі ст. 11 Закону № 2939 плановою виїзною ревізією вважається ревізія у підконтрольних установах, яка передбачена у плані роботи органу державного фінансового контролю і проводиться за місцезнаходженням такої юридичної особи чи за місцем розташування об’єкта права власності, стосовно якого проводиться така планова виїзна ревізія.
Планова виїзна ревізія проводиться за сукупними показниками фінансово-господарської діяльності підконтрольних установ за письмовим рішенням керівника відповідного органу державного фінансового контролю не частіше одного разу на календарний рік.
Таким чином, така ревізія може проводитись і кожного року, і раз на два — три роки.
Позаплановою виїзною ревізією вважається ревізія, яка не передбачена в планах роботи органу державного фінансового контролю і проводиться за наявності хоча б однієї з таких обставин, які визначені у ст. 11 Закону № 2939.
Увага! позапланова виїзна ревізія може здійснюватися лише за наявності підстав для її проведення на підставі рішення суду. Позапланова ревізія підконтрольної установи не може проводитися частіше одного разу на квартал.
Таким чином, позапланова перевірка з боку КРУ може проводитись і щоквартально.
Крім того, у підрядників та субпідрядників у межах проведення планових та позапланових ревізій можуть проводитись зустрічні звірки.
3.2. Права органів прокуратури щодо проведення перевірок та вимог документів
Що стосується органів прокуратури, то вони у своїй діяльності керуються Законом України «Про прокуратуру» від 05.11.91 р. № 1789-XII (далі — Закон № 1789).
Увага: конкретні строки проведення перевірок прокурорами не встановлені, вони можуть бути проведені у будь-який час і тривати стільки, скільки необхідно прокурору для виконання своїх функцій.
Згідно із ст. 20 Закону № 1789 при здійсненні прокурорського нагляду за додержанням і застосуванням законів прокурор має право, зокрема:
— витребовувати від органів державної влади, органів місцевого самоврядування, військових частин, державних підприємств, установ та організацій рішення, розпорядження, інструкції, накази та інші акти і документи, одержувати інформацію про стан законності і заходи щодо її забезпечення, мати доступ до відповідних інформаційних баз даних державних органів;
— мати доступ до документів і матеріалів, необхідних для проведення перевірки, у тому числі за письмовою вимогою, і таких, що містять комерційну таємницю або інформацію з обмеженим доступом. Письмово вимагати подання в прокуратуру у визначений ним розумний строк зазначених документів та матеріалів, видачі необхідних довідок, у тому числі щодо операцій і рахунків юридичних осіб та інших організацій, для вирішення питань, пов’язаних з перевіркою.
Оригінали витребуваних чи отриманих прокурором актів, документів та матеріалів мають бути повернуті відповідним особам після закінчення перевірки, крім випадків додання їх до матеріалів кримінального провадження в порядку, передбаченому процесуальним законодавством. У разі необхідності до закінчення перевірки можуть бути повернуті копії зазначених документів.
Відповідно до ст. 21 Закону № 1789 представниками органів прокуратури перевірки проводяться за письмовими зверненнями органів державної влади, органів місцевого самоврядування, депутатів усіх рівнів, фізичних та юридичних осіб, а також за власною ініціативою прокурора. При цьому перевірки за заявами фізичних чи юридичних осіб, зверненнями та запитами депутатів усіх рівнів, крім заяв та повідомлень про кримінальне правопорушення, проводяться лише у разі їх попереднього розгляду компетентними органами виконавчої влади, органами місцевого самоврядування, їх посадовими чи службовими особами або неприйняття ними у встановлені строки рішень з цих питань.
4. Висновки
Ураховуючи все вищезазначене, зробимо висновок: терміни зберігання кошторисної документації визначені Переліком № 578.
Органи державної фінансової інспекції і органи прокурати мають право вимагати необхідні для перевірки документи, які відносяться до будь-яких строків і після закінчення трьох років також.
Суб’єкт господарської діяльності зобов’язаний надати кошторисну документацію на вимогу органів державної фінансової інспекції або органів прокуратури, якщо згідно з Переліком № 578 їх встановлений термін зберігання не закінчився або якщо після закінчення такого терміну вони є в наявності (не знищені або не передані до архіву).
Владислав Станкус
