Топливо в учете общесистемщика:
нормы расхода, первичные документы, основания для списания
Предприниматель на общей системе занимается строительством и ездит на объекты на личном автомобиле. Как правильно списывать топливо? По каким нормам? Надо ли применять поправочные коэффициенты? Нужно ли списывать бензин по путевым листам (их отменили)? Нужен ли приказ об утверждении норм расхода топлива?
Если личный автомобиль используется в хозяйственной деятельности, у общесистемщика есть право относить в расходы топливо и другие горюче-смазочные материалы (далее — ГСМ). Этот тезис подтверждают прямые нормы Налогового кодекса Украины от 02.12.2010 г. № 2755-VI (далее — НКУ).
Так, в соответствии с п. 177.4 НКУ к перечню расходов, непосредственно связанных с получением доходов, относятся документально подтвержденные расходы, включаемые в операционную деятельность согласно разд. III НКУ.
В свою очередь, в соответствии с п.п. «в» п.п. 138.10.2 НКУ в состав расходов включаются административные расходы, направленные на обслуживание и управление, к которым относятся и расходы на приобретение ГСМ.
Потраченные ГСМ списываются на расходы отчетного периода:
— в размере фактической стоимости использованных ГСМ;
— с учетом Норм № 431, которые «привязаны» к пробегу автомобиля.
При этом нормы расхода топлива применяются с учетом поправочных коэффициентов, приведенных также в Нормах № 43 в зависимости от:
— времени года;
— езды по городу или трассе и т. д.
О применении общесистемщиками Норм № 43 и поправочных коэффициентов для списания ГСМ также говорят и налоговики в своем разъяснении в разделе 180.04 ЕБНЗ.
Что касается вопроса, нужен ли приказ об утверждении норм расхода топлива, отметим следующее. Нормы № 43 — официальный нормативный документ, утвержденный приказом Минтранса. Дублировать его нормы в отдельном приказе предпринимателя необходимости нет, но и запрета на его составление тоже нет. Поэтому если предприниматель видит необходимость в таком приказе, ему никто не запрещает составить его, утвердить и довести до сведения работников. На практике такой приказ может быть удобен, если в нем отражены нормы расхода топлива и поправочные коэффициенты только по тем автомобилям, которые использует в работе предприниматель (личные или арендованные). Тогда на основании приказа и бухгалтеру легче отражать расходы на топливо и ГСМ в учете, и самому предпринимателю контролировать эти расходы.
Поскольку нормы использования ГСМ зависят от пробега автомобиля, для учета пробега предпринимателю нужно вести отдельный документ. Ранее таким документом был путевой (маршрутный) лист. Однако с 14.08.2011 г. упоминание о путевых листах исключено из Закона Украины «Об автомобильном транспорте» от 05.04.2001 г. № 2344-III, в связи с чем наличие данного документа у водителя и предъявление его представителям органов внутренних дел перестало быть обязательным. Другими словами, проверять его наличие при перевозке автомобилем грузов и пассажиров сотрудники ГАИ уже не должны. Также была отменена ответственность за отсутствие путевых листов у водителей. И наконец, приказом № 952 Госстат распорядился отменить типовую форму № 3 «Путевой лист служебного легкового автомобиля» и Инструкцию о порядке ее применения.
Однако, как мы отметили выше, предпринимателю для отражения расходов необходимо иметь документ, где фиксируется километраж для списания топлива и ГСМ. Учитывая изложенное выше, можно использовать отмененные бланки путевых листов по форме № 3 — для легковых автомобилей.
Или взять их за образец для разработки документа произвольной формы, который общесистемщику удобно будет применять в учете. При этом большую часть данных можно позаимствовать из отмененной формы путевого листа.
Кроме того, предпринимателю обязательно нужны документы, подтверждающие расходы на ГСМ (расчетные документы: чеки, квитанции и т. п.).
Сумму входного НДС, уплаченную при приобретении ГСМ в рамках предпринимательской деятельности, можно включать в налоговый кредит в полном объеме (при наличии налоговой накладной).
Теперь несколько слов о заполнении Книги УДР при покупке ГСМ. Если заправка производится по топливной карте, водитель, как правило, получает чек специализированного РРО с указанием наименования, количества и стоимости фактически отпущенных нефтепродуктов. Таким образом, стоимость ГСМ попадает в расходы (отразится в графе 5 Книги УДР) в дни заправки авто, что подтверждается таким чеком и документом о произведенной ранее предоплате (реквизиты документов указываются в графе 4 Книги УДР). Включить в расходы (отразить в графе 6 Книги) можно стоимость фактически использованного бензина, определенную на основании путевых листов с одновременным отражением в графе 4 реквизитов путевых листов.
Если покупка ГСМ осуществляется за наличные, то на основании:
— чека РРО заполняется графа 5 Книги УДР с одновременным отражением реквизитов чека в графе 4 Книги;
— путевого листа произвольной формы вносятся данные в графу 6 Книги о фактической стоимости использованных ГСМ, а данные путевого листа (дата, номер) отражаются в графе 4 Книги.
Виктория Петрушина
1 Нормы расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте, утвержденные приказом Минтранса от 10.02.98 г. № 43.
2 Приказ Госстата «О признании утратившим силу приказа Государственного комитета статистики Украины от 17 февраля 1998 года № 74 «Об утверждении типовой формы первичного учета работы служебного легкового автомобиля и Инструкции о порядке ее применения» от 19.03.2013 г. № 95.
