Паливо в обліку загальносистемника:
норми витрат, первинні документи, підстави для списання
Підприємець на загальній системі займається будівництвом та відвідує об’єкти на власному автомобілі. За якими нормами правильно списувати паливо? Чи слід застосовувати поправочні коефіцієнти? Чи потрібно списувати бензин за подорожніми листами (їх скасували)? Чи потрібний наказ про затвердження норм витрат палива?
Якщо власний автомобіль використовується в господарській діяльності, у загальносистемника є право відносити до витрат паливо та інші пально-мастильні матеріали (далі — ПММ). Цю тезу підтверджують прямі норми Податкового кодексу України від 02.12.2010 р. № 2755-VI (далі — ПКУ).
Так, відповідно до п. 177.4 ПКУ до переліку витрат, безпосередньо пов’язаних з отриманням доходів, належать документально підтверджені витрати, що включаються до операційної діяльності згідно з розд. III ПКУ.
У свою чергу, відповідно до п.п. «в» п.п. 138.10.2 ПКУ до складу витрат уключаються адміністративні витрати, спрямовані на обслуговування та управління, до яких належать і витрати на придбання ПММ.
Витрачені ПММ списуються на витрати звітного періоду:
— у розмірі фактичної вартості використаних ПММ;
— з урахуванням Норм № 431, «прив’язаних» до пробігу автомобіля.
При цьому норми витрат палива застосовуються з урахуванням поправочних коефіцієнтів, наведених також у Нормах № 43 залежно від:
— пори року;
— їзди по місту або трасі тощо.
На застосування загальносистемниками Норм № 43 і поправочних коефіцієнтів для списання ПММ також указують і податківці у своєму роз’ясненні в розділі 180.04 ЄБПЗ.
Щодо запитання, чи потрібний наказ про затвердження норм витрати палива, зауважимо таке. Норми № 43 — офіційний нормативний документ, затверджений наказом Мінтрансу. Дублювати його норми в окремому наказі підприємця потреби немає, але й заборони на його складання теж немає. Тому якщо підприємець бачить необхідність у такому наказі, йому ніхто не забороняє скласти його, затвердити і довести до відома працівників. На практиці такий наказ може бути зручним, якщо в ньому відображено норми витрат палива та поправочні коефіцієнти лише стосовно тих автомобілів, що використовує в роботі підприємець (власні чи орендовані). На підставі такого наказу і бухгалтеру легше відображати витрати на паливо та ПММ в обліку, і самому підприємцю контролювати ці витрати.
Оскільки норми використання ПММ залежать від пробігу автомобіля, для обліку пробігу підприємцю потрібно вести окремий документ. Раніше таким документом був подорожній (маршрутний) лист. Однак з 14.08.2011 р. згадку про подорожні листи виключено із Закону України «Про автомобільний транспорт» від 05.04.2001 р. № 2344-III, у зв’язку з чим наявність цього документа у водія та пред’явлення його представникам органів внутрішніх справ перестали бути обов’язковими. Інакше кажучи, перевіряти його наявність при перевезенні автомобілем вантажів та пасажирів працівники ДАІ вже не повинні. Також було скасовано відповідальність за відсутність подорожніх листів у водіїв. І, нарешті, наказом № 952Держстат скасував типову форму № 3 «Подорожній лист службового легкового автомобіля» та Інструкцію про порядок її застосування.
Однак, як зазначалося раніше, підприємцю для відображення витрат необхідно мати документ, де фіксується кілометраж для списання палива та ПММ. Ураховуючи викладене вище, можна використовувати скасовані бланки подорожніх листів за формою № 3 — для легкових автомобілів або взяти їх за зразок для розробки документа довільної форми, який загальносистемнику зручно буде застосовувати в обліку. При цьому більшу частину даних можна запозичити зі скасованої форми подорожнього листа.
Крім того, підприємцю обов’язково потрібні документи, що підтверджують витрати на ПММ (розрахункові документи: чеки, квитанції тощо).
Суму вхідного ПДВ, сплачену під час придбання ПММ у межах підприємницької діяльності, можна включати до податкового кредиту в повному обсязі (за наявності податкової накладної).
Тепер кілька слів про заповнення Книги ОДВ при купівлі ПММ. Якщо заправляння здійснюється за паливною карткою, водій, як правило, отримує чек спеціалізованого РРО із зазначенням найменування, кількості та вартості фактично відпущених нафтопродуктів. Таким чином, вартість ПММ потрапляє до витрат (відображається у графі 5 Книги ОДВ) у дні заправляння авто, що підтверджується таким чеком і документом про здійснену раніше передоплату (реквізити документів наводяться у графі 4 Книги ОДВ). Уключити до витрат (відобразити у графі 6 Книги) можна вартість фактично використаного бензину, визначену на підставі подорожніх листів, з одночасним відображенням у графі 4 реквізитів подорожніх листів.
Якщо купівля ПММ здійснюється за готівку, то на підставі:
— чека РРО заповнюється графа 5 Книги ОДВ з одночасним відображенням реквізитів чека у графі 4 Книги;
— подорожнього листа довільної форми вносяться дані до графи 6 Книги про фактичну вартість використаних ПММ, а дані подорожнього листа (дата, номер) відображаються у графі 4 Книги.
1 Норми витрат палива і мастильних матеріалів на автомобільному транспорті, затверджені наказом Мінтрансу від 10.02.98 р. № 43.
2 Наказ Держстату «Про визнання таким, що втратив чинність, наказу Державного комітету статистики України від 17 лютого 1998 року № 74 «Про затвердження типової форми первинного обліку роботи службового легкового автомобіля та Інструкції про порядок її застосування» від 19.03.2013 р. № 95.
