Ситуация, описанная в вопросе, встречается достаточно часто. Сегодня приобрести билет на любой вид транспорта можно не выходя из дома или офиса, как говорится «в один «клик».
Если говорить об электронном билете на поезд, то приобрести его можно непосредственно через официальный сайт «Укрзалізниці» (https://www.uz.gov.ua) или с помощью компаний-посредников (агентств, сервисных центров и других).
ВАЖНО!
Покупая железнодорожный билет с помощью компании-посредника, кроме стоимости самого проездного документа, вам также придется оплатить дополнительные услуги, в частности сервисный сбор.
Таких дополнительных расходов можно избежать, покупая электронный билет через официальный сайт «Укрзалізниці». В этом случае покупатель уплатит только стоимость проездного документа.
Помните, что согласно п. 12 разд. ІІ Инструкции о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденной приказом Минфина от 13.03.98 г. № 59 (далее — Инструкция № 59) командировочные расходы возмещаются только при наличии документов в оригинале, которые удостоверяют стоимость этих расходов, в частности:
• электронных билетов при наличии посадочного талона, если его обязательность предусмотрена правилами перевозки на соответствующем виде транспорта;
• расчетных документов об их приобретении.
В случае использования электронного проездного/перевозочного документа на поезд основанием для возмещения расходов на его приобретение является распечатанный на бумажном носителе посадочный документ (в случае перевозки багажа — распечатанный на бумажном носителе перевозочный документ; в случае отдельного заказа услуги (в частности, услуги по пользованию комплектом постельных принадлежностей, резервированию мест) — распечатанный на бумажном носителе документ на услуги).
В самом проездном документе указана его полная стоимость (показатель «ВАРТ»). Ее составляющие определены в п. 10.2 Правил перевозки пассажиров, багажа, грузобагажа и почты железнодорожным транспортом Украины, утвержденных приказом Минтранса от 27.12.2006 г. № 1196 (далее — Правила № 1196):
1) билет (показатель «КВ.» — так называемая билетная стоимость);
2) плацкарта (показатель «ПЛ.»);
3) НДС (показатель «ПДВ.»);
4) страховой сбор/страховой платеж (показатель «СТР.») — согласно п. 11 Порядка обслуживания граждан железнодорожным транспортом, утвержденного постановлением КМУ от 19.03.97 г. № 252, проездной документ (в том числе электронный посадочный документ) подтверждает личное (обязательное) страхование пассажира;
5) плата за продажу проездного документа/комиссионный сбор (показатель «КЗБ.») — средства, уплаченные за услугу, связанную с оформлением, возвратом, переоформлением проездных документов (п. 1.7 Правил № 1196). Здесь идет речь только о том комиссионном сборе, который взимает с покупателя билета сама «Укрзалізниця»;
6) сервисные услуги (показатель «СП.») — чай, кофе, продуктовый набор, белье. Их пассажир может приобрести по собственному желанию. Также указанные услуги дополнительно расшифровываются отдельной строкой как «в т. ч.» после строки «ВАРТ», а также отдельно указываются в поле «Сервіс» следующими обозначениями:
• «БІЛ» — постельное белье — эта сумма может быть уплачена в железнодорожной кассе отдельно, и тогда подотчетный работник вместе с билетом (в котором соответственно нет показателя «БІЛ») предоставит в бухгалтерию отдельную квитанцию на постельное белье (код ЛУ-99к);
• «ЧАЙ» — чай;
• «К» — кофе;
• «П. Н.» — продуктовый набор.
Как же быть с дополнительными расходами на приобретение проездных документов, если они не включены в показатель «ВАРТ»? Следует ли компенсировать такие расходы работнику? Скажем сразу: четкого ответа на этот вопрос официальные ведомства не дают. Поэтому будем разбираться самостоятельно.
В первую очередь бросается в глаза п. 6 разд. ІІ Инструкции № 59. Согласно этому пункту расходы на проезд к месту командировки и обратно, в частности, железнодорожным транспортом возмещаются в размере стоимости проезда с учетом всех расходов, связанных с приобретением проездных билетов и пользованием постельными принадлежностями в поездах, и страховых платежей на транспорте.
Кроме того, в абз. 2 п. 4 разд. I Инструкции № 59 закреплено следующее правило: если работник применил платежную карточку для проведения расчетов в безналичной форме, ему возмещается сбор за перевод денежных средств электронными средствами при наличии документального подтверждения его уплаты. Это могут быть выписки с карточного счета или другой документ на бумажном носителе, подтверждающий сумму уплаченного сбора. Однако нужно понимать, что такой сбор не имеет ничего общего с указанным сервисным сбором, который уплачивается в пользу «помощника» по приобретению билетов. В указанной норме Инструкции № 59 идет речь о комиссии банка, которую тот берет за свои услуги по переводу денег при оплате билетов, а не за саму услугу по приобретению билета.
Также следует принять во внимание п. 6 разд. I Инструкции № 59, согласно которому руководитель учреждения может устанавливать дополнительные ограничения относительно сумм и целей использования средств, предоставленных на командировку: расходов на наем жилого помещения, на бытовые услуги, транспортные и другие расходы. Эти ограничения вводятся приказом (распоряжением) руководителя учреждения.
Резюмируем: поскольку пользование услугами сервисного центра (компании-посредника) не является обязательным условием при приобретении билета на поезд, окончательное решение о возмещении расходов на такие услуги принимает руководитель учреждения.
При этом наиболее выгодный и безопасный вариант — покупать электронные билеты на поезд через сайт «Укрзалізниці».
