Ситуація, описана в запитанні, трапляється досить часто. Сьогодні придбати квиток на будь-який вид транспорту можна не виходячи з дому чи офісу, як то кажуть «в один «клік».
Якщо говорити про електронний квиток на поїзд, то придбати його можна безпосередньо через офіційний сайт Укрзалізниці (https://www.uz.gov.ua) або із допомогою компаній-посередників (агентств, сервісних центрів та інших).
ВАЖЛИВО!
Купуючи залізничний квиток за допомогою компанії-посередника, крім вартості самого проїзного документа, вам також доведеться оплатити додаткові послуги, зокрема сервісний збір.
Таких додаткових витрат можна уникнути, купуючи електронний квиток через офіційний сайт Укрзалізниці. У цьому випадку покупець сплатить лише вартість проїзного документа.
Пам’ятайте, що згідно з п. 12 розд. ІІ Інструкції про службові відрядження в межах України та закордон, затвердженої наказом Мінфіну від 13.03.98 р. № 59 (далі — Інструкція № 59) витрати на відрядження відшкодовуються лише за наявності документів в оригіналі, що засвідчують вартість цих витрат, зокрема:
• електронних квитків за наявності посадкового талона, якщо його обов’язковість передбачена правилами перевезення на відповідному виді транспорту;
• розрахункових документів про їх придбання.
У разі використання електронного проїзного/перевізного документа на поїзд підставою для відшкодування витрат на його придбання є роздрукований на паперовому носії посадочний документ (у разі перевезення багажу — роздрукований на паперовому носії перевізний документ; у разі окремого замовлення послуги (зокрема, послуги з користування комплектом постільних речей, резервування місць) — роздрукований на паперовому носії документ на послуги).
У самому проїзному документі зазначена його повна вартість (показник «ВАРТ»). Її складові визначені в п. 10.2 Правил перевезення пасажирів, багажу, вантажобагажу і пошти залізничним транспортом України, затверджених наказом Мінтрансу від 27.12.2006 р. № 1196 (далі — Правила № 1196):
1) квиток (показник «КВ.» — так звана квиткова вартість);
2) плацкарта (показник «ПЛ.»);
3) ПДВ (показник «ПДВ.»);
4) страховий збір/страховий платіж (показник «СТР.») — згідно з п. 11 Порядку обслуговування громадян залізничним транспортом, затвердженого постановою КМУ від 19.03.97 р. № 252, проїзний документ (у тому числі електронний посадочний документ) підтверджує особисте (обов’язкове) страхування пасажира;
5) плата за продаж проїзного документа/комісійний збір (показник «КЗБ.») — кошти, сплачені за послугу, пов’язану з оформленням, поверненням, переоформленням проїзних документів (п. 1.7 Правил № 1196). Тут йдеться тільки про той комісійний збір, який стягує з покупця квитка сама Укрзалізниця;
6) сервісні послуги (показник «СП. ») — чай, кава, продуктовий набір, білизна. Їх пасажир може придбати за власним бажання. Також зазначені послуги додатково розшифровуються окремим рядком як «в т. ч.» після рядка «ВАРТ», а також окремо зазначаються у полі «Сервіс» наступними позначеннями:
• «БІЛ» — постільна білизна — ця сума може бути сплачена в залізничній касі окремо, і тоді підзвітний працівник разом із квитком (у якому відповідно немає показника «БІЛ») надасть до бухгалтерії окрему квитанцію на постільну білизну (код ЛУ-99к);
• «ЧАЙ» — чай;
• «К» — кава;
• «П. Н.»— продуктовий набір.
Як же бути із додатковими витратами на придбання проїзних документів, якщо вони не включені до показника «ВАРТ»? Чи слід компенсувати такі витрати працівнику? Скажемо відразу: чіткої відповіді на це запитання офіційні відомства не дають. Тож будемо розбиратися самотужки.
Насамперед кидається в очі п. 6 розд. ІІ Інструкції № 59. Згідно із цим пунктом витрати на проїзд до місця відрядження і назад, зокрема, залізничним транспортом відшкодовуються в розмірі вартості проїзду з урахуванням усіх витрат, пов’язаних із придбанням проїзних квитків і користуванням постільними речами в поїздах, та страхових платежів на транспорті.
Крім того, в абз. 2 п. 4 розд. I Інструкції № 59 закріплено таке правило: якщо працівник застосував платіжну картку для проведення розрахунків у безготівковій формі, йому відшкодовується збір за переказ грошових коштів електронними засобами за наявності документального підтвердження його сплати. Це можуть бути виписки з карткового рахунка або інший документ на паперовому носії, який підтверджує суму сплаченого збору. Однак слід розуміти, що такий збір не має нічого спільного із вказаним сервісним збором, який сплачується на користь «помічника» із придбання квитків. У зазначеній нормі Інструкції № 59 йдеться про комісію банку, яку той бере за свої послуги з переказу грошей при оплаті квитків, а не за саму послугу з придбання квитка.
Також слід взяти до уваги п. 6 розд. І Інструкції № 59, згідно з яким керівник установи може встановлювати додаткові обмеження щодо сум та цілей використання коштів, наданих на відрядження: витрат на найм житлового приміщення, на побутові послуги, транспортні та інші витрати. Ці обмеження запроваджуються наказом (розпорядженням) керівника установи.
Резюмуємо: оскільки користування послугами сервісного центру (компанії-посередника) не є обов’язковою умовою при придбанні квитка на поїзд, остаточне рішення щодо відшкодування витрат на такі послуги приймає керівник установи.
При цьому найбільш вигідний та безпечний варіант — купувати електронні квитки на поїзд через сайт Укрзалізниці.
