Спасаемся от трудового штрафа: что делать, если не начисляли индексацию и не только…

* Порядок исчисления средней зарплаты, утвержденный постановлением КМУ от 08.02.95 г. № 100.

…индексацию

Если работодатель ошибся и начислил индексацию в меньшей сумме, то такое нарушение следует квалифицировать как нарушение других требований трудового законодательства (штраф — 1 минзарплата (МЗП)). На это обращает внимание Гоструда в письме от 07.05.2018 г. № 3570/4.1/4.1-ДП-18.

Заметим, что разъяснения Гоструда, приведенные в указанном письме, используются судами в работе (см., например, постановление Восьмого апелляционного админсуда от 22.01.2019 г. по делу № 857/2796/18**).

** reyestr.court.gov.ua/Review/79502598.

Для того чтобы исправить ошибку в суммах индексации, работодателю достаточно верно рассчитать эти суммы, определить недоплату по каждому месяцу для каждого работника, отразить всю эту информацию в бухсправке, доначислить и выплатить необходимые суммы индексации.

Другое дело, если работодатель должен был, но не начислил индексацию за какой-либо месяц (месяцы), в том числе и потому, что неверно определил базовый месяц. В таком случае речь уже идет о необеспечении соблюдения мингосгарантии в оплате труда. Следовательно, если инспектор труда обнаружит в ходе инспектирования такое нарушение, то работодатель получит штраф 10 МЗП за каждого работника без индексации .

Есть ли варианты «подшаманить» до начала проверки и уйти от штрафа? Да . Предлагаем вам два на выбор.

Первый — собраться с духом, рассчитать, доначислить и выплатить работникам необходимые суммы.

Спасет ли это от штрафа? Только от штрафа в 10 МЗП, но не от трудовых штрафов вообще.

Второй — изменить структуру зарплаты. Поясним. Если на вашем предприятии оклады ниже минимальной зарплаты и работникам производится доплата до уровня МЗП, то можно «поиграть» с такой доплатой. Каким образом?

Исходим из того, что индексация «проваливается» в МЗП. Следовательно, если позволяет размер доплаты, то можно задним числом сумму доплаты разбить на индексацию и доплату до МЗП. В результате общая сумма зарплаты у работника не изменится, а просто произойдет перераспределение ее составляющих.

Смотрите, допустим, последнее повышение окладов на предприятии было в январе 2018 года. Право на индексацию наступило в ноябре 2018 года, но индексация тогда начислена не была. Общая сумма зарплаты работника в ноябре составила 3723 грн. (2800 грн. оклад + 923 грн. трудовая доплата).

Нам нужно ввести индексацию. Поэтому уменьшаем трудовую доплату на сумму ноябрьской индексации 73,64 грн. и добавляем индексацию 73,64 грн. В результате получаем те же 3723 грн., но их наполнение изменилось: 2800 грн. оклад + 73,64 грн. индексация + 849,36 трудовая доплата.

А если трудовой доплаты до МЗП нет либо ее размер меньше суммы индексации соответствующего месяца? В такой ситуации «играем» с окладами (тарифными ставками): уменьшаем размер окладов (переделываем задним числом штатные расписания), вводим индексацию и премию, которая дотянет нам зарплату работников до прежнего размера.

Например, оклад работника — 20000 грн. Последний раз оклады повышались в январе 2018 года с 13000 до 20000 грн. Право на индексацию у работника возникло в ноябре 2018 года, но индексация начислена не была. Задним числом переделываем штатные расписания. Уменьшаем оклад, допустим, до 15000 грн. Вводим систему ежемесячного премирования и получаем в январе — октябре 20000 грн. (15000 грн. оклад + 5000 грн. премия), в ноябре те же 20000 грн., но с другим распределением: 15000 грн. оклад + 73,64 грн. индексация + 4926,36 грн. ежемесячная премия.

Еще один вариант для тех, у кого работникам выплачиваются ежемесячные премии при наличии финансовых возможностей. Не трогая оклады (тарифные ставки) работников, вы можете доначислить задним числом индексацию и уменьшить на ее сумму ежемесячные премии.

…среднюю по Порядку № 100

Бухгалтер занизил (забыл начислить) отпускные/компенсацию за неиспользованный отпуск, сумму другой выплаты, исчисляемой согласно Порядку № 100.

Считаем, что здесь можно применить ту же логику, что и рассмотренную выше для индексации. Ведь, как и в случае с индексацией, механизм расчета этих выплат прописан в отдельном документе, а именно в Порядке № 100.

Следовательно, начисление средней зарплаты в меньшей сумме в связи с неправильным применением норм Порядка № 100 — это также нарушение других требований трудового законодательства и штраф для работодателя — 1 МЗП за всех.

А вот неначисление перечисленных выплат (в том числе за отдельные дни) — это несоблюдение мингосгарантий в оплате труда и штраф 10 МЗП за каждого обиженного.

Как исправиться, если допустили ошибки в указанных выплатах либо их не начисляли вообще? Можно либо рассчитать и доначислить работникам необходимые суммы, либо задним числом понизить оклады (тарифные ставки), пересчитать зарплату и дотянуть до прежних сумм ежемесячными премиями, или если есть ежемесячные премии, не уменьшая оклады (тарифные ставки), «поиграть» с суммами премий.

…оплату за работу в ночное и сверхурочное время

Ночным считается время с 22:00 до 6:00 (ст. 54 КЗоТ). Работа в такое время оплачивается в повышенном размере, устанавливаемом генеральным, отраслевым (региональным) соглашениями и коллективным договором, но не ниже 20 % тарифной ставки (оклада) за каждый час работы в ночное время.

Сверхурочными считаются работы сверх установленной продолжительности рабочего дня (см. ст. 62 КЗоТ). При повременной оплате труда работа в сверхурочное время оплачивается в двойном размере часовой ставки.

Оплату за работу в ночное время и оплату сверхурочных часов начисляют сверх МЗП. Поэтому если у работника общая зарплата равна минималке, а оплата за работу в ночное и/или сверхурочное время не начислялась, «провалить выплаты внутрь» за счет трудовой доплаты не получится.

В качестве выхода — здесь можно просто доначислить необходимые суммы.

Не хотите «светить» их инспекторам труда? Тогда, как вариант, задним числом установите работникам неполное рабочее время, пересчитайте зарплаты, в том числе начислите забытые мингосгарантии, и дотяните суммы трудовых доходов до прежнего размера ежемесячными премиями.

Заметим, что при таком варианте нужно будет подкорректировать табели учета рабочего времени. Также у вас будет неверно указана занятость работников в таблице 6 Отчета по ЕСВ. Но это все исправимо.

Если же зарплата работника выше МЗП, спрятать неначисление можно через уменьшение окладов (тарифных ставок) задним числом.

То есть уменьшаем оклады (тарифные ставки), пересчитываем основную зарплату за прошлые периоды, начисляем неначисленное и дотягиваем до прежних сумм ежемесячными премиями.

Если на предприятии выплачиваются ежемесячные премии, можно просто уменьшить их суммы в соответствующих месяцах на забытые суммы оплаты за работу в ночное и сверхурочное время (при возможности).

…оплату за работу в выходные дни

Ее компенсируют, по соглашению сторон, предоставлением другого дня отдыха или в денежной форме в двойном размере.

Поэтому если работник трудился в выходной день, а двойной оплаты не было, можно:

вариант 1 — в приказе о привлечении к работе в выходной день указать вариант компенсации — предоставление другого дня отдыха, который еще не наступил (например, 31.12.2019 г.), внести изменения в календарь рабочего времени работника, а именно пересчитать норму рабочего времени для месяца, в котором работник был привлечен к работе в выходной день (этот день для него становится обычным рабочим днем и количество рабочих дней/часов соответственно увеличивается), и для месяца, в котором будет предоставлен другой день отдыха (в этом месяце у работника на один выходной день станет больше и количество рабочих дней/часов уменьшится);

вариант 2 — попросить работника написать заявление с просьбой перенести рабочий день, например с понедельника 30.12.2019 г., на выходной день, в который работник трудился и который был оплачен в одинарном размере. В связи с таким переносом также нужно будет подправить календарь рабочего времени для работника.

Кстати, если привлечение к работе было не по основаниям, установленным ч. 2 ст. 71 КЗоТ, то вариант 2 спасает работодателя еще и от штрафа в 1 МЗП за нарушение прочих требований трудового законодательства (абзац восьмой ч. 2 ст. 265 КЗоТ).

…гарантии по обеспечению МЗП

Размер зарплаты работника, полностью выполнившего месячную (часовую) норму труда, не может быть ниже размера минзарплаты (см. ст. 3¹ Закона об оплате труда). Если же работник трудится на условиях неполного рабочего времени и/или не выполнил в полном объеме месячную (часовую) норму труда, то минзарплата рассчитывается пропорционально выполненной норме труда.

Если вы по каким-то причинам не соблюдали эти требования, то можно:

— либо исправить ошибку, доначислить все необходимые суммы зарплаты и выплатить их работникам,

— либо задним числом установить работникам неполное рабочее время, пересчитать суммы зарплаты и дотянуть до прежнего размера ежемесячными премиями. Правда, в этом случае нужно будет подкорректировать Отчет по ЕСВ.

Важно! Если вы начинаете «игры» с цифрами за прошедшие периоды, обязательно проверьте, чтобы у вас сходилась (не противоречила друг другу) информация из табелей учета рабочего времени, штатного расписания, приказов по личному составу.

Так, например, если вы задним числом принимаете работника на неполный рабочий день (4 часа в день, 20-часовая рабочая неделя), то у вас в табеле учета рабочего времени должны значиться в рабочие дни 4 отработанных часа, а не 8.