Трудовые медосмотры: кто и когда обязан проходить?
Хороший работодатель должен заботиться о здоровье своих работников. Ведь здоровые работники — это залог слаженной работы всего предприятия ☺. «Стимулируют» работодателя не забывать о здоровье работников законодательство об охране труда и КЗоТ.
Так, работодателю разрешено принимать на работу лиц моложе 18 лет только после того, как они пройдут обязательный медосмотр (см. ст. 191 КЗоТ). Кроме того,
обязательный медицинский осмотр должны ежегодно проходить все работники в возрасте до 21 года независимо от профессии и вида выполняемых ими работ
И это еще не все!
Трудовые медосмотры обязательны для работников, занятых на работах (см. ст. 169 КЗоТ и ст. 17 Закона об охране труда):
— тяжелых;
— с вредными или опасными условиями труда;
— где существует необходимость в профессиональном отборе.
Могут ли указанные категории работников отказаться от прохождения медосмотра? Да. Но такой отказ будет основанием для отстранения работника от работы без сохранения заработной платы и привлечения его к дисциплинарной ответственности (ст. 46, 159 КЗоТ). Так что лучше не отказываться от закрепленной на законодательном уровне возможности проверить свое здоровье.
Организационные вопросы проведения обязательных трудовых медосмотров работников урегулированы Порядком № 246.
Трудовые медосмотры бывают:
— предварительными. Их проводят при приеме на работу;
— периодическими. Такие медосмотры проводят в процессе трудовой деятельности на предприятии с определенной периодичностью. Чему она равна? Ответ на этот вопрос ищите в приложениях 4 (в зависимости от вредных и опасных факторов производственной среды и трудового процесса) и 5 (в зависимости от характера осуществляемой работы) к Порядку № 246;
— внеочередными. Если работник считает, что ухудшение состояния здоровья связано с условиями труда или, по мнению работодателя, состояние здоровья работника не позволяет ему выполнять свои трудовые обязанности, может быть проведен внеочередной медосмотр.
Порядок проведения медосмотра
Организовывать обязательные трудовые медосмотры работников обязан работодатель. Как это сделать? Заглянем в Порядок № 246.
Все начинается с определения категорий работников, которые должны пройти трудовой медосмотр. Для этого работодатель проводит аттестацию рабочих мест в соответствии с положениями Государственных санитарных норм и правил «Гигиеническая классификация труда по показателям вредности и опасности факторов производственной среды, тяжести и напряженности трудового процесса», утвержденных приказом Минздрава от 08.04.2014 г. № 248.
Далее на основании заявки работодателя (подается ежегодно) СЭС* до 1 декабря составляет Акт по форме, приведенной в приложении 1 к Порядку № 246.
* Здесь и далее — учреждение государственной санитарно-эпидемиологической службы.
Учреждение здравоохранения, в котором будет проходить медосмотр, должно соответствовать требованиям п. 2.1 Порядка № 246. С ним работодатель заключает договор о проведении медосмотров работников. На основании этого договора он будет рассчитываться за проведенные медосмотры работников. Да-да!
Платить за проведение обязательных трудовых медосмотров работников должен работодатель, а не работник
Подтверждение этому — положения ст. 169 КЗоТ и п. 2.5 Порядка № 246.
Но давайте пока оплатные вопросы оставим в стороне и перейдем к следующему этапу порядка проведения медосмотра.
Получив на руки Акт СЭС (см. выше), работодатель в течение месяца:
— составляет в 4 экземплярах на бумажном и электронном носителях поименные списки работников, подлежащих периодическим медицинским осмотрам, по форме, приведенной в приложении 2 к Порядку № 246;
— согласовывает эти списки в СЭС.
Один экземпляр согласованного списка остается на предприятии (у ответственного за организацию медосмотра должностного лица), второй — направляете заведению здравоохранения, в котором будет проходить медосмотр работников, третий — передаете СЭС, четвертый — в ФНС*.
* Здесь и далее — рабочий орган исполнительной дирекции Фонда социального страхования от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний Украины.
На основании списка работников, подлежащих периодическим медосмотрам, заведение здравоохранения:
1) составляет план-график их проведения;
2) согласовывает такой план-график с работодателем и СЭС.
Проводит трудовой медосмотр работников комиссия по проведению медицинских осмотров заведений здравоохранения (далее — Комиссия).
Результаты трудового медосмотра и заключение Комиссии о состоянии здоровья заносят в Карточку работника, подлежащего предварительному (периодическим) медицинскому осмотру (далее — Карточка работника) и в Медицинскую карточку амбулаторного больного.
Далее Комиссия:
— на основании данных из Карточки работника выдает работнику медицинскую справку о прохождении медосмотра по форме, указанной в приложении 8 к Порядку № 246;
— в течение месяца после окончания медосмотра оформляет и направляет работодателю заключительный акт по результатам периодического медицинского осмотра работников по форме согласно приложению 9 к Порядку № 246. Этот акт работодатель хранит в течение 5 лет (п. 2.20 Порядка № 246).
Важно! Карточку работника хранит заведение здравоохранения, которое проводит медосмотр, в течение трудовой деятельности работника у данного работодателя.
Если работник расторгает трудовой договор с работодателем, заведение здравоохранения выдает ему Карточку работника под подпись
У себя в архиве такое заведение здравоохранения еще в течение 15 лет после увольнения работника продолжает хранить копию Карточки работника.
Трудовые гарантии для работников, направляемых на медосмотр
За время нахождения в медицинском учреждении на обследовании за работниками, которые обязаны проходить такое обследование (ст. 169, 191 КЗоТ), сохраняется:
1) место работы (должность);
2) средний заработок.
Такие гарантии для работников закреплены законодателем в ст. 123 КЗоТ. Заметьте, эта статья не предусматривает, что средний заработок сохраняется только в течение рабочих дней. Следовательно, если работника направили на медосмотр, который осуществляется в выходные дни работника, то за ним должен сохраняться средний заработок.
Как рассчитать средний заработок? В соответствии с Порядком № 100, исходя из выплат за последние два календарных месяца работы, которые предшествуют периоду прохождения работниками медосмотра.
Вышеуказанная гарантия не распространяется на лиц, которые проходят предварительный медосмотр, т. е. на тех, кого еще не приняли на работу.
Средняя заработная плата за время медосмотра включается в фонд оплаты труда на основании п.п. 2.2.12 Инструкции № 5 и облагается НДФЛ, военным сбором (далее — ВС) и ЕСВ в составе заработной платы в общем порядке. Особенности налогового учета расходов работодателя на проведение обязательных трудовых медосмотров рассмотрим далее.
В табеле учета использования рабочего времени дни прохождения медосмотра табелируйте с кодом 22 («ІН»), а время отстранения работника от работы в случае уклонения от прохождения медосмотра — с кодом 30 («І»).
Налоговый учет расходов на проведение обязательных медосмотров
Налог на прибыль. Затраты на охрану труда, в частности, на проведение обязательного трудового медосмотра работников, включаете в состав налоговых расходов. Вот аргументы:
во-первых, обязанность работодателя обеспечить финансирование и организовать проведение трудовых медицинских осмотров работников, занятых на тяжелых работах, работах с вредными или опасными условиями труда или таких, где существует необходимость в профессиональном отборе, установлена ст. 169 КЗоТ и ст. 17 Закона об охране труда;
во-вторых, такие расходы указаны в п. 7 Перечня № 994.
Основанием для включения в налоговые расходы служит п.п. «є» п.п. 138.8.5 НКУ. Предприятия, которые не формируют общепроизводственные расходы, могут учитывать расходы на проведение обязательных медицинских осмотров в составе административных расходов (п.п. «ж» п.п. 138.10.2 НКУ), расходов на сбыт (п.п. «з» п.п. 138.10.3 НКУ), прочих операционных расходов (п.п. «в» п.п. 138.10.4 НКУ).
А как же суммы, потраченные на трудовые медосмотры работников в возрасте до 21 года? — спросите вы. Действительно, Перечень № 994 не содержит отдельного упоминания о возможности отнести такие затраты в состав налоговых расходов. Однако, на наш взгляд, их суммы также должны учитываться в составе расходов предприятия при определении объекта налогообложения. Ведь обязательность проведения медосмотров указанной категории работников установлена действующим законодательством (ст. 191 КЗоТ, ст. 17 Закона об охране труда), а расходы на их проведение связаны с хозяйственной деятельностью предприятия.
НДС. Операции по поставке услуг здравоохранения учреждениями здравоохранения, имеющими лицензию на поставку таких услуг, освобождены от обложения НДС, если медосмотр работников организован работодателем согласно закону (п.п. 197.1.5 НКУ). Подтверждают это налоговики в разъяснении в подкатегории 101.14.01 БЗ.
НДФЛ. Расходы на проведение обязательного трудового медицинского осмотра работников не облагают НДФЛ. Такой вывод базируется на положениях п.п. 165.1.19 НКУ. Этой нормой выведены из состава налогооблагаемого дохода плательщика налога средства или стоимость имущества (услуг), которые предоставляются как помощь на медицинское обслуживание за счет средств его работодателя. При этом, на наш взгляд, к медицинскому обслуживанию работников можно отнести не только обязательные медосмотры согласно Закону № 1645, прямо указанные в этом подпункте НКУ, но и обязательные медосмотры согласно Закону об охране труда.
Но не забудьте позаботиться о подтверждающих понесенные расходы документах! Их наличие — условие для необложения выплаты.
Работодатель обязан отразить в форме № 1ДФ сумму, потраченную на обязательный медосмотр конкретного работника, с признаком дохода «143»
ЕСВ. Расходы на проведение обязательных медицинских осмотров работников не упомянуты в разд. 2 Инструкции № 5. Следовательно, их суммы не включаются в состав выплат, формирующих фонд оплаты труда предприятия. Это, в свою очередь, означает, что ЕСВ с суммы расходов на проведение обязательных медицинских осмотров работников взимать не нужно.
Причем заметьте: отсутствие упоминания о таких расходах в Перечне № 1170, по нашему мнению, не влечет за собой необходимости включать их в базу взимания ЕСВ. Ведь эти выплаты являются расходами работодателя и не могут расцениваться как личный доход работника.
ВС. Еще раз повторим, но теперь уже для целей обложения ВС. По нашему глубокому убеждению, средства, потраченные работодателем на обязательный согласно закону трудовой медосмотр работника, нельзя расценивать как доход работника. Поэтому ВС с них удерживать не нужно. Но все же рекомендуем получить индивидуальную налоговую консультацию о необходимости обложения ВС сумм, потраченных на медосмотр работников.
Бухгалтерский учет
Расходы на проведение медицинских осмотров работников отражаете в бухгалтерском учете:
— производственных предприятий согласно п.п. 15.8 П(С)БУ 16 в составе общепроизводственных расходов (по дебету счета 91);
— торговых предприятий в составе элемента затрат «Прочие операционные расходы», т. е. на субсчете 949. Однако, по нашему мнению, не будет ошибкой, если затраты предприятия, связанные с проведением медицинских осмотров, будут отнесены в состав других расходов предприятия (в зависимости от места работы лица, которое направляется на медосмотр). В таком случае стоимость медосмотра будет отражена по дебету счетов 92, 93, 94.
Покажем порядок налогового и бухгалтерского учета расходов на проведение медицинских осмотров на примере.
Пример. Производственное предприятие в ноябре 2014 года оплатило учреждению здравоохранения услуги по проведению обязательного периодического медосмотра работников, занятых на работах с тяжелыми и вредными условиями труда. Стоимость услуг — 3400 грн. без НДС.
В бухгалтерском и налоговом учете предприятия расходы на проведение медосмотра работников отразятся так:
| Содержание хозяйственной операции | Бухгалтерский учет | Сумма, грн. | Налоговый учет (расходы) | |
| дебет | кредит | |||
| Произведена предоплата стоимости услуг по проведению медосмотра | 371 | 311 | 3400,00 | — |
| Предоставлены услуги по проведению медосмотра | 91 | 685 | 3400,00 | — * |
| Произведен зачет задолженностей | 685 | 371 | 3400,00 | — |
| * Расходы на проведение медосмотра в налоговом учете попадут в состав общепроизводственных расходов, которые, в свою очередь, будут учтены при исчислении объекта налогообложения по правилам бухгалтерского учета. | ||||
В форме № 1ДФ предприятие отразит сумму затрат, понесенных им в связи с обязательным трудовым медосмотром конкретного работника предприятия (допустим, что налоговый номер такого работника — 2823232323, а на его медосмотр потрачено 170 грн.), следующим образом:
Фрагмент Налогового расчета по форме № 1ДФ за 4 квартал 2014 года
| 1 | 2 | 3а | 3 | 4а | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | ||||
| <…> | ||||||||||||||
| 12 | 2823232323 | 170 | 00 | 170 | 00 | 0 | 00 | 0 | 00 | 143 | — | — | — | — |
| <…> | ||||||||||||||
выводы
-
Трудовые медосмотры проводят в соответствии с требованиями законодательства об охране труда и КЗоТ.
-
Организовывать проведение предварительного (при приеме на работу) и периодических (в течение трудовой деятельности) медицинских осмотров работников за свои средства обязан работодатель.
-
Расходы работодателя на проведение обязательного согласно закону медосмотра работников включаете в состав налоговых расходов.
-
Расходы работодателя на проведение обязательного медицинского осмотра работника не являются объектом обложения НДФЛ, ВС и ЕСВ.
