Что нужно водителю
За основу возьмем внутренние перевозки груза — т. е. перевозки в рамках таможенной территории Украины. В процессе такой перевозки у водителя юрлица должны быть (ст. 48 Закона об автотранспорте, п. 2.1 Правил дорожного движения, пп. 1—2 Перечня № 207):
1) водительское удостоверение соответствующей категории;
2) регистрационные документы на транспортное средство. В общем случае таким документом выступает свидетельство о регистрации транспортного средства. Напомним: если автомобилем управляет водитель, который не является его собственником (в том числе, это касается и водителей предприятий), то этот документ будет достаточным основанием законности такого управления (п. 2.2 Правил дорожного движения);
3) протокол проверки технического состояния транспортного средства. Он выдается по итогам обязательного технического контроля транспортного средства — при получении положительного результата*. Причем напоминаем, что проводить его нужно не всегда. Такому контролю не подлежат, в частности: легковые автомобили, используемые для перевозки грузов с целью получения прибыли, грузовые автомобили грузоподъемностью до 3,5 т, прицепы к ним — правда, при условии, что срок их эксплуатации не превышает 2 лет. Вместе с тем, вы можете заметить, что Перечень № 207 все еще ссылается на талон. Но не беспокойтесь: это ни на что не влияет, просто данный нормативно-правовой акт уже давно не обновляли;
4) полис (сертификат) обязательного страхования гражданско-правовой ответственности собственников транспортных средств*. По общему правилу, эксплуатация транспортных средств без такого полиса запрещена (п. 21.1 Закона Украины «Об обязательном страховании гражданско-правовой ответственности владельцев наземных транспортных средств» от 01.07.2004 г. № 1961-IV). Из этого правила есть лишь несколько исключений, освобождающих от обязательного страхования. В таком случае водителю нужно иметь при себе документы, подтверждающие право на такое освобождение;
5) документ с отметкой о проведении предрейсового медосмотра и осмотра технического состояния транспортного средства**. Несмотря на то, что Перечень № 207 все еще ссылается на путевой лист, использовать его уже не обязательно. Чтобы подтвердить факт прохождения предрейсового медосмотра, вы можете разработать форму самостоятельно. Причем напоминаем: это касается перевозок как легковым, так и грузовым транспортом. Также учтите, что перевозка груза без прохождения водителем упомянутого медосмотра или без проведения предрейсового технического контроля транспортного средства может повлечь за собой штраф по ст. 1331 КУоАП. Он составляет от 30 до 40 ннмдг или, другими словами, от 510 до 680 грн.
* Порядок такого контроля утвержден постановлением Кабмина от 30.01.2012 г. № 137.
** Может применяться полис, действующий на территории Украины, или же полис (сертификат), заключенный в другом государстве.
*** Напомним: предрейсовый медосмотр проводится обязательно перед каждым рейсом в порядке, утвержденном приказом Минздрава и МВД от 31.01.2013 г. № 65/80.
Запомните: все эти документы должны сопровождать водителя юрлица при любой перевозке груза (в том числе для собственных нужд)! Перечень остальных документов зависит от ряда условий:
Табл. Документы, которые должны быть у водителя юрлица при перевозке груза
| Наименование документа | Примечание |
| 1 | 2 |
| Товарно-транспортная накладная (далее — ТТН) | Нужна |
| ТТН нужна, если груз перевозится с привлечением сторонних лиц (перевозчиков) на основании договора перевозки. Заметьте: даже в том случае, если грузоотправителем, грузополучателем и заказчиком является одно и то же лицо. Напоминаем, что, в общем случае, ТТН составляют по типовой форме № 1-ТН (см. приложение 7 к Правилам № 363). Составляет ее, как правило, грузоотправитель — в количестве, не меньшем 4 экземпляров. О том, как ее заполнить, читайте «Налоги и бухгалтерский учет», 2014, № 10, с. 18, а также письмо Мининфраструктуры от 11.03.2014 г. № 2455/25/10-14 (см. «Налоги и бухгалтерский учет», 2014, № 24, с. 5). В то же время не забывайте, что для перевозки особых категорий товаров предусмотрены другие формы ТТН. Это касается, в частности: 2) алкогольных напитков — № 1-ТН (алкогольные напитки); 4) нефтепродуктов — № 1-ТТН (нефтепродукт) | |
| Не нужна | |
| Если товар перевозится для собственных нужд без привлечения перевозчика, ТТН не нужна. | |
| Лицензионная карточка | Нужна |
| Хозяйственная деятельность по перевозке опасного груза и пассажиров подлежит лицензированию. Причем учтите, что в таком случае у водителя должна быть именно лицензионная карточка. Фотокопией лицензии ему, увы, не обойтись — даже несмотря на то, что Перечень № 207 это допускает (см. письмо Главной государственной инспекции на автомобильном транспорте Министерства транспорта и связи Украины от 06.05.2010 г. № 41/1-9-К-69 // «Налоги и бухгалтерский учет», 2010, № 43, с. 24). Подробнее о том, при перевозке каких грузов вам понадобится лицензия, вы сможете прочитать на с. 43 данного номера | |
| Не нужна | |
| Услуги по перевозке остальных категорий грузов, по общему правилу, лицензированию не подлежат. Кроме того, формально из-под лицензирования выпадает и перевозка опасных грузов «для себя», т. е. не в рамках перевозочной услуги. В свое время чиновники это неоднократно подтверждали (см. письмо Госкомпредпринимательства от 15.03.2010 г. № 3139). По этому поводу также читайте «Налоги и бухгалтерский учет», 2010, № 77, с. 6 | |
| Доверенность на получение ТМЦ | Нужна |
| Если ваш работник-водитель должен получить у третьего лица сырье, материалы, запчасти, инвентарь и прочие ценности, то его придется обеспечить доверенностью на получение ТМЦ. О ее назначении и особенностях составления читайте «Налоги и бухгалтерский учет», 2014, № 53, с. 19 | |
| Не нужна | |
| Без доверенности на получение ТМЦ можно обойтись, в частности, при: | |
| Прочие документы, предусмотренные законодательством | Перечень таких документов зависит от вида груза и других условий. Так, это могут быть ветеринарные, санитарные и качественные сертификаты, свидетельства, паспорта и т. п. (п. 11.1 Правил № 363). Их состав нужно искать в профильной «нормативке». |
Данные документы водитель должен предъявлять по требованию органов, уполномоченных осуществлять контроль на автотранспорте и в сфере безопасности дорожного движения (ст. 48 Закона об автотранспорте). Если выяснится, что у него этих документов нет, то:
1) к нему могут применить админответственность по КУоАП (зависит от документа, который отсутствует). Об ответственности водителей, допустивших нарушения при выполнении трудовых обязанностей, читайте «Налоги и бухгалтерский учет», 2013, № 79, с. 28 и 31;
2) к перевозчику могут применить штраф в размере 100 ннмдг (1700 грн.) — правда, формально, только в том случае, если данное нарушение допущено при предоставлении перевозочной услуги (ст. 60 Закона об автотранспорте).
Что нужно бухгалтеру
В отличие от водителя, бухгалтеру нужны совсем другие документы. Их перечень обусловлен иными задачами: отразить хозяйственную операцию в учете, учесть расходы и налоговый кредит и т. п. А для этого ему нужны:
1) первичные документы, подтверждающие факт осуществления хозяйственной операции (п. 138.2 НКУ). Для отражения в расходах стоимости товара это, прежде всего, товарные накладные. Что касается ТТН, то их наличие/отсутствие само по себе на учет стоимости товара не влияет. ТТН нужны, главным образом, для отражения расходов по перевозке, и такие расходы без них действительно не отразить (см. письмо Миндоходов от 19.09.2013 г. № 11569/6/99-99-22-01-03-15/1128 // «Налоги и бухгалтерский учет», 2013, № 94, с. 16). В свою очередь, для списания стоимости ГСМ можно использовать самостоятельно разработанные формы документов (в качестве основы можно использовать уже отмененные формы путевых листов). Но не забывайте: чтобы документ считался первичным и мог служить основанием для отражения операции в учете, он должен содержать обязательные реквизиты первичного документа (ч. 2 ст. 9 Закона о бухучете). О роли первичных документов для налогового учета читайте «Налоги и бухгалтерский учет», 2011, № 54, с. 21;
2) налоговые накладные*. Это главный документ для отражения налогового кредита. Что касается ТТН, то она к нему вообще отношения не имеет. Так что вы сможете отразить налоговый кредит и без нее. Причем учтите, что это касается налогового кредита как по перевозимым товарам, так и по услугам перевозки;
3) прочие документы. Кроме, собственно, первичных документов и налоговых накладных, вам потребуются и прочие документы, сопутствующие тем или иным хозяйственным операциям. В частности, расчетные документы, договоры и т. п. Они нужны не только для учетных целей, но и для того, чтобы подтвердить реальность той или иной операции.
* Напомним, что в некоторых случаях налоговый кредит может отражаться и на основании других документов: кассовых чеков, счетов за услуги связи, жалоб по форме Д8 и т. п.
выводы
-
При перевозке груза у водителя должен быть при себе обязательный пакет документов. Он во многом зависит от вида перевозки, груза и прочих условий.
-
В общем случае ТТН нужна только тогда, когда груз перевозится сторонним перевозчиком на основании договора.
-
Если услуга перевозки подлежит лицензированию, то у водителя должна быть, в том числе, лицензионная карточка. Фотокопией лицензии не обойтись.
- В учетной сфере ТТН нужна, в основном, для отражения расходов по перевозке. Что касается товаров, то для отражения их стоимости ТТН не обязательна. Это же касается и налогового кредита.
