Що потрібно водію
За основу візьмемо внутрішні перевезення вантажу — тобто перевезення в межах митної території України. У процесі такого перевезення у водія юрособи мають бути (ст. 48 Закону про автотранспорт, п. 2.1 Правил дорожнього руху, пп. 1 — 2 Переліку № 207):
1) посвідчення водія відповідної категорії;
2) реєстраційні документи на транспортний засіб. У загальному випадку таким документом є свідоцтво про реєстрацію транспортного засобу. Нагадаємо: якщо автомобілем керує водій, який не є його власником (у тому числі, це стосується і водіїв підприємств), то цей документ буде достатньою підставою законності такого керування (п. 2.2 Правил дорожнього руху);
3) протокол перевірки технічного стану транспортного засобу. Він видається за підсумками обов’язкового технічного контролю транспортного засобу — при отриманні позитивного результату*. Причому нагадуємо, що проводити його потрібно не завжди. Такому контролю не підлягають, зокрема, легкові автомобілі, що використовуються для перевезення вантажів з метою отримання прибутку, вантажні автомобілі вантажопідйомністю до 3,5 т, причепи до них — щоправда, за умови, що строк їх експлуатації не перевищує 2-х років. Водночас ви можете помітити, що Перелік № 207 усе ще посилається на талон. Але не турбуйтеся: це ні на що не впливає, просто цей нормативно-правовий акт уже давно не оновлювали;
4) поліс (сертифікат) обов’язкового страхування цивільно-правової відповідальності власників транспортних засобів**. За загальним правилом експлуатація транспортних засобів без такого полісу заборонена (п. 21.1 Закону України «Про обов’язкове страхування цивільно-правової відповідальності власників наземних транспортних засобів» від 01.07.2004 р. № 1961-IV). Із цього правила є лише декілька винятків, які звільняють від обов’язкового страхування. У такому разі водію потрібно мати при собі документи, які підтверджують право на таке звільнення;
5) документ з відміткою про проведення передрейсового медогляду та огляду технічного стану транспортного засобу***. Незважаючи на те що Перелік № 207 усе ще посилається на подорожній лист, використовувати його вже не обов’язково. Щоб підтвердити факт проходження передрейсового медогляду, ви можете розробити форму самостійно. Причому нагадуємо: це стосується перевезень як легковим, так і вантажним транспортом. Також майте на увазі, що перевезення вантажу без проходження водієм згаданого медогляду або без проведення передрейсового технічного контролю транспортного засобу може потягти за собою штраф за ст. 1331 КУпАП. Він становить від 30 до 40 нмдг або, інакше кажучи, від 510 до 680 грн.
* Порядок такого контролю затверджено постановою Кабміну від 30.01.2012 р. № 137.
** Може застосовуватися поліс, що діє на території України, або ж поліс (сертифікат), укладений в іншій державі.
*** Нагадаємо: передрейсовий медогляд проводиться обов’язково перед кожним рейсом в порядку, затвердженому наказом МОЗ та МВС від 31.01.2013 р. № 65/80.
Запам’ятайте: усі ці документи повинні супроводжувати водія юрособи при будь-якому перевезенні вантажу (у тому числі, для власних потреб)! Перелік решти документів залежить від низки умов:
Табл. Документи, які мають бути у водія юрособи при перевезенні вантажу
| Найменування документа | Примітка |
| 1 | 2 |
| Товарно-транспортна накладна (далі — ТТН) | Потрібна |
| ТТН потрібна, якщо вантаж перевозиться із залученням сторонніх осіб (перевізників) на підставі договору перевезення. Зверніть увагу: навіть у випадку, якщо вантажовідправником, вантажоодержувачем та замовником є одна і та сама особа. Нагадуємо, що в загальному випадку ТТН складають за типовою формою № 1-ТН (див. додаток 7 до Правил № 363). Складає її, як правило, вантажовідправник — у кількості не менше 4-х примірників. Про те, як її заповнити, читайте «Податки та бухгалтерський облік», 2014, № 10, с. 18, а також лист Мінінфраструктури від 11.03.2014 р. № 2455/25/10-14 (див. «Податки та бухгалтерський облік», 2014, № 24, с. 5). Водночас не забувайте, що для перевезення особливих категорій товарів передбачені інші форми ТТН. Це стосується, зокрема: | |
| Не потрібна | |
| Якщо товар перевозиться для власних потреб без залучення перевізника, ТТН не потрібна. | |
| Ліцензійна картка | Потрібна |
| Господарська діяльність із перевезення небезпечного вантажу та пасажирів підлягає ліцензуванню. Причому майте на увазі, що в такому разі у водія має бути саме ліцензійна картка. Фотокопією ліцензії йому, на жаль, не обійтися — навіть незважаючи на те, що Перелік № 207 це допускає (див. лист Головної державної інспекції на автомобільному транспорті Міністерства транспорту і зв’язку України від 06.05.2010 р. № 41/1-9-до-69 // «Податки та бухгалтерський облік», 2010, № 43, с. 24). Детальніше про те, при перевезенні яких вантажів вам знадобиться ліцензія, ви зможете прочитати на с. 43 цього номера | |
| Не потрібна | |
| Послуги з перевезення інших категорій вантажів за загальним правилом ліцензуванню не підлягає. Крім того, формально, з-під ліцензування випадає і перевезення небезпечних вантажів «для себе», тобто не в межах перевізної послуги. Свого часу чиновники це неодноразово підтверджували (див. лист Держкомпідприємництва від 15.03.2010 р. № 3139). Із цього приводу також читайте «Податки та бухгалтерський облік», 2010, № 77, с. 6 | |
| Довіреність на одержання ТМЦ | Потрібна |
| Якщо ваш працівник-водій повинен одержати в третьої особи сировину, матеріали, запчастини, інвентар та інші цінності, то його доведеться забезпечити довіреністю на одержання ТМЦ. Про її призначення та особливості складання читайте «Податки та бухгалтерський облік», 2014, № 53, с. 19 | |
| Не потрібна | |
| Без довіреності на одержання ТМЦ можна обійтися, зокрема, при: | |
| Інші документи, передбачені законодавством | Перелік таких документів залежить від виду вантажу та інших умов. Так, це можуть бути ветеринарні, санітарні й якісні сертифікати, свідоцтва, паспорти тощо (п. 11.1 Правил № 363). Їх склад потрібно шукати у профільній «нормативці». |
Ці документи водій повинен пред’являти на вимогу органів, уповноважених здійснювати контроль на автотранспорті та у сфері безпеки дорожнього руху (ст. 48 Закону про автотранспорт). Якщо з’ясується, що в нього цих документів немає, то:
1) до нього можуть застосувати адмінвідповідальність за КУпАП (залежить від документа, який відсутній). Про відповідальність водіїв, які допустили порушення при виконанні трудових обов’язків, читайте «Податки та бухгалтерський облік», 2013, № 79, с. 28 і 31;
2) до перевізника можуть застосувати штраф у розмірі 100 нмдг (1700 грн.) — щоправда, формально, тільки в тому випадку, якщо це порушення допущене при наданні перевізної послуги (ст. 60 Закону про автотранспорт).
Що потрібне бухгалтеру
На відміну від водія, бухгалтеру потрібні зовсім інші документи. Їх перелік зумовлений іншими завданнями: відобразити господарську операцію в обліку, облікувати витрати та податковий кредит тощо. А для цього йому потрібні:
1) первинні документи, які підтверджують факт здійснення господарської операції (п. 138.2 ПКУ). Для відображення у витратах вартості товару це, насамперед, товарні накладні. Що стосується ТТН, то їх наявність/відсутність сама по собі на облік вартості товару не впливає. ТТН потрібні, головним чином, для відображення витрат за перевезенням і такі витрати без них дійсно не відобразити (див. лист Міндоходів від 19.09.2013 р. № 11569/6/99-99-22-01-03-15/1128 // «Податки та бухгалтерський облік», 2013, № 94, с. 16). У свою чергу, для списання вартості ПММ можна використовувати самостійно розроблені форми документів (як основу можна використовувати вже скасовані форми подорожніх листів). Але не забувайте: щоб документ вважався первинним і міг бути підставою для відображення операції в обліку, він повинен містити обов’язкові реквізити первинного документа (ч. 2 ст. 9 Закону про бухоблік). Про значення первинних документів для податкового обліку читайте «Податки та бухгалтерський облік», 2011, № 54, с. 21;
2) податкові накладні*. Це головний документ для відображення податкового кредиту. Що стосується ТТН, то вона до нього взагалі відношення не має. Отже, ви зможете відобразити податковий кредит і без неї. Причому майте на увазі, що це стосується податкового кредиту як за товарами, що перевозяться, так і за послугами перевезення;
3) інші документи. Окрім, власне, первинних документів та податкових накладних, вам будуть потрібні й інші документи, супутні тим чи іншим господарським операціям. Зокрема, розрахункові документи, договори тощо. Вони потрібні не тільки для облікових цілей, а й для того, щоб підтвердити реальність тієї чи іншої операції.
* Нагадаємо, що в деяких випадках податковий кредит може відображатися і на підставі інших документів: касових чеків, рахунків за послуги зв’язку, скарг за формою Д8 тощо.
висновки
-
При перевезенні вантажу у водія має бути при собі обов’язковий пакет документів. Він багато в чому залежить від виду перевезення, вантажу та інших умов.
-
У загальному випадку ТТН потрібна тільки тоді, коли вантаж перевозиться стороннім перевізником на підставі договору.
-
Якщо послуга перевезення підлягає ліцензуванню, то у водія має бути, у тому числі, ліцензійна картка. Фотокопією ліцензії не обійтися.
-
В обліковій сфері ТТН потрібна, в основному, для відображення витрат за перевезенням. Що стосується товарів, то для відображення їх вартості ТТН не обов’язкова. Це ж стосується і податкового кредиту.
